外國文件管理

一、外國文件與文件管理概念

當代各國的文件定義，可將其劃分為專指型、擴展型、泛指型三種類型。

專指型的文件定義

專指公共文件，將文件形成者僅僅界定為“政府部門”或“公共機構”。它多見于各國的文件或檔案法規中。

擴展型的文件定義范圍擴展到公私機構的文件。如美國檔案學者謝倫伯格的文件定義。

泛指型的文件定義既指所有公私機構又指個人活動中形成的文件，即指一切公私文件。如英國的邁克爾·庫克、阿根廷的路易斯·比阿薩利等檔案學者的論著，以及前蘇聯和國際檔案理事會的《檔案術語詞典》，都采用了泛指型定義來界定文件。

文件管理是指對文件在其形成、保存、利用和處置過程中進行的經濟而有效的全面管理。文件管理概念的內涵包括文件生命周期中從文件的形成或接收，到它們的處置過程。

各國關于文件管理含義的表述具有三個共同點：以文件的整個生命周期為基礎，體現了文件生命周期的階段性，以經濟和有效為前提的。

二、外國文件管理職能

文件管理職能存在著四種描述:

第一種是以文件生命周期為基礎對文件管理職能的論述,如，英國現代檔案學者邁克爾·庫克在《檔案管理》認為文件管理職能包括兩方面：一是現行機關的文件管理職能，二是文件中心的文件管理職能。

第二種是從檔案館參與的角度對文件管理職能的論述：主要是強調檔案館和檔案人員對公共機關的文件形成、保管和處置具有檢查、監督和指導作用。如美國韋恩·格羅弗、阿爾泰·瑞克斯的論述。

第三種是文件管理法規對文件管理職能的規定：如美國1976年頒布的《聯邦文件管理法》，對文件管理的職能作了六項規定。

第四種是國際檔案組織對文件管理職能的綜述，具體有六項職能。

三、外國文件管理機構

國外文件管理機構有兩種形式：一種為內設機構，如登記室；另一種獨立于組織之外，一般稱為文件中心。

聯合國教科文組織對文件中心的定義是：“在檔案行政管理機關管理之下的，對各個不同行政機構的半現行文件進行經濟地保管和提供利用，并在這些文件被銷毀或移交到檔案館之前進行系統處置的保管機構。”文件中心一般有3項任務：保管、提供服務和最終處置。