制定文件歸檔范圍和檔案保管期限表

（一）文件材料的歸檔范圍的確定

（二）期限表中文件材料的排列和組織

（三）期限表中保管期限的處理

（四）編制期限表時幾個需要注意的問題

《文件歸檔范圍和檔案保管期限表》（以下簡稱《期限表》）是以條款或表格形式列舉檔案的來源、內(nèi)容和形式，并指明其保管期限的一種指導性文件，它是鑒定檔案保存價值和確定檔案保管期限的依據(jù)和標準。

       參考：1. 《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》附件：“企業(yè)管理類檔案保管期限表”（10號令）

                 2.  《企業(yè)檔案工作規(guī)范》附錄A“企業(yè)文件歸檔基本范圍與保管期限參考表”　    

（一）文件材料的歸檔范圍的確定

          歸檔范圍的確定就是要明確哪些文件材料必須歸檔（永久保管的），哪些應該歸檔（定期保管的），哪些可不歸檔。

          企業(yè)文件材料的主要歸檔范圍包括：行政管理、經(jīng)營管理 、生產(chǎn)管理、黨群管理。

1、行政管理：

       一是企業(yè)組織機構設置材料，

       二是總經(jīng)理辦公會、黨政聯(lián)席議文件材料（會議記錄、記要、決議、決定等）及博覽會、論壇、學術會議材料,

        三是文秘、勞資、人力資源、法律、外事公關、審計、機要、檔案、保衛(wèi)、社會保障、教育培訓等工作形成的文件材料。

2、經(jīng)營管理：

        一是董事會、監(jiān)事會、股東會形成的文件（會議記錄、紀要、報告、決議等 ），企業(yè)年度計劃及中長期規(guī)劃、經(jīng)營決策、企業(yè)改革、公司上市等文件材料；

        二是企業(yè)資金、稅務等財務管理文件材料。

        三是企業(yè)房產(chǎn)土地、投資、產(chǎn)權等資產(chǎn)管理文件材料； 

        四是企業(yè)資本變動、融資（股票）、物資管理、市場開發(fā)和營銷、售后服務管理、合同管理、信譽管理（企業(yè)認證、達標的資格證書及商標等）、知識產(chǎn)權管理等文件材料。

3、生產(chǎn)管理：

      包括生產(chǎn)組織，質(zhì)量管理，設備管理，能源管理，科技管理，計量、環(huán)保、標準和信息化管理，安全生產(chǎn)和消防等形成的文件材料。

4、 黨群管理：

      包括黨、團組織，工會，女工，民主黨派，民間團體，計生，紀檢監(jiān)察，宣傳統(tǒng)戰(zhàn)等工作形成的文件材料。  

熟悉應歸檔文件材料的來源

熟悉不歸檔的文件材料：

（1）上級普發(fā)性、不需辦理的文件材料。

（2）未定稿文件；

（3）重份文件及機關內(nèi)部門往來文件；

（4）未生效的合同、協(xié)議、單據(jù)；

（5）沒有查考利用價值的事務性、臨時性文件；

（6）公司以外單位交換來的材料（為參考目的從各方面收集的文件）

容易遺漏的內(nèi)容：

（1）無相應紙質(zhì)或確實無法輸出紙質(zhì)的電子文件

（2）資本經(jīng)營工作文件材料

（3）客戶管理工作文件材料

（4）保密管理文件材料（密件）

（5）風險和內(nèi)控管理工作文件材料

  ……

（二）《期限表》中文件材料的排列和組織 

           文件材料歸檔范圍與檔案保管期限表中的文件材料組織有兩種體例：

           一是按部門或機構排列（例）；

           二是按職能或問題排列（例）。 

（三）《期限表》中保管期限的處理

      1. 10號令對企業(yè)檔案保管期限的設置進行重新規(guī)范。保管期限由原來的永久、長期、短期三分法改為兩分法即永久、定期，定期實行標時制，即30年、10年。

      2. 有幾類文件材料的保管期限是相對比較固定的：

       ★ 計劃和總結

       ★ 規(guī)章、制度、標準

       ★ 員工招聘方面的文件材料

       ★ 勞動合同等與人員有關的文件材料

       ★  涉及國家和企業(yè)秘密的企業(yè)產(chǎn)權、債權債務、營銷策略、核心技術等方面的檔案

      4. 《期限表》應該是企業(yè)各部門都參與制定，在執(zhí)行之前，必須經(jīng)過全公司征求意見，最好經(jīng)檔案鑒定委員會同意，并經(jīng)同級檔案行政管理部門或者上級主管企業(yè)審核，最終以公司的名義正式印發(fā)，全體人員執(zhí)行。

        企業(yè)資本結構或主營業(yè)務發(fā)生較大變化時，應及時修訂和完善《期限表》 。任何一次較大的修訂都應該重新印發(fā)。企業(yè)集團在屬下企業(yè)產(chǎn)權變動時，應及時督促其修改或重新制定《期限表》。

（四）編制《期限表》時幾個需要注意的問題

              1. 10號令的附件中有標準的收集范圍和期限，但各單位一定要在此基礎上結合本企業(yè)的實際情況進行細化和修改完善，制定屬于本企業(yè)的個性化的期限表。

              2. 企業(yè)在編制《期限表》時，應全面分析和鑒別本企業(yè)形成的文件材料的現(xiàn)實作用和歷史價值，統(tǒng)籌考慮紙質(zhì)文件材料與其他載體文件材料的管理要求，準確界定文件材料的歸檔范圍和劃分檔案保管期限表 。          

              3. 《期限表》應該是企業(yè)各部門都參與制定，在執(zhí)行之前，必須經(jīng)過全公司征求意見，最好經(jīng)檔案鑒定委員會同意，并經(jīng)同級檔案行政管理部門或者上級主管企業(yè)審核，最終以公司的名義正式印發(fā)，全體人員執(zhí)行。

        企業(yè)資本結構或主營業(yè)務發(fā)生較大變化時，應及時修訂和完善《期限表》 。任何一次較大的修訂都應該重新印發(fā)。企業(yè)集團在屬下企業(yè)產(chǎn)權變動時，應及時督促其修改或重新制定《期限表》。