文件歸檔時(shí)間

歸檔時(shí)間是指文件材料的形成部門將按照一定要求進(jìn)行整理后的應(yīng)歸檔文件向企業(yè)檔案部門移交的時(shí)間。正確地規(guī)定歸檔時(shí)間，對(duì)于維護(hù)企業(yè)檔案的完整與安全，確保企業(yè)各部門和檔案部門的正常工作秩序，具有實(shí)際意義。企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)企業(yè)文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)做出具體規(guī)定。

企業(yè)文件材料的歸檔時(shí)間主要有兩種：定期歸檔和隨時(shí)歸檔。定期歸檔是指按照有關(guān)規(guī)定，企業(yè)文件在形成處理完畢一段時(shí)間之后再向檔案部門移交。按年度歸檔、按項(xiàng)目結(jié)束時(shí)間歸檔或按工作階段歸檔等方式都屬于定期歸檔。這是企業(yè)文件材料歸檔的典型形式，管理類文件、科技類文件、會(huì)計(jì)類文件等材料的收集歸檔適用此種方式。隨時(shí)歸檔是指在企業(yè)文件材料形成時(shí)就將其歸檔，或形成處理完畢后立即歸檔。臨時(shí)歸檔、即時(shí)歸檔等方式都屬于隨時(shí)歸檔，這是收集企業(yè)文件材料的補(bǔ)充形式，也是確保企業(yè)文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的有效方式，產(chǎn)品更新、項(xiàng)目改擴(kuò)建、設(shè)備開箱等材料的收集歸檔適用此種方式。一些臨時(shí)性的重要工作、重大事件以及一些外出考察過(guò)程中形成的文件材料往往被企業(yè)忽略了及時(shí)歸檔，這就要求企業(yè)檔案部門及時(shí)了解本企業(yè)的工作動(dòng)態(tài)，加強(qiáng)與各部門的溝通和聯(lián)系，及時(shí)指導(dǎo)有關(guān)人員隨時(shí)注意做好有關(guān)文件材料的形成和收集工作，以確保本企業(yè)歸檔文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。有些暫未納入本企業(yè)文件材料歸檔范圍內(nèi)，但又確實(shí)有保存價(jià)值的文件材料范圍，還可以制發(fā)《臨時(shí)歸檔通知單》給有關(guān)材料形成部門，以確保將本企業(yè)有價(jià)值的文件材料盡可能地收集齊全。

7.3.3.1經(jīng)營(yíng)管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成的文件一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年一季度歸檔。

這屬于按年度歸檔。對(duì)于一些特殊的文件材料，可以針對(duì)具體情況適當(dāng)放寬歸檔時(shí)間。例如，一些未結(jié)案的政治、刑事和經(jīng)濟(jì)案件，可以等到整個(gè)案件結(jié)案，將形成的文件材料整理好，根據(jù)辦案部門的需要可以繼續(xù)保存一年后再行歸檔；對(duì)于企業(yè)產(chǎn)品銷售工作中形成的市場(chǎng)信息、用戶調(diào)查等動(dòng)態(tài)信息，可采用復(fù)制的辦法將原件按階段歸檔。

7.3.3.2科研開發(fā)、項(xiàng)目建設(shè)文件應(yīng)在其項(xiàng)目鑒定、竣工驗(yàn)收前歸檔，周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔；產(chǎn)品生產(chǎn)及服務(wù)業(yè)務(wù)應(yīng)定期或按階段歸檔。

1、按項(xiàng)目結(jié)束時(shí)間歸檔（即在項(xiàng)目鑒定、竣工驗(yàn)收前歸檔）

它是指在一項(xiàng)科技、生產(chǎn)活動(dòng)（如一項(xiàng)科研課題、一個(gè)新品生產(chǎn)、一個(gè)基建項(xiàng)目等）結(jié)束后歸檔。

2、按工程階段歸檔

形成周期較長(zhǎng)的科技文件，可以按科技、生產(chǎn)活動(dòng)的完成階段歸檔。當(dāng)一項(xiàng)科技或生產(chǎn)活動(dòng)按照其流程完成了一個(gè)工作階段后，即可將該階段形成的科技文件整理歸檔。如在一個(gè)重點(diǎn)工程或一個(gè)復(fù)雜的新產(chǎn)品設(shè)計(jì)活動(dòng)中，其科技文件可按可行性研究階段、設(shè)計(jì)階段、施工或研制階段等分別進(jìn)行歸檔。

3、按單（子）項(xiàng)結(jié)束時(shí)間歸檔

大型項(xiàng)目或研究課題，不僅整體設(shè)計(jì)、施工或研制的周期較長(zhǎng)，而且每個(gè)項(xiàng)目往往由若干個(gè)單項(xiàng)工程（子項(xiàng)或子課題）組成。如一個(gè)大型鋼鐵聯(lián)合企業(yè)的設(shè)計(jì)和施工，包燒結(jié)、煉鐵、煉鋼、軋鋼等多個(gè)單項(xiàng)工程；再如一個(gè)航天器的研制，包括動(dòng)力系統(tǒng)、控制系統(tǒng)、機(jī)身系統(tǒng)等多個(gè)系統(tǒng)。這此“單項(xiàng)”或“系統(tǒng)”作為整體工程或課題的組成部分，不僅是各自相對(duì)獨(dú)立的，而且在工作進(jìn)展上也常常是不同的/根據(jù)這種特點(diǎn)，為保證工作正常進(jìn)行和科技文件的完整、系統(tǒng)，當(dāng)一個(gè)單項(xiàng)工程（子項(xiàng)或子課題）結(jié)束后，即可先行歸檔，以免后期整體的歸檔工作負(fù)擔(dān)過(guò)重。

4、按年度歸檔

還有些科技文件適合按年度歸檔的。按年度歸檔，就是在每年的初始階段，將上一個(gè)年度形成的科技文件整理歸檔。這大體適用于以下幾種情況：

一是活動(dòng)或形成周期較長(zhǎng)，依年度比按階段歸檔更合適的科技項(xiàng)目形成的文件。二是某些自然觀察或觀測(cè)活動(dòng)中形成的科技文件，如氣象、水文等觀測(cè)活動(dòng)，需要每時(shí)、每日、每年的連續(xù)觀測(cè)，反映出時(shí)間連續(xù)性強(qiáng)的特點(diǎn)，這些科技活動(dòng)中形成的科技文件可以按年度進(jìn)行歸檔。

7.3.3.3產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認(rèn)證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等文件應(yīng)隨時(shí)歸檔；外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件應(yīng)在開箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記歸檔。

這里說(shuō)明一點(diǎn)，有些科技文件也應(yīng)隨時(shí)歸檔：一是機(jī)密性強(qiáng)的、特殊的科技文件。二是與企業(yè)利益密切相關(guān)的外來(lái)文件。為了解決這些文件急于利用與即時(shí)歸檔的矛盾，可以先行歸檔，再辦理借閱或復(fù)制，這樣既解決了歸檔問(wèn)題，也解決了利用問(wèn)題。

7.3.3.4會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后由會(huì)計(jì)部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。

電算化會(huì)計(jì)核算材料歸檔要求：

1、“雙軌制”要求。根據(jù)1996年財(cái)政部制定頒發(fā)的《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》和1998年財(cái)政部與國(guó)家檔案局聯(lián)合頒發(fā)的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，電算化會(huì)計(jì)核算材料的歸檔范圍主要有三部分：存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤上的會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)；打印輸出的紙質(zhì)載體的會(huì)計(jì)核算材料（不能只保存不可見的磁性介質(zhì)的核算數(shù)據(jù)）；會(huì)計(jì)軟件的全套文檔資料以及會(huì)計(jì)軟件程序。由此可見，要求電算化會(huì)計(jì)核算材料的歸檔實(shí)行“雙軌制”，即將電子會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)和打印輸出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)核算材料一并歸檔。而且，會(huì)計(jì)軟件的文檔資料及軟件程序，也應(yīng)作為電算化會(huì)計(jì)核算材料歸檔的重要組成部分。

2、特別要求。磁性介質(zhì)或光盤等電子文件，應(yīng)作防寫處理；為了保證檔案的完整性、安全性，歸檔的會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)要進(jìn)行雙備份，即歸入檔案機(jī)構(gòu)的磁盤或光盤應(yīng)是兩套，一套封存保管，另一套作為日常的提供利用；打印輸出的紙質(zhì)載體的會(huì)計(jì)核算材料，必須有經(jīng)手人員和會(huì)計(jì)主管人員的簽字或蓋章，以保證其真實(shí)性、準(zhǔn)確性；打印輸出的紙質(zhì)載體核算材料須字跡清晰，方便查閱和利用。

7.3.3.5電子文件邏輯歸檔宜定時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與相應(yīng)門類或內(nèi)容的其他載體歸檔時(shí)間一致。

邏輯歸檔是指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過(guò)程。電子文件邏輯歸檔可實(shí)時(shí)或定時(shí)進(jìn)行，權(quán)限移交到檔案部門后，檔案部門要做如下幾件工作：

1、對(duì)照文件歸檔范圍對(duì)電子文件進(jìn)行界定；

2、按照有關(guān)規(guī)定對(duì)查詢歸檔電子文件進(jìn)行授權(quán)；

3、對(duì)接收的電子文件及時(shí)進(jìn)行著錄標(biāo)識(shí)；

4、對(duì)接收的電子檔案進(jìn)行備份安全保護(hù)。

物理歸檔是指把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過(guò)程。物理歸檔應(yīng)按照有關(guān)紙質(zhì)文件的規(guī)定定期完成，物理歸檔的要求主要有：

1、凡在網(wǎng)絡(luò)中予以邏輯歸檔的電子文件，均應(yīng)定期完成物理歸檔；

2、把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中拷貝至耐久性好的載體上，一式三套，一套封存，一套供查閱使用，一套異地保存。對(duì)于加密的電子文件，則應(yīng)在解密后再制作拷貝；

3、目前推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體；

4、存儲(chǔ)電子文件的載體或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)注明載體序號(hào)、全宗號(hào)、類別號(hào)、密級(jí)、保管期限、存入日期等。歸檔后的電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成禁寫操作的狀態(tài)；

5、特殊格式的電子文件，應(yīng)在存儲(chǔ)載體中同時(shí)存有相應(yīng)的查看軟件；

6、將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說(shuō)明等一同歸檔，并附《歸檔電子文件登記表》；

7、對(duì)需要長(zhǎng)期保存的電子文件，應(yīng)在每一個(gè)電子文件的載體中同時(shí)存有相應(yīng)的機(jī)讀目錄；

8、歸檔完畢，電子文件形成部門應(yīng)將存有歸檔前電子文件的載體保存至少一年。

電子文件歸檔還應(yīng)注意收集以下有關(guān)文件：

1、支持性文件，指能夠生成運(yùn)行文本、數(shù)據(jù)、圖形等文件和各種命令及設(shè)備運(yùn)行所需的操作系統(tǒng)；

2、數(shù)據(jù)文件，指各種數(shù)據(jù)材料。由于數(shù)據(jù)在不斷變化、更新，應(yīng)對(duì)原始數(shù)據(jù)隔一段時(shí)間定期拷貝，并將拷貝文件歸檔；

3、與電子文件有關(guān)的各種紙質(zhì)文件，主要有產(chǎn)生電子文件所使用的設(shè)備的安裝與使用說(shuō)明、操作手冊(cè)等；以及電子文件形成過(guò)程中產(chǎn)生的一些紙質(zhì)文件，如設(shè)計(jì)任務(wù)書、操作手冊(cè)等。

7.3.3.6磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等載體形式的文件應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔，或與相應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時(shí)間一致。

7.3.3.7更新、補(bǔ)充的文件，企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和干部職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)清退的文件，企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的文件，其他活動(dòng)中形成的文件等，應(yīng)隨時(shí)歸檔。

產(chǎn)品更新?lián)Q代、項(xiàng)目改建擴(kuò)建、設(shè)備使用過(guò)程中都將形成新的文件材料，這種更新、補(bǔ)充的文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔，且應(yīng)歸入原項(xiàng)目（如原基建項(xiàng)目、原型號(hào)產(chǎn)品或設(shè)備、原科研課題等）文件材料之中，以保持項(xiàng)目文件材料的準(zhǔn)確性和成套性。