檔案信息網絡化服務要求

8.5.1 企業(yè)應建立館(室)藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并逐步實現(xiàn)檔案的全文檢索。

建立檔案館（室）藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫并逐步實現(xiàn)檔案的全文檢索，是做好檔案網絡化服務的重要手段之一。首先是檔案館（室）藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建立，這既是檔案部門和檔案人員開展檔案利用工作的必要基礎，也是企業(yè)領導和各部門人員了解館（室）藏情況的重要渠道。檔案目錄數(shù)據(jù)庫分案卷級和文件級兩個層次，對不同門類的檔案，它們各自的作用和功能是不一樣的。對文書（管理）類檔案而言，應著重建立文件級目錄數(shù)據(jù)庫；而對產品、基建、科研、設備類檔案而言，有時案卷級目錄可能更便于利用。所以，兩個層次的目錄建立應該并重。

要實現(xiàn)檔案的全文檢索，建立全文數(shù)據(jù)庫是必要的條件。為此有條件的企業(yè)可根據(jù)實際，逐步建立歸檔電子文件數(shù)據(jù)庫、CAD文件數(shù)據(jù)庫、數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫、照片檔案數(shù)據(jù)庫、多媒體照片檔案數(shù)據(jù)庫等檔案全文數(shù)據(jù)庫，還可根據(jù)需要建立本企業(yè)的發(fā)明、專利檔案數(shù)據(jù)庫、本企業(yè)的資產、資質證照數(shù)據(jù)庫等專題檔案數(shù)據(jù)庫。

8.5.2 對數(shù)字化檔案和各信息系統(tǒng)歸檔的電子文件，檔案部門應根據(jù)設定的利用權限提供及時有效的網絡化服務。

由于企業(yè)人員的身份不同，對檔案的利用范圍和權限也有區(qū)別。因此，對不同人員設定不同利用權限，并按照不同人員的利用權限提供相應檔案信息服務，是網絡環(huán)境下做好檔案提供利用的重要措施。要做到這一點，必須具備幾個條件：一是要建立檔案分級管理和利用制度，做到有章可循；二是檔案管理系統(tǒng)具有不同利用者的權限管理功能；三是檔案部門已對檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)進行分級（劃控管理）。

8.5.3  涉密檔案管理系統(tǒng)應與互聯(lián)網物理斷開，非涉密檔案管理系統(tǒng)可與互聯(lián)網邏輯隔離。

這是確保檔案管理系統(tǒng)安全的措施之一，也是國家保密局有關文件的明確要求。2000年1月國家保密局發(fā)布的《計算機信息系統(tǒng)國際聯(lián)網保密管理規(guī)定》第六條規(guī)定：“涉及國家秘密的計算機信息系統(tǒng)，不得直接或間接地與國際互聯(lián)網或其他公共信息網絡相聯(lián)接，必須實行物理隔離”。

8.5.4  檔案管理系統(tǒng)應采取身份認證、權限控制、加裝防火墻等安全保密措施。

這是確保檔案管理系統(tǒng)安全的又一措施，主要是通過身份認證、權限控制、加裝防火墻等相關技術來實現(xiàn)。

8.5.5 檔案管理服務器應采取可靠的備份、恢復措施。

良好的數(shù)據(jù)備份與恢復方案應該做到：

一是數(shù)據(jù)異地備份。檔案管理服務器不僅要在服務器本身的硬盤上進行數(shù)據(jù)備份，同時還要在服務器以外的其他硬盤載體上進行異地備份。當檔案管理服務器的硬盤發(fā)生損壞時，能夠及時利用其他硬盤上的備份鏡象進行還原，把損失降到最低。

二是數(shù)據(jù)備份間隔時間不能太長，至少應該一天備份一次。當然，出于硬盤空間以及數(shù)據(jù)備份效率的考慮，可以采取一個星期一次完全備份，其他的實行差異性備份的策略。

三是在信息還原的時候，要可以還原具體內容。當需要對檔案管理服務器數(shù)據(jù)進行還原的時候，不需要對服務器下的所有文件夾進行還原，只需要針對某個具體的文件夾進行還原。如當某個文件夾被意外刪除了，在進行還原操作的時候，可以只還原這個具體的文件夾，而不會對其他文件夾產生影響。

8.5.6 各信息系統(tǒng)應有生成電子文件自動歸檔功能的模塊或接口。

為了實現(xiàn)企業(yè)各類信息系統(tǒng)生成的應歸檔電子文件能及時自動歸檔，企業(yè)在開發(fā)各類信息系統(tǒng)時，應同時設計具有自動歸檔功能的模塊或接口，方便數(shù)據(jù)移交（接收）并與檔案管理系統(tǒng)整合，實現(xiàn)辦結文件自動歸檔。