電子文件的收集

（一） 原則

電子文件收集的范圍可按照國家關于文件歸檔范圍的現行規定執行，但還應考慮到以下因素：

1． 文件的復雜程度

2． 文件的管理要求

（二）具體要求

1．記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況，有查考價值的電子文件及其電子版本的定稿均應被保留。

2．當公務或其他事務處理過程只產生電子文件時，應采取嚴格的安全措施保證電子文件不被非正常改動，并將其存儲于脫機保存的載體上。

3．對在網絡系統中處于流轉狀態，暫時無法確定其保管責任的電子文件，應采取捕獲措施，集中存儲在符合安全要求的電子文件暫存存儲器中，以防散失。

4．收集不同類型電子文件還應注明格式、形成軟件及相關信息，原則上要轉換成通用格式，如不能轉換則需將相關軟件或算法一并收集。文本文件以XML、RTF、TXT為通用格式，圖像文件以JPEG、TIFF為通用格式，視頻和多媒體文件以MPEG、AVl為通用格式，音頻文件以WAV、MP3為通用格式。

5．計算機系統運行和信息處理等過程中涉及的與電子文件處理有關的參數、管理數據等應與電子文件一同收集。

6．定期制作電子文件的備份，并對電子文件進行登記，登記信息與電子文件一同保存。