GB/T9705——88《文書檔案案卷格式》

2案卷卷皮格式    文書檔案案卷卷皮分兩種，一種是硬卷皮，一種是軟卷皮。

2.1硬卷皮格式

2.1.2 案卷封面項目   它包括：全宗名稱、類目名稱、案卷標題、時間、保管期限、件、頁數、歸檔號、檔號。                    

2.1.3封面項目的填寫方法

2.1.3.1全宗名稱    它相同于立檔單位的名稱。填寫全宗名稱必須用全稱或通用簡稱。

2.1.3.2類目名稱    是指全宗內分類方案的第一級類目名稱。在一個全宗內應按統一的方案分類，并應保持分類體系的穩定性。

2.1.3.3案卷題名

2.1.3.4時間：卷內文件所屬的起止年月。

2.1.3.5保管期限：立卷時劃定的案卷保管期限，一般由立卷人填寫。

2.1.3.6件、頁數：裝訂的案卷要填寫總頁數，不裝訂的案卷要填寫本卷的總件數。

2.1.3.7歸檔號：填寫文書處理號，由立卷宗人填寫。

2.1.3.8檔號的編制：

封面檔號由全宗號、目錄號、案卷號組成。

全宗號：檔案館指定給立檔單位的編號。

目錄號：全宗內案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內不允許出現重復的案卷目錄號。

案卷號：目錄內案卷的順序編號，在同一個全宗內不允許出現重復的案卷號。

2.2軟卷皮格式

2.2.2軟卷皮封面項目    軟卷皮封面項目及填寫方法均同硬卷皮格式。

3卷內文件目錄格式

3.3卷內文件目錄項目包括：順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注。

3.4卷內文件目錄填寫方法

3.4.1順序號：以卷內文件排列先后順次填寫的序號，即件號。

3.4.2文號：文件制發機關的發文字號。

3.4.3責任者：對檔案內容進行創造或負有責任的團體或個人，即文件的署名者。

3.4.4題名：即文件的標題，一般應照實抄錄。沒有標題或標題不能說明文件內容的文件，可自擬標題，外加“[]”。

3.4.5日期：文件的形成時間。填寫時可以省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月的數字右下角加“.”號。

3.4.6頁號：卷內文件所在之頁的編號。

3.4.7單份裝訂的案卷應逐件加蓋檔號章，檔號章的位置在每份文件首頁的右上角，其格式與尺寸是：

3.4.8備注：留待對卷內文件變化時作說明之用。

4卷內備考表格式

4.2卷內備考表項目包括：本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間。

4.3卷內備考表填寫方法

4.3.1本卷情況說明：填寫卷內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。案卷立好以后發生或發現的問題由有關的檔案管理人員填寫并簽名、標注時間。

4.3.2立卷人：由責任立卷者簽名。

4.3.3檢查人：由案卷質量審核者簽名。

4.3.4立卷時間：填寫完成的立卷日期。

5案卷各部分的排列格式

5.1使用硬卷皮組卷，無論裝訂與否，其案卷各部分的排列格式均是：案卷封面—卷內文件目錄—文件—備考表—封底

5.2使用軟卷皮組卷，其案卷各部分按下列格式排列：軟卷封面（含案卷內文件目錄）—文件—封底（含備考表），以案卷宗號排列次序裝入卷盒保存。