1、對電子檔案載體的保存要求。

主要有八方面要求：

一是禁止用軟磁盤作長期保存的電子檔案的載體；

二是電子檔案要進行備份；

三是磁帶、磁盤、光盤的驅動器要保持清潔并定期維護保養，不要觸摸光盤的表面；

四是磁帶、磁盤要遠離強磁場；

五是不要折疊、彎曲磁盤，不要在紙套上書寫，以防劃傷磁盤、光盤的表面；

六是磁帶、磁盤、光盤要直立在容器內，以防擠壓；

七是要防止存儲載體庫房的溫濕度劇烈波動，溫度應保持在7~20℃，相對濕度應控制在35%~45%范圍，并保持潔凈；

八是禁止保管人員將食品、飲料帶入存儲載體的庫房。

2、電子檔案載體的檢測與維護。

電子檔案記錄載體入庫時要進行如下檢測：

一是查看有無物理損傷，表面是否清潔，檢測有無計算機病毒等；

二是對檢測所使用驅動設備進行測試，使其處于可靠完好狀態；

三是對磁帶、磁盤、光盤中存存儲數據檢測；

四是要定期以標準速度、恒定張力定期進行倒帶；

五是每10年要更新一次磁帶，如情況需要可將周期縮短。

3、建立電子檔案維護管理的信息文檔。

電子檔案維護管理的信息文檔，內容應包括：檔案卷號、起始盤號、歸檔日期、歸檔前的檢查情況、歸檔時的驗收人、卷內文件的份數、載體的類型、軟硬件環境及應用軟件的情況。此外，還應包括歸檔后的檢測與維護情況登記。

電子文件來源廣泛，形成者不僅有業務管理部門的承辦人，還有數據錄入員、信息管理與計算機技術人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結、考核信息管理工作的同時，布置、檢查、總結、考核電子文件歸檔工作。