企業(yè)檔案工作原則

一、企業(yè)檔案與企業(yè)檔案工作的性質(zhì)和作用

4.1企業(yè)檔案是企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分。企業(yè)檔案工作是企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動的基礎性管理工作。

2004年中共中央辦公廳、國務院辦公廳發(fā)出了《關于加強信息資源開發(fā)利用工作的若干意見》指出：要“高度重視信息資源開發(fā)利用對促進經(jīng)濟社會發(fā)展的重要作用。信息資源作為生產(chǎn)要素、無形資產(chǎn)和社會財富，與能源、材料資源同等重要，在經(jīng)濟社會資源結構中具有不可替代的地位，已成為經(jīng)濟全球化背景下國際競爭的一個重要點”。生產(chǎn)要素，可能各種情報、資料、檔案信息都在某種程度上具有這一屬性，但是論無形資產(chǎn)，或自主知識產(chǎn)權的承載、證明，恐怕就非檔案莫屬，因此檔案才是企業(yè)自身各項工作中所形成，是企業(yè)的核心信息資源。

在國際標準ISO15489《檔案管理通則》第4章“檔案管理的收益”中明確指出：檔案中包含的信息是有價值的資源和重要的企業(yè)資產(chǎn)。

二、企業(yè)檔案工作的管理體制

4.2企業(yè)檔案工作應以企業(yè)資產(chǎn)關系為紐帶，實行統(tǒng)一領導、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標準。

以企業(yè)資產(chǎn)關系為紐帶，表明企業(yè)的資產(chǎn)管理范圍就是企業(yè)檔案的管理范圍。企業(yè)（集團公司）的子公司、分公司、控股公司及所屬單位的檔案工作，都應是企業(yè)（集團公司）檔案工作的組成部分。

統(tǒng)一領導：表明在企業(yè)資產(chǎn)管理范圍內(nèi)，企業(yè)對所屬單位檔案工作實行統(tǒng)一領導。

統(tǒng)一管理：這里的管理是廣義的管理，包括企業(yè)對檔案的直接管理和間接管理。《企業(yè)檔案管理規(guī)定》第五條企業(yè)負責檔案工作的部門依法履行下列職責：

貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關法律、法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規(guī)章制度；

統(tǒng)籌規(guī)劃并負責組織本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定統(tǒng)計和提供利用工作；指導本企業(yè)各部門文件材料的形成、積累和歸檔工作；

監(jiān)督指導本企業(yè)所屬機構（含境外機構）的檔案工作。

《規(guī)定》中的前三條屬于直接管理，第四條就屬于間接管理。

統(tǒng)一制度與統(tǒng)一標準：是對企業(yè)統(tǒng)一管理要求中關于企業(yè)制度建設、標準化建設一致性的要求。主要也是間接管理，即對所屬單位有關檔案工作制度、業(yè)務標準建設應統(tǒng)一要求，不能出現(xiàn)某集團公司所屬甲地企業(yè)中，檔案管理制度與標準一個樣，所屬乙地企業(yè)中，檔案管理制度與標準又一個樣的情況。

三、企業(yè)檔案工作的任務和目標。

4.3企業(yè)檔案工作應以滿足企業(yè)各項活動在證據(jù)、責任和信息等方面的需求為導向，運用現(xiàn)代技術與管理方法，通過資源整合和開發(fā)，為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務。

企業(yè)檔案工作任務：是為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務。

企業(yè)檔案工作目標：是滿足企業(yè)證據(jù)、法律責任和信息的需求。這一目標也是衡量檔案工作成效的尺度和企業(yè)檔案工作發(fā)展的導向。在市場經(jīng)濟條件下，企業(yè)檔案工作能達到這種境界應當是很高的要求，需要企業(yè)下大力氣才能夠?qū)崿F(xiàn)。當企業(yè)出現(xiàn)各種糾紛（如經(jīng)濟的、合同的、產(chǎn)品質(zhì)量的、環(huán)境的、安全的、衛(wèi)生的），如果檔案工作能提供及時、有效、合法的證據(jù)，為企業(yè)贏得效益、避免損失；當企業(yè)面臨各種法律事務，如果檔案工作能提供合法文件，為企業(yè)免責；當企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理中需要過去形成的文件、數(shù)據(jù)信息作為參考，或者回顧初創(chuàng)時期的歷程、解決職工的待遇時，能夠及時提供相關檔案信息，才能夠表明企業(yè)檔案工作目標的實現(xiàn)。這一目標也就成為衡量檔案工作成效的尺度。

企業(yè)檔案工作的方法、技術和手段：運用現(xiàn)代技術與管理方法，通過資源整合和開發(fā)，是對企業(yè)檔案工作發(fā)展的新要求。

四、企業(yè)依法管理檔案的責任要求

4.4企業(yè)應維護檔案的完整、準確、系統(tǒng)與安全。

企業(yè)依法管理檔案的責任，反映企業(yè)檔案工作遵循市場經(jīng)濟、法制經(jīng)濟的法規(guī)要求。在市場經(jīng)濟條件下，企業(yè)與企業(yè)、企業(yè)與顧客之間的關系，特別是糾紛關系，必須以事實為依據(jù)、以法律為準繩來解決。而事實依據(jù)與法律證據(jù)的重要組成部分，就是企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中產(chǎn)生的檔案記錄。所以，企業(yè)建立合規(guī)、良好的檔案管理，已經(jīng)成為現(xiàn)代社會中法律對企業(yè)依法經(jīng)營的基本要求。企業(yè)檔案由于其證據(jù)作用、其管理的正確、合規(guī)與否，已經(jīng)成為企業(yè)重要的生命線。企業(yè)要想規(guī)避管理風險、證明自身依法經(jīng)營，就必須建立健全檔案工作。《企業(yè)檔案工作規(guī)范》就是指導企業(yè)規(guī)范檔案管理，促進企業(yè)依法經(jīng)營管理的一項重要標準，其根本出發(fā)點和落腳點是：在法制經(jīng)濟條件下，企業(yè)檔案管理需要也必須依法、合規(guī)、有效。