電子文件的歸檔要求
8.2.1電子文件歸檔要求及功能應(yīng)嵌入文件生成系統(tǒng)。企業(yè)各信息系統(tǒng)生成的文本、圖形、圖象、數(shù)據(jù)等類(lèi)型電子文件歸檔范圍應(yīng)參照紙質(zhì)文件歸檔范圍確定。音頻、視頻、多媒體等類(lèi)型電子文件及數(shù)據(jù)庫(kù)的歸檔范圍應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定和需要確定。
由于企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中已經(jīng)普遍應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，電子文件正在大量產(chǎn)生。目前，在企業(yè)的辦公自動(dòng)化（OA）、企業(yè)資源計(jì)劃（ERP）、客戶(hù)關(guān)系管理（CRM）、供應(yīng)鏈管理（SCM）、產(chǎn)品協(xié)同商務(wù)（CPC）、產(chǎn)品生命周期管理（PLM）、計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)（CAD）、計(jì)算機(jī)輔助工程分析（CAE）、計(jì)算機(jī)輔助工藝設(shè)計(jì)（CAPP）、計(jì)算機(jī)輔助制造（CAM）、產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（PDM）、虛擬制造系統(tǒng)（VMS）、網(wǎng)絡(luò)化協(xié)同設(shè)計(jì)制造等系統(tǒng)中，都會(huì)形成和產(chǎn)生大量電子文件，而目前很多企業(yè)都還沒(méi)有將生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)管理方面形成的電子文件納入歸檔范圍。因此，《企業(yè)檔案工作規(guī)范》首先要求將企業(yè)各信息系統(tǒng)電子文件歸檔要求及相應(yīng)功能嵌入文件生成系統(tǒng)，使電子文件歸檔成為其中的必要環(huán)節(jié)或流程，從而保證各信息系統(tǒng)生成的電子文件能做到及時(shí)歸檔。關(guān)于電子文件的歸檔范圍，《企業(yè)檔案工作規(guī)范》提出兩條原則性要求：一是文本、圖形、圖象、數(shù)據(jù)等類(lèi)型電子文件的歸檔范圍，應(yīng)參照紙質(zhì)文件歸檔范圍確定；二是音頻、視頻、多媒體等類(lèi)型電子文件及數(shù)據(jù)庫(kù)的歸檔范圍，應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定和需要確定。
8.2.2企業(yè)各信息系統(tǒng)所形成的電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息，以及生成非通用電子文件格式的軟件等應(yīng)與電子文件一并歸檔。
電子文件的元數(shù)據(jù)指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。而背景信息則指描述生成電子文件的職能活動(dòng)、電子文件的作用、辦理過(guò)程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對(duì)其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。由于電子文件的元數(shù)據(jù)和背景信息對(duì)維護(hù)電子文件真實(shí)性和憑證性有著重要的作用，而非通用格式的電子文件生成和閱讀都要借助專(zhuān)用軟件，因此這一條重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)電子文件歸檔時(shí)應(yīng)注意將元數(shù)據(jù)、背景信息以及生成非通用電子文件格式的軟件等“一并歸檔”。
8.2.3歸檔的電子文件數(shù)據(jù)格式應(yīng)易于識(shí)讀、遷移。電子文件通用格式見(jiàn)GB/T18894第6章。
由于電子文件對(duì)軟硬件有特殊要求，因此“易于識(shí)讀、遷移”就成為衡量電子文件歸檔后能否有效利用的重要指標(biāo)。所謂“易于識(shí)讀”，是指歸檔的電子文件能夠在通用的軟硬件環(huán)境下打開(kāi)并閱讀。所謂“遷移”，是指將源系統(tǒng)中的電子文件向目的系統(tǒng)進(jìn)行轉(zhuǎn)移存儲(chǔ)的方法與過(guò)程。“易于遷移”也是指電子文件遷移方法和過(guò)程能夠在通用系統(tǒng)中進(jìn)行。要做到“易于識(shí)讀、遷移”，必須在電子文件歸檔時(shí)使用通用格式。
《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中以有詳細(xì)規(guī)定，此文件在本章后列出。
