檔案信息化目標和原則

8.1.1企業(yè)檔案信息化應(yīng)以促進、完善企業(yè)信息化和提升檔案管理現(xiàn)代化水平為總目標。

這一條明確了企業(yè)檔案信息建設(shè)的“總目標”：促進、完善企業(yè)信息化；提升檔案管理現(xiàn)代化水平。

首先，要通過企業(yè)檔案信息化來促進、完善企業(yè)信息化。企業(yè)信息化是貫徹中央提出的“以信息化帶動工業(yè)化”戰(zhàn)略的核心。在以信息化帶動工業(yè)化、推動現(xiàn)代化的全過程中，企業(yè)作為工業(yè)化和市場經(jīng)濟的主體，也是信息化的主體。2000年初，國家經(jīng)貿(mào)委聯(lián)合信息產(chǎn)業(yè)部、科技部共同發(fā)起了“企業(yè)信息化工程”，并倡導(dǎo)企業(yè)信息化要堅持“政府推進，市場引導(dǎo)，行業(yè)突破，區(qū)域展開”的方針。據(jù)有關(guān)方面調(diào)查，經(jīng)過多年的發(fā)展，近90%的企業(yè)已不同程度地開展了信息化建設(shè)，尤其是大型企業(yè)的信息化，已經(jīng)從簡單的數(shù)據(jù)處理發(fā)展到實現(xiàn)企業(yè)資源計劃管理的信息化，將信息技術(shù)應(yīng)用到了研制和生產(chǎn)全過程，有力地推動了信息技術(shù)對傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)的改造和提升。然而，相當部分企業(yè)的辦公自動化系統(tǒng)還沒有檔案管理功能，電子文件歸檔管理符合國家標準規(guī)范要求的更少。這說明，檔案信息化在不少企業(yè)還未能跟上企業(yè)信息化的整體步伐，造成檔案工作與生產(chǎn)經(jīng)營及其他管理工作脫節(jié)。因此，從長遠來說，在信息化時代，如果檔案工作不實現(xiàn)信息化，將可能出現(xiàn)“斷檔”現(xiàn)象，進而影響企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。隨著電子政務(wù)、電子商務(wù)的推廣和普及，檔案載體形式由電子文件取代紙質(zhì)文件將成為不可逆轉(zhuǎn)的大趨勢。特別是那些已實現(xiàn)無紙化辦公的企業(yè)，如果不能充分認識檔案信息化建設(shè)的重要性和緊迫性，不僅會使檔案管理與其他各項工作脫節(jié)，還有可能造成大量已生成電子文件的流失，導(dǎo)致文件歸檔不齊全、不完整甚至“斷檔”，給企業(yè)的持續(xù)發(fā)展造成無可挽回的損失。由此可見，沒有檔案的信息化，企業(yè)信息化是有缺陷的；企業(yè)檔案信息化是對企業(yè)信息化的促進和完善。這既是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意義所在，也是企業(yè)檔案信息化的總體目標之一。

其次，要通過企業(yè)檔案信息化來提升檔案管理現(xiàn)代化水平。信息化是當今社會發(fā)展的方向和趨勢，信息化程度已成為衡量一個國家現(xiàn)代化水平和綜合國力的重要指標。同樣，檔案信息化也是檔案工作發(fā)展的方向和趨勢，檔案信息化程度也應(yīng)該成為衡量一個地區(qū)或一個單位檔案管理現(xiàn)代化水平的重要指標。因此，要提升企業(yè)檔案管理水平，實現(xiàn)企業(yè)檔案信息化是必然的選擇。從另一方面來說，企業(yè)開展檔案信息化建設(shè)也要把提升檔案管理現(xiàn)代化水平作為總目標之一，而不應(yīng)為了信息化而搞信息化。

8.1.2企業(yè)檔案信息化應(yīng)堅持技術(shù)與管理并重、與企業(yè)信息化協(xié)調(diào)和同步的原則。

首先，企業(yè)檔案信息化建設(shè)必須堅持技術(shù)與管理并重。信息化不僅是技術(shù)問題，更是一個管理問題，只有通過不斷的管理提升和流程再造，才能實現(xiàn)與信息化的良性互動。因此，企業(yè)檔案信息化建設(shè)應(yīng)以管理統(tǒng)領(lǐng)信息技術(shù)，以信息技術(shù)促進管理創(chuàng)新。企業(yè)檔案管理理念、方法、技術(shù)和手段要充分考慮信息技術(shù)的發(fā)展和最新成果的應(yīng)用，信息技術(shù)應(yīng)用要服從和服務(wù)于企業(yè)管理的需要和企業(yè)信息化建設(shè)進程的整體要求。

其次，企業(yè)檔案信息化建設(shè)必須與企業(yè)信息化協(xié)調(diào)同步。企業(yè)要將檔案信息化建設(shè)納入企業(yè)信息化建設(shè)的整體規(guī)劃和方案，堅持檔案信息化建設(shè)與企業(yè)信息化建設(shè)同步的原則。企業(yè)檔案部門應(yīng)加強與企業(yè)信息化建設(shè)主管部門的聯(lián)系，提出檔案信息化工作的基本要求，并將檔案管理系統(tǒng)納入企業(yè)信息化系統(tǒng)之中，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)信息系統(tǒng)的無縫鏈接。

8.1.3企業(yè)各信息系統(tǒng)的開發(fā)與實施應(yīng)充分考慮檔案管理的要求。

這一條主要是要求企業(yè)在開發(fā)和實施各種信息系統(tǒng)時，要充分考慮檔案管理的要求。按照2001年6月5日國家檔案局發(fā)布的《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》，重視檔案信息管理系統(tǒng)的設(shè)計和管理軟件的選擇與開發(fā)。企業(yè)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與企業(yè)有關(guān)管理系統(tǒng)（如設(shè)計、生產(chǎn)、經(jīng)營、財務(wù)、材料、管理、服務(wù)等）相銜接，確保檔案部門對本企業(yè)各類電子文件、電子檔案的收集、整合、控制和傳遞。檔案信息管理系統(tǒng)設(shè)計應(yīng)遵循模塊設(shè)計、分層實現(xiàn)、循序漸進的原則。

依據(jù)國家有關(guān)檔案信息化建設(shè)的規(guī)定、規(guī)范，檔案管理軟件應(yīng)具備適應(yīng)多種文件存儲格式、支持實時瀏覽、具有互聯(lián)網(wǎng)及內(nèi)聯(lián)網(wǎng)檢索功能，能夠進行收集整理、數(shù)據(jù)存儲、檢索瀏覽、借閱管理、權(quán)限控制、統(tǒng)計報表、鑒定銷毀、數(shù)據(jù)輸入（輸出）及格式轉(zhuǎn)換的控制與管理，滿足企業(yè)文檔一體化管理、業(yè)務(wù)流程管理和信息資源開發(fā)利用的需要。