企業文書檔案編目方法

應依據分類方法和室編件號順序編“歸檔文件目錄”。

       原則：以件為單位進行。目錄樣式：

內容包括：

   （1）件號：文件排列的先后順序號。

   （2）責任者

    可以是一個機關或機關內部的一個機構，或幾個機關或一個人或若干人，涉及多個部門形成的，歸入承辦部門或綜合部門 。

 注意：不要使用“本部”、“本公司”

           聯合發文，一般將所有者照實抄錄，過多時適當省略，但本單位必須抄錄。    

   （3）文號 ：一般由機關代字、年度、順序號組成。      

        例：“穗食函[2012]8號” 

   （4）題名：題名應該能概括本件中所有的檔案內容，一般由內容+文種組成

          例：《關于做好績效考核工作的通知》

        A、一般情況下，文件只有一個題名，應照實抄錄。

        B、有的文件有副題名或并列題名，正題名能反映文件內容時，副題名無需抄錄；不能反映文件內容時，正題名后破折號后抄副題名。

           例： 《放眼世界 先行先試  實現新形勢下XX工作的新跨越》

       C、有的文件沒有標題或不規范，不能揭示文件內容的，要自擬標題，用“[ ]”方括號。避免出現同樣的題名。      

          例：   協議書[2013年公司與XX大學管理學院合作培訓協議書 ]

        注意： 避免填寫“會議紀要”、“會議記錄”、 “簡報”、“會議文件”等過簡單且易重復的題名。

         D 、會議記錄擬題名時，應寫明會議時間和主要內容。

         例： 2012年5月領導班子會議記錄（扶貧、新產品開發計劃）

        E 、附件內容重要，需要反映時，可在正件題名后抄錄附件題名，外加“（  ）”。

  （5）日期：文件的形成時間。         

        填寫時，以8位阿拉伯數字標注年月日，如：20081108。   

  （6）頁數

     A、每一件歸檔文件的總頁數。

     B、不須每頁打頁碼。

     C、構成該件的各份文件頁數相加，如：請示與批復分別為4頁和1頁作為一件，該件頁數為5頁。

 （7）備注

        填寫歸檔文件需要補充說明的情況。如：請示與批復跨年的，在請示件目錄和批復件目錄的備注中分別注明對方的“年度、保管期限、件號”。