生存還是毀滅——數字時代檔案職業發展趨向研究

２００２年,人類社會進入數字時代,因為這是第一年數字介質上的信息多于模擬介質上的。信息的表現形式發生根本變化,存儲載體日新月異,傳播速度追風逐電,閱讀方式五花八門......一切都在彰顯技術對社會發展的深刻影響。在人類社會的發展進程中,總是會不斷凸現一些順應時代發展的職業,同時,淘汰另一些不適應時代發展的職業。各種職業需要不斷創新求變,才能適應社會發展的需要。

在信息技術飛速發展、電子文件數量劇增的數字時代,檔案職業的命運取決于如何應對信息技術帶來的變化。信息技術對檔案職業的主體理念、客體對象、技能結構和環境條件產生了全方位的巨烈沖擊。這一方面有可能為檔案職業帶來更加廣闊的發展空間,另一方面有可能摧毀檔案職業賴以生存和發展的傳統環境。由是,檔案職業走到了一個生死存亡的丁字路口,面對兩種完全不同的發展趨向:要么生存,要么毀滅。

１　生存的發展趨向

１.１　生存的合理性

檔案職業在數字時代繼續生存的合理性取決于兩個方面:

１.１.１職業客體無可替代　檔案職業客體是檔案資源。檔案資源的確定性決定了檔案職業的確定性。無論形式是傳統的紙質歷史記錄,還是數字時代的電子文件,檔案始終是在社會實踐活動中直接形成的具有長久保存價值的原始記錄,具有重要的憑證價值和參考價值。檔案資源始終是各類社會組織的核心資源,不僅具有一般信息資源的共同屬性,而且具有獨特的本源性和作為社會記憶載體的不可替代性。檔案資源的獨特性和不可替代性使其明顯有別于圖書、報刊、資料等各類信息資源,成為確立檔案職業獨立地位的物質基礎。盡管在數字時代,人們對電子文件形式的檔案職業客體的憑證價值產生質疑,但應對這種質疑、盡力維護數字時代電子文件的憑證價值,也正是檔案職業存在的合理性之一。

１.１.２核心使命無可取代　檔案職業依托專門機構和專業人員,采用專門技術和方法,對珍貴的原生社會信息進行科學管理并適時、適度、適當地開放,提供給整個社會利用;同時,對這些原生社會信息進行有效開發,形成系統的、有序的、全面的檔案信息集合提供利用。核心使命在于實現社會信息跨越時空的縱向傳遞,維護歷史本來面貌并延續人類文明,“為子孫后代保存社會史實,為人類文明留存社會記憶”。這個核心使命目前還沒有任何職業可以取代。有研究者指出:保存人類記憶的檔案工作是“鐵打的工作”,具有“不必依附于某一特定單位、特定行業的優勢”并兼具“社會普遍性、不可或缺性和專業技術性”。

基于以上兩點,檔案職業經過漫長的發展和演變,成長為具有一定社會影響力的職業。可以預言,基于以上兩點,數字時代的檔案職業還會繼續生存下去。

１.２　繼續生存的途徑

雖然有繼續生存的合理性,但在數字時代,由于信息世界發生了徹底性的革命,檔案職業要通過多種途徑發展新的工作模式,擴展更大的生存空間,才能更加穩步地向前發展。目前,主要從以下三個途徑進行了嘗試:

１.２.１在廣度上延展生存空間　廣度是指檔案職業涉及的范圍。數字時代檔案職業在廣度上的延展主要包括兩個方面:

(１)將有機聯系的文件全程作為管理對象

在傳統的檔案職業管理實踐中,關注的是文件形成后、因為有價值而被保存起來的檔案實體本身,所有的工作圍繞檔案實體展開,很少關心其因何、從何、如何而來的問題。而在數字時代,針對電子文件管理,傳統的文檔一體化理論得到空前發展和完善,新的前端控制與全程管理理念普及成為共識,文件連續體理論也被從國外引進。這些理論和認識都基于一個共同點之上,那就是:將有機聯系的文件全程作為檔案職業的管理對象,將傳統檔案管理中對檔案實體的關注轉變為對文件、文件形成者及形成過程的有機聯系和可靠性的關注,對文件、檔案的業務流程進行重組,在文件管理階段嵌入業務活動要求和檔案管理功能,在前端預設監控功能對文件運動實行全程管控,將電子文件“從生到死” “從頭到尾”的整個過程進行統一規劃、統一要求和統一管理。

檔案職業的觸角“從文件的歸宿擴展至文件的源流”,以積極主動的姿態延展到文件管理階段和現代文件管理系統的設計階段,并開始關注業務活動。檔案管理工作不再是被動地接收檔案,而是介入文件管理并融入業務活動,加強與文件管理體系和業務活動體系的相互作用和支持,確保在形成、處理、傳輸、歸檔和管理利用等生命周期各個階段的電子文件不被篡改,真實有效。“檔案職業將重新找回對文件管理這一本該有的職能”,檔案職業人員發展成為負責全程管理的專業人員。

(２)將現行文件利用納入檔案服務

我國傳統檔案職業一直處于文件生命周期的后端,利用服務所提供的都是歷時３０年以上的歷史檔案信息。在數字時代,公眾出于維護自身合法權益、投資興業等需要,希望能更加便捷地了解政府政策信息。當新時代的文件利用需求迫切增長之后,檔案機構率先轉變職能,主動承擔起了收集黨政機關現行文件并提供利用的職責,檔案利用服務開始聯系前端,超越了傳統檔案服務,創新了服務內容。

通過現行文件利用服務,檔案職業密切了黨和政府與人民群眾的聯系,維護了廣大人民群眾的根本利益,得到了社會和有關部門的肯定。２００７年４月頒布的?中華人民共和國政府文件信息公開條例?明確將檔案館指定為政府信息的一個查閱場所。檔案職業在政府信息公開中發揮著越來越重要的作用。

有研究者指出:檔案職業開展現行文件查詢服務將檔案部門推到了一個更為寬廣的舞臺上,也將檔案工作擴展到一個新的視野。還有研究者指出:如果檔案職業組織真的成為現行文件利用的基地和國家信息產業的組成部分,那么說明基于檔案職業基礎上產生了一種新興職業。

１.２.２在深度上發展生存機能　深度是指檔案職業觸及本質的程度。數字時代檔案職業在深度上的發展主要包括三個方面:

(１)完善檔案資源,增強檔案職業自身的強壯度

作為職業客體的檔案資源是檔案職業價值的核心內容,也是檔案職業在數字時代生存與發展的關鍵。檔案資源越豐富,檔案職業自身越強壯。檔案資源的完善意味著檔案職業的改善。在數字時代,所有的檔案機構基本上都認識到檔案資源之于檔案職業的重要意義,努力改變資源單一、門類有限的現狀,不斷優化結構、豐富內容、拓展館藏,從而完善檔案資源。

完善檔案資源的最終目標是實現檔案資源的社會化,使檔案信息成分從以往的“紅頭文件”和行政文件為主,擴展到社會生活的方方面面,以社會需求為根本出發點,從國家整體記憶、社會文化發展、公民實際生活等多個層面構建完整的社會記憶,真正反映社會生活的整體面貌。

２００４年４月,文化部和財政部聯合開展“中國民族民間文化保護工程”,要求“建立民族民間傳統文化檔案”,民族民間傳統文化檔案更多地充實進入檔案資源行列;隨著２００８年“兩個體系”建設的提出,許多檔案機構開始完善與人民群眾利益密切相關的檔案,“民生檔案”更多地充實進入檔案資源行列;隨著?國民經濟和社會發展第十二個五年規劃綱要?中提出為了完善基本醫療衛生制度,“十二五”期間有關部門將為７０％以上的城鄉居民建立電子健康檔案,由此衍生出的電子健康檔案更多地充實進入檔案資源行列;近年來,在檔案機構的宣傳指導下,興起了家庭建檔熱,未來將會有越來越多的家庭檔案、農村檔案、社區檔案加入檔案資源行列......有研究者指出這是檔案職業在數字時代“苦練內功”,也有研究者指出這時檔案職業開始“從單份社會記憶殘余的保管者向社會記憶的構建者轉變”。無論如何表述,完善檔案資源有利于增強檔案職業自身的強壯度,拉近檔案職業與社會公眾的距離,提高檔案職業的地位和聲望,終而促進檔案職業的生存發展。

(２)開發管理系統,提升檔案職業的技術含量

數字時代,隨著電子文件在檔案職業客體中的比重越來越大,各類系統在檔案管理中所起的作用越來越重要,開發與應用系統成為檔案職業生存發展的基本條件之一。辦公自動化系統、檔案信息管理系統、檔案信息檢索系統、檔案信息數據庫系統、檔案自動標引系統等各類系統在各級檔案部門得到推廣應用,使得檔案管理和服務水平有了質的飛躍,促進了檔案職業在數字時代的發展。

在眾多類型的系統中,重點發展的應是電子文件管理系統。它是“以管理文件信息為主的辦公自動化系統與以管理檔案信息為主的檔案管理信息系統合而為一的計算機軟件。針對某一個或若干個機構的電子文件,從電子文件的生成開始,到電子文件的流轉處理,到一部分電子文件轉化成為電子檔案,到電子檔案的管理與提供利用,到對電子檔案進行遷移或銷毀為止,能夠通過網絡對電子文件的整個生命周期進行相應控制與有效管理的計算機自動化管理軟件系統。該系統能夠記錄電子文件的元數據并據此自動捕獲各種背景信息,能夠對電子文件和電子檔案進行管理與提供利用,能夠保證電子文件與電子檔案的行政有效性和法律證據性,同時,這種系統也能夠匯入紙質文件等的管理信息一并進行管理”。電子文件管理系統具有完備的元數據體系,完備的網絡功能,捕獲功能以及全程管控能力四大特點,與機構業務系統無縫對接,實現電子文件的全程管理,采用技術手段既將電子文件全程納入檔案管理視野、滿足檔案管理需要,又有利于高效方便地開展業務工作。網絡化的電子文件管理系統是電子文件管理的最終解決之道。

(３)改善服務水平,提高檔案職業的社會認可度

檔案職業的使命是最大限度地開放、開發檔案信息資源,為社會各項利用提供服務。服務是檔案職業的生命力所在。數字時代對檔案利用服務產生了根本性的影響:在服務對象上,數字時代引領社會公眾樹立起信息資源觀,促進了社會信息權利意識的覺醒;在服務內容上,數字時代強調檔案信息的內容要更加趨向人本化和社會化;在服務方式上,網絡及社會媒體給檔案利用服務提供了更加方便快捷的途徑和更廣闊的平臺,有利于提高檔案職業的社會認可度,促進檔案職業健康穩定地發展。

當前檔案職業從多種角度、多個方面開始改善服務水平,力圖改變封閉保守的舊有形象,塑造親民開放的嶄新形象。２００８年,國家檔案局提出檔案工作要建立“兩個體系”,即建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系,建立方便人民群眾的檔案利用體系,被業界認為是檔案事業“從國家模式到社會模式”的轉變;自２００３年開始,全國各地許多數字檔案館和電子文件中心陸續建成。數字檔案館而向社會公眾通過公共互聯網絡以數字化手段提供方便、快捷的檔案信息檢索與查閱服務,電子文件中心面向政府機關實現保管電子文件以及網上發布文件信息的功能,檔案職業傳統的空間觀得到更新,保管與服務的邏輯空間擴張到整個數字檔案信息領域;近幾年,全國各地檔案館紛紛開辦“檔案館日”,引領社會公眾走進檔案館、親近檔案館,同時還吸引了社會各類媒體的目光。在檔案館日上,檔案服務咨詢、免費查檔體驗、檔案法規宣傳、檔案征集捐贈、檔案數字化觀摩等系列活動全面展開,“檔案為您服務”“走進檔案館”“感受檔案魅力”“家庭建檔成果展”等主題層出不窮,觀展覽、訪中心、聽講座、看專題片各種內容精彩紛呈,獲得社會各界廣泛贊譽;還有的檔案機構“結合農村、社區的特點,深入農村、社區等基層單位,為他們的生產、生活提供文化、科技和致富信息,幫助弱勢群體解決落實政策方面的困難和難題......讓民眾真正受惠于檔案”;許多檔案館致力于建成具有感染力與親和力的開放性公共檔案館和文化性大眾休閑場所......檔案信息服務的最終理想是實現“任何人在任何時刻,從任何地點,都可以獲取任何模式的信息”的IOD模式。

社會公眾對一個職業的認可程度越高,這個職業所取得的社會效益和經濟效益會越好,職業存在的根基會越深厚。通過改善服務水平,檔案利用服務開始貼近社會、貼近公眾,為民所有、為民所用。這為檔案職業的可持續發展打下堅實的根基,有利于檔案職業獲得社會的尊重和認可而避免在數字時代被淘汰。

１.２.３在維度上拓展生存領域　維度是指檔案職業發展的多種角度,可以延伸為涉及多個領域。數字時代檔案職業在維度上的拓展主要包括三個方面:

(１)檔案業務產業化

在市場經濟下,許多單位的檔案管理理念和方式發生了變化。不僅是民營企業,許多國有單位和機關都開始聘請專業檔案公司代存代整檔案,認為這種方式省心省錢。一些檔案館開始組建專業檔案公司。國內國外產生了專門寄存和整理檔案的公司,有些規模還很大。還出現了一些商業性、運營性的專項文件業務服務機構,如文件整理事務所、文件鑒定事務所、文件銷毀事務所、電子文件運維服務事務所等。

(２)產生新的職業功能

傳統的檔案職業是“社會記憶的保護者,真實信息的提供者”。在數字時代,這樣的職業產生了一些新的功能。例如美國的戴維