檔案管理系統(tǒng)軟件要求

8.6.1  檔案管理系統(tǒng)軟件的配置應滿足本企業(yè)的實際工作需要，并適應本企業(yè)信息化建設發(fā)展需要。

檔案管理軟件的研制開發(fā)和安裝使用，應遵循“規(guī)范、先進、實用”的原則，既要滿足當前工作的需要，又要兼顧將來技術發(fā)展的趨勢。

8.6.2 檔案管理系統(tǒng)應具備收集整編、數(shù)據(jù)管理、檢索瀏覽、借閱管理、統(tǒng)計匯總、權限設置、安全保密、系統(tǒng)維護等基本功能，并能輔助實體檔案管理及根據(jù)需求增擴其他相應功能。

整理編目模塊應具備數(shù)據(jù)采集、類目設置、分類排序、數(shù)據(jù)校驗、目錄生成、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、打印輸出等基本功能，并能根據(jù)用戶需要增設主題詞（或關鍵詞）及分類號的自動標引功能。

數(shù)據(jù)管理模塊應具備對各類檔案目錄及原文信息進行管理的功能，主要包括：數(shù)據(jù)庫的建立、修改、刪除，檔案數(shù)據(jù)的輸入、存儲、修改、刪除等內(nèi)容。

檢索查詢模塊應具備對檔案信息數(shù)據(jù)進行多種途徑檢索查詢的基本功能，并具備借閱管理等輔助功能。

借閱管理功能應包括對利用者以及利用的目的、時間、內(nèi)容、效果等信息的記錄、分析、統(tǒng)計以及檔案催退、續(xù)借、退還等功能。

用戶權限管理應包括系統(tǒng)各部分的操作權限管理和數(shù)據(jù)操作的權限管理。系統(tǒng)應能對所有上機操作人員自動判斷分類，拒絕、警示非法操作并加以記錄。

系統(tǒng)安全保密監(jiān)控，必須能對系統(tǒng)中各種操作實現(xiàn)嚴格的監(jiān)控并加以記錄。

系統(tǒng)維護模塊在提供數(shù)據(jù)備份與恢復處理功能的同時，還應能對檔案數(shù)據(jù)某些代碼表提供方便的維護。

8.6.3 檔案管理系統(tǒng)應與各信息系統(tǒng)之間銜接，并能接收和兼容各信息系統(tǒng)生成的電子文件。檔案管理系統(tǒng)設計與實施參見ISO 15489.1第8章和ISO 15489.2。

    這兩個標準的相關內(nèi)容主要有：

1、文件管理戰(zhàn)略的出發(fā)點是文件管理方針、程序和方法的制定以及系統(tǒng)的設計與實施都要以滿足機構的運作需求為前提，并使其與機構的規(guī)章制度相符。

2．機構所采納的用于記錄業(yè)務活動的文件管理戰(zhàn)略應該明確規(guī)定哪些文件必須形成，在何時、何地以何種方式進入文件系統(tǒng)。

3．文件系統(tǒng)應該確保文件具備真實性、可靠性、完整性、可用性，同時系統(tǒng)本身應該具備可靠性、完整性、一致性、全面性、系統(tǒng)性特點。其中：

（1） 文件的真實性。文件的真實性有以下三重含義：文件與其用意相符；文件的形成和發(fā)送與其既定的形成者和發(fā)送者相吻合；文件和形成和發(fā)送與其既定時間一致。

（2） 文件的可靠性。可靠的文件是指文件的內(nèi)容可信，可以充分、準確地反映其所證明的事務活動過程、活動或事實，地后續(xù)的事務活動過程或活動中可以以其為依據(jù)。

（3） 文件的完整性。是指文件是齊全的，并且未加改動。

（4） 文件的可用性。可用的文件是指文件可以查找、檢索、呈現(xiàn)或理解。

（5） 系統(tǒng)的可靠性。文件管理系統(tǒng)應該：常規(guī)性捕獲業(yè)務活動范圍內(nèi)的所有文件；對文件進行組織，并且組織方式應該反映文件形成者的業(yè)務流程；防止未經(jīng)授權，對文件進行改動或處置；常規(guī)性地法規(guī)主要信息源的功能作用，提供關于文件中所記錄的行動的信息；實現(xiàn)對所有相關文件和相關元數(shù)據(jù)的即時利用。系統(tǒng)的可靠性應該通過形成并保留系統(tǒng)運行的文件來記錄。系統(tǒng)運行文件應該能顯示系統(tǒng)已滿足了上述所列準則的要求。

（6） 系統(tǒng)的完整性。為了防止在未經(jīng)授權的情況下對文件進行利用、銷毀、改動和移動，應該使用諸如利用監(jiān)控、用戶身份驗證、授權銷毀等安全控制手段。這些控制手段可以嵌入文件系統(tǒng)內(nèi)，也可以是獨立于文件系統(tǒng)外的專門系統(tǒng)。對于電子文件來說，機構應該證明系統(tǒng)故障、系統(tǒng)升級以及定期維護不會影響到文件的完整性。

（7） 系統(tǒng)的一致性。文件系統(tǒng)的管理必須滿足現(xiàn)行業(yè)務的各種要求，遵從機構的規(guī)章制度，并符全社會對機構的期望。文件系統(tǒng)是否符合上述要求進行評估；評估過程形成的文件應該作為證據(jù)保存。

（8） 系統(tǒng)的全面性。文件系統(tǒng)的管理對象應該是機構或機構的部門在其全部業(yè)務活動范圍內(nèi)開展工作所形成的文件。

（9） 系統(tǒng)的系統(tǒng)性。文件應該系統(tǒng)地形成、系統(tǒng)地保管和系統(tǒng)地管理。應該通過文件系統(tǒng)和業(yè)務系統(tǒng)的設計和運行來實現(xiàn)文件形成工作和保管工作的有序化或系統(tǒng)化。