一是必須是最終版本，且審批簽署手續(xù)完備，與有關(guān)的紙質(zhì)文件在內(nèi)容和形式上保持一致。

二是如果是加密文件一般須在歸檔前解除已設(shè)置的密碼；如果是壓縮文件應(yīng)盡可能解壓；如果是采用非通用格式制作的，須轉(zhuǎn)換成通用格式，如果無(wú)法轉(zhuǎn)換的，應(yīng)當(dāng)將該文件運(yùn)行的專用軟件一并向檔案部門歸檔，以上措施都為了方便電子文件的有效利用。歸檔后電子文件的保密管理由檔案部門統(tǒng)一采取措施。

三是歸檔電子文件須經(jīng)過(guò)預(yù)立卷，并形成電子目錄。

四是通過(guò)脫機(jī)載體進(jìn)行交接的歸檔電子公文，移交與接收部門均應(yīng)對(duì)其載體和技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，確保載體清潔、無(wú)劃痕、無(wú)病毒等。

五是歸檔時(shí)應(yīng)辦理移交手續(xù)，打印移交目錄，交接雙方責(zé)任人在移交目錄上簽名，并各持一份移交目錄。