文件材料歸檔整理的幾個概念

1. “企業文書檔案” 

       企業文書檔案是企業在研發、生產、服務、經營等管理活動中直接形成的對社會和本單位有保存利用價值的各種形式和載體的歷史記錄。

2、“歸檔文件”       

        立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、具有保存價值的、應作為文書檔案保存的文件材料。

        文件材料轉化為檔案必須具備三個條件：

     一是辦理完畢的文件材料才能歸檔；

     二是對今后工作有參考利用價值的文件材料必須歸檔；

     三是經過系統整理集中保存的文件材料最終成為檔案。

3、 “件”            

          “件”作為歸檔文件的整理單位，一般以自然件為一件，具體情形：

      1、單份文件，一份文件為一件:正本與定稿、正文與附件、原件與復制件、轉發文與被轉發文，報表、名冊、圖冊為一件

      2、套性材料：會議記錄、會議紀要、刊物一次（期）為一件

      3、來文復文：請示與批復、函與復函視情況為一件。      

             [來文與復文（請示與批復、函與復函）視具體情況為一件或兩件，即當年有批復的，與請示并為一件；否則，當年請示作一件。次年有批復的，批復作一件，但要在請示、批復歸檔文件目錄備注欄中分別注明。]

4.“歸檔”

          歸檔指各部門將收集齊全的文件進行分類整理后，按規定的時間移交檔案室集中保管。

           具體整理要求來源于《廣州市執行〈歸檔文件整理規則〉實施細則》（穗檔[2002]4號）