企業(yè)檔案信息化建設(shè)

檔案信息化是運用信息技術(shù)對歸檔文件、數(shù)據(jù)信息資源及檔案進(jìn)行采集、整全、維護、處置和提供利用服務(wù)的管理過程和工作方式。

一、檔案信息化目標(biāo)和原則

8.1.1企業(yè)檔案信息化應(yīng)以促進(jìn)、完善企業(yè)信息化和提升檔案管理現(xiàn)代化水平為總目標(biāo)。

這一條明確了企業(yè)檔案信息建設(shè)的“總目標(biāo)”：促進(jìn)、完善企業(yè)信息化；提升檔案管理現(xiàn)代化水平。

首先，要通過企業(yè)檔案信息化來促進(jìn)、完善企業(yè)信息化。企業(yè)信息化是貫徹中央提出的“以信息化帶動工業(yè)化”戰(zhàn)略的核心。在以信息化帶動工業(yè)化、推動現(xiàn)代化的全過程中，企業(yè)作為工業(yè)化和市場經(jīng)濟的主體，也是信息化的主體。2000年初，國家經(jīng)貿(mào)委聯(lián)合信息產(chǎn)業(yè)部、科技部共同發(fā)起了“企業(yè)信息化工程”，并倡導(dǎo)企業(yè)信息化要堅持“政府推進(jìn)，市場引導(dǎo)，行業(yè)突破，區(qū)域展開”的方針。據(jù)有關(guān)方面調(diào)查，經(jīng)過多年的發(fā)展，近90%的企業(yè)已不同程度地開展了信息化建設(shè)，尤其是大型企業(yè)的信息化，已經(jīng)從簡單的數(shù)據(jù)處理發(fā)展到實現(xiàn)企業(yè)資源計劃管理的信息化，將信息技術(shù)應(yīng)用到了研制和生產(chǎn)全過程，有力地推動了信息技術(shù)對傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)的改造和提升。然而，相當(dāng)部分企業(yè)的辦公自動化系統(tǒng)還沒有檔案管理功能，電子文件歸檔管理符合國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求的更少。這說明，檔案信息化在不少企業(yè)還未能跟上企業(yè)信息化的整體步伐，造成檔案工作與生產(chǎn)經(jīng)營及其他管理工作脫節(jié)。因此，從長遠(yuǎn)來說，在信息化時代，如果檔案工作不實現(xiàn)信息化，將可能出現(xiàn)“斷檔”現(xiàn)象，進(jìn)而影響企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。隨著電子政務(wù)、電子商務(wù)的推廣和普及，檔案載體形式由電子文件取代紙質(zhì)文件將成為不可逆轉(zhuǎn)的大趨勢。特別是那些已實現(xiàn)無紙化辦公的企業(yè)，如果不能充分認(rèn)識檔案信息化建設(shè)的重要性和緊迫性，不僅會使檔案管理與其他各項工作脫節(jié)，還有可能造成大量已生成電子文件的流失，導(dǎo)致文件歸檔不齊全、不完整甚至“斷檔”，給企業(yè)的持續(xù)發(fā)展造成無可挽回的損失。由此可見，沒有檔案的信息化，企業(yè)信息化是有缺陷的；企業(yè)檔案信息化是對企業(yè)信息化的促進(jìn)和完善。這既是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意義所在，也是企業(yè)檔案信息化的總體目標(biāo)之一。

其次，要通過企業(yè)檔案信息化來提升檔案管理現(xiàn)代化水平。信息化是當(dāng)今社會發(fā)展的方向和趨勢，信息化程度已成為衡量一個國家現(xiàn)代化水平和綜合國力的重要指標(biāo)。同樣，檔案信息化也是檔案工作發(fā)展的方向和趨勢，檔案信息化程度也應(yīng)該成為衡量一個地區(qū)或一個單位檔案管理現(xiàn)代化水平的重要指標(biāo)。因此，要提升企業(yè)檔案管理水平，實現(xiàn)企業(yè)檔案信息化是必然的選擇。從另一方面來說，企業(yè)開展檔案信息化建設(shè)也要把提升檔案管理現(xiàn)代化水平作為總目標(biāo)之一，而不應(yīng)為了信息化而搞信息化。

8.1.2企業(yè)檔案信息化應(yīng)堅持技術(shù)與管理并重、與企業(yè)信息化協(xié)調(diào)和同步的原則。

首先，企業(yè)檔案信息化建設(shè)必須堅持技術(shù)與管理并重。信息化不僅是技術(shù)問題，更是一個管理問題，只有通過不斷的管理提升和流程再造，才能實現(xiàn)與信息化的良性互動。因此，企業(yè)檔案信息化建設(shè)應(yīng)以管理統(tǒng)領(lǐng)信息技術(shù)，以信息技術(shù)促進(jìn)管理創(chuàng)新。企業(yè)檔案管理理念、方法、技術(shù)和手段要充分考慮信息技術(shù)的發(fā)展和最新成果的應(yīng)用，信息技術(shù)應(yīng)用要服從和服務(wù)于企業(yè)管理的需要和企業(yè)信息化建設(shè)進(jìn)程的整體要求。

其次，企業(yè)檔案信息化建設(shè)必須與企業(yè)信息化協(xié)調(diào)同步。企業(yè)要將檔案信息化建設(shè)納入企業(yè)信息化建設(shè)的整體規(guī)劃和方案，堅持檔案信息化建設(shè)與企業(yè)信息化建設(shè)同步的原則。企業(yè)檔案部門應(yīng)加強與企業(yè)信息化建設(shè)主管部門的聯(lián)系，提出檔案信息化工作的基本要求，并將檔案管理系統(tǒng)納入企業(yè)信息化系統(tǒng)之中，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)信息系統(tǒng)的無縫鏈接。

8.1.3企業(yè)各信息系統(tǒng)的開發(fā)與實施應(yīng)充分考慮檔案管理的要求。

這一條主要是要求企業(yè)在開發(fā)和實施各種信息系統(tǒng)時，要充分考慮檔案管理的要求。按照2001年6月5日國家檔案局發(fā)布的《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》，重視檔案信息管理系統(tǒng)的設(shè)計和管理軟件的選擇與開發(fā)。企業(yè)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與企業(yè)有關(guān)管理系統(tǒng)（如設(shè)計、生產(chǎn)、經(jīng)營、財務(wù)、材料、管理、服務(wù)等）相銜接，確保檔案部門對本企業(yè)各類電子文件、電子檔案的收集、整合、控制和傳遞。檔案信息管理系統(tǒng)設(shè)計應(yīng)遵循模塊設(shè)計、分層實現(xiàn)、循序漸進(jìn)的原則。

依據(jù)國家有關(guān)檔案信息化建設(shè)的規(guī)定、規(guī)范，檔案管理軟件應(yīng)具備適應(yīng)多種文件存儲格式、支持實時瀏覽、具有互聯(lián)網(wǎng)及內(nèi)聯(lián)網(wǎng)檢索功能，能夠進(jìn)行收集整理、數(shù)據(jù)存儲、檢索瀏覽、借閱管理、權(quán)限控制、統(tǒng)計報表、鑒定銷毀、數(shù)據(jù)輸入（輸出）及格式轉(zhuǎn)換的控制與管理，滿足企業(yè)文檔一體化管理、業(yè)務(wù)流程管理和信息資源開發(fā)利用的需要。

二、電子文件的歸檔要求

8.2.1電子文件歸檔要求及功能應(yīng)嵌入文件生成系統(tǒng)。企業(yè)各信息系統(tǒng)生成的文本、圖形、圖象、數(shù)據(jù)等類型電子文件歸檔范圍應(yīng)參照紙質(zhì)文件歸檔范圍確定。音頻、視頻、多媒體等類型電子文件及數(shù)據(jù)庫的歸檔范圍應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定和需要確定。

由于企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中已經(jīng)普遍應(yīng)用計算機技術(shù)，電子文件正在大量產(chǎn)生。目前，在企業(yè)的辦公自動化（OA）、企業(yè)資源計劃（ERP）、客戶關(guān)系管理（CRM）、供應(yīng)鏈管理（SCM）、產(chǎn)品協(xié)同商務(wù)（CPC）、產(chǎn)品生命周期管理（PLM）、計算機輔助設(shè)計（CAD）、計算機輔助工程分析（CAE）、計算機輔助工藝設(shè)計（CAPP）、計算機輔助制造（CAM）、產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（PDM）、虛擬制造系統(tǒng)（VMS）、網(wǎng)絡(luò)化協(xié)同設(shè)計制造等系統(tǒng)中，都會形成和產(chǎn)生大量電子文件，而目前很多企業(yè)都還沒有將生產(chǎn)和經(jīng)營管理方面形成的電子文件納入歸檔范圍。因此，《企業(yè)檔案工作規(guī)范》首先要求將企業(yè)各信息系統(tǒng)電子文件歸檔要求及相應(yīng)功能嵌入文件生成系統(tǒng)，使電子文件歸檔成為其中的必要環(huán)節(jié)或流程，從而保證各信息系統(tǒng)生成的電子文件能做到及時歸檔。關(guān)于電子文件的歸檔范圍，《企業(yè)檔案工作規(guī)范》提出兩條原則性要求：一是文本、圖形、圖象、數(shù)據(jù)等類型電子文件的歸檔范圍，應(yīng)參照紙質(zhì)文件歸檔范圍確定；二是音頻、視頻、多媒體等類型電子文件及數(shù)據(jù)庫的歸檔范圍，應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定和需要確定。

8.2.2企業(yè)各信息系統(tǒng)所形成的電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息，以及生成非通用電子文件格式的軟件等應(yīng)與電子文件一并歸檔。

電子文件的元數(shù)據(jù)指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。而背景信息則指描述生成電子文件的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。由于電子文件的元數(shù)據(jù)和背景信息對維護電子文件真實性和憑證性有著重要的作用，而非通用格式的電子文件生成和閱讀都要借助專用軟件，因此這一條重點強調(diào)電子文件歸檔時應(yīng)注意將元數(shù)據(jù)、背景信息以及生成非通用電子文件格式的軟件等“一并歸檔”。

8.2.3歸檔的電子文件數(shù)據(jù)格式應(yīng)易于識讀、遷移。電子文件通用格式見GB/T18894第6章。

由于電子文件對軟硬件有特殊要求，因此“易于識讀、遷移”就成為衡量電子文件歸檔后能否有效利用的重要指標(biāo)。所謂“易于識讀”，是指歸檔的電子文件能夠在通用的軟硬件環(huán)境下打開并閱讀。所謂“遷移”，是指將源系統(tǒng)中的電子文件向目的系統(tǒng)進(jìn)行轉(zhuǎn)移存儲的方法與過程。“易于遷移”也是指電子文件遷移方法和過程能夠在通用系統(tǒng)中進(jìn)行。要做到“易于識讀、遷移”，必須在電子文件歸檔時使用通用格式。

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中以有詳細(xì)規(guī)定，此文件在本章后列出。

8.2.4電子文件應(yīng)經(jīng)鑒定、整理、審核后歸檔。電子文件的整理、鑒定與歸檔要求參見GB/T17678.1和GB/T18894。

8.2.5加密的電子文件歸檔時一般應(yīng)解密，必須加密歸檔的電子文件應(yīng)與其解密軟件和說明文件一并歸檔。

8.2.6文件形成部門應(yīng)負(fù)責(zé)確保歸檔電子文件具備真實性、可靠性、完整性和可用性。

三、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化要求

對傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化是檔案信息化資源建設(shè)的又一重要內(nèi)容。所謂傳統(tǒng)載體檔案，是指相對于電子文件來說更早出現(xiàn)的用以記錄人類歷史活動的其他檔案載體，如紙質(zhì)檔案、膠片檔案等。所謂數(shù)字化，是用計算機技術(shù)將模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號的處理過程，例如，紙質(zhì)檔案數(shù)字化就是采用掃描儀或數(shù)碼相機設(shè)備對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。

8.3.1企業(yè)可根據(jù)檔案保管和利用的實際需要，有選擇地對傳統(tǒng)載體檔案實施數(shù)字化。

企業(yè)檔案部門保存的傳統(tǒng)載體檔案并非都必要進(jìn)行數(shù)字化。那么，哪些檔案要數(shù)字化呢？我們認(rèn)為，選擇對傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化應(yīng)充分考慮以下因素：

一是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理需求。是否切合企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理的需要；是否存在用戶支持；要滿足哪類用戶的需求；是否有利于提高用戶服務(wù)質(zhì)量；提供服務(wù)方式和手段是否更加靈活。

二是企業(yè)檔案信息資源狀況。是否可以挽救載體狀況差的資源；是否可以使其增值；是否可以提高利用率；是否具有特色；是否更方便存取、檢索。

三是企業(yè)檔案工作狀況。是否有足夠的資金；技術(shù)支持程度如何；各部門之間的合作是否充分；領(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度；與其他信息機構(gòu)交流程度如何；是否具備有力的人才隊伍支撐。

四是預(yù)期收益情況。所取得的效益與支出是否平衡；整體效益大小；對完成預(yù)定目標(biāo)影響力大小；是否有利于發(fā)揮資源價值；檔案館（室）藏是否得到優(yōu)化。

在具體實施過程中，由于檔案自身存在狀態(tài)、保存和利用價值等各方面情況非常復(fù)雜，各個企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身實際需要和館（室）藏檔案的情況，依據(jù)信息化的根本要求，將這些要素進(jìn)行綜合考察，制定符合本企業(yè)要求的數(shù)字化原則和標(biāo)準(zhǔn)。

8.3.2紙質(zhì)檔案數(shù)字化應(yīng)符合DA/T31要求，縮微膠片數(shù)字化應(yīng)符合DA/T43的要求。

8.3.3照片檔案和聲像檔案數(shù)字化文件格式見DA/T32的附錄B。數(shù)字化生成的檔案副本檔案號應(yīng)與原檔案對應(yīng)。

四、電子檔案的保管要求

8.4.1電子檔案應(yīng)參照紙質(zhì)檔案分類方案進(jìn)行整理。

這一條文的基本意思包含兩個方面：一是所有電子檔案都應(yīng)該按照企業(yè)檔案分類方案進(jìn)行分類整理；二是不同門類的電子檔案應(yīng)分類存儲到不同的脫機載體上。

8.4.2電子檔案應(yīng)存儲到脫機載體上。其存儲載體見DA/T32的附表C，保管要求見GB/T 18894的9.4。

8.4.3脫機存儲電子檔案的載體或裝具上應(yīng)貼有注明載體序號、電子檔案號、密級、保管期限、存入日期等內(nèi)容的標(biāo)簽，電子檔案載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)。

8.4.4存儲在脫機載體上的電子檔案應(yīng)一式三套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。

8.4.5超過保管期限的電子檔案的鑒定和銷毀，按照紙質(zhì)檔案的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，其刪除和銷毀應(yīng)符合GB/T18894中9.8的相關(guān)規(guī)定。對確認(rèn)銷毀的電子檔案應(yīng)有銷毀文件目錄存檔。

五、檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)要求

8.5.1 企業(yè)應(yīng)建立館(室)藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并逐步實現(xiàn)檔案的全文檢索。

建立檔案館（室）藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫并逐步實現(xiàn)檔案的全文檢索，是做好檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)的重要手段之一。首先是檔案館（室）藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建立，這既是檔案部門和檔案人員開展檔案利用工作的必要基礎(chǔ)，也是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和各部門人員了解館（室）藏情況的重要渠道。檔案目錄數(shù)據(jù)庫分案卷級和文件級兩個層次，對不同門類的檔案，它們各自的作用和功能是不一樣的。對文書（管理）類檔案而言，應(yīng)著重建立文件級目錄數(shù)據(jù)庫；而對產(chǎn)品、基建、科研、設(shè)備類檔案而言，有時案卷級目錄可能更便于利用。所以，兩個層次的目錄建立應(yīng)該并重。

要實現(xiàn)檔案的全文檢索，建立全文數(shù)據(jù)庫是必要的條件。為此有條件的企業(yè)可根據(jù)實際，逐步建立歸檔電子文件數(shù)據(jù)庫、CAD文件數(shù)據(jù)庫、數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫、照片檔案數(shù)據(jù)庫、多媒體照片檔案數(shù)據(jù)庫等檔案全文數(shù)據(jù)庫，還可根據(jù)需要建立本企業(yè)的發(fā)明、專利檔案數(shù)據(jù)庫、本企業(yè)的資產(chǎn)、資質(zhì)證照數(shù)據(jù)庫等專題檔案數(shù)據(jù)庫。

8.5.2 對數(shù)字化檔案和各信息系統(tǒng)歸檔的電子文件，檔案部門應(yīng)根據(jù)設(shè)定的利用權(quán)限提供及時有效的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。

由于企業(yè)人員的身份不同，對檔案的利用范圍和權(quán)限也有區(qū)別。因此，對不同人員設(shè)定不同利用權(quán)限，并按照不同人員的利用權(quán)限提供相應(yīng)檔案信息服務(wù)，是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下做好檔案提供利用的重要措施。要做到這一點，必須具備幾個條件：一是要建立檔案分級管理和利用制度，做到有章可循；二是檔案管理系統(tǒng)具有不同利用者的權(quán)限管理功能；三是檔案部門已對檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)進(jìn)行分級（劃控管理）。

8.5.3  涉密檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與互聯(lián)網(wǎng)物理斷開，非涉密檔案管理系統(tǒng)可與互聯(lián)網(wǎng)邏輯隔離。

這是確保檔案管理系統(tǒng)安全的措施之一，也是國家保密局有關(guān)文件的明確要求。2000年1月國家保密局發(fā)布的《計算機信息系統(tǒng)國際聯(lián)網(wǎng)保密管理規(guī)定》第六條規(guī)定：“涉及國家秘密的計算機信息系統(tǒng)，不得直接或間接地與國際互聯(lián)網(wǎng)或其他公共信息網(wǎng)絡(luò)相聯(lián)接，必須實行物理隔離”。

8.5.4  檔案管理系統(tǒng)應(yīng)采取身份認(rèn)證、權(quán)限控制、加裝防火墻等安全保密措施。

這是確保檔案管理系統(tǒng)安全的又一措施，主要是通過身份認(rèn)證、權(quán)限控制、加裝防火墻等相關(guān)技術(shù)來實現(xiàn)。

8.5.5 檔案管理服務(wù)器應(yīng)采取可靠的備份、恢復(fù)措施。

良好的數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)方案應(yīng)該做到：

一是數(shù)據(jù)異地備份。檔案管理服務(wù)器不僅要在服務(wù)器本身的硬盤上進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，同時還要在服務(wù)器以外的其他硬盤載體上進(jìn)行異地備份。當(dāng)檔案管理服務(wù)器的硬盤發(fā)生損壞時，能夠及時利用其他硬盤上的備份鏡象進(jìn)行還原，把損失降到最低。

二是數(shù)據(jù)備份間隔時間不能太長，至少應(yīng)該一天備份一次。當(dāng)然，出于硬盤空間以及數(shù)據(jù)備份效率的考慮，可以采取一個星期一次完全備份，其他的實行差異性備份的策略。

三是在信息還原的時候，要可以還原具體內(nèi)容。當(dāng)需要對檔案管理服務(wù)器數(shù)據(jù)進(jìn)行還原的時候，不需要對服務(wù)器下的所有文件夾進(jìn)行還原，只需要針對某個具體的文件夾進(jìn)行還原。如當(dāng)某個文件夾被意外刪除了，在進(jìn)行還原操作的時候，可以只還原這個具體的文件夾，而不會對其他文件夾產(chǎn)生影響。

8.5.6 各信息系統(tǒng)應(yīng)有生成電子文件自動歸檔功能的模塊或接口。

為了實現(xiàn)企業(yè)各類信息系統(tǒng)生成的應(yīng)歸檔電子文件能及時自動歸檔，企業(yè)在開發(fā)各類信息系統(tǒng)時，應(yīng)同時設(shè)計具有自動歸檔功能的模塊或接口，方便數(shù)據(jù)移交（接收）并與檔案管理系統(tǒng)整合，實現(xiàn)辦結(jié)文件自動歸檔。