檔案職業的形態

形態是關于事物存在的方式,是事物的形狀或結構等的表現態勢。由于不同事物具有不同的存在方式,所以事物的形態是豐富多彩的。形態對于職業而言也是如此,幾乎有多少種職業就有多少種形態。但是,在職業存在的多種“態勢”中,真正能夠反映職業特征的,應當是職業的基本形態。在中國檔案職業中,這些基本形態主要包括職業主體、職業客體、職業技能和職業條件等構成要素。

２.１　檔案職業主體

在職業構成的要素中,人是職業的主體。一方面,人是職業的承擔者,離開了人,職業就不復存在。另一方面,職業服務于人,任何職業的設置都是人類實現自身利益的需要。在這里,職業從人出發又回歸于人,形成了一個循環運動。在職業形態中,人的年齡、性別、文化程度等,是職業形態的重要表現形式。

具體地說,職業活動的主體是指決定職業活動的行為主體,也就是符合勞動力要求的勞動者。實際工作中,未達勞動年齡和已經超過勞動年齡只要在體力、智力方面具備生產能力仍然參加社會勞動的人,都被視為勞動者,也都是職業活動主體。準確地說,職業活動主體是推動職業活動的人,如前所述,檔案職業以檔案為管理對象而形成職業活動。在檔案職業的構成中,職業主體,即檔案管理人員是基本和活躍的因素。檔案管理人員的狀況,在很大程度上決定了檔案職業的基本狀況和發展趨勢。因此,認識和研究檔案管理人員就成為檔案職業研究的重要內容。

２.１.１檔案管理人員的基本情況　從一般意義上講,檔案管理人員是以直接檔案管理為工作內容的專業人員。這些人員分布在檔案館、檔案室和檔案行政部門。根據中國國家檔案局的資料顯示,截止到２００２年年底,全國列入統計范圍的檔案部門共有專職檔案人員９１２０７人。其中,各級檔案行政管理部門１９８９３人;各級各類檔案館３６４９７人;省直以上機關、大型企業、地市級以上事業單位檔案室(處、科)３４８１７人。在這些檔案人員中,女性為５９６９５人,占總人數的６５．５％;５０歲以上的有１０３９２人,占總人數的１１．４％;３５~５０歲的有５２３５８人,占總人數的５７．４％;３５歲以下的有２８４５７人,占總人數的３１．２％。

在列入統計范圍的各級各類檔案部門現有專職人員中,博士研究生畢業的有３８人,占總人數的０．０４％;碩士研究生畢業的有３５９人,占總人數的０．３９％;研究生班畢業的有４６０人,占總人數的０．５％;雙學位畢業的有１５６人,占總人數的０．１７％;具有大學(含大專)文化程度的共有６３３３１人,占總人數的６９．４４％;具有中專及普通高中文化程度的共有２４３９０人,占總人數的２６．７４％;初中以下文化程度的共有２４７３人,占總人數的２．７１％。在這些檔案專職人員中,具有大專以上(含大專)檔案專業程度的有１６７６３人,占總人數的１８．４％;具有中專及職業高中檔案專業程度的有３３１１人,占總人數的３．６％;接受過在職培訓教育的有３５９５９人,占總人數３８．８％。

２．１．２檔案管理人員的狀況分析　從總體上看,我國檔案管理人員狀況呈現出以下特點:

(１)數量不多。我國列入統計范圍的專職檔案人員尚不足１０萬人(只有９１２０７人)。這在我國龐大的人口基數中可以忽略不計。如果按照我國國務院新聞辦公室?中國的就業狀況和政策?白皮書所公布的勞動力人口作為統計基數的話,截止到２００３年底,我國從業人口為７４４３２萬人,檔案從業人員僅占０．０００１２２５３％。如果按照?中華人民共和國職業分類大典?的分類體系,檔案從業人員中的“各級檔案行政管理部門”為國家公務員;“事業單位”的檔案管理人員,從嚴格意義上講也應當隨其單位的性質劃分類別。這樣,真正屬于檔案職業的從業人員只有“各級各類檔案館”的３６４９７人。和這一職業相近的全國各級各類圖書館有２６９６個,少于檔案館數量的３９７８個,但共有從業人員４８４９８人。如果僅僅從從業人員的數量看,檔案職業應當屬于人數較少的職業之一,這種職業很難構成對社會產生重大影響的支柱“產業”。

(２)年齡適中。按照我國規定勞動者的勞動年齡范圍:男子一般為１６~６０周歲,女子為１６~５５周歲,女工為５０周歲,從事井下、高空、高溫和特別繁重體力勞動或其他有害身體健康的工種的工人,最高年齡男子為５５周歲,女子為４５周歲。在我國列入統計范圍的檔案部門共有專職檔案人員中,５０歲(含５０歲)以下的人員占從業總人數的８８．６％。其中,３５~５０歲的有５２３５８人,占總人數的５７．４％;３５歲以下的有２８４５７人,占總人數的３１．２％。由此可見,我國檔案職業隊伍是一個年齡適中的群體,是一支年輕而具有活力的隊伍。在這一群體中,年輕人占了很大的比重:一方面,這說明從業者具有較強的可塑性,易于接受新生事物,有較大的發展空間。另一方面,也可以說明這一群體的成長經歷并不長,從某種程度上說,還缺乏一定的職業穩定性。

(３)性別比例明顯。在我國列入統計范圍的檔案部門共有專職檔案人員中,女性為５９６９５人,占總人數的６５．５％。這在一方面說明社會通過檔案職業為女性提供了廣闊的就業空間,體現了我國政府所一貫倡導的保障婦女合法就業權利的精神;而在另一方面,也充分說明了檔案職業確實存在符合女性就業的某些特征,以及滿足女性擇業需求的客觀條件。檔案職業正是在這種“特征”與“條件”的交互作用中,成為一種性別比例明顯的職業。

(４)專業化程度較低。在我國列入統計范圍的檔案部門共有專職檔案人員中,受過正規檔案專業教育(大專以上)的人員,僅占總人數的１８．４％,具有中高級專業技術職務的人員占已評定專業技術職務人員總數的１２．６１％。而在圖書館業,這一比例為３．１％。

這可以說明三方面的問題。其一,在檔案管理工作的從業人員中,有相當多的人員的職業確定性是在進入這個職業之后形成的,檔案管理從業人員可以通過實際的管理活動和在職培訓的形式,獲得其賴以生存的職業技能。其二,檔案職業領域對其從業人員的專業水平并沒有嚴格的要求,這種專業水平可能來自人們某種自然技能(如聽、說、讀、寫)的合理延伸,也可以通過傳統的“師徒相承”而非專業教育的方式獲得。其三,前兩項原因必然造成檔案職業中具有專業技術職務的人員比例較低,而這將導致這一職業缺乏吸引具有較高專業水準人員進入的優勢。

２.２　檔案職業客體

所謂職業活動客體,是職業賴以生存的對象,是職業活動主體的相對物,是構成職業活動的基本要素。實際上,職業客體是指特定職業所擁有的物質資源。這種物質資源的多寡和優劣,在很大程度上決定著職業主體的行為狀況,決定著職業的社會地位及其聲望。沒有職業活動客體,就不會發生職業行為,職業活動主體也就喪失了主體地位。因此,一種職業使用什么樣的原材料,加工制造哪些產品,這是構成職業形態的又一重要依據。

２.２.１檔案職業客體的狀況　檔案職業的客體是檔案。作為一種人類社會活動的產物,檔案一直以來都是檔案學術界多有涉及的話題。據權威資料顯示,在２０世紀８０年代檔案學十個較為突出的研究成果中, “關于檔案的起源、本質、價值問題”的研究位居其首,而且是“熱門研究課題之一”。

實際上,檔案作為一種人類社會活動的產物,作為一種貫穿歷史、現實和未來的概念,具有十分豐富的內涵,可以引發人們許多想象。然而,不論我國學者討論問題的方式和角度存在多大的差異,都無法否認檔案作為一種客觀事物而存在的結果,也無法回避檔案作為一種歷史記錄的客觀現實。實際上,從一般意義上講,我國現存檔案的主要部分,是由文件“轉化”而來的。這種轉化中,包含了包括檔案管理人員在內的、大量的“職業投入”。當檔案形成之后,檔案管理人員要通過特定的方式將其妥善保存并加以開發利用。因此,檔案就成為檔案職業十分確定的物質客體。

根據中國國家檔案局的資料顯示,截止到２００２年,全國各級各類檔案館館藏檔案共計１９１３６１２５６卷。全國各級各類檔案室保存檔案共計１５３５８８９１２卷。作為檔案職業的客體———檔案,無論從總體上看,還是從成分上去分析,都構成了巨大的社會資源。正是這種社會資源的存在,從根本上“造就”了檔案職業。當然,檔案職業發展還有待于對這些資源的開發,即通過資源的“產品”形態實現與社會的“有效溝通”。

２.２.２檔案職業的“產品”形態　產品是職業活動的最終成果形態。在人類生產、生活的各個領域,沒有什么能比產品更具有權威性。產品可以滿足人類生存、享受和發展的需要;產品可以促使人們不斷地更新觀念、意識、知識和技能;產品是新技術產生的直接動力。因此,產品總是具有發明和創造的色彩。一個新產品的問世,往往直接改變著某一職業形態,而不同的產品常常來自不同的職業領域,并反映著該領域特定的職業形態。因此,檔案職業的生存與發展,也將取決于提供滿足社會需求的“產品”,而社會需求則是形成職業產品的最終動力。

如上所述,作為檔案職業客體的檔案,并不完全是檔案職業的“產品”。實際上,檔案主要是在非檔案職業領域中形成的、由檔案職業進行“貯存”和“轉換”的原料。這種職業客體最終要以能夠滿足社會需要的職業產品的形式,體現該職業的社會價值。

具體地講,檔案職業產品主要是以以下幾種形式滿足社會需要的。

(１)檔案的開放

檔案的開放是將經過檔案職業人員整理和編目的檔案,直接提供給利用者的檔案職業產品形式。由于檔案具有原始的記錄屬性,就使得“檔案的開放”成為檔案職業與社會溝通的主要內容?！?/span>檔案的開放”這個指標也許是具有中國特色的,由于種種眾所周知的原因,我國檔案館中所藏檔案的基礎情況不理想,無法以原始狀態的面目提供給公眾。據中國第一歷史檔案館統計,將館藏檔案全部整理到文件級,以目前的常規處理速度需要１００年。因此,“開放檔案數量”這一指標就包含著大量的檔案職業工作付出:整理、編目、鑒定、修復以及對珍貴部分進行縮微或數字化處理等。

(２)檔案資料的出版

檔案資料的出版是將經過檔案職業人員系統整理和編輯的檔案,以出版物的形式向社會傳播的檔案職業產品形式。為了解決“檔案文獻的浩繁、蕪雜和副本的有限性與人們利用要求的專題性、科學性和廣泛性的矛盾”,就使得“檔案資料的出版”成為檔案職業的重要職業產品。

(３)檔案的展覽

檔案的展覽就是根據館藏檔案的情況,結合公眾對檔案利用的需求,主要利用館藏檔案和資料,以不同形式的展覽將檔案和檔案中反映的內容介紹給社會。這種形式受眾廣泛,是充分發揮檔案的社會教育功能,擴大檔案的社會利用,吸引公眾關注檔案的較好形式。中國的檔案界在近些年開始重視這一形式,大部分的省以上檔案館都設有常年的館藏檔案展,另外每年都有一些新的專題展覽面市。

此外,制作以檔案為主要內容的專題片、設置網站公布檔案資料也越來越成為檔案職業產品的基本內容。

毋庸置疑,檔案就是檔案職業的工作對象,檔案職業工作者正是通過對檔案的收集、整理、保存和提供利用而得以存在的。隨著社會的發展和檔案職業領域從業人員水平的提高,檔案的管理方式會越來越現代化,檔案職業領域為社會提供“檔案產品”的形式也會越來越豐富多彩。

２.３　檔案職業的條件

所'A3皗謂職業條件,是指職業活動得以進行的基本物質條件。它包括４個方面的內容。(１)職業資源。比如森林、土地、動植物區域分布等就是決定職業形成的最原始因素。沒有森林的地方,不可能有伐木工這一職業,沒有礦藏的地方,自然不會出現冶煉工等相關職業,職業活動自然也就無從談起。職業活動受職業資源的限制,職業資源也就成了職業活動的必備條件。(２)職業活動工具。包括機械工具、運輸工具、觀察測量計算工具、各種物件器具,以及語言、文字、圖表、信息等各種軟工具,一定的職業活動需要有一定的職業手段。沒有相應的職業活動工具,職業活動主體與客體就無法對接,職業活動也就無法啟動。(３)職業活動空間。包括廠房、道路、河流、倉庫、田間等職業活動場所都屬于職業活動空間,職業活動空間條件的質量,對具體的職業活動有重大影響。職業空間安全衛生設施的改善,就是為職業實踐創造的有利條件。(４)職業活動時間。職業活動是在一定的時間內進行的。我國規定的８小時工作制,就是從時間上為職業活動提供的條件。總之,職業活動條件是職業活動的重要橋梁和手段,缺少必要的職業活動條件,其他職業活動因素只能是個別要素,尚構不成職業活動整體。

具體到檔案職業而言,作為職業資源的檔案已經在上文中進行了闡述;其職業活動的時間也是由國家規定的,對于檔案職業來說,職業活動時間并無特殊意義。因此,檔案職業條件的基本問題就是檔案職業活動的空間狀況和技術設備狀況,主要包括檔案庫房、檔案裝具和檔案技術設備等。

檔案職業的條件是檔案職業基本構成因素。作為一項從事信息資源開發與利用的職業,檔案職業的技術條件和技術手段在一定程度上決定著檔案職業的發展。

２.４　檔案職業活動技能

在職業構成的基本要素中,職業的主體和職業的客體是通過職業的技能實現結合的。不同的檔案原材料具有不同的性能和用途,不同的檔案產品需要不同的設備和工藝,而所有這些又要靠掌握了特定技能的人來處理和運用。因此,職業的技能是聯系職業主體與職業客體的紐帶。

檔案職業技能主要是通過檔案管理活動的業務內容及其知識水平得以體現的。就檔案管理活動的業務內容而言,主要包括檔案管理活動的基本程序和檔案管理活動的基本方法。雖然檔案管理活動的基本程序和基本方法最終服務于檔案職業產品,但它們同樣具有自身的特色。作為一種技術指標、操作規程和操作方式,檔案管理活動的業務內容是職業形態的直觀表現形式。

檔案管理作為一種職業的過程,其基本形態表現為檔案職業活動的基本程序。所謂程序是指事物運動過程中必須遵循的前后相連的、體現出事物運動規律的、穩定的步驟系列。檔案管理職業活動的基本程序,是指為實現檔案職業的功能目標而對各業務環節所作的有序安排。具體包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、提供利用等６項內容,通稱為６個環節。隨著檔案管理活動的不斷發展,檔案管理活動的業務內容也在不斷地變化和補充。近年來,檔案的檢索、編研等已經發展成獨立的工作內容。

２.４.１檔案的收集　各種社會組織和個人在工作和活動中形成的文件,往往是分散的,范圍廣、數量大;而社會組織對檔案的利用需求卻往往是相對集中和專一的。為了解決文件形成后的分散狀態和利用要求集中的矛盾,就需要把分散在各機關單位和個人手中的檔案,以及散失在國外的歷史檔案,經過挑選,按照一定規定,有計劃地集中到有關的檔案室和檔案館,實行集中統一管理。

２.４.２檔案的整理　收集起來的檔案,數量很大,成分復雜,其中有的是數量龐大的零散文件,有的雖然經過文書部門組卷,但仍然處于相對零亂的狀態。然而,檔案的日常管理和社會的實際利用,則需要系統化、條理化的檔案。為了解決檔案的零亂狀況與系統管理及查找利用的矛盾,就要對檔案進行分類、組卷、排列和編目,使之系統化起來。

２.４.３檔案的鑒定　隨著社會的發展和各項實踐活動的進行,新的檔案不斷產生,數量日益增多。由于檔案的保存價值有時間長短之分,檔案保存了一定時間后,有些檔案失去了保存價值,有些檔案仍需繼續保存,有用和無用混雜一起,玉石不分;另一方面,由于人們認識水平的局限性和社會活動的復雜性等原因,使某些檔案的內容所反映的情況不大符合客觀實際,造成了真假不分。而人們需要保管和利用的,是那些有價值的檔案。為了解決檔案變得龐雜和利用需要精煉、真實的矛盾,就u56762  必須對檔案進行審查和鑒別工作,“去粗取精”“去偽存真”,剔除失去價值的檔案,使有價值的檔案得到更好地保管和利用。

２.４.４檔案的保管　由于自然的和社會的各種因素,檔案始終處于漸進性的自毀過程中,甚至可能遭受到水、火、地震、戰爭等破壞,所以檔案的壽命是有限的。而社會的利用則要求我們把檔案長久地保管下去,為維護國家歷史真實面貌服務。為了解決檔案不斷損毀與長遠利用的矛盾,必須采取各種保護措施防止和延緩檔案遭受損毀,盡量延長檔案的壽命,保證檔案的安全。

２.４.５檔案的檢索　檔案數量龐大,內容繁多,通常是根據它的自然形成規律,按照基本的體系整理和存放的,而社會利用檔案則是具體的、特定的和多種多樣的。解決龐大的、基本的整理體系與具體的、特定的利用需要之間矛盾的需要,推動人們從不同角度,采用各種方法來揭示檔案的內容和成分,編制各種檢索工具。

２.４.６檔案的提供利用　檔案職業活動的目的是為了提供檔案為社會服務。而收集、整理、鑒定、保管、檢索等工作,只是為提供利用奠定基礎,創造提供利用的可能性。為了使可能性變成現實性,滿足社會上利用檔案的各種各樣需求,就要通過各種方式介紹和實際地提供檔案為利用者服務,溝通檔案職業與社會的聯系。

２.４.７檔案的編研　人們到檔案館(室)利用檔案,受到了利用地點和范圍的限制,影響了檔案作用的充分發揮。為了做到主動的、系統的服務,就需要編輯公布出版檔案史料,在更大的范圍內發揮檔案的作用。

２.４.８檔案的統計　要實現檔案的科學管理,充分發揮檔案的作用,還需要對檔案及其有關情況進行全面調查了解,做到胸中有數。這就必須對檔案工作的各個環節及有關情況,進行定量觀察統計和分析研究。

所謂檔案管理活動的基本方法,就是為了完成檔案管理活動的業務內容而采取的一系列措施和手段的總和。在具體檔案職業活動中,上述檔案管理內容都可以具體表現為一定的方法和手段。檔案職業管理過程中的方法、手段的集合,就形成了檔案職業技能的指標體系。

總 之,中國檔案職業活動是由其基本形態構成的客觀實在。檔案職業之所以是一種確定的職業活動,從根本上講,就是因為它具備了職業活動的基本要素。這些要素,共同構成了檔案職業的基本形態,決定著檔案職業的發展狀況。因此,分析和研究職業應當從職業的構成和要素開始,離開了對包括職業活動的主體、職業活動的客體、職業活動的條件在內的職業構成要素的分析,檔案職業研究就無從談起。