文件歸檔范圍

歸檔范圍是指哪些文件應(yīng)該歸檔，哪些文件不必歸檔。歸檔范圍是歸檔制度最重要的內(nèi)容，正確劃定歸檔范圍是保證歸檔文件材料齊全、完整、系統(tǒng)的關(guān)鍵。歸檔范圍應(yīng)以本單位工作活動(dòng)為主，突出反映本單位基本職能活動(dòng)和各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作。外單位的文件不論是上級(jí)、下級(jí)，還是非隸屬關(guān)系單位，應(yīng)以是否與本單位工作有直接關(guān)系、本單位是否需要辦理、本單位日后是否查考利用為文件歸檔的出發(fā)點(diǎn)。既不可搞“有文必檔”，不管文件的價(jià)值和來(lái)源，凡是文件都?xì)w檔；也不能將有價(jià)值、屬于歸檔范圍內(nèi)的文件遺漏掉。

7.3.2.1企業(yè)在籌備、建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各種載體形式的文件都應(yīng)納入歸檔范圍。國(guó)有企業(yè)文件歸檔范圍應(yīng)符合檔發(fā)[2004]4號(hào)文件要求。

7.3.2.2歸檔文件的主要來(lái)源有：

——本企業(yè)形成的文件；

——本企業(yè)引進(jìn)項(xiàng)目、外購(gòu)設(shè)備等接收的文件；

——所屬單位及參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)提交的文件；

——本企業(yè)參與的合作項(xiàng)目，合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件

——本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來(lái)文件。

歸檔文件應(yīng)該體現(xiàn)“以我為主”的原則，但不能機(jī)械地理解為所有外來(lái)文件都不需要?dú)w檔保存。需要?dú)w檔保存的企業(yè)文件主要來(lái)源于本企業(yè)，但除此之外，還有一些來(lái)源于上級(jí)、下級(jí)以及非隸屬關(guān)系的外單位的重要文件，其中有利用價(jià)值的或本企業(yè)需要執(zhí)行、辦理的，應(yīng)該屬于企業(yè)文件材料的歸檔范圍。如，上級(jí)單位對(duì)本企業(yè)請(qǐng)示或事項(xiàng)的批復(fù)文件、與本企業(yè)密切相關(guān)的通知等；本企業(yè)及下屬企業(yè)的資產(chǎn)評(píng)估材料、產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移證等產(chǎn)權(quán)界定材料；企業(yè)股權(quán)材料、引進(jìn)項(xiàng)目或外購(gòu)設(shè)備等接收的文件、合作項(xiàng)目投資可行性描述文件（如項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告）、資產(chǎn)證明文件（如土地使用證、房產(chǎn)證、專(zhuān)利證等）和資產(chǎn)清單等等。

7.3.2.3企業(yè)應(yīng)根據(jù)經(jīng)營(yíng)管理范圍和業(yè)務(wù)活動(dòng)類(lèi)型制定文件歸檔范圍和保管期限表。確定文件歸檔范圍和保管期限可參照、但不限于附錄A。項(xiàng)目建設(shè)類(lèi)文件應(yīng)依據(jù)企業(yè)在項(xiàng)目建設(shè)中的性質(zhì)確定，建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位文件歸檔具體范圍參見(jiàn)DA/T28；服務(wù)類(lèi)型企業(yè)各類(lèi)文件歸檔范圍及企業(yè)中專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件歸檔范圍，應(yīng)結(jié)合企業(yè)活動(dòng)和專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)編制。

DA/T28—2002《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求和檔案管理規(guī)范》。

附錄A主要是以生產(chǎn)型工業(yè)企業(yè)為藍(lán)本制定的，其他類(lèi)型的企業(yè)可根據(jù)自己的業(yè)務(wù)特點(diǎn)參照制定。

制定歸檔范圍和保管期限表的程序是：掌握依據(jù)，調(diào)查研究——在制定歸檔范圍和保管期限表之前，企業(yè)檔案管理部門(mén)和工作人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)并掌握檔案工作相關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，對(duì)本企業(yè)各項(xiàng)基本職能進(jìn)行深入細(xì)致的調(diào)查研究，聽(tīng)取相關(guān)人員對(duì)文件材料的歸檔意見(jiàn)；擬定初稿——企業(yè)檔案管理部門(mén)依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，結(jié)合企業(yè)每一個(gè)立檔部門(mén)的職能特點(diǎn)，擬寫(xiě)每一個(gè)立檔部門(mén)文件材料的應(yīng)歸檔范圍和保管期限表初稿；廣泛征求意見(jiàn)——征求每一個(gè)立檔部門(mén)和兼職檔案員對(duì)初稿的意見(jiàn)，請(qǐng)立檔部門(mén)對(duì)有關(guān)部分進(jìn)行補(bǔ)充完善，在此基礎(chǔ)上，檔案部門(mén)再進(jìn)一步做好統(tǒng)籌的修改和完善，形成送審稿；部門(mén)審核——請(qǐng)各立檔部門(mén)負(fù)責(zé)人結(jié)合本部門(mén)的職能工作對(duì)送審稿進(jìn)行審核和完善，檔案部門(mén)根據(jù)審核意見(jiàn)完成修改后，送檔案工作主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)一步審定；發(fā)布執(zhí)行——報(bào)企業(yè)分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)，以企業(yè)制度或標(biāo)準(zhǔn)的形式正式印發(fā)執(zhí)行；納入相關(guān)制度——企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限表出臺(tái)后，還應(yīng)將其納入企業(yè)相關(guān)制度、標(biāo)準(zhǔn)中，以保證切實(shí)地得到貫徹執(zhí)行。