新時期檔案職業的機遇與挑戰

在社會分工日益細化卻又相互依賴、日益專業化卻又越發錯綜交織的今天,每一職業都有區別于其他職業的核心技能或競爭優勢,每一職業也有為其他職業所部分(或全部)替代的可能和危機。檔案職業也不例外,其核心價值和技能的不可替代性決定著其職業地位,也預測著它走多遠。

１.１　身為資源守望者面臨的挑戰

檔案作為一種信息資源,早已為管理者乃至普通“社會人”所認識和重視,與其他類型的信息資源相比,它更具原始性和真實性,富有參考和憑證價值。作為檔案職業的主要客體和重要工作對象,檔案資源的稀缺性和獨占性一直以來是檔案職業存在的重要“倚仗”。

但隨著計算機、網絡技術的進步和普及,人們生活方式和維權意識的變化,檔案資源的“壟斷”逐漸被打破,在這種情況下,倘若檔案從業人員仍將自己僅僅當作檔案資源的守望者,必將難以維持自己的一畝三分地,更無法勝任擔綱檔案職業的傳承和發展。

１.２　定位于管理資源蘊含的機遇

目前對“管理資源” (ManagementResources)的理解有兩種:一種是將管理本身作為一種資源,如鄧明等主編的?管理學辭典?,“把管理看成是與人、財、物三種資源并列的一種資源,稱為管理資源”,這種源于“生產的第四要素”理論的解讀,目的在于強調管理在經濟與社會發展過程中的重要性;另一種理解是, “管理資源”即管理活動所需的資源,可表述為“直接或間接作用于管理并使其運行、增值以至于產生‘結果’的東西”。前者在管理不為人們重視的時代有著一定的歷史價值,但對于推動管理學科的進步與發展作用有限,而后者對于持續探究管理活動的構成原理與運作規律作用不凡,有利于深化管理學的研究內容,拓展管理類學科的研究視域。因為管理實際上是依靠其特定的資源即“管理資源”實現自身目標的過程,管理資源是管理功能實現的保障條件,所以本文持后一觀點。

從資源存在的形態特征來看,管理資源可分為顯性資源、半顯性資源和隱性資源。前者有如人力資源、物力資源、財力資源,中者如技術、規則和信息資源等,后者諸如權力、人脈和文化等,顯性和半顯性資源是管理活動中的“資質因素”,而隱性資源是其中的“動力因素”,這些關鍵、重要的管理資源實際上都是管理的命脈。據此,從資源的角度對檔案職業可以作如下分析:

首先,檔案職業的主要客體——檔案就是一種半顯性的管理資源。針對這種特殊的信息資源,檔案從業人員既可以對其進行“一次管理”,即通過對檔案信息的采集、描述、組織、檢索、存儲、傳播與服務等,保障檔案信息資源的可用性;也可以進行檔案信息資源的“二次管理”,即針對檔案信息資源的內容與特征,對檔案信息進行開發、構建與營銷,旨在實現檔案信息資源的易用性。

其次,檔案工作是顯性和半顯性管理資源的重要保障。在機構和社會管理活動中,人財物等資源的調度憑證,技術、規則制定的依據和結果,都有賴于文書與檔案人員的收集、整理、鑒定、保管和提供利用。檔案工作能有限控制這些資源利用的合理性和合法性。

再次,檔案工作直接或間接地影響著管理的隱性資源。是顯性和半顯性資源的重要保障。在影響權力方面,檔案工作輔助管理決策的案例不勝枚舉,如遼寧省檔案局(館)經過對館藏的認真調研,不定期編輯?遼寧檔案資政?,報送省委省政府領導參閱,先后為開發該省金礦資源、推動溫泉旅游業等重大決策提供了思路和參考;在建立人脈方面,許多企業檔案館(室)不僅能用自己豐富的資源充分展現機構的成就和實力,還能通過攝像記錄來訪客戶的行程與足跡,并制作成個性化的紀念禮品,以此來傳遞真誠和文化,為企業贏得商機和效益;在塑造與維護管理文化資源方面,檔案工作同樣有所作為,如在“盧溝橋事變”７７周年到來之際,中央檔案館從館藏檔案中選取經最高人民法院審判的４５名日本戰犯的親筆供詞,逐日向社會公布,以無可辯駁的證據,揭露了日本侵華期間犯下的反人道、反文明的暴行,這是針對日本安倍內閣公然顛倒黑白、混淆視聽、美化對外侵略和殖民歷史行徑的有力反駁,有效地抨擊了日本軍國主義逆流,是對民族和歷史記憶的再現與深化。

此外,檔案事業本身也是一種管理活動,同樣需要人財物等資源,也一樣受到權力、規則等管理資源的干預和影響,檔案人員通過記錄這些管理資源的運作和效能,有助于把握管理活動中資源運作的一般規律,從而服務、借鑒于其他機構與社會管理。

可見,定位于管理資源的檔案職業不僅能在信息資源管理方面有所作為,還能作用于機構與社會管理的主體、內容和方式等,在社會職業群落中有著獨特的魅力和競爭力,富含生機和活力。