1、保證電子文件格式的統(tǒng)一性。

文本文件：通用格式為：XML、RTF、TXT，并注明文字處理工具，如WORD等。

掃描型電子文件：通用格式為：JPEG、TIFF，如為非通用格式，應(yīng)轉(zhuǎn)換為通用格式；當(dāng)無法轉(zhuǎn)換時(shí)，應(yīng)收集其相關(guān)軟件。

視頻、多媒體、超媒體文件：通用格式為：MPEG、AVI，如為非通用格式，應(yīng)收集其壓縮算法和相關(guān)軟件。

音頻文件：通用格式為：WAV、MP3，同時(shí)收集其屬性標(biāo)識(shí)、參數(shù)和非通用格式的相關(guān)軟件。

2、保證電子文件真實(shí)性。

一是從電子文件生成時(shí)就開始對(duì)其嚴(yán)密監(jiān)管，建立對(duì)各項(xiàng)操作的跟蹤記錄。

二是建立真實(shí)性的認(rèn)定方法和手續(xù)。明確檢驗(yàn)要素，主要是：電子文件生成過程的不同版本；各位責(zé)任者的簽署手續(xù)；操作處理的權(quán)限核對(duì)；交接程序?qū)徍说取?/span>

三是建立鑒定規(guī)則和程序。

四是明確執(zhí)行部門和責(zé)任者。

3、保證電子文件完整性。

一是建立電子文件的歸集、積累制度。

二是在電子文件管理系統(tǒng)中設(shè)立電子文件暫存空間。

三是對(duì)電子文件的背景信息作出規(guī)范化的要求，并隨時(shí)進(jìn)行登記。

四是制定電子文件無數(shù)據(jù)管理規(guī)范。

4、保證電子文件收集及時(shí)性。

電子文件一般應(yīng)在電子文件形成或任務(wù)完成后及時(shí)收集。對(duì)于跨年度完成的任務(wù)和項(xiàng)目，要分階段收集。