電子文件的著錄

(一)    特點(diǎn)

1．    全要素

2．    全過程

3．    綜合性

(二)    實(shí)施

1．文件級(jí)以及案卷級(jí)的著錄工作一般應(yīng)由電子文件形成部門完成。檔案部門對(duì)于文件級(jí)和案卷級(jí)著錄工作仍負(fù)有指導(dǎo)和補(bǔ)充的責(zé)任。

2．案卷級(jí)以上的電子文件著錄一般則由檔案部門完成。

3．電子文件著錄結(jié)果應(yīng)當(dāng)制成機(jī)讀目錄和紙質(zhì)目錄。

(三)    元數(shù)據(jù)

1.  含義

元數(shù)據(jù)是指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，如文件格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、等數(shù)據(jù)。元數(shù)據(jù)與著錄信息有聯(lián)系又有區(qū)別。

2．特點(diǎn)

（1）整體性

（2）層級(jí)性

（3）相對(duì)穩(wěn)定性和動(dòng)態(tài)性

（4）共享性

（5）鏈接性

3．種類及要素

根據(jù)信息特點(diǎn)、價(jià)值、服務(wù)對(duì)象等因素，元數(shù)據(jù)可以劃分為不同的類別，目前世界上已經(jīng)形成了一些有代表性的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。

4．元數(shù)據(jù)作用

（1）解決電子文件長期可用、真實(shí)性、完整性三大難題的重要手段；

（2）改善現(xiàn)有的電子文件管理模式和方法；

（3）降低電子文件管理的風(fēng)險(xiǎn)；    

（4）改進(jìn)電子文件的檢索和利用；

（5）為分布式數(shù)字檔案館信息組織提供了整合的工具和紐帶；

（6）支持電子文件信息資源的開發(fā)。                                                                  

5．元數(shù)據(jù)的管理

（1）一體式：即元數(shù)據(jù)與信息對(duì)象捆綁為一體，兩者在物理上不分離，一起存儲(chǔ)、流轉(zhuǎn)和傳遞。

（2）分體式：元數(shù)據(jù)與信息對(duì)象分開管理，元數(shù)據(jù)一般存儲(chǔ)與服務(wù)器的數(shù)據(jù)庫中，而信息對(duì)象在信息管理系統(tǒng)中運(yùn)行，采用指針將兩者聯(lián)系在一起。

（3）混合式：將重要、常用的元數(shù)據(jù)與信息對(duì)象捆綁在一起，而對(duì)于不常用的元數(shù)據(jù)采用分體式封裝。