南京政治學(xué)院上海校區(qū)　秦蓁珍

上海市檔案局　　　　　胡明浩

【摘要】在大數(shù)據(jù)浪潮的引領(lǐng)下，我國(guó)各行業(yè)開展了廣泛的大數(shù)據(jù)技術(shù)研究，那么，大數(shù)據(jù)與檔案有什么關(guān)系，大數(shù)據(jù)時(shí)代又會(huì)給檔案工作帶來哪些挑戰(zhàn)呢，檔案工作者又該如何應(yīng)對(duì)？本文通過分析大數(shù)據(jù)與檔案的關(guān)系，探討大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案歸檔“雙套制”以及檔案開放問題，為做好大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案工作打好基礎(chǔ)。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)　檔案　雙套制　開放　啟示

大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠通過海量、動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)的有效集成，推動(dòng)社會(huì)治理的精細(xì)化和科學(xué)化進(jìn)程，并有效節(jié)約社會(huì)治理的成本，已經(jīng)吸引了世界多個(gè)的國(guó)際組織以及國(guó)家的關(guān)注，2014年9月18日，聯(lián)合國(guó)開發(fā)計(jì)劃署與百度公司宣布達(dá)成戰(zhàn)略合作，共建大數(shù)據(jù)聯(lián)合實(shí)驗(yàn)室。2012年5月23日，美國(guó)聯(lián)邦政府發(fā)布了題為《創(chuàng)建21世紀(jì)的平臺(tái)更好地為美國(guó)人民服務(wù)》的數(shù)字政府戰(zhàn)略，正式進(jìn)軍大數(shù)據(jù)領(lǐng)域。在大數(shù)據(jù)浪潮的引領(lǐng)下，我國(guó)也開展了大數(shù)據(jù)技術(shù)的研究，大數(shù)據(jù)在一夜之間成為了各行業(yè)研究的重點(diǎn)課題，那么，大數(shù)據(jù)與檔案有什么關(guān)系，大數(shù)據(jù)時(shí)代又會(huì)給檔案工作帶來哪些挑戰(zhàn)呢，檔案工作者又該如何應(yīng)對(duì)？

一、大數(shù)據(jù)與檔案的關(guān)系

自從大數(shù)據(jù)的理念提出后，我國(guó)檔案部門迅速掀起了研究大數(shù)據(jù)的熱潮，大數(shù)據(jù)、檔案信息、大數(shù)據(jù)檔案等概念在學(xué)術(shù)界反復(fù)地出現(xiàn)，那么到底什么是大數(shù)據(jù)，大數(shù)據(jù)與檔案之間有怎樣的關(guān)系，是我們研究大數(shù)據(jù)必須首先弄懂的一個(gè)問題。

（一）什么是大數(shù)據(jù)

大數(shù)據(jù)并非是一個(gè)確切的概念，單從字面上來講，表示數(shù)據(jù)量的龐大，維基百科對(duì)大數(shù)據(jù)的定義比較直接：大數(shù)據(jù)是指利用常用軟件工具捕獲、管理和處理數(shù)據(jù)所耗時(shí)間超過可容忍時(shí)間的數(shù)據(jù)集。牛津大學(xué)網(wǎng)絡(luò)學(xué)院互聯(lián)網(wǎng)研究所治理與監(jiān)管專業(yè)教授維克托·邁克－舍恩伯格認(rèn)為，大數(shù)據(jù)是人們獲得新的知識(shí)、創(chuàng)造新的價(jià)值的源泉；大數(shù)據(jù)還是改變市場(chǎng)、組織機(jī)構(gòu)，以及政府與公民關(guān)系的方法[1]。還有的學(xué)者用大數(shù)據(jù)的特征來闡釋定義，比較有代表性的是３V觀點(diǎn)，即大數(shù)據(jù)是具有規(guī)模性（volume）、多樣性（variety）以及高速性（velocity）的數(shù)據(jù)。筆者認(rèn)為，大數(shù)據(jù)的概念應(yīng)定義為記錄人類社會(huì)活動(dòng)的、具有規(guī)模效應(yīng)的數(shù)據(jù)集合。

（二）大數(shù)據(jù)與檔案的關(guān)系

《檔案法》規(guī)定：檔案是指過去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。單從檔案的定義來看，除電子檔案外，其他載體形式的檔案與大數(shù)據(jù)沒有任何關(guān)系，只有檔案記錄的信息可以稱之為數(shù)據(jù)。從檔案的特征來分析，檔案具有社會(huì)性、歷史性、確定性及原始記錄性。而大數(shù)據(jù)也具有類似的特征，大數(shù)據(jù)也是人類社會(huì)活動(dòng)的原始記錄，其內(nèi)容也具有確定性，且其記錄的內(nèi)容只反映事物已經(jīng)完成的狀態(tài)，同樣具有原始記錄性。因此，檔案與大數(shù)據(jù)的關(guān)系僅是具有相似的特征，大數(shù)據(jù)是具有鮮明檔案特性的數(shù)據(jù)集合。但是，從數(shù)據(jù)的保存價(jià)值來講，有些數(shù)據(jù)集合對(duì)國(guó)家和社會(huì)沒有永久的保存價(jià)值，不需要永久保存。真正與大數(shù)據(jù)有直接聯(lián)系的，只有電子檔案一種形式，電子檔案與大數(shù)據(jù)之間是種概念與屬概念的關(guān)系。

（三）大數(shù)據(jù)由哪個(gè)機(jī)構(gòu)管理

在面對(duì)迅速增長(zhǎng)的數(shù)據(jù)量，美國(guó)聯(lián)邦政府設(shè)置了首席信息官（CIO）崗位，專門負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的采集、發(fā)布與管理工作，且于2009年推出了開放數(shù)據(jù)平臺(tái)DATA.GOV，為未來數(shù)據(jù)管理建立了較為科學(xué)的管理體制。就我國(guó)的情況來看，可以在《政府信息公開條例》的基礎(chǔ)上，繼續(xù)發(fā)揮國(guó)家綜合檔案館的作用，賦予圖書館或檔案館采集、管理、發(fā)布數(shù)據(jù)的職責(zé)，這樣既可以充分發(fā)揮圖書、檔案信息化工作平臺(tái)的作用，避免信息化重復(fù)建設(shè)，又可以發(fā)揮圖書館、檔案館信息專業(yè)人才的集聚優(yōu)勢(shì)，為應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代作好準(zhǔn)備。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代是否需要雙套制

根據(jù)《電子公文歸檔管理暫行辦法》規(guī)定，“電子公文形成單位必須將具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子公文，制成紙質(zhì)公文與原電子公文的存儲(chǔ)載體一同歸檔，并使兩者建立互聯(lián)?！奔词俏覀兤綍r(shí)所說的電子文件歸檔“雙套制”。那么在未來的大數(shù)據(jù)時(shí)代，“雙套制”是否有利于新時(shí)期檔案工作的開展？

（一）美國(guó)聯(lián)邦政府的“單套制”策略

2012年8月24日，美國(guó)總統(tǒng)辦公室以《備忘錄》形式，向聯(lián)邦各機(jī)關(guān)發(fā)布由美國(guó)聯(lián)邦預(yù)算管理辦公室(OMB)和國(guó)家檔案館與檔案管理局(NARA)制定的《政府檔案管理指令》，要求所有行政機(jī)關(guān)應(yīng)在最大程度上盡量消除紙質(zhì)文件并實(shí)現(xiàn)電子檔案管理，并明確提出到2019年12月31日，聯(lián)邦政府中所有永久電子檔案以最完整的電子方式管理并實(shí)現(xiàn)以電子方式向NARA移交，屆時(shí)NARA將不再接收任何紙質(zhì)檔案。同時(shí)，這份《指令》還規(guī)定，到 2013 年 12 月 31 日，美國(guó)所有聯(lián)邦機(jī)構(gòu)要制定數(shù)字化計(jì)劃，把保存的所有格式的檔案全部數(shù)字化[2]。美國(guó)聯(lián)邦政府的這一舉措，給我國(guó)的檔案工作帶來一些啟示，面對(duì)未來的大數(shù)據(jù)時(shí)代，在電子文件數(shù)量激增的情況下，我國(guó)的電子檔案歸檔還要不要繼續(xù)堅(jiān)持“雙套制”？

（二）我國(guó)電子檔案歸檔“雙套制”存在的問題

雖然檔案學(xué)術(shù)界對(duì)“文檔一體化管理”、“前端控制”、“全程管理”等問題進(jìn)行了長(zhǎng)期的研究與探索，但由于工作理念、技術(shù)手段、信息安全等原因，導(dǎo)致大多數(shù)機(jī)構(gòu)的電子公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)和電子文件歸檔系統(tǒng)并沒有實(shí)現(xiàn)真正的整合，繼而使電子檔案的真實(shí)性、完整性與有效性存在不少潛在的問題。因此，就我國(guó)目前的檔案管理現(xiàn)狀而言，“雙套制”較好地滿足了檔案工作的需要，但隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，特別是隨著“大數(shù)據(jù)時(shí)代”的來臨，“雙套制”引發(fā)的一個(gè)最主要的問題也隨之而來。目前，我國(guó)相當(dāng)數(shù)量的檔案館因?yàn)轲^庫(kù)的“脹庫(kù)”而興起了新館建設(shè)的高潮，真正進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代后，任何一個(gè)機(jī)構(gòu)每天產(chǎn)生的數(shù)據(jù)量將是巨大的，據(jù)統(tǒng)計(jì)2013年，中國(guó)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)總量0.8ZB[3],如果用1TB的硬盤來存儲(chǔ)的話，大概需要8.5億塊硬盤，而且隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，數(shù)據(jù)的增長(zhǎng)量是成幾何倍數(shù)的，且相當(dāng)數(shù)量的數(shù)據(jù)對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有較大的保存價(jià)值，應(yīng)該進(jìn)行永久保存。面對(duì)這樣一個(gè)龐大數(shù)據(jù)的增長(zhǎng)量，繼續(xù)堅(jiān)持“雙套制”的歸檔策略對(duì)檔案工作是一個(gè)巨大的挑戰(zhàn)。

（三）如何應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代做好電子檔案歸檔工作

要應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代的電子檔案歸檔工作，首先要做好現(xiàn)階段電子檔案歸檔系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)的融合，加強(qiáng)電子公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)的全程控制，按照公文起草、簽發(fā)、擬辦的過程存儲(chǔ)形成的電子檔案，確保公文類電子檔案內(nèi)容齊全。對(duì)于專業(yè)類電子檔案，應(yīng)由國(guó)家檔案局會(huì)同專業(yè)部門，分門別類制定有關(guān)專業(yè)類電子檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，確保專業(yè)類電子檔案的系統(tǒng)配置、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的盡快落實(shí)。其次，要制定檔案數(shù)字化計(jì)劃，要著眼未來檔案工作發(fā)展需要，制定符合實(shí)際的檔案數(shù)字化計(jì)劃，并按照有關(guān)技術(shù)規(guī)范統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。最后，要瞄準(zhǔn)大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案歸檔工作的需要，研究數(shù)據(jù)資源采集、管理、發(fā)布、分析、利用的數(shù)據(jù)平臺(tái)模型，滿足電子檔案歸檔及管理的需要。

三、做好大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案開放工作

在實(shí)際工作中，由于各種原因檔案開放工作與社會(huì)的利用需求還存在一定的差距。而在大數(shù)據(jù)時(shí)代，做好檔案開放工作是決定檔案工作成效的重要因素。

（一）大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案開放提出了更高的要求

按照《檔案法》規(guī)定，“國(guó)家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿30年向社會(huì)開放。經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案向社會(huì)開放的期限可以少于30年”，1991年-2007年，我國(guó)各級(jí)綜合檔案館館藏檔案年均開放率僅為27.9%[4]，而歐美多數(shù)國(guó)家檔案開放率已達(dá)到或超過60%，美國(guó)的檔案開放率甚至達(dá)到了90%以上，根據(jù)國(guó)家檔案局統(tǒng)計(jì)，2009年我國(guó)國(guó)家綜合檔案館的檔案利用為1308萬卷（館藏檔案為28089.2萬卷，開放檔案為6687.4萬卷），可見，我國(guó)的檔案開放率與新時(shí)期檔案工作的要求還有一定差距。大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)已變成經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要基礎(chǔ)，信息的利用與開發(fā)能力在很大程度上決定著整個(gè)社會(huì)的創(chuàng)新能力，如果不能及時(shí)地開放檔案或數(shù)據(jù)，讓社會(huì)公眾掌握充分正確的數(shù)據(jù)，勢(shì)必會(huì)影響政府的行政效率、以及社會(huì)的創(chuàng)新力。美國(guó)聯(lián)邦政府的數(shù)據(jù)開放策略或許會(huì)給我們一些啟示，2009年5月至12月，美國(guó)聯(lián)邦政府開放數(shù)據(jù)平臺(tái)DATA.GOV共收到社會(huì)各界約900項(xiàng)開放數(shù)據(jù)的申請(qǐng)，美國(guó)聯(lián)邦政府回復(fù)：16%的數(shù)據(jù)立即開放，26%將在短期內(nèi)開放，36%將計(jì)劃開放，還有22%因?yàn)閲?guó)家安全、個(gè)人隱私以及技術(shù)方面的限制無法開放[5]。因此，面對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案工作提出的新要求，怎樣順應(yīng)形勢(shì)做好檔案開放工作是檔案工作者必須認(rèn)真考慮的問題。

（二）影響檔案開放工作的原因

從實(shí)際情況看，影響檔案開放的因素有很多，既有檔案意識(shí)的原因，也有法律、人才隊(duì)伍等方方面面的原因，諸多復(fù)雜的因素交織在一起，導(dǎo)致了我國(guó)檔案開放工作進(jìn)展得不甚理想。一是因?yàn)榉梢?guī)定太籠統(tǒng)，《檔案法》規(guī)定了檔案應(yīng)該開放的時(shí)限，而對(duì)于限制開放的規(guī)定則過于籠統(tǒng)，不夠細(xì)致；另外，由于檔案部門開放檔案的責(zé)任太寬泛，社會(huì)各界對(duì)于利用檔案的訴求也日益多元，對(duì)于檔案工作者來說，開放檔案不僅意味著方便了檔案利用，也意味著承擔(dān)了更多的未知責(zé)任，檔案利用現(xiàn)實(shí)工作中出現(xiàn)的問題也反復(fù)在“告誡”檔案工作者，開放檔案一定要“慎之又慎”，這給檔案開放工作確實(shí)帶來了很多限制。

（三）如何做好大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案開放工作

數(shù)據(jù)是大數(shù)據(jù)時(shí)代社會(huì)最基本的組成單元，數(shù)據(jù)采集和處理將成為社會(huì)發(fā)展的一項(xiàng)重要工作，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)的增長(zhǎng)必然是幾何數(shù)量的。面對(duì)這樣龐大的數(shù)據(jù)量，如果單純依靠單一部門（比如檔案館）的力量很難做好數(shù)據(jù)處理工作。對(duì)我國(guó)檔案工作者來說，明確檔案開放鑒定的主體，由檔案專職人員負(fù)責(zé)檔案及數(shù)據(jù)開放鑒定工作，制訂限制開放及利用的清單，在向國(guó)家綜合檔案館移交檔案時(shí)，由檔案移交單位提出檔案開放意見，注明哪些檔案或數(shù)據(jù)應(yīng)該延期開放，延期多長(zhǎng)時(shí)間，除此以外全部開放。同時(shí)，還要以法律的形式列出國(guó)家綜合檔案館的免責(zé)條款，免除檔案館開放檔案的責(zé)任，檔案館只負(fù)責(zé)提供檔案利用，由于檔案利用而延伸引起的各種責(zé)任則與檔案館無關(guān)。

四、運(yùn)用大數(shù)據(jù)思維提升檔案信息綜合服務(wù)能力

（一）搭建“智慧檔案”服務(wù)平臺(tái)

根據(jù)工業(yè)和信息化部的統(tǒng)計(jì)，目前全國(guó)有400多個(gè)大中型城市提出了建設(shè)“智慧城市”的目標(biāo)，約占地級(jí)以上城市數(shù)量的60%以上。雖然“智慧城市”的建設(shè)還處在起步階段，但城市運(yùn)行與管理的各個(gè)系統(tǒng)已經(jīng)在獨(dú)立地發(fā)展，很多大中城市在智慧交通、智慧金融等系統(tǒng)已經(jīng)取得了初步成果。檔案部門可以抓住建設(shè)“智慧城市”的機(jī)會(huì)，結(jié)合檔案工作實(shí)際，提出一套“智慧檔案”服務(wù)平臺(tái)的完整指標(biāo)體系，運(yùn)用信息和通信技術(shù)手段，向社會(huì)民眾提供跨平臺(tái)、跨設(shè)備和跨服務(wù)機(jī)制的檔案數(shù)字服務(wù)，整合檔案信息化建設(shè)形成的“信息孤島”，解決檔案信息化建設(shè)的瓶頸問題，真正實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理、專業(yè)化挖掘、智能化應(yīng)用，從而為社會(huì)創(chuàng)新和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

（二）拓展檔案信息服務(wù)領(lǐng)域

在大數(shù)據(jù)時(shí)代的一個(gè)重要目標(biāo)就是對(duì)數(shù)據(jù)獲取和利用的便捷性，在我們提升檔案信息服務(wù)能力的過程中，除了要開展檔案信息化以及做好網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)的整合，更重要的是要以用戶體驗(yàn)為中心，把檔案信息服務(wù)領(lǐng)域延伸到手機(jī)及手持終端領(lǐng)域。根據(jù)中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)信息中心的統(tǒng)計(jì)，截止2014年6月底，我國(guó)移動(dòng)電話用戶數(shù)量已突破12億戶，而手機(jī)網(wǎng)民的數(shù)量已達(dá)5.27億，手機(jī)用戶已經(jīng)成為信息產(chǎn)業(yè)的重要客戶群體。檔案部門要著眼于未來手機(jī)以及手持應(yīng)用終端的市場(chǎng)，積極搭建具有拓展性的綜合信息平臺(tái)，開發(fā)多樣的手機(jī)應(yīng)用APP，使人們隨時(shí)隨地都能享受高質(zhì)量的信息服務(wù)。

（三）制訂數(shù)據(jù)管理體系

大數(shù)據(jù)時(shí)代，任何一個(gè)機(jī)構(gòu)都要面對(duì)海量數(shù)據(jù)，而且數(shù)據(jù)的格式是多種類型的，如果沒有一個(gè)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理體系，很難做好數(shù)據(jù)的采集、利用工作。因此，檔案部門要著眼于大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案工作的發(fā)展需要，積極與信息化統(tǒng)籌部門合作，制訂各種數(shù)據(jù)的管理體系，對(duì)于各行業(yè)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)格式、元數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范，確定數(shù)據(jù)的種類，構(gòu)建數(shù)據(jù)檢索系統(tǒng)，為大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理打好基礎(chǔ)。

[1] 維克托·邁克－舍恩伯格.大數(shù)據(jù)時(shí)代[M].杭州：浙江人民出版社，2013：9

[2] 王嵐. 面向 21 世紀(jì)數(shù)字政府和檔案管理[N].中國(guó)檔案報(bào),2012-10-12（3）

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