(中華人民共和國檔案行業(yè)標準DA／T 42—2009。國家檔案局2009年11月2日發(fā)布，2010年1月1日實施)
1 范圍
本標準確立了企業(yè)檔案工作原則、組織和制度要求，給出了企業(yè)檔案業(yè)務工作、檔案信息化建設、檔案工作設施設備配置等方面的方法與技術指南。
本標準適用于大中型工業(yè)企業(yè)，其他類型企業(yè)及事業(yè)單位可參照使用。
2 規(guī)范性引用文件
下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內(nèi)容)或修訂版均不適用于本標準，然而，鼓勵根據(jù)本標準達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。
GB／T 9705 文書檔案案卷格式
GB／T 11821 照片檔案管理規(guī)范
GB／T 11822 科學技術檔案案卷構成的一般要求
GB／T 17678.1 CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求
GB／T 18894 電子文件歸檔與管理規(guī)范
DA／T 1 檔案工作基本術語
DA／T 12 全宗卷規(guī)范
DA／T 13 檔號編制規(guī)則
DA／T 15 磁性載體檔案管理與保護規(guī)范
DA／T 22 歸檔文件整理規(guī)則
DA/ T 28 國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范
DA/T 31 紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術規(guī)范
DA/T 32 公務電子郵件歸檔與管理規(guī)則
DA/T 43 縮微膠片檔案數(shù)字化技術規(guī)范
JGJ 25 檔案館建筑設計規(guī)范
ISO 15489.1 信息與文獻一文件管理：通則
IS0 15489.2 信息與文獻一文件管理：指南
3 術語和定義
DA／T 1—2000 確立的以及下列術語和定義適用于本標準。
3.1
企業(yè)檔案 business records
企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件。
3.2
企業(yè)檔案工作 business records management
企業(yè)履行檔案管理職責的行為和活動。
3.3
電子檔案 electronic records
具有保存價值的歸檔電子文件及相應元數(shù)據(jù)、背景信息和支持軟件。
3.4
檔案信息化 archival informationization
運用信息技術對歸檔文件、數(shù)據(jù)信息資源及檔案進行采集、整合、維護、處置和提供利用服務的檔案管理提升過程和工作方式。
4 檔案工作總則
4.1 企業(yè)檔案是企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分。企業(yè)檔案工作是企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動的基礎性管理工作。
4.2 企業(yè)檔案工作應以企業(yè)資產(chǎn)關系為紐帶，實行統(tǒng)一領導、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標準。
4.3 企業(yè)檔案工作應以滿足企業(yè)各項活動在證據(jù)、責任和信息等方面的需求為導向，運用現(xiàn)代技術與管理方法，通過資源整合和開發(fā)，為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務。
4.4 企業(yè)應維護檔案的完整、準確、系統(tǒng)與安全。
5 檔案工作組織
5.1 組織系統(tǒng)建設
5.1.1 檔案工作領導
企業(yè)應確定檔案工作的分管領導，確定各職能或承辦部門、各項目檔案工作的負責人，確定檔案部門的負責人。
5.1.2 檔案機構設置
企業(yè)應根據(jù)規(guī)模和管理模式設置專門的檔案機構，或指定負責檔案工作的機構。大型企業(yè)應設立檔案館。
5.1.3 檔案人員配備
企業(yè)應配備與企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理相適應的專職檔案人員；各部門、各項目應配備專職或兼職檔案人員。企業(yè)應保持檔案人員相對穩(wěn)定。
5.1.4 檔案工作體系
企業(yè)應建立以檔案部門為核心，各職能或承辦部門、各項目專兼職檔案人員為基礎的企業(yè)檔案工作體系。
5.2 企業(yè)管理職責
5.2.1 企業(yè)應貫徹國家有關檔案工作法律、法規(guī)和方針政策，建立健全檔案工作規(guī)章制度，將檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計劃，為檔案工作持續(xù)發(fā)展提供保障。
5.2.2 企業(yè)應將文件形成、積累和歸檔要求納入各部門、項目及專項工作職責和有關人員崗位職責，并對分管領導、部門和項目負責人及有關人員職責履行情況進行考核。
5.2.3 企業(yè)應采取必要措施，維護和確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。
5.2.4 企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權變動時應做好檔案的處置工作，國有企業(yè)應依照檔發(fā)字[1998]6號文件的要求進行，其他企業(yè)可參照。
5.2.5 企業(yè)應對檔案工作中做出成績的集體或個人給予表彰和獎勵；對違反有關規(guī)定造成檔案損失的相關人員給予處分。
5.3 企業(yè)部門職責
5.3.1 企業(yè)各職能或承辦部門及項目負責人應對本部門或項目歸檔文件的完整和系統(tǒng)負責。
5.3.2 企業(yè)各職能或承辦部門及項目文件形成者應負責積累文件，并對歸檔文件的齊全、準確和形成質(zhì)量負責。
5.3.3 專兼職檔案人員應負責收集、整理應歸檔的文件，對歸檔文件的整理質(zhì)量負責。
5.3.4 企業(yè)各職能或承辦部門及項目對文件管理的責任，見ISO 15489.1第七章、ISO 15489.2和檔發(fā)[2002]5號文件要求。
5.4 檔案部門職責
5.4.1 統(tǒng)籌規(guī)劃企業(yè)檔案工作，制定企業(yè)文件歸檔和檔案鑒定、整理、保管、統(tǒng)計、利用、移交等有關規(guī)章制度。
5.4.2 負責企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作。
5.4.3 指導企業(yè)各部門、項目及專項工作文件的形成、積累、整理及歸檔工作。
5.4.4 監(jiān)督、指導、檢查企業(yè)所屬單位(包括派出機構和投資的全資、控股企業(yè))的檔案工作。
5.4.5 依照有關規(guī)定向國家檔案館或有關單位移交檔案。
5.5 檔案人員要求
5.5.1 檔案人員應遵紀守法、忠于職守、具有專業(yè)知識。
5.5.2 檔案部門負責人應具有中級以上專業(yè)技術職稱或大學本科以上學歷。
5.5.3 檔案人員應具備大學專科以上學歷或同等學識水平。
5.5.4 檔案人員應定期接受檔案業(yè)務培訓。
6 檔案工作制度
6.1 工作規(guī)章
6.1.1 明確企業(yè)文件形成、歸檔責任。企業(yè)在制定有關規(guī)章、標準和制度中應提出相應的文件收集、整理和歸檔的責任要求。
6.1.2 制定企業(yè)檔案工作規(guī)定。企業(yè)檔案工作規(guī)定是企業(yè)檔案工作的基本要求，其主要內(nèi)容應包括：檔案工作原則及管理體制，文件的形成、積累與歸檔職責要求，檔案收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計、利用要求，資產(chǎn)與產(chǎn)權變動檔案的處置原則，解釋權限等。
6.1.3 建立檔案工作責任追究制度。對相關崗位人員違反文件收集、歸檔及檔案管理制度，發(fā)生檔案泄密、造成檔案損毀等行為，企業(yè)應提出責任追究和處罰措施，并將有關要求納入相關管理制度。
6.1.4 制定檔案管理應急預案。對可能發(fā)生的突發(fā)事件和自然災害，企業(yè)應制定檔案搶救應急措施，包括組織結構、搶救方法、搶救程序、保障措施和轉移地點等。對檔案信息化管理的軟件、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)的維護、防災和恢復，應制定應急預案。
6.2 管理制度
6.2.1 文件歸檔制度。應明確文件歸檔范圍及保管期限、歸檔時間、歸檔程序、歸檔質(zhì)量要求以及歸檔控制措施。
6.2.2 檔案保管制度。應明確各門類檔案保管條件、特殊載體檔案保管方式、檔案清點檢查辦法、對受損檔案的處置辦法、檔案進(出)庫要求、庫房管理要求和庫房管理員職責。
6.2.3 檔案鑒定銷毀制度。應明確鑒定、銷毀工作的組織、職責、原則、方法和時間等要求。
6.2.4 檔案統(tǒng)計制度。應明確統(tǒng)計內(nèi)容、統(tǒng)計要求和統(tǒng)計數(shù)據(jù)分析要求。
6.2.5 檔案利用制度。應明確檔案提供利用的方式、方法，規(guī)定查(借)閱檔案的權限和審批手續(xù)，提出接待查(借)閱檔案的要求。
6.2.6 檔案保密制度。應明確檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者應承擔的保密責任。
6.2.7 電子檔案管理制度。應對企業(yè)各信息系統(tǒng)中形成的電子文件提出歸檔、管理和利用要求。
6.2.8檔案管理系統(tǒng)操作制度。應明確檔案管理系統(tǒng)操作人員的職責、檔案管理系統(tǒng)軟件、硬件的操作要求。
6.3 業(yè)務規(guī)范
6.3.1 文件、檔案整理規(guī)范。應明確文件立卷與檔案整理原則、整理方法、檔號編制要求和檔案裝具要求等。
6.3.2 檔案分類方案。應明確分類依據(jù)、類別標識、類目范圍。
6.3.3 文件歸檔范圍和保管期限表。應明確各類文件歸檔的范圍及其相對應的保管期限。
6.3.4 特殊載體檔案管理規(guī)范。應明確不同載體檔案收集、整理的要求和保管的條件。
7 檔案業(yè)務工作
7.1 企業(yè)檔案工作與業(yè)務活動
7.1.1 企業(yè)檔案工作是企業(yè)各項業(yè)務和活動的有機組成部分，應納入企業(yè)領導工作議事日程，納入企業(yè)規(guī)章制度及工作流程，納入企業(yè)部門和有關人員的經(jīng)濟責任制或崗位責任制。
7.1.2 企業(yè)檔案部門或檔案人員應參加產(chǎn)品鑒定、科研課題成果審定、項目驗收、設備開箱驗收等活動，負責檢查應歸檔文件的完整、系統(tǒng)。
7.1.3 企業(yè)下達項目計劃任務應同時提出項目文件的歸檔要求；檢查項目計劃進度應同時檢查項目文件積累情況；驗收、鑒定項目成果應同時驗收、鑒定項目文件歸檔情況；項目總結應同時做好項目文件歸檔交接。
7.2 文件的形成、積累
7.2.1 文件形成時應使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式。
7.2.2 文件形成者應將辦理完畢、有保存價值的文件及時交本部門、項目或專項工作檔案人員保管。
7.3 文件整理與歸檔
7.3.1 文件整理
文件立卷整理應遵循文件形成規(guī)律，區(qū)分保管期限，保持文件間有機聯(lián)系。文書、科技、會計、人事等門類文件的整理，應分別符合GB 9705、DA／T 22、GB／T 11822、財會字[1998]32號、勞力字[1992]33號等標準及文件的要求；音像、電子等載體形態(tài)文件整理，應分別符合GB／T 11821、DA／T 15、GB／T 18894、DA／T 32等標準的要求。
7.3.2 文件歸檔范圍
7.3.2.1 企業(yè)在籌備、建設、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動及產(chǎn)權變動過程中形成的具有保存價值的各種載體形式的文件都應納入歸檔范圍。國有企業(yè)文件歸檔范圍應符合檔發(fā)[2004]4號文件要求。
7.3.2.2 歸檔文件的主要來源有：
——本企業(yè)形成的文件；
——本企業(yè)引進項目、外購設備等接收的文件；
——所屬單位及參股企業(yè)應向本企業(yè)提交的文件；
——本企業(yè)參與的合作項目，合作單位按要求應向本企業(yè)提交的文件；
——本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來文件。
7.3.2.3 企業(yè)應根據(jù)經(jīng)營管理范圍和業(yè)務活動類型制定文件歸檔范圍和保管期限表。確定文件歸檔范圍和保管期限可參照、但不限于附錄A。項目建設類文件應依據(jù)企業(yè)在項目建設中的性質(zhì)確定，建設單位、設計單位、施工單位、監(jiān)理單位文件歸檔具體范圍參見DA／T 28；服務類型企業(yè)各類文件歸檔范圍及企業(yè)中專業(yè)性較強的業(yè)務活動的文件歸檔范圍，應結合企業(yè)活動和專門業(yè)務編制。
7．3．3 文件歸檔時間
7.3.3.1 經(jīng)營管理工作、生產(chǎn)技術管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成的文件一般應在辦理完畢后的第二年一季度歸檔。
7.3.3.2 科研開發(fā)、項目建設文件應在其項目鑒定、竣工驗收前歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔；產(chǎn)品生產(chǎn)及服務業(yè)務應定期或按階段歸檔。
7.3.3.3 產(chǎn)權產(chǎn)籍、質(zhì)量認證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識產(chǎn)權等文件應隨時歸檔；外購設備儀器或引進項目的文件應在開箱驗收或接收后即時登記歸檔。
7.3.3.4 會計核算專業(yè)材料應在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。
7.3.3.5 電子文件邏輯歸檔宜定時進行，物理歸檔應與相應門類或內(nèi)容的其他載體歸檔時間一致。
7.3.3.6 磁帶、照片及底片、膠片、實物等載體形式的文件應在工作結束后及時歸檔，或與相應內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時間一致。
7.3.3.7 更新、補充的文件，企業(yè)內(nèi)部機構變動和干部職工調(diào)動、離崗時應清退的文件，企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權變動過程中形成的文件，其他活動中形成的文件等，應隨時歸檔。
7.3.4 文件歸檔要求
7.3.4.1 企業(yè)應實行部門、項目及專項工作的文件收集、整理、歸檔責任制。各部門、項目及專項工作專兼職檔案人員應按照規(guī)定將文件整理后歸檔。
7.3.4.2 歸檔的文件應完整、準確、系統(tǒng)，其制成材料應有利于長久保存，圖文字跡應符合形成文件設備(打印機、復印機、掃描儀等)標稱的質(zhì)量要求。
7.3.4.3 歸檔的文件應為原件。因故無原件的可將具有憑證作用的復制件歸檔。
7.3.4.4 非紙質(zhì)文件應與其文字說明一并歸檔。外文(或少數(shù)民族文字)材料若有漢譯文的，應一并歸檔，無譯文的要譯出標題和目錄后歸檔。
7.3.4.5 歸檔的文件一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數(shù)。
7.3.4.6 兩個以上單位合作完成的項目，應以合同、協(xié)議等形式約定文件歸檔要求。主辦單位一般應保存全套文件，協(xié)辦單位保存與所承擔任務相關的正本文件。
7.3.4.7 文件形成部門應就歸檔文件填寫《檔案交接登記表》(見附錄B表B.1)。重要項目文件歸檔時應由項目管理部門編寫歸檔說明，并經(jīng)項目負責人審核簽字。
7.4 檔案收集工作
7.4.1 文件歸檔的交接
7.4.1.1 文件形成部門應按期將《檔案交接登記表》隨同已整理的文件向檔案部門移交。
7.4.1.2 檔案部門接收時應認真核對，并檢查檔案質(zhì)量。雙方在《檔案交接登記表》簽字后各保留一份。
7.4.2 檔案與資料的收集
7.4.2.1 企業(yè)應接收所屬單位因產(chǎn)權變動后屬本企業(yè)所有的檔案。
7.4.2.2 企業(yè)應根據(jù)資產(chǎn)管理權限接收無法人資格的所屬單位檔案。
7.4.2.3 企業(yè)可根據(jù)需要收集宣傳報道本單位的新聞資料。
7.4.2.4 企業(yè)可根據(jù)研發(fā)和市場競爭的需要收集與企業(yè)經(jīng)營范圍相關的資料。
7.4.2.5 企業(yè)可根據(jù)需要向社會、離退休人員征集檔案、資料。
7.5 檔案整理工作
7.5.1 檔案部門應區(qū)分全宗進行檔案的分類、排列與編目。
7.5.2 分類方案應依據(jù)企業(yè)管理職能，結合檔案形成特點制定，并應保持相對穩(wěn)定性和可擴充性。分類方案應附有分類說明。
7.5.3 類別號可采用阿拉伯數(shù)字、英文字母、拼音字母中的一種或兩種混合方法設定。
7.5.4 全宗內(nèi)檔案按類分別集中排列，類別內(nèi)檔案按類目條款順序依次排列編號。
7.5.5 根據(jù)分類方案和排列順序編制檔號。檔號應指代單一，具有唯一性。檔號編制方法見DA／T 13。
7.5.6 檔號可采用“[全宗號—]分類號(或項目代號或目錄號)—案卷號(或件號或盤、盒、張?zhí)?”([ ]表示可選)結構。
全宗號由企業(yè)根據(jù)對所屬單位集中統(tǒng)一管理檔案的需要和企業(yè)產(chǎn)權變更情況自行設定。
7.5.7 紙質(zhì)檔案應與對應的非紙質(zhì)載體檔案設立互見號。
互見號是反映同一內(nèi)容其他載體檔案保管單位的檔號。
7.5.8 按全宗、類別、保管期限編制檔案目錄。
7.5.9 檔案部門應對每個全宗建立全宗卷。全宗卷可單獨管理。全宗卷的主要內(nèi)容和編制方法見DA／T 12。
7.6 檔案保管工作
7.6.1 檔案存放應依據(jù)檔案載體選擇檔案柜架。底圖不宜折疊；磁性載體應選擇防磁設施。重要檔案應異地備份。
7.6.2 檔案入庫前一般應去污、消毒。受損的檔案應及時修復或補救。對于易損的制成材料和字跡，應采取復制手段加以保護。
7.6.3 庫房管理
7.6.3.1 庫房應保持干凈、整潔，并具備防火、防盜、防光、防有害氣體、防塵、防有害生物等防護功能(見JGJ 25)。
7.6.3.2 庫房溫、濕度應符合JGJ 25、GB／T 18894和DA／T 15對各類檔案載體的保管要求，并有溫濕度登記(登記表參見附錄B表B.2)。
7.6.3.3 庫房設備運轉情況應定期檢查，并及時排除隱患。
7.6.3.4 庫藏檔案應定期清理核對，做到賬物相符。庫藏檔案數(shù)量發(fā)生變化時應記錄說明。
7.7 檔案鑒定工作
7.7.1 企業(yè)應成立由主管領導、職能部門、專業(yè)技術人員和檔案人員組成的檔案鑒定委員會(或小組)，負責確定文件保管期限和到期檔案鑒定。
7.7.2 檔案保管期限應根據(jù)文件對企業(yè)、國家和社會所具有的現(xiàn)實和今后工作查考、憑證作用，以及歷史研究價值確定。
7.7.3 檔案保管期限一般分為永久和定期兩種。會計檔案的保管期限執(zhí)行《會計檔案管理辦法》。
7.7.4 永久保管檔案。凡是反映本企業(yè)主要職能活動和歷史面貌，對本企業(yè)、國家和社會有長遠利用價值的文件，列為永久保管。
7.7.5 定期保管檔案。凡是反映本企業(yè)一般工作活動，在一定時間對本企業(yè)各項工作有參考利用價值的文件，列為定期保管。定期保管檔案的年限可根據(jù)其參考利用價值分為30年和10年。
7.7.6 企業(yè)應定期對已到保管期限的檔案進行鑒定。經(jīng)檔案鑒定委員會鑒定，仍需繼續(xù)保存的檔案應重新劃定保管期限；對保管期滿確無保存價值的檔案應登記造冊，填寫銷毀清冊(參見附錄B表B.3)，經(jīng)企業(yè)法定代表人批準后進行監(jiān)督銷毀。銷毀清冊永久保存。
7.8 檔案統(tǒng)計工作
7.8.1 檔案部門應及時、準確地填報本企業(yè)檔案工作年報及有關統(tǒng)計報表。
7.8.2 建立檔案工作統(tǒng)計臺賬，主要內(nèi)容包括：檔案館(室)藏情況；年度入出庫情況；檔案利用情況；檔案專兼職人員情況；檔案設施、設備情況；檔案銷毀情況等。
7.8.3 檔案統(tǒng)計工作應保持連續(xù)性。
7.9 檔案利用工作
7.9.1 檔案部門應加強檔案檢索系統(tǒng)建設，開發(fā)檔案信息資源，及時、有效地提供檔案利用服務。
7.9.2 企業(yè)應根據(jù)保密規(guī)定和知識產(chǎn)權管理要求，設定利用者權限。超越權限的利用需經(jīng)有關領導審批。 ’
7.9.3 利用檔案應按規(guī)定進行登記(借閱登記表參見附錄B表B.4)。利用效果突出的宜進行登記(利用效果登記表參見附錄B表B.5)。
7.9.4 可采用直接查閱、電話調(diào)閱、網(wǎng)上查閱等方式提供利用原件、復制件、縮微件和電子檔案。
7.9.5 企業(yè)宜對檔案信息進行分類匯總，形成專題匯編，如規(guī)章制度匯編、專題文件匯編等。
7.9.6 企業(yè)宜對檔案信息進行綜合整理，形成專題材料，如大事記、年鑒、組織沿革、產(chǎn)品性能比較、科研成果簡介、工程項目簡介、設備的更新?lián)Q代、市場的變化等。
7.9.7 企業(yè)宜對檔案信息進行分析研究，形成深層次加工材料，如歷年生產(chǎn)經(jīng)營指標統(tǒng)計分析、重大事故原因研究分析、企業(yè)史志等。
7.9.8 企業(yè)可利用檔案舉辦檔案陳列或展覽。
8 檔案信息化建設
8.1 檔案信息化目標與原則
8.1.1 企業(yè)檔案信息化應以促進、完善企業(yè)信息化和提升檔案管理現(xiàn)代化水平為總目標。
8.1.2 企業(yè)檔案信息化應堅持技術與管理并重、與企業(yè)信息化協(xié)調(diào)和同步的原則。
8.1.3 企業(yè)各信息系統(tǒng)的開發(fā)與實施應充分考慮檔案管理的要求。
8.2 電子文件的歸檔
8.2.1 電子文件歸檔要求及功能應嵌入文件生成系統(tǒng)。企業(yè)各信息系統(tǒng)生成的文本、圖形、圖像、數(shù)據(jù)等類型電子文件歸檔范圍應參照紙質(zhì)文件歸檔范圍確定。音頻、視頻、多媒體等類型電子文件及數(shù)據(jù)庫的歸檔范圍應根據(jù)相關規(guī)定和需要確定。
8.2.2 企業(yè)各信息系統(tǒng)所形成的電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息，以及生成非通用電子文件格式的軟件等應與電子文件一并歸檔。
8.2.3 歸檔的電子文件數(shù)據(jù)格式應易于識讀、遷移。電子文件通用格式見GB／T18894第6章。
8.2.4 電子文件應經(jīng)鑒定、整理、審核后歸檔。電子文件的整理、鑒定與歸檔要求參見GB／T 17678.1和GB／T 18894。
8.2.5 加密的電子文件歸檔時一般應解密，必須加密歸檔的電子文件應與其解密軟件和說明文件一并歸檔。
8.2.6 文件形成部門應負責確保歸檔電子文件具備真實性、可靠性、完整性和可用性。
8.3 傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化
8.3.1 企業(yè)可根據(jù)檔案保管和利用的實際需要，有選擇地對傳統(tǒng)載體檔案實施數(shù)字化。
8.3.2 紙質(zhì)檔案數(shù)字化應符合DA／T 31的要求，縮微膠片數(shù)字化應符合DA／T 43的要求。
8.3.3 照片檔案和聲像檔案數(shù)字化文件格式見DA／T 32的附錄B。
數(shù)字化生成的檔案副本檔號應與原檔案對應。
8.4 電子檔案的保管
8.4.1 電子檔案應參照紙質(zhì)檔案分類方案進行整理。
8.4.2 電子檔案應存儲到脫機載體上。其存儲載體見DA／T 32的附錄C，保管要求見GB／T 18894的9.4。
8.4.3 脫機存儲電子檔案的載體或裝具上應貼有注明載體序號、電子檔案號、密級、保管期限、存入日期等內(nèi)容的標簽，電子檔案載體應設置成禁止寫操作的狀態(tài)。
8.4.4 存儲在脫機載體上的電子檔案應一式三套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。
8.4.5超過保管期限的電子檔案的鑒定和銷毀，按照紙質(zhì)檔案的有關規(guī)定執(zhí)行，其刪除和銷毀應符合GB／T 18894中9.8的相關規(guī)定。對確認銷毀的電子檔案應有銷毀文件目錄存檔。
8.5 檔案網(wǎng)絡化服務
8.5.1 企業(yè)應建立館(室)藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并逐步實現(xiàn)檔案的全文檢索。
8.5.2 對數(shù)字化檔案和各信息系統(tǒng)歸檔的電子文件，檔案部門應根據(jù)設定的利用權限提供及時有效的網(wǎng)絡化服務。
8.5.3 涉密檔案管理系統(tǒng)應與互聯(lián)網(wǎng)物理斷開，非涉密檔案管理系統(tǒng)可與互聯(lián)網(wǎng)邏輯隔離。
8.5.4 檔案管理系統(tǒng)應采取身份認證、權限控制、加裝防火墻等安全保密措施。
8.5.5 檔案管理服務器應采取可靠的備份、恢復措施。
8.5.6 各信息系統(tǒng)應有生成電子文件自動歸檔功能的模塊或接口。
8.6 檔案管理系統(tǒng)軟件
8.6.1 檔案管理系統(tǒng)軟件的配置應滿足本企業(yè)的實際工作需要，并適應本企業(yè)信息化建設發(fā)展需要。
8.6.2 檔案管理系統(tǒng)應具備收集整編、數(shù)據(jù)管理、檢索瀏覽、借閱管理、統(tǒng)計匯總、權限設置、安全保密、系統(tǒng)維護等基本功能，并能輔助實體檔案管理及根據(jù)需求增擴其他相應功能。
8.6.3 檔案管理系統(tǒng)應與各信息系統(tǒng)之間銜接，并能接收和兼容各信息系統(tǒng)生成的電子文件。檔案管理系統(tǒng)設計與實施參見ISO 15489.1第8章和ISO 15489.2。
9 檔案工作設施設備
9.1 檔案庫房
9.1.1 檔案庫房應設置在遠離易燃、易爆物品和水、火等存在安全隱患的場所，無特殊保護裝置一般不宜設置在地下或頂層。
9.1.2 檔案庫房樓層地面應滿足檔案及其裝具的承重要求。
9.1.3 檔案庫房面積應滿足檔案工作發(fā)展的需要，留有存儲空間。
設置檔案館的企業(yè)，檔案庫房建筑應符合JGJ 25的要求，庫房一般應滿足日后20年檔案存儲需要。
9.2 業(yè)務技術用房
9.2.1 業(yè)務技術用房應滿足接收、整理、修復檔案的實際需要。
9.2.2 企業(yè)可根據(jù)工作需要設置檔案接收、整理、裱糊、消毒、復印、數(shù)字化、縮微以及安全監(jiān)控等用房。
9.3 閱覽及陳列室
閱覽室應鄰近辦公室和檔案庫房，環(huán)境安靜。
陳列室(展覽室)宜設置在適于觀覽的場所。
9.4 檔案裝具
9.4.1 檔案柜架應牢固耐用，一般應具有防火、防盜、防塵作用。應根據(jù)非紙質(zhì)載體檔案需要選擇有專用保護功能的柜架。有條件的可采用密集架。
9.4.2 各類檔案盒規(guī)格、式樣和質(zhì)量應符合GB／T 9705、GB／T 11822、DA／T 22和GB／T 11821的要求。
9.5 保護設備
9.5.1 檔案庫房應配置溫濕度監(jiān)控設備及滅火器材、防光窗簾、防盜門窗等必要的設施。
9.5.2 根據(jù)庫房管理需要可配置除塵器、消毒柜、去濕機、加濕機、空氣凈化器等設備。
9.5.3 有條件的企業(yè)應配置自動報警、自動滅火、溫濕度自動調(diào)控、監(jiān)控等設備。
9.6 技術設備
9.6.1 配備檔案整理工作所需要的裝訂機、打印機等設備。
9.6.2 配備檔案修復、利用需要的數(shù)碼照相機、攝像機、復印機、閱讀機等設備。
9.6.3 配備信息化管理需要的計算機、服務器、掃描儀、光盤刻錄機等設備，以及容災備份設備、應急電源。
9.6.4 根據(jù)需要可配備CAD繪圖儀、工程圖紙復印機、縮微機等設備。
企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限表
1、經(jīng)營管理類
序號 基本范圍 保管期限
1 經(jīng)營決策
1.1 企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、經(jīng)營戰(zhàn)略決策、企業(yè)改革等文件 永久
1.2 轉換經(jīng)營機制、各項配套制度改革實施方案、請求與批復、總結、報告等 永久
1.3 董事會、監(jiān)事會、股東會構成及變更方面的文件 永久
1.4 廠務公開文件 30年
1.5 廠長(經(jīng)理)責任制、任期目標等 30年
1.6 股東大會文件
1.6.1 重要的 永久
1.6.2 一般的 10年
1.7 董事會、股東會會議記錄、紀要、工作報告、聲明、決定、決議、通知、名單、議程、報告、討論通過的文件、公告、總結等 永久
1.8 監(jiān)事會會議記錄、紀要、工作報告、聲明決定、決議等 永久
1.9 股票、股市方面的材料 30年
1.10 紅利分配材料 永久
2 生產(chǎn)經(jīng)營計劃
2.1 生產(chǎn)經(jīng)營計劃、總結、報告及計劃調(diào)整等材料 30年
2.2 計劃計劃任務書或作業(yè)計劃 30年
2.3 生產(chǎn)技術、經(jīng)濟指標完成情況分析 30年
3 統(tǒng)計工作
3.1 統(tǒng)計工作制度、規(guī)定、辦法、通知 30年
3.2 生產(chǎn)、技術、經(jīng)濟統(tǒng)計報表 永久
3.3 企業(yè)綜合性統(tǒng)計報表及分析材料 30年
3.4 工業(yè)普查報表 永久
4 財務管理
4.1 財務管理制度、規(guī)定、辦法、通知 30年
4.2 財務管理計劃、總結 10年
4.3 固定資產(chǎn)的新增、報廢、調(diào)撥材料 30年
4.4 生產(chǎn)財務和成本核算 永久
4.5 稅務方面的材料 永久
4.6 資金管理、價格管理、會計管理的材料 永久
5 資產(chǎn)管理
5.1 房產(chǎn)、土地方面的文件
5.1.1 房地產(chǎn)的權屬證明材料 永久
5.1.2 房地產(chǎn)的租賃、使用方面的合同、協(xié)議等文件 30年
5.2 對外投資項目
5.2.1 投資規(guī)劃、決策等方面材料 永久
5.2.2 投資企業(yè)的董事會、股東會材料 永久
5.2.3 投資企業(yè)的財務報告、紅利分配材料 永久
5.2.4 股權證、轉讓協(xié)議等股權管理方面的材料 永久
5.3 國有資產(chǎn)管理、登記、統(tǒng)計、核查清算、交接等文件 永久
5.4 企業(yè)的產(chǎn)權變動
5.4.1 產(chǎn)權變動的請示、批復方面材料 永久
5.4.2 清產(chǎn)核資、資產(chǎn)評估工作的文件 永久
5.4.3 產(chǎn)權變動的協(xié)議、合同等 永久
5.4.4 資產(chǎn)處置方案、歸屬方面的材料 永久
5.4.5 因產(chǎn)權變動所致職工身份變化的材料 永久
5.5 多種經(jīng)營管理
5.5.1 經(jīng)營機構的工作計劃、匯報、總結 30年
5.5.2 內(nèi)部承包章程、合同、協(xié)議 30年
5.5.3 經(jīng)濟核算材料 永久
5.6 境外項目管理
5.6.1 境外項目的前期設計、規(guī)劃、協(xié)議、合同等文件 永久
5.6.2 項目檢查、竣工驗收、重要的專項報告、審批意見等 永久
5.6.3 工作總結、計劃、業(yè)務方面的一般來往函件 30年
6 物資管理
6.1 物資分配計劃、記錄 10年
6.2 物資采購、保管
6.2.1 重要物資和生產(chǎn)資料的采購審批手續(xù)、保管及招投標合同、協(xié)議、來往函件、總結 永久
6.2.2 辦公設備及用品、機動車等的采購計劃、審批手續(xù)、招投標、購置、機動車調(diào)撥、保險、事故等一般性文件 30年
6.3 倉庫管理規(guī)章制度、臺帳、統(tǒng)計報表 30年
6.4 職工承租、購置單位住房的合同、協(xié)議和有關手續(xù) 永久
6.5 職工住房分配、出售的規(guī)定、方案、細則，職工住房情況統(tǒng)計、調(diào)查表、職工住房申請 30年
7 產(chǎn)品銷售
7.1 營銷組織管理、網(wǎng)絡建設材料 30年
7.2 產(chǎn)品銷售計劃、廣告宣傳、總結、會議記錄與紀要等 30年
7.3 銷售合同、協(xié)議、函件 30年
7.4 訂貨會、市場分析和用戶調(diào)查材料 30年
7.5 售后服務材料 10年
7.6 統(tǒng)計報表 永久
8 合同管理
8.1 商務合同正本及其補充件
8.1.1 重要的 永久
8.1.2 一般的 30年
8.2 客戶資信調(diào)查材料
8.2.1 重要的 30年
8.2.2 一般的 10年
9 信用管理
9.1 企業(yè)論證、達標等活動的呈報、審批材料、合格證、資格證書等 永久
9.2 企業(yè)形象宣傳、展覽會文件 30年
9.3 企業(yè)獲得的資質(zhì)、信譽方面的證書及其他獎勵 永久
9.4 企業(yè)客戶資信調(diào)查材料 30年
10 知識產(chǎn)權管理
10.1 企業(yè)標識、商標標識方面的材料 永久
10.2 專利、商標和其他知識產(chǎn)權方面的申報、證明及管理方面材料 永久
2、生產(chǎn)管理類
序號 基本范圍 保管期限
1 生產(chǎn)調(diào)度
1.1 生產(chǎn)調(diào)度工作計劃、總結、報告 30年
1.2 生產(chǎn)作業(yè)計劃的編制,執(zhí)行及調(diào)度工作情況 10年
1.3 生產(chǎn)調(diào)度會議記錄 30年
1.4 生產(chǎn)調(diào)度的職責制度, 規(guī)程 永久
1.5 生產(chǎn)活動綜合分析 10年
2 質(zhì)量管理
2.1 質(zhì)量管理計劃,措施,總結 10年
2.2 質(zhì)量管理制度,辦法,規(guī)定,條例 30年
2.3 產(chǎn)品質(zhì)量檢測,化驗,試驗材料 30年
2.4 質(zhì)量異議處理,事故分析及處理材料,質(zhì)量認證,檢查,評比材料 30年
2.5 全面質(zhì)量管理工作形成的文件,質(zhì)量體系運行及管理文件,產(chǎn)品創(chuàng)優(yōu)的獲獎證書 30年
3 能源管理
3.1 能源管理的規(guī)劃,計劃,總結,請示,批復 30年
3.2 能源消耗定額管理材料 30年
3.3 節(jié)能工作方案,措施,總結 30年
3.4 統(tǒng)計報表 30年
4 安全生產(chǎn)
4.1 安全技術管理規(guī)定,通報,總結,會議紀要等 30年
4.2 事故報告,調(diào)查分析及處理材料 30年
4.3 安全教育活動的材料 10年
4.4 安全生產(chǎn),消防方面的材料 10年
4.5 統(tǒng)計報表 30年
5 科技管理
5.1 科技發(fā)展規(guī)劃,計劃,總結,科技工作規(guī)定等 30年
5.2 技術革新和合理化建議文件 10年
5.3 新產(chǎn)品開發(fā),科技成果管理,技術引進 30年
5.4 學術論文,考察報告,專題總結 30年
5.5 統(tǒng)計報表 30年
6 環(huán)境保護
6.1 環(huán)境保護規(guī)劃,計劃,總結 30年
6.2 環(huán)境保護制度,管理辦法 30年
6.3 環(huán)境調(diào)查,檢測,分析材料 永久
6.4 環(huán)境影響評價書,環(huán)境污染防治措施,總結,報告 30年
6.5 統(tǒng)計報表
6.5.1 年度以上的統(tǒng)計報表 永久
6.5.2 半年,季度,月的統(tǒng)計報表 10年
7 計量工作
7.1 計量工作規(guī)劃,計劃,總結 10年
7.2 計量工作管理規(guī)定 30年
7.3 計量設備,儀器,器具資料及定期檢查記錄 10年
7.4 計量管理工作方面的材料 10年
7.5 統(tǒng)計報表
7.5.1 年度以上的統(tǒng)計報表 永久
7.5.2 半年,季度,月的統(tǒng)計報表 10年
8 標準化工作
8.1 標準化管理的規(guī)劃,制度,辦法,規(guī)定 30年
8.2 標準化管理計劃,總結 30年
8.3 生產(chǎn)技術規(guī)范,企業(yè)技術標準,企業(yè)工作標準,企業(yè)管理標準 永久
9 檔案和信息工作
9.1 檔案工作計劃,總結 10年
9.2 檔案工作的規(guī)劃,規(guī)定等 30年
9.3 檔案移交清單,銷毀清冊 永久
9.4 檔案利用,開發(fā)成果材料 30年
9.5 信息工作計劃,總結 10年
9.6 信息管理工作的通知,規(guī)定等 30年
9.7 有關科技信息 30年
9.8 圖書,資料工作材料 10年
9.9 統(tǒng)計報表 永久
3.行政管理類
序號 基本范圍 保管期限
1 行政事務
1.1 上級機關頒發(fā)的本企業(yè)應執(zhí)行的有關文件 30年
1.2 上級領導視察本企業(yè)的題詞,指示,講話材料
1.2.1 重要的 永久
1.2.2 一般的 10年
1.3 行政工作計劃,總結等 永久
1.4 經(jīng)理辦公會,行政辦公會會議記錄,紀要,決定等 永久
1.5 企業(yè)制發(fā)的行政決定,通報和簽訂的行政協(xié)議,合同 永久
1.6 工商行政管理方面的材料 30年
1.7 企業(yè)的設立,關,停,并,轉及更名,啟用與廢止印模等方面的文件 永久
1.8 企業(yè)文秘,機要,保密,信訪,綜合治理等方面的文件
1.8.1 重要的 30年
1.8.2 一般的 10年
1.9 企業(yè)編史修志方面的文件
1.9.1 大事件,機構沿革等 永久
1.9.2 工作間報,情況反映,工作信息等 30年
2 安全保衛(wèi)工作
2.1 上級機關頒發(fā)的本企業(yè)應貫徹執(zhí)行的有關文件 10年
2.2 企業(yè)安全保衛(wèi),民兵工作的計劃,總結,報告,報表等 30年
2.3 對本企業(yè)及職工在安全保衛(wèi)工作方面的獎懲材料及統(tǒng)計報表 30年
2.4 武裝包圍,民兵,預備役人員寧但幾有關機構設置,干部任免文件 30年
2.5 自然災害防范,交通管理方面的文件
2.5.1 重要的 30年
2.5.2 一般的 10年
2.6 重大事故調(diào)查和處理文件 永久
3 法律事務
3.1 法律事務管理與協(xié)調(diào)工作
3.1.1 法院判決書,調(diào)解書等訴訟和仲裁等文件 永久
3.1.2 一般法律事務工作文件 30年
3.2 案件,糾紛及公證事務中結論性材料 永久
3.3 案件,糾紛及公證事務中調(diào)查過程形成的文件 30年
4 審計稽查工作
4.1 上幾機關頒發(fā)的本企業(yè)應貫徹執(zhí)行的有關審計工作文件 30年
4.2 審計意見,審計報告及批復等 永久
4.3 審計工作會議記錄,紀要,計劃,報告,總結,調(diào)查材料,辦法,一般的請示與批復等 30年
4.4 專項審計同志,報告,批復,評價書(結論),調(diào)查與證明等材料
4.4.1 重要的 永久
4.4.2 一般的 30年
4.5 下級單位報送的審計工作文件 10年
5 勞動人事與人力資源管理
5.1 上級機關頒發(fā)的本企業(yè)應執(zhí)行的有關文件 30年
5.2 企業(yè)制定的勞動人事方面的規(guī)章制度、報告、決定等 永久
5.3 內(nèi)部機構設置、名稱更改、組織簡則、印信啟用和作廢、人員編制方面的有關文件 永久
5.4 干部職工的任免與招聘、升降、獎懲、考核、職稱評聘等方面的文件 永久
5.5 人事調(diào)動介紹信及存根、工資轉移證等 30年
5.6 老干部、職工離退休、停薪留職、撫恤、剩余人員與復轉退軍人安置等有關材料 永久
5.7 職工名冊、勞動人事工作計劃、總結、報表及調(diào)資方案等 永久
5.8 勞動保護、職業(yè)安全衛(wèi)生、計劃生育、保險的方針、政策、規(guī)定、統(tǒng)計報表等 永久
5.9 職工獎勵、處分工作形成的文件，勞動合同管理、勞動工資和社會保險文件、醫(yī)療、工傷保險、住房公積金 永久
5.10 勞資糾紛、仲裁方面的文件 永久
6 教育培訓工作
6.1 上級機關頒發(fā)的本企業(yè)應貫徹執(zhí)行的有關文件 10年
6.2 企業(yè)教育工作培訓工作的計劃、總結 30年
6.3 企業(yè)制定教育培訓工作規(guī)章制度、請示與批復、決定等 30年
6.4 企業(yè)教育培訓工作統(tǒng)計報表等 30年
6.5 企業(yè)干部職工進修培訓名單、合同等 30年
7 外事工作
7.1 發(fā)表的公告、簽訂的協(xié)議、協(xié)定、備忘錄、重要的會議記錄、紀要等 永久
7.2 出訪考察、參加國際會議、接待來訪等外事活動、出訪審批文件 30年
7.3 出口審批手續(xù)，執(zhí)行日程安排，考察報告等一般文件 30年
4、黨群管理類
序號 基本范圍 保管期限
1 黨務工作
1.1 黨員代表大會、黨委（黨支部）會議及其他有關會議
1.1.1 會議通知、報告、換屆選舉結果、決議、通報、紀要等 永久
1.1.2 發(fā)言、簡報、小組會議記錄 10年
1.2 黨務綜合性工作
1.2.1 工作計劃、總結、重要專題活動工作報告，黨務工作大事記 永久
1.2.2 情況反映、工作簡報及一般材料 10年
1.3 上級機關關于黨務工作的文件
1.3.1 針對企業(yè)重大問題的指示、批示文件 永久
1.3.2 對企業(yè)一般性、普發(fā)性的文件 10年
1.4 對下屬單位關于黨務工作請示的批復 30年
1.5 各項規(guī)章制度、管理辦法與條例等 30年
2 組織工作
2.1 黨員干部考察、考核、任免、政審決定等 永久
2.2 入黨、轉正、退黨、轉入、轉出等決定及黨員名冊 永久
2.3 黨委（總支、支部）組織工作的規(guī)章制度 30年
2.4 黨群機構設置、調(diào)整、人員編制等方面的決定及通知 30年
2.5 黨費收支與黨組織關系介紹信及存根 30年
2.6 黨員學習教育等活動形成的文件
2.6.1 重要的 永久
2.6.2 一般的 10年
2.7 黨員統(tǒng)計年報、計劃總結、組織發(fā)展計劃 30年
3 宣傳統(tǒng)戰(zhàn)工作
3.1 企業(yè)宣傳統(tǒng)戰(zhàn)工作報告、會議紀要、調(diào)研、計劃、總結材料、各民主黨派人員名單登記、活動記錄
3.1.1 重要的 30年
3.1.2 一般的 10年
3.2 單位編輯的出版物樣本與定稿
3.2.1 重要的 永久
3.2.2 一般的 30年
3.3 反映本企業(yè)活動的報刊、廣播稿 30年
3.4 企業(yè)文化建設方面的文件（包括社會公益事業(yè)、慈善事業(yè)的參與、投入的記錄；賑災、扶貧、獻血、擁軍優(yōu)屬、精神文明建設方面的文件）
3.4.1 重要的 30年
3.4.2 一般的 10年
4 紀檢與監(jiān)察工作
4.1 紀檢與監(jiān)察工作的規(guī)定、決定、通報、通知、會議記錄、紀要、計劃、總結、請示報告及上級批復 永久
4.2 違紀案件調(diào)查處理材料
4.2.1 重大案件的立案報告、調(diào)查依據(jù)、審查結論、處理意見等材料 永久
4.2.2 一般案件的調(diào)查處理材料 30年
4.3 紀檢與監(jiān)察工作統(tǒng)計年報 30年
5 工會工作
5.1 工會工作規(guī)劃、總結、規(guī)章制度、決定、通知、會議記錄 30年
5.2 職工代表大會及有關會議文件
5.2.1 會議通知、報告、換屆選舉結果、決議、通報、紀要等 永久
5.2.2 發(fā)言、簡報、小組會議記錄等 10年
5.3 工會會員名冊 永久
5.4 民主管理、勞動競賽、表彰先進、勞保福利、職工維權方面的文件 30年
5.5 女工工作、文體活動等方面的文件、計劃生育
5.5.1 重要的 30年
5.5.2 一般的 10年
5.6 工會會費與財務管理材料 30年
5.7 工作統(tǒng)計報表
5.7.1 重要的 30年
5.7.2 一般的 10年
6 共青團工作
6.1 共青團工作規(guī)劃、總結 30年
6.2 團代會、團委（常委、擴大）會會議文件
6.2.1 會議通知、報告、換屆選舉結果、決議、通報、紀要等 永久
6.2.2 發(fā)言、簡報、小組會議記錄等 10年
6.3 團員及團員組織管理方面的決定、通知、批復 30年
6.4 團費收據(jù)與團組織關系介紹信及存根 30年
6.5 共青團工作統(tǒng)計年報
6.5.1 重要的 30年
6.5.2 一般的 10年
7 民間團體工作
7.1 專業(yè)學會、協(xié)會、群眾團體活動方面的文件
7.1.1 重要的 30年
7.1.2 一般的 10年
5．產(chǎn)品生產(chǎn)類
序號 基本范圍 保管期限
1 計劃決策階段
1．1 調(diào)查研究
1.1.1 市場調(diào)查、技術調(diào)查、考察、預測報告、調(diào)研綜合報告 10年
1.1.2 技術、經(jīng)濟可行性研究報告、市場需求分析報告、收益預測分析報告 30年
1.2 決策
1.2.1 發(fā)展建議書、技術建議書、協(xié)議書、委托書、合同 永久
1.2.2 專題分析報告、專題會議紀要 30年
1.2.3 研制計劃、方案、方案論證報告 30年
2 設計階段
2.1 產(chǎn)品研究、設計計劃 30年
2.2 技術、經(jīng)濟初步評價 30年
2.3 研究試驗大綱、試驗報告 30年
2.4 產(chǎn)品設計標準
2.5 技術設計說明書、產(chǎn)品設計圖樣、專題技術請示報告、設計評審報告 30年
3 試制階段
3.1 試制
3.1.1 試制計劃、方案、規(guī)程、報告 永久
3.1.2 工藝研究報告、工藝總體方案論證 永久
3.1.3 試制工藝流程、工藝標準 30年
3.1.4 試制工藝文件和工藝裝備文件 30年
3.1.5 工藝評審報告 永久
3.1.6 試制運行舊路、化驗記錄、試制工程紀要 30年
3.1.7 原材料與半成品、成品檢驗方法批準書 30年
3.1.8 理化分析報告、化學配方、化學反應式、計算公式 30年
3.1.9 技術標準協(xié)議、試制質(zhì)量分析報告 30年
3.1.10 專題會議記錄、紀要、合理化建議 30年
3.1.11 重大故障分析和排除措施報告 30年
3.1.12 試制總結報告 永久
3.2
3.2.1 試驗計劃、方案、規(guī)程 永久
3.2.2 試驗所需要一起與設備清單 30年
3.2.3 試驗分項目記錄 30年
3.2.4 試驗原始數(shù)據(jù)與材料 永久
3.2.5 試驗分析報告 30年
3.2.6 試驗總結報告 永久
3.3 鑒定
3.3.1 堅定申請報告及批復、試制、試驗堅定大綱、技術堅定材料申請批復、評價材料、會議紀要） 永久
3.3.2 成套設計文件、標準化審查報告、可靠性試驗報告 30年
3.3.3 產(chǎn)品質(zhì)量和技術經(jīng)濟分析報告 10年
3.3.4 設計定性報告、證書、堅定驗收書 永久
3.3.5 試用或運行報告 30年
4 生產(chǎn)階段
4.1 小批生產(chǎn)
4.1.1 小批生產(chǎn)方案、計劃 30年
4.1.2 小批生產(chǎn)工序工程能力分析報告 30年
4.1.3 關鍵件、重要件、關鍵工序的質(zhì)量控制及檢測報告 30年
4.1.4 原料堅定卡片、陪用設計表 30年
4.1.5 歷次更改與補充的設計及工藝文件和更改通知單 30年
4.1.6 小批生產(chǎn)總結報告、小批生產(chǎn)堅定書 永久
4.1.7 產(chǎn)品設計評審報告、產(chǎn)品研制完成報告 30年
4.1.8 產(chǎn)品許可證、合格證、使用說明書、裝箱單、產(chǎn)品介紹、樣本 30年
4.2 批量生產(chǎn)
4.2.1 申請正式投產(chǎn)報告、批復、通知 永久
4.2.2 生產(chǎn)技術規(guī)程、操作規(guī)程、安全生產(chǎn)規(guī)程、產(chǎn)品檢驗規(guī)范 永久
4.2.3 技術標準（國際標準、國家標準、行業(yè)標準、企業(yè)標準） 永久
4.2.4 企業(yè)標準編制說明、審批書及修改、修訂的通知 永久
4.2.5 生產(chǎn)定型（結構、配方）設計文件 永久
4.2.6 工藝文件、工藝作業(yè)指導書、工藝說明書 30年
4.2.7 工藝裝備文件、圖樣（刃具、夾具、量具、模具圖）、說明書 30年
4.2.8 產(chǎn)品改進與更新建議書、合理化建議、QC成果 30年
4.2.9 產(chǎn)品質(zhì)量技術公館會議記錄、紀要和成果 30年
4.2.10 重大質(zhì)量事故分析、質(zhì)量異議處理結果 30年
4.2.11 各種操作記錄、產(chǎn)品檢驗報告單 30年
4.2.12 產(chǎn)品特性重要度分級 30年
4.2.13 技術條件 30年
4.2.14 明細表、匯總表、產(chǎn)品目錄 30年
4.2.15 專利登記表、專利證書等材料 永久
4.2.16 商標注冊材料 永久
5 評優(yōu)階段
5.1 創(chuàng)優(yōu)規(guī)劃、措施、工藝操作規(guī)程 30年
5.2 國內(nèi)外對比材料 10年
5.3 上級檢（抽）查結果和理化分析報告 30年
5.4 主要用戶評價 10年
5.5 創(chuàng)優(yōu)申請、審批表 30年
5.6 優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品評定書、獲獎獎章、獎狀、證書 永久
6 認證階段
6.1 認證申請書、信函 30年
6.2 跟蹤服務材料 30年
6.3 認證檢測報告、檢查報告 30年
6.4 原材料修改換頁說明產(chǎn)品檢查報告 30年
6.5 產(chǎn)品檢驗報告 永久
6.6 各種認證書 永久
6、科研開發(fā)類
序號 基本范圍 保管期限
1 研究準備階段
1.1 申報項目的報告、批復、通知 30年
1.2 科研規(guī)劃、調(diào)研報告、可行性研究報告、技術咨詢與課題論證材料 30年
1.3 課題說明書、科研課題、經(jīng)費申請報告及批件 30年
1.4 任務書、協(xié)議書，會議記錄及重要來往文函、合同 永久
1.5 科研課題研究計劃、上級批示及有關課題的國內(nèi)外動態(tài)、課題計劃調(diào)整或課題撤銷文件 30年
1.6 實驗、試驗方案、設計方案、調(diào)查考察方案、技術規(guī)程 永久
2 研究試驗與開發(fā)階段
2.1 試驗任務書、試驗大綱 永久
2.2 實驗、試驗測試記錄、圖表、照片、計劃執(zhí)行情況、調(diào)整和撤銷的報告 永久
2.3 試制綜合分析報告及總結 永久
2.4 計算文件 永久
2.5 計算機軟件（附帶軟件運行環(huán)境說明） 永久
2.6 檢驗文件 永久
2.7 設計文件、圖樣、技術說明、配方 永久
2.8 工藝文件 永久
3 總結鑒定驗收階段
3.1 課題完成最終（或中斷）總結 永久
3.2 課題階段工作總結 30年
3.3 鑒定大綱 永久
3.4 技術經(jīng)濟分析報告 30年
3.5 標準化審查報告 永久
3.6 鑒定證書、科學技術成果鑒定證書 永久
3.7 鑒定會議記錄（參加人員名單）、鑒定驗收結論、函審原件 永久
4 成果申報階段
4.1 科技成果申報表、登記表及附件 永久
4.2 科技成果獎勵申報及評審材料 永久
4.3 獲獎證書及批件 永久
4.4 專利申請、受理證書等材料 永久
4.5 著作權申請、受理證書等材料 永久
5 推廣應用階段
5.1 推廣應用方案、專利申請書、批準證書（原件、影印件）、技術轉讓合同、協(xié)議書 永久
5.2 論文、成果推廣應用中形成的技術文件及工作總結、過戶定型的鑒定材料 30年
5.3 國內(nèi)外同行業(yè)評價及用戶反饋意見、成果宣傳報送文件、專業(yè)會議文件 10年
5.4 成果標本、樣品目錄 30年
5.5 出席各級學術會議和發(fā)表在各種刊物上的論文、專題報告，國外考察報告和對外技術交流材料等 30年
5.6 針對成果的推廣應用進行的軟件開發(fā)形成的文件 30年
7．項目建設類
序號 基本范圍 保管期限
1 綜合
1.1 建設項目管理制度、標準、方案、辦法、規(guī)定等 30年
1.2 建設項目發(fā)展規(guī)劃、計劃、報告、會議記錄、紀要 永久
1.3 征、租用土地（單獨項目的除外）申請、報告、批復、合同、協(xié)議、說明材料 永久
1.4 廠區(qū)平面圖、地下管線圖 永久
1.5 統(tǒng)計報表 30年
2 項目準備階段
2.1 立項文件：項目建議書、項目建議書審批意見及前期工作通知書、可能向研究報告及附件、可行性研究報告審批意見、與立項有關的會議紀要、領導講話、專家建議文件、調(diào)查資料及項目評估研究材料 永久
2.2 建設用地、征地、拆遷文件：選址申請及選址規(guī)劃意見通知書，用地申請報告及縣級以上人民政府城鄉(xiāng)建設用地批準書、紅線圖，拆遷安置意見、協(xié)議、方案等，建議用地規(guī)劃許可證及其附件，劃撥建設用地文件，國有土地使用證，土地出讓合同、土地有償使用合同 永久
2.3 勘察、測繪、設計及審批文件
2.3.1 工程地質(zhì)勘察報告，水文地質(zhì)勘察報告、自然條件、地震調(diào)查，申報的規(guī)劃設計條件和規(guī)劃設計條件通知書 永久
2.3.2 初步設計圖紙和說明、技術設計圖紙和說明、審定設計方案通知書及審查意見 30年
2.3.3 有關行政主管部門（人防、環(huán)保、節(jié)能、消防、交通、園林、市政、文物、通訊、保密、河湖、教育、白蟻防治、衛(wèi)生等）批準文件或取得的有關協(xié)議，政府有關部門對施工圖設計文件的審批意見 永久
2.3.4 施工圖及其說明、設計計算書 30年
2.4 招投標文件與合同書
2.4.1 勘察設計、施工及工程監(jiān)理招投標中標文件 30年
2.4.2 勘察設計、施工及工程監(jiān)理招投標第一末中標文件 10年
2.4.3 勘察設計、施工承包及監(jiān)理委托合同 30年
2.5 開工審批文件
2.5.1 建設項目列入年度計劃的申報文件、批復文件或年度計劃項目表，規(guī)劃審批申報表及報送的文件和圖紙，建設項目規(guī)劃許可證及其附件，建設項目開工審查表，建設項目施工許可證 永久
2.5.2 投資許可證、審計證明、繳納綠化建設費等證明，工程質(zhì)量監(jiān)督 30年
2.6 建設項目管理機構（項目經(jīng)理部）、監(jiān)理機構（項目監(jiān)理部）、施工管理機構（施工項目經(jīng)理部）及負責人名單 30年
3 項目建設階段
3.1 項目管理文件
3.1.1 規(guī)程、規(guī)范、標準、規(guī)劃、方案、規(guī)定 30年
3.1.2 投資、進度、質(zhì)量、安全、合同控制文件 30年
3.1.3 投標書、資質(zhì)材料、履約類保函、委托授權書和投標澄清文件、修正書 永久
3.1.4 合同談判紀要、合同審批文件、合同書、合同變更文件 永久
3.1.5 環(huán)境保護、勞動安全、衛(wèi)生、消防、人防 永久
3.1.6 水、暖、電、氣、通信、排水等供應協(xié)議以及原料、材料、燃料供應協(xié)議 30年
3.2 建筑、設備、管線、電氣、儀表安裝施工
3.2.1 開工報告、工程技術要求、技術交底、圖紙會審紀要 30年
3.2.2 建筑與結構工程地基處理記錄、圖紙變更記錄、工程質(zhì)量事故處理記錄、工程質(zhì)量檢驗記錄 永久
3.2.3 設計變更通知、工程更改洽商單、材料代用核定審批手續(xù)、技術核定單、業(yè)務聯(lián)系單及備忘錄 永久
3.2.4 施工定位測量、符合記錄、地質(zhì)勘探 永久
3.2.5 施工技術準備、施工現(xiàn)場準備、設計變更、洽商記錄，原材料、成品、半成品、構配件、設備出廠質(zhì)量合格證及試驗報告，施工試驗記錄、施工記錄 30年
3.2.6 焊接試驗記錄、施工檢驗、探傷記錄 10年
3.2.7 隱蔽工程檢查（驗收）記錄、工程質(zhì)量檢查評定記錄、功能性試驗記錄 30年
3.2.8 質(zhì)量事故及處理記錄、竣工測量資料 永久
3.2.9 交工驗收記錄證明、工程質(zhì)量評定、竣工報告 永久
3.3 竣工圖 永久
3.4 監(jiān)理文件
3.4.1 監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理部總控制計劃、監(jiān)理會議紀要 30年
3.4.2 進度控制：工程開工/復工審批表、暫停令 30年
3.4.3 質(zhì)量控制、質(zhì)量事故報告及處理意見 30年
3.4.4 造價控制：設計變更、洽商費用報審與簽認、工程竣工決算審核意見書 30年
3.4.5 分包資質(zhì)：分包單位、供貨單位及試驗等單位資質(zhì)材料 30年
3.4.6 監(jiān)理通知：有關進度、質(zhì)量及造價控制的監(jiān)理通知 30年
3.4.7 工程延期報告及審批、合同爭議、違約報告及處理意見 永久
3.4.8 費用索賠報告及審批、合同變更材料 30年
3.4.9 監(jiān)理工作總結：專題總結、月報總結、工程竣工總結、質(zhì)量評價意見報告 30年
4 項目竣工驗收
4.1 工程竣工總結、工程概況表 永久
4.2 竣工驗收記錄：建筑安裝工程竣工驗收記錄、證明書、報告、備案表，市政基礎設施工程質(zhì)量評定表及報驗單，竣工驗收證明書、報告、備案表 永久
4.3 財務決算及交付使用財產(chǎn)總表和財產(chǎn)明細表 永久
4.4 聲像、縮微、電子檔案 永久
5 項目運行維護與更新改造 30年
8、設備儀器類
序號 基本范圍 保管期限
1 綜合
1.1 設備管理條例、辦法、方案、規(guī)定、通告等 30年
1.2 設備管理規(guī)劃、計劃、總結，設備運行管理文件，備品備件管理文件 10年
1.3 設備技術管理文件 30年
1.4 設備臺帳 永久
2 單臺（套）設備儀器
2.1 調(diào)研、考察材料；購買設備的申請、批復文件 30年
2.2 購置合同、協(xié)議 30年
2.3 洽談記錄、紀要、備忘錄、來往函件及商檢材料 30年
2.4 設備儀器開箱驗收記錄 30年
2.5 設備儀器合格證、裝箱單、出廠保修單、說明書、環(huán)保材料等隨機圖樣及文字材料 30年
2.6 設備儀器安裝調(diào)試、試車記錄、總結、竣工圖樣、檢測驗收等材料 30年
2.7 運行記錄及重大事故分析處理報告 30年
2.8 設備儀器保養(yǎng)和大修計劃、記錄 30年
2.9 設備儀器檢查記錄、設備儀器履歷表 30年
2.10 設備改造記錄和總結材料 30年
2.11 技術、質(zhì)量異議的處理結果材料 永久
2.12 設備儀器報廢鑒定材料、申請、批復和處理結果 30年
9、會計業(yè)務類
序號 基本范圍 保管期限
1 會計憑證類：原始憑證、記帳憑證、匯總憑證 15年
2 會計帳簿類：總帳、明細帳、日記帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、銀行帳 15年
3 財務報告類
3.1 月、季度財務報告 3年
3.2 年度財務報告（決算） 永久
4 其他類
4.1 會計移交清冊 15年
4.2 會計檔案保管清冊、埃及檔案銷毀清冊 永久
4.3 銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單 5年
10．職工管理類
序號 基本范圍 保管期限
1 在崗職工
1.1 履歷材料 永久
1.2 自傳材料 永久
1.3 堅定、考核、考核材料 永久
1.4 評定崗位技術和學歷材料 永久
1.5 政審材料 永久
1.6 參加黨派材料 永久
1.7 獎勵材料 永久
1.8 處分材料 永久
1.9 任免呈報表和工資、待遇審批材料 永久
1.10 其他可供組織參考有保存價值的材料 永久
1.11 技術職稱或工種級別的確認材料 永久
2 退休職工 永久
3 離職職工 永久
4 死亡職工 永久
