企業(yè)檔案術(shù)語(yǔ)和定義

1、 企業(yè)檔案，是指企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的的保存價(jià)值的各種形式的文件。

“企業(yè)檔案”的的概念在我國(guó)檔案工作中已有二十多年的歷史，也對(duì)其進(jìn)行了多次的界定。最后一次是2002年，國(guó)家檔案局、國(guó)家經(jīng)貿(mào)委和國(guó)家計(jì)委聯(lián)合頒布的《企業(yè)檔案管理規(guī)定》中，將企業(yè)檔案界定為“企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料”。那么它與《企業(yè)檔案工作規(guī)范》相比較，其變化主要是：

一是增加了“研發(fā)”。過(guò)去在計(jì)劃體制下我國(guó)科研設(shè)計(jì)單位多從事科研、設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)等活動(dòng)，屬于科技事業(yè)單位。這些科技事業(yè)單位的檔案管理，在國(guó)家檔案局20世紀(jì)90年代初組織的科技事業(yè)單位檔案工作目標(biāo)管理活動(dòng)中取得很大成效。體制轉(zhuǎn)變后，經(jīng)營(yíng)型科技事業(yè)單位轉(zhuǎn)為企業(yè)，因此增加“研發(fā)”主要針對(duì)科研設(shè)計(jì)類(lèi)企業(yè)或企業(yè)中的研究開(kāi)發(fā)活動(dòng)。

二是去掉了“有保存價(jià)值”前“對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)”的限定詞。主要是因?yàn)槠髽I(yè)范圍廣、形式多樣，投資主體多方。我國(guó)不但有國(guó)有企業(yè)、集體企業(yè)，還有大量私人獨(dú)資企業(yè)、合伙企業(yè)，現(xiàn)在的《公司法》甚至允許注冊(cè)一人投資設(shè)立的有限責(zé)任公司。因此這些限定詞就有局限性和不適應(yīng)性，而去掉限制詞不代表企業(yè)檔案管理對(duì)國(guó)家、社會(huì)就沒(méi)有責(zé)任，而是包容性更大。在我國(guó)，無(wú)論何種類(lèi)型、所有制企業(yè)，必須依照中華人民共和國(guó)的法律法規(guī)來(lái)經(jīng)營(yíng)管理，其檔案的形成保管也必須符合《檔案法》的要求。

三是將“文件材料”簡(jiǎn)化為“文件”。從理解上，各種形式也包括載體形式，因此沒(méi)有提及載體。

2、 檔案信息化。是指運(yùn)用信息技術(shù)對(duì)歸檔文件、數(shù)據(jù)信息資源及檔案進(jìn)行采集、整合、維護(hù)、處置和提供利用服務(wù)的檔案管理提升過(guò)程和工作方式。

“提升過(guò)程”，表明運(yùn)用信息技術(shù)形成、管理和利用檔案，是一個(gè)發(fā)展、創(chuàng)新的持續(xù)性提升過(guò)程，不是一蹴而就，與國(guó)家將信息化界定為“過(guò)程”、“進(jìn)程”的表述是相一致的。

“工作方式”，表明這種技術(shù)創(chuàng)新和進(jìn)步的過(guò)程中正在形成一種新的工作模式，使過(guò)去的幾十年來(lái)形成的管理慣例、模式、方法正在進(jìn)行著根本性轉(zhuǎn)變；同時(shí)也表明，信息化的持續(xù)推進(jìn)過(guò)程，將形成一種區(qū)別于傳統(tǒng)檔案工作的管理理念、方法、技術(shù)、規(guī)則、流程的全新的檔案工作模式。