《會計檔案管理辦法》財會字[1998]32號文件

第五條　會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。具體包括： 

　　（一）會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。 

　　（二）會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。 

　　（三）財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。 

　　（四）其他類：銀行存款余額調節表，銀行對賬單，其他應當保存的會計核算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。 

　　第六條　各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。 

　　當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管；未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。 

　　移交本單位檔案機構保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當會同會計機構和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。 

　　第七條　各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續。查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。 

　　各單位應當建立健全會計檔案查閱、復制登記制度。 

　　第八條　會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為３年、５年、１０年、１５年、２５年５類。 

　　會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。 

　　第九條　本辦法規定的會計檔案保管期限為最低保管期限，各類會計檔案的保管原則上應當按照本辦法附表所列期限執行。 

　　各單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，可以比照類似檔案的保管期限辦理。 

　　第十條　保管期滿的會計檔案，除本辦法第十一條規定的情形外，可以按照以下程序銷毀： 

　　（一）由本單位檔案機構會同會計機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。 

　　（二）單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。 

　　（三）銷毀會計檔案時，應當由檔案機構和會計機構共同派員監銷。國家機關銷毀會計檔案時，應當由同級財政部門、審計部門派員參加監銷。財政部門銷毀會計檔案時，應當由同級審計部門派員參加監銷。 

　　（四）監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告本單位負責人。 

　　第十一條　保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。 

　　正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。 

　　第十二條　采用電子計算機進行會計核算的單位，應當保存打印出的紙質會計檔案。 

　　具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質保存會計檔案條件的，由國務院業務主管部門統一規定，并報財政部、國家檔案局備案。

第十八條　我國境內所有單位的會計檔案不得攜帶出境。駐外機構和境內單位在境外設立的企業（簡稱境外單位）的會計檔案，應當按照本辦法和國家有關規定進行管理。

附表一  企業和其他組織會計檔案保管期限表