企業檔案管理的文件依據
這里列一些本課件中會提到的主要文件依據：
法律法規：
1.《中華人民共和國檔案法》
2.《檔案法實施辦法》
3.《廣東省檔案條例》
4.《廣州市檔案管理規定》
5.《檔案管理違法違紀行為處分規定》——處罰
工作規范：
6.《企業檔案工作規范》
7.《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》
8.《廣東省企業檔案工作規范測評辦法》
9.《 廣州市執行〈歸檔文件整理規則〉實施細則》
（一）法律法規
1. 法律：是由國家最高權力機關——全國人民代表大會及其常務委員會制定和審議通過的，由國家強制力來保證履行的檔案工作的專門立法或法律規定。
《中華人民共和國檔案法》， 1990年11月19日國家檔案局令第1號發布，1999年6月7日國家檔案局令第5號重新發布， 2016年11月7日全國人民代表大會常務委員會第二十四次會議《關于修改<中華人民共和國對外貿易法>等十二部法律的決定》修正。
2. 行政法規：行政法規是由國務院制定的以憲法和法律為依據，其效力高于地方性法規、規章和有普遍約束力的行政決定、命令 。
《檔案法實施辦法》，1990.11.19 發布實施 ，1999.5.5 修訂，根據2017年3月1日國務院令第676號《國務院關于修改和廢止部分行政法規的決定》再次修正。
3. 地方性法規：省、自治區、直轄市和國務院批準的較大的市等地方權力機關制發的地方性檔案法規。
《廣東省檔案條例》，原《廣東省檔案管理規定》由廣東省第十屆人民大會常務委員會第三十三次會議于2007年7月27日修訂為《廣東省檔案條例》。2007年9月1日施行。共42條。
4. 地方政府規章： 人民政府批準的地方檔案局制定的規范性文件。地方政府規章在本行政區域內有效，其效力低于法律、行政法規和地方性法規。
《 廣州市檔案管理規定》，2008年4月15日市政府第13屆第41次常務會議通過，自2008年7月1日起施行。2015年廣州市人民政府令又有細微修改。共25條。
5. 法律法規中的相關條款
一切國家機關、武裝力量、政黨、社會團體、企業事業單位和公民都有保護檔案的義務。（ 《檔案法》第七條）
機關（含鄉、鎮）、團體、企業事業單位和其他組織的檔案機構（檔案室）或者檔案工作人員，負責保管本單位的檔案，并對所屬機構的檔案工作實行監督和指導。（《檔案法》第七條）
對國家規定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據為己有。 （《檔案法》第十條）
機關、團體、企事業單位和其他組織必須按國家規定，定期向同級檔案館移交檔案。（ 《檔案法》第十一條）
6.檔案管理違法違紀行為處分：2013年，中華人民共和國監察部聯合人力資源和社會保障部、國家檔案局發布了第30號令，就叫《檔案管理違法違紀行為處分規定》。
其中有關條款：
第三條 將公務活動中形成的應當歸檔的文件材料、資料據為己有，拒絕交檔案機構、檔案工作人員歸檔的，對有關責任人員，給予警告處分；情節較重的，給予記過或者記大過處分；情節嚴重的，給予降級或者撤職處分。
第六條 利用職務之便，將所保管的檔案據為己有的，對有關責任人員，給予記大過處分；情節較重的，給予降級或者撤職處分；情節嚴重的，給予開除處分。
第七條 因工作不負責任或者不遵守檔案工作制度，導致檔案損毀、丟失的，對有關責任人員，給予記過處分；情節較重的，給予記大過或者降級處分；情節嚴重的，給予撤職或者開除處分。
第八條 擅自銷毀檔案的，對有關責任人員，給予記過處分；情節較重的，給予記大過或者降級處分；情節嚴重的，給予撤職或者開除處分。
具體處罰：
第二條 有檔案管理違法違紀行為的單位,其負有責任的領導人員和直接責任人員，以及有檔案管理違法違紀行為的個人，應當承擔紀律責任。
第十九條 有檔案管理違法違紀行為，應當給予黨紀處分的，移送黨的紀律檢查機關處理。涉嫌犯罪的，移送司法機關依法追究刑事責任。
（二）工作規范
1. 《企業檔案工作規范》（DA/T 42-2009， 2010年1月1日開始實施）
2. 《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》（國家檔案局令第10號，2013年2月1日起施行）
3. 《廣東省企業檔案工作規范測評辦法》（粵檔發〔2011〕24號）
4. 《 廣州市執行〈歸檔文件整理規則〉實施細則》（穗檔[2002]4號）
5. 工作規范中的部分條款
《檔案綜合管理分類方案》和《文件歸檔范圍和保管期限表》是檔案管理的兩個核心和基礎文件，各單位必須作為基礎性的工作認真做好！
三納入，四參加，四同時的真正含義，不是做制度。
? 《企業檔案工作規范》附件：
? 附錄A（資料性附錄）企業文件歸檔基本范圍與保管期限參考表----注意是資料性，而非規范性附錄
? 附錄B（資料性附錄）表格樣式----補充規范性引用文件中沒有的表格（如：檔案交接登記表、溫濕度登記表、銷毀清冊、借閱檔案登記表、檔案利用效果登記表）
6. 對《廣東省企業檔案工作規范測評辦法》的一些說明：
《測評辦法》對評價結果分級定等，適當區分評價企業對檔案工作的重視力度和保障條件，以及企業檔案工作總體業務水平。這一創新設計，在省內外有關檔案工作評價方式上屬于首次。
廣東省檔案局認為，在《企業檔案工作規范》的全面指引下，特別是總結本省多年來的檔案監督和指導經驗，企業檔案工作是時候要在理念認知和業務實踐上實現轉型升級。這個轉型升級突出有兩點，一是要理清企業檔案工作的體制與機制關系，二是要平衡組織管理與業務工作的關系。檔案行政管理部門、企業領導、企業業務部門、企業檔案部門等各方，都要充分認識到檔案作為企業重要的信息資源和知識資產，在企業生產經營和各項管理中發揮的作用日益突出。企業應當通過加強對檔案工作的組織領導和系統管理，從而帶動和提升檔案工作業務水平。
廣東省檔案局認為：一種評價方式，必須有良好的覆蓋性，能適應大多數評價對象，能讓企業感覺“有奔頭”；同時也要有一定的高度指引性，使得企業必須通過適當的努力，才能獲得相應的高標準評價。
《廣東省檔案工作規范測評辦法》及《測評標準》，全面貫徹落實《企業檔案工作規范》的要求，系統地對企業檔案工作如何有序開展進行了規定和布置。
在《測評辦法》的組織實施中，關于檔案人員崗位核查、面向業務部門人員的現場問答等環節的具體考察方法是：
如關于檔案人員的配備，要查看企業人力資源部門確定的崗位分類說明或職位表，核實崗位設置及其定員情況；
如檔案工作機構的設立，要進而查看職能部門設置安排，而不僅僅憑著“一紙公文”的通知；
再如面向業務部門人員的現場問答，則是直接檢查了解企業員工對檔案工作與業務活動的認知和實踐情況。
（三） 國際標準
1.ISO9001《質量管理體系要求》
作為市場經濟和國際貿易的產物，ISO9001《質量管理體系要求》是國際標準化組織在世界范圍內推行最成功的標準之一。該標準1987年國際標準化組織發布第一版 9000系列標準；2008年國際標準化組織發布第四版ISO9001。較為突出一點是，在此過程中，增加了多處對檔案記錄建立和管理維護的要求。說明在質量管理體系中檔案記錄的重要作用日益被重視。
國際標準化組織的管理專家指出，企業實施ISO有如下優勢（Advantage）：
1）保持企業產品質量； 2）規范企業供應商；
3）有助企業市場競爭； 4）降低企業風險；
5）提高客戶忠誠度； 6）降低企業風險；
7）領先對手18-24個月。
2.國際標準ISO15489.1《檔案管理通則》
2001年，國際標準化組織頒布了國際標準ISO15489.1《檔案管理通則》。規定了檔案管理的頂層架構，提出了實現有效檔案管理所能產生的作用，并明確規定了檔案管理的法規環境、檔案管理的政策與職責、檔案管理、檔案管理系統的設計與開發以及檔案管理過程與控制等方面的要求
ISO15489.1《檔案管理通則》第4章中特別明確指出了檔案管理的收益：
1）以有序、高效、負責的方式開展業務活動；
2）以連貫的和公平的方式提供服務；
3）支持并記錄方針的制定和管理的決策；
4）保證宏觀管理與微觀管理的一致性、連貫性和效率；
5）方便業務活動在整個機構內的有效開展；
6）預防突發事變及災害的發生，提供持續運作的可能；
7）滿足法律和規章在檔案化、審計和監督活動方面的要求；
8）為法律訴訟提供保護和支持，包括對與機構活動證據存在與否相伴隨的風險管理提供的保護和支持；
9）保護機構的利益，保護員工、客戶和當前及未來受益人的權利；
10）支持并記錄當前與未來的研發活動、進展狀況、取得的成績以及歷史研究活動；
11）提供事務活動、個人活動和文化活動的證據；
12）建立事務標識、個人標識和文化的標識；
13）維護機構記憶、個人記憶或社會記憶。
