提升檔案職業人員素養的有效途徑研究

在信息化的背景下,計算機網絡的發展趨勢越來越呈現多媒體化、高速化以及多網融合化。傳統的檔案管理模式已逐步被信息化的檔案管理模式所取代,以紙質檔案為主的載體形式漸漸被多元化的載體形式代替,檔案工作不可逃避地面臨著科技飛速發展和管理更新等方面的壓力與挑戰。檔案工作必須要順應社會的發展,轉變管理理念、創新服務方式、提高人員素養,把挑戰變成了機遇。眾所周知,任何職業工作的發展都離不開高素養的人力資源。因此,檔案職業人員應明確自身所肩負的歷史重任,盡快適應信息化發展的要求,順應新時代檔案職業的發展方向,積極尋找自己的立足點,通過各種途徑和方式不斷提升自身素養,滿足檔案利用者對檔案信息的利用需求,提高檔案職業價值與社會地位。

１　檔案職業人員的現狀

１.１　檔案職業缺乏上崗資格認證,專業素質不佳

目前,在我國檔案職業缺乏相應的準入資格認證。檔案職業相對于財務、金融、教育等其它行業專業化程度不高,檔案鑒定、保護、編研等職業技能并不具有普遍性、必備性,只要通過實踐和在職培訓既能輕松獲得。因此,進入檔案職業的門檻較低,不少檔案職位被一些非專業的人員占有,成為照顧單位家屬、子女的安置崗,檔案部門的崗位雖然人滿為患,但由于種種原因,檔案專業人才奇缺。據有關數據顯示,檔案職業人員中的近８５％的人員不是檔案專業人員,中高級技術職務的專業人員較低,國家級綜合檔案館高級職稱人員不到８％,因此,當前的檔案行業沒有明顯專業人員和非專業人員界限,檔案職業人員素質整體不佳。

１.２　檔案職業人員隊伍不穩定,學歷層次偏低

政府機關和學校等部門,管理檔案工作的人員往往是由其他崗位的人員兼任,或者是檔案人員還兼任其他崗位的工作,工作任務重,崗位更換頻繁。更有甚者,有些檔案人員把檔案職業當成進入其他職業的跳板,報著當一天和尚撞一天鐘的心態,敷衍應付工作。據?中國檔案年鑒(２００７)?統計顯示,到２００６年檔案行政管理部門和國家級綜合檔案館人員的文化程度高學歷人才極少,檔案專業大學專科和本科人員都不到１０％。近幾年,隨著檔案事業蓬勃的發展,檔案職業高學歷層次人員不斷的引進和培養,檔案界學歷層次明顯提高,但從總體來看,與適應信息化時代檔案職業發展的需要還有一定的距離。

１.３　檔案職業人員精神倦怠,工作積極性不高

檔案職業崗位和其他崗位相比較具有邊緣性、社會輔助性。檔案工作的性質具有機要性、保密性、周期性,不具有社會普遍利用性,不能帶來直接的經濟效益,檔案職業的成就感不被人重視。檔案工作的內容包括收集、整理、鑒定、保管、編研、統計、檢索、利用等十幾個環節,工作日復一日,年復一年,繁瑣、枯燥、重復、默默無聞,檔案職業的辛苦不被人理解和重視。再加上檔案工作的勞動報酬不高、社會地位不明確、個人發展空間有限、檔案信息化的發展壓力增大等各方面的因素,導致檔案職業人員者對本職崗位沒有活力和創造力,精神極度疲勞情感衰竭,工作積極性不高。據中國人力資源開發網發布的?工作倦怠指數調查報告?顯示,在所調查研究的１５個行業中,檔案從業人員工作倦怠指數高居榜首。

２　檔案職業人員應具備的基本素養

計算機系統、數據庫系統、檔案管理軟件的廣泛使用,促使檔案信息化飛速發展。檔案在鑒定、整理、檢索、利用等各個關鍵性的環節都發生了顯著變化,打破了傳統管理手段單一、專業性模糊、技術含量低的格局。檔案職業人員由傳統的關注檔案實體的收集保管利用,向關注檔案文件產生的全程實施監控變化,向關注檔案文件所包含的信息內容的開發利用變化,呈現出計算機管理取代人工操作的趨勢。同時,隨著政府信息公開化,社會對檔案信息的利用需求也在不斷增長,檔案部門打破了以藏為主,面向內部利用的格局,轉向為社會公眾提供各種高效個性化推送服務為主。因此,檔案職業的發展越來越依賴于技術手段和技術條件,技術的含金量也在日漸增強,檔案職業人員越來越需要具備高素質和多樣化的專業技能。

２.１　具有奉獻意識和參與精神

檔案的價值就像陳年老酒,時間越久遠,也越顯珍貴、價值就會越發突出。

檔案工作是一項特殊的職業,既具有開放利用性,又具有保密機要性。因此,檔案的社會效益發揮的比較模糊和延遲,周期性比較長,檔案職業人員的辛勤付出和單調勞動往往被別人忽略。這就要求檔案人員應具有奉獻意識,對檔案事業充分自信和熱愛,對檔案價值的認同和珍惜,能夠堅守寂寞,在各自的工作崗位上努力奮斗。隨著社會的發展,檔案工作與人民生活密切相關,觸角也延伸到社會生活的各個領域,檔案人員不再局限于是被動的“證據守護者”,而應積極探索有效的服務方式和方法,大膽主動地走出去,同文件材料生成部門、管理者、技術人員緊密合作,積極參與業務流程的制訂、管理軟件開發、檔案材料的收集等環節。同時,檔案職業人員應緊跟時代步伐,密切關注人民群眾的需求,通過微信、政府信息網站、博客等媒介,了解大眾意識,構建以人民群眾為根本資源、方便人民群眾利用的完整的社會記憶。

２.２　具有專業知識和現代化管理能力

檔案管理專業化與否不單單指檔案的領導、理念、組織、技術等方面,更主要是體現在檔案職業人員的專業化程度。檔案人員的專業素養和綜合能力的高低直接反映出檔案管理工作的水平,關系到檔案工作各個環節的質量。隨著社會的發展,信息技術在檔案管理工作的普遍應用,檔案職業人員不僅要受過專業學習和培訓,而且要樹立終身學習的理念,不斷完善自身的知識結構,努力學習與檔案工作相關的計算機知識、管理學知識、圖書情報學等方面的知識,最終成為能夠充分開發利用檔案資源的復合性人才。通過對現有檔案資源的分析整理,找出自身的特色優勢,深挖掘、深加工,進行深層次的編研開發。對不同的檔案用戶進行跟蹤調研,分析用戶的需求,提供定制服務滿足不同用戶的個性化需求。在對用戶開展實體服務的同時積極開展檔案信息內容發布、瀏覽、下載等檔案信息服務。通過檔案職業人員的辛勤付出不斷豐富更新檔案資源存貯,提供更多的有用信息反饋給社會,充分發揮檔案的價值,努力提升檔案的社會影響力。

２.３　具有開拓創新意識和協調溝通能力

檔案的價值在于利用。目前,大多數檔案部門都在積極的嘗試新的檔案服務方式,各級各類現行文件閱覽中心、數字檔案館、檔案網站的建立,為更多的人提供借閱、復制等便捷的檔案利用服務。但當前的這種檔案信息服務方式是直接利用,還處于初級水平,不能滿足社會多樣化的信息需求。信息化時代的檔案職業人員要具有開拓創新意識,要利用自身隱性資源和豐富的檔案資源,對檔案信息服務的深化升級,整合檔案數據庫與一般的知識體系資源,進行深開發、深整理和深挖掘,以信息化技術和網絡化技術為有效平臺,借助技術軟件針對不同的需求,對檔案信息進行分析綜合與高度概括,為有關部門科學決策提供系統的、科學的、完整的檔案信息。同時,為了實現檔案價值績效最大化,對重大項目進行綜合研究時,檔案職業人員敢于開拓創新,敢于協調溝通,能集中相關領域的專業人才,因而跨空間、跨領域的合作,最終形成檔案信息服務可行性報告。

３　提升檔案職業人員素養的有效途徑

３.１　嚴格實施檔案行業準入制度

據有關數據顯示,到２００２年,我國已經對９０多個技術性強、服務質量要求較高和覆蓋面廣、流動性大的職業實行了就業準入制度。目前, ?中華人民共和國檔案法?中沒有對從事檔案工作的人員的任職條件和專業地位明確要求和規定,沒有要求檔案從業人員必須“持證上崗”。因此,在我國檔案從業人員的專業水平和綜合素質沒有職業標準和準入限制。現階段,在我國檔案部門被大量的低學歷、非專業的人員占據,很多優秀的、高學歷的、專業的、綜合能力強的年輕隊伍人才由于種種原因卻進入不到檔案部門工作。周而復始,惡性循環,檔案部門一方面高呼提高社會福利、提高社會地位、提高工作成就感;一方面又墨守成規、人浮于事、效率低下。有作為才有位、有服務才有回報、有質量才有價值。檔案行業只要嚴格實施檔案行業準入制度,嚴格設定檔案從業人員的準入標準,提高從業人員進入此行業的門檻,才能從源頭上保證檔案職業人員素質的高起點。

３.２　科學制訂檔案職業人員培訓和考核方案

檔案事業的不斷發展促使檔案人員只有通過不斷的學習,不斷的充電才能滿足檔案職業的發展需求。科學制訂以繼續教育、業務培訓、行業交流、掛職鍛煉、頂崗實習等多種形式為主的職業技能培訓,使培訓常態化、系統化、規范化、有效化、完整化。培訓內容不能僅要加強專業知識的學習,而且要根據檔案信息化的發展需要,有針對性地加強計算機應用、檔案管理軟件使用、網絡化安全保障、檔案信息化建設、檔案深層次編研、檔案科學研究等多個方面的學習培訓。通過科學有序的培訓,不斷提高檔案從業人員的業務能力和工作水平,使每一位檔案從業人員都能利用所掌握的新技能輕松適應工作的變化,都能成為各自崗位上的專家里手。同時,檔案職業人員的培訓要和晉升職務職稱、評獎評優等個人利益掛鉤,使學習培訓真正起到學習提升和利用的效果。

３.３　檔案部門加大宣傳力度,積極營造良好的外部環境

由于歷史的原因,檔案政治色彩較濃,長期以來處于封閉、半封閉狀態,遠離公眾生活。檔案以及檔案工作給大家的感覺就是神秘、遙不可及。檔案人留給大家的職業印象就是默默無聞、無私奉獻。隨著社會的發展,檔案利用率提高,人們的檔案意識明顯增強,檔案越來越受到人們的關注,但是比起其他行業檔案的知名度仍然低了很多。因此,檔案部門通過電影、電視、網絡、媒體、海報加大宣傳力度,充分發揮宣傳的導向性,讓更多的人了解和熟知檔案工作,提高檔案普及度和知名度,積極營造尊重歷史、關注檔案、愛護檔案的社會環境。同時,檔案部門要多方溝通協調,引起領導高度重視,把檔案事業的發展列入總體發展規劃,增加經費投入,切實解決檔案人員的實際問題和困難,創造理想的工作環境,提高人員的社會地位和工資福利,使每個檔案人員全身心地投入到工作中,更好地為社會發揮檔案的作用。