電子文件管理模式

（一）機(jī)構(gòu)內(nèi)部電子文件管理模式

1、分散式管理

電子文件分散地保管在各文件形成部門(mén)，歸檔保存的是由電子文件轉(zhuǎn)換而來(lái)經(jīng)正式簽署的紙質(zhì)文件的管理模式。

2、集中式管理

在機(jī)構(gòu)內(nèi)部有統(tǒng)一的部門(mén)歸口負(fù)責(zé)管理機(jī)構(gòu)所有的電子文件。一般來(lái)說(shuō)，歸口部門(mén)有檔案部門(mén)和信息技術(shù)部門(mén)。信息技術(shù)部門(mén)統(tǒng)一管理電子文件無(wú)法真正保障電子文件的真實(shí)性、完整性與長(zhǎng)期可讀性。

3、文檔一體化管理

根據(jù)全程管理和前端控制原則，不再?gòu)?qiáng)調(diào)文件、檔案界限改而采取一體化管理的方式。文檔一體化管理最佳實(shí)現(xiàn)方式是建立功能涵蓋電子文件全生命周期的電子文件管理系統(tǒng)。

（二）檔案館電子文件管理模式

（三）集中式保管

對(duì)于失去現(xiàn)行價(jià)值的文件移交檔案館，由檔案館進(jìn)行長(zhǎng)期管理的保管模式。加拿大英屬哥倫比亞大學(xué)學(xué)派是集中式保管的倡導(dǎo)者，美國(guó)、英國(guó)等國(guó)國(guó)家檔案館采取這一模式。

1、分布式保管

文件形成機(jī)構(gòu)自始至終保管自己形成的電子文件，檔案館可對(duì)非現(xiàn)行電子文件保管提供指導(dǎo)和幫助，并具有一定的控制權(quán)的保管模式。美國(guó)匹茲堡大學(xué)學(xué)派是分布式保管的倡導(dǎo)者，90年代中后期澳大利亞國(guó)家檔案館采取了分布式保管模式，2000年后又重新采納了集中式保管模式。

在上述兩種方案的基礎(chǔ)上，有人提出了集中式與分布式結(jié)合的“自由進(jìn)館原則”。