電子文件的收集積累范圍也就是它的歸檔范圍。歸檔是將具有檔案價值的電子文件由形成部門向檔案部門移交的過程。目前大多數單位都有紙質文件的歸檔范圍，但是沒有電子文件的歸檔范圍。電子文件的歸檔范圍的制定，應參照紙質文件歸檔范圍，同時應結合本單位信息化實際，將計算機系統已經覆蓋的各類業務文件盡量納入歸檔范圍，并將反映電子文件背景、結構信息的公文處理單、日志文件或目錄信息都列入歸檔范圍，使其與主文件一并歸檔。

    鑒于目前電子文件和紙質文件之間存在優缺點互補的狀況，兩者誰也無法完全替代對方，為此，須采用“雙套制”管理原則，即將同一內容的兩種載體文件同時保存，同時又使兩者之間建立邏輯聯系，使利用時可以相互參照。又由于“雙套制”管理比較繁瑣，成本也高，從實際出發，可以將一部分利用頻率低，須發揮其憑證價值的文件只保存紙質文件；將另一部分利用頻率高，只須發揮其參考價值的文件只保存電子文件，由此將雙套保存的范圍最大程度地縮小。因此，新型的《歸檔范圍和保管期限表》可以設計為以下格式：

    該格式通過保管期限欄不同年限標注，反映了歸檔文件的三種狀態：如只標紙質文件年限的即只歸紙質文件；如只標電子文件年限的即只歸電子文件；如同時標紙質和電子文件年限的即實行雙套歸檔。此時電子文件的保管期限應較紙質文件延長。該表中的類目號還可以作為紙質和電子文件連接的標識號，具有一定的檢索價值。根據這張表，管理人員可以確定那些文件需要收集積累，并對它的保管期限一目了然。