檔案檔號的編制

       檔號亦稱檔案號，是企業檔案部門在整理和管理的過程中，以字符形式賦予檔案實體的一組代碼，即檔案保管單位的編號。檔號是存取檔案的標記，具有固定檔案分類排列順序、統計和檢索檔案的作用。檔號編制應堅持唯一性、合理性、穩定性、擴充性和簡明性的原則。

       目前，企業檔案部門編制檔號，仍應執行國家行業標準《檔號編制規則》（1995年6月12日國家檔案局批準，1995年10月1日正式實施）。該標準對檔號的結構、編制原則和編制方法作了統一規定。

檔號結構有三種：

    1．全宗號—案卷目錄號—案卷號—件、頁（張）號

    2．全宗號—類別號—案卷號—件、頁（張）號

    3．類別號—項目號—案卷號—件、頁（張）號

       企業檔案號的編寫應采用“[全宗號]—類別號（或項目代號或目錄號）—案卷號（或件號或盤、盒、張號）”結構。檔號中左邊為上位代碼，右邊為下位代碼，連寫時上、下位代碼之間用間隔號“·”（短橫）相隔。

例如：

       編制檔號的原則：在一個檔案館內全宗號不能重，在一個全宗內類別號不能重，在一個類別內目錄號不能重，在一個目錄內案卷號不能重，在一個案卷內件號不能重，在一個文件內頁號不能重（如果裝訂成卷的，在一卷內頁號不能重）。

       有的企業以件為單位將其裝入檔案盒中，而且盒號沒有延續以前的卷號編下來，而是重新編制案卷號。那么，這部分案卷可重新給出一個目錄號。

互見號

       紙質檔案應與非紙質載體檔案設立互見號。互見號是反映同一內容其他載體檔案保管單位的檔號。

       所謂互見號是指反映同一內容但另行保管的其他載體檔案的檔號。設立互見號的目的，是為了能夠便捷地查找到反映同一內容的其他載體形式的檔案。

       互見號應注明在案卷或檔案盒內備考表固定的位置。

哈市各企業現在分類的現狀：

    第一種是集團系統統一制定分類方案的。例如供排水集團、物業供熱集團。

    第二種即制定了分類方案并編制了案卷檔號。如三精制藥、生物工程公司、水投公司。

    第三種是沒有制定分類方案，只是在檔案柜上帖上類別名稱的。如電影機廠、市投資集團熱電公司等。

    第四種是沒有制定分類方案，也沒有在檔案柜上帖類別名稱的。如一工具廠、二工具廠等。

如何解決上述問題呢？

一是有分類方案沒有標識的，應根據分類方案制定標識辦法，然后按照標識辦法要求在案卷上填寫檔案號。

二是沒有檔案分類方案的，要根據企業形成檔案的實際情況，制定科學、合理的檔案分類方案和標識辦法，再根據案卷實際情況標識編制檔號。這主要涉及前四大類的管理性的檔案，如果案卷組卷比較清晰，易于分開，則標識到二級類目；如果比較亂無法分清，則標識到一級類目。