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檔案之窗

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企業(yè)檔案管理的基本要求

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2019-02-28 20:13:39    瀏覽次數(shù):270    評(píng)論:0
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企業(yè)檔案管理的基本要求:(一)公文辦理要規(guī)范(二)檔案管理制度要健全 (三)檔案的收集與歸檔渠道要順暢(四)檔案整理要規(guī)范 (五)檔案保管要保證安全 (六)檔案利用要積極主動(dòng) (七)檔案移交要手續(xù)完備 (八)檔案鑒定與銷(xiāo)毀要按規(guī)定程序定期開(kāi)展。

企業(yè)檔案管理的基本要求


企業(yè)檔案管理的基本要求:

(一)公文辦理要規(guī)范

(二)檔案管理制度要健全

(三)檔案的收集與歸檔渠道要順暢

(四)檔案整理要規(guī)范

(五)檔案保管要保證安全

(六)檔案利用要積極主動(dòng)

(七)檔案移交要手續(xù)完備

(八)檔案鑒定與銷(xiāo)毀要按規(guī)定程序定期開(kāi)展


 (一)公文辦理要規(guī)范

     公文辦理一般包括:

     收文:登記-分辦-批辦-承辦-催辦-辦結(jié)-歸檔

     發(fā)文:擬稿-審核-簽發(fā)-登記發(fā)文字號(hào)-用印-傳遞-歸檔


      源頭控制:歸檔工作應(yīng)該由收文、發(fā)文的經(jīng)辦人員主動(dòng)完成,方能確保歸檔的齊全完成。

      

(二)檔案管理制度要健全

制度一定要切合本企業(yè)的實(shí)際情況。


(三)檔案收集與歸檔渠道要順暢

1.明確收集歸檔范圍

       凡在本企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的對(duì)企業(yè)和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料要收集齊全。檔案部門(mén)應(yīng)該聯(lián)合其他各部門(mén)共同制定《文件歸檔范圍和檔案保管期限表》,讓企業(yè)每一個(gè)人明白自己在工作過(guò)程中產(chǎn)生的哪些屬于歸檔范圍。

     (包括非紅頭文件,包括涉密文件,等等,各部門(mén)不得設(shè)立檔案私庫(kù))

  2.明確歸檔職責(zé)

      企業(yè)應(yīng)該建設(shè)良好的檔案工作組織架構(gòu),明確各業(yè)務(wù)部門(mén)和檔案部門(mén)的各自職責(zé)。


  3. 嚴(yán)把歸檔質(zhì)量要求

      歸檔材料應(yīng)是原件,能準(zhǔn)確反映本單位黨務(wù)活動(dòng)、行政管理和其他各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程。

      歸檔材料必須要素齊全完整,正文(簽字、蓋章)、附件、呈批表及相關(guān)的文件鈞應(yīng)作為一份文件歸檔;請(qǐng)示和批復(fù)也要一起歸檔,對(duì)于確實(shí)沒(méi)有批復(fù)的請(qǐng)示件,應(yīng)該移交檔案室時(shí)做出相應(yīng)的說(shuō)明;業(yè)務(wù)檔案必須應(yīng)經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理后移交歸檔。

      聲像檔案和實(shí)物檔案必須由形成者按要求寫(xiě)好說(shuō)明后移交檔案室歸檔。

      紙質(zhì)歸檔要注意打印質(zhì)量和裝訂材料,電子歸檔要注意像素和歸檔格式,等等。

4.了解涉密文件歸檔管理要求

    嚴(yán)把入口。收文單位對(duì)普發(fā)性不需辦理的涉密文件不歸檔。

    統(tǒng)一整理。在同一年度里,涉密文件和非涉密文件一起整理,統(tǒng)一編號(hào)。

    實(shí)體管理。同一保管期限中,涉密文件集中排列在期限的最前或者最后邊,單獨(dú)裝盒,并在檔案盒背脊最下方標(biāo)注“密件”字樣。

    如檔案庫(kù)房不完全符合保密要求,應(yīng)單獨(dú)采用保密柜保管。

 5. 疏通歸檔渠道

 

 (四)檔案整理要規(guī)范

        各企業(yè)應(yīng)該參照《廣州市企業(yè)檔案管理分類(lèi)方案》(穗檔[2010]22號(hào))的格式,結(jié)合本單位的實(shí)際情況,制定適合本企業(yè)的《檔案綜合管理分類(lèi)方案》,特別注意產(chǎn)品檔案、業(yè)務(wù)檔案的細(xì)分類(lèi)要科學(xué)合理。

        在檔案的整理過(guò)程中,除了檔號(hào)的編制方法和業(yè)務(wù)檔案、產(chǎn)品檔案的組卷原則是由每個(gè)企業(yè)自己制定的《檔案綜合管理分類(lèi)方案》來(lái)個(gè)性化設(shè)置之外,其它各門(mén)類(lèi)檔案的整理中各個(gè)環(huán)節(jié),包括拆釘、修整、裝訂、排列、編目、目錄夾、裝盒、檔案盒的標(biāo)識(shí)、排架等,國(guó)家和廣州市檔案行政管理部門(mén)都有標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,各企業(yè)應(yīng)該按照規(guī)范來(lái)執(zhí)行。特別是屬于國(guó)家檔案館進(jìn)館范圍的單位,必須按照進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。

        身兼數(shù)職的檔案員可以把檔案整理工作外包。        

(五)檔案保管要保證安全

      1.  檔案用房

       檔案用房的布局應(yīng)遵循功能區(qū)分原則。

       標(biāo)準(zhǔn)布局:有條件的企業(yè),辦公室、閱覽室和庫(kù)房三分開(kāi)。


       2. 檔案設(shè)備與安全控制

       配備鐵制裝具及計(jì)算機(jī)、空調(diào)機(jī)、抽濕機(jī)、溫濕度記錄儀等設(shè)備,采取措施,滿足溫濕度控制和防盜、防火、防潮、防光、防塵、防蟲(chóng)、防鼠、防高溫等“八防”檔案保管技術(shù)要求。


       

       3. 檔案工作人員應(yīng)定期對(duì)檔案保管的狀況進(jìn)行檢查和清點(diǎn),并作記錄,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),同時(shí)采取措施進(jìn)行搶救。


       4. 運(yùn)用先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)管理檔案,實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。檔案信息化要與企業(yè)信息化同時(shí)規(guī)劃、部署并推進(jìn)。


       5. 定期完善檔案管理全宗卷和統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬。


(六)檔案利用要積極主動(dòng)

   

       檔案室工作人員應(yīng)熟悉室藏檔案,為單位提供及時(shí)、有效的服務(wù)。  

       首先,積極做好檔案的提供利用工作( 隨著檔案信息化建設(shè)的不斷推進(jìn),逐步開(kāi)展存量與增量檔案的數(shù)字化工作,從而可以通過(guò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)全文檢索,提高利用效率)。    

       其次,做好檔案編研服務(wù)工作(全宗指南、組織沿革、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯集、利用事例、專(zhuān)題介紹等)。


(七)檔案移交要手續(xù)完備


    1.企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)應(yīng)定期向檔案部門(mén)或檔案工作人員移交檔案或目錄,并辦理移交手續(xù)。移交清冊(cè)一式兩份,一份由檔案部門(mén)保存,一份檔案形成部門(mén)自查。

    2. 配合檔案館的進(jìn)館計(jì)劃定期向同級(jí)檔案館移交。

    3. 企業(yè)檔案工作人員調(diào)動(dòng)工作,必須辦理檔案交接手續(xù),才能調(diào)離。


(八)檔案鑒定與銷(xiāo)毀要按規(guī)定程序定期開(kāi)展


    鑒定分為兩個(gè)內(nèi)容:歸檔鑒定和銷(xiāo)毀鑒定。

    鑒定是為了平衡“保證檔案齊全完整”和“緩解檔案庫(kù)房壓力”的利器,責(zé)任重大。

    企業(yè)應(yīng)成立檔案鑒定小組,按規(guī)定對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定。

    檔案銷(xiāo)毀時(shí),鑒定小組應(yīng)指定兩人進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo),并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名,銷(xiāo)毀清冊(cè)永久保存。


 
(文/小編)
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