編研工作面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)

近年來(lái)，我黨對(duì)外工作蓬勃發(fā)展。無(wú)論是與外國(guó)政黨的聯(lián)絡(luò)，還是進(jìn)行政黨政治的調(diào)研，都需要優(yōu)質(zhì)、便捷的檔案信息服務(wù)；事業(yè)的傳承，人員的更替，也需要了解和把握歷史；進(jìn)一步樹(shù)立中國(guó)共產(chǎn)黨良好的國(guó)際形象，更需要加大對(duì)外宣傳的力度。因此，編研工作的發(fā)展勢(shì)在必行。

同時(shí)，計(jì)算機(jī)和數(shù)字化也為開(kāi)拓編研工作新領(lǐng)域創(chuàng)造了條件。例如，取消紙質(zhì)永久檔案的第二套卷和十來(lái)種案卷級(jí)、文件級(jí)檢索目錄的編制，減少了工作量；利用計(jì)算機(jī)輔助立卷并進(jìn)行編研工作，提高了質(zhì)量和效率；提供數(shù)字檔案的網(wǎng)絡(luò)利用，降低了紙質(zhì)檔案的借閱率；等等，這些實(shí)實(shí)在在的變化，不僅改變了傳統(tǒng)的工作模式，實(shí)現(xiàn)了從手工管理向計(jì)算機(jī)輔助管理，從紙質(zhì)檔案利用向數(shù)字檔案利用，從封閉式管理向開(kāi)放式管理的發(fā)展，而且為編研工作的發(fā)展提供了空間。但是，如何對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行編研開(kāi)發(fā)，是我們面臨的一個(gè)實(shí)際問(wèn)題，也是向傳統(tǒng)的編研理念和編研方式提出的挑戰(zhàn)。

筆者以為，數(shù)字檔案具有紙質(zhì)檔案無(wú)可比擬的可開(kāi)發(fā)性，如果僅僅用來(lái)延續(xù)傳統(tǒng)的檔案編研工作，既不能充分發(fā)揮其本身的優(yōu)勢(shì)，也不能更好地為我黨的對(duì)外工作服務(wù)。應(yīng)該通過(guò)編研開(kāi)發(fā)，對(duì)數(shù)字檔案本身進(jìn)行加工、整理和編輯，優(yōu)化其結(jié)構(gòu)，豐富其內(nèi)涵，挖掘其不曾具有的利用價(jià)值，發(fā)揮其不曾具有的被開(kāi)發(fā)功能，使檔案不僅僅是歷史的真實(shí)記錄，而且要成為一種新型的歷史的科學(xué)記錄，更好地為現(xiàn)實(shí)和未來(lái)服務(wù)。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在利用者和數(shù)字檔案之間架起了橋梁，實(shí)現(xiàn)了“直通”，使檔案人員退出了“中介”的歷史舞臺(tái)。但在檢索和查找檔案方面，檔案人員有著特殊的優(yōu)勢(shì)和“專(zhuān)利”。應(yīng)該通過(guò)對(duì)數(shù)字檔案的編研開(kāi)發(fā)，使這種優(yōu)勢(shì)和“專(zhuān)利”成為一種固化產(chǎn)品，隨時(shí)隨地為網(wǎng)絡(luò)利用者提供更加優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)。而且，檔案信息是我黨對(duì)外工作信息體系中的核心和重點(diǎn)，但卻不是全部。應(yīng)該通過(guò)對(duì)政黨外交數(shù)字信息資源的整合，使檔案信息同相關(guān)的多媒體資料信息融為一體，實(shí)現(xiàn)信息資源管理、開(kāi)發(fā)、利用一體化。

提出這樣的創(chuàng)意，主要源于三方面的原因。

１．需要提高網(wǎng)絡(luò)檢索的查全、查準(zhǔn)率。新中國(guó)成立以來(lái)，文書(shū)檔案的立卷規(guī)則幾經(jīng)調(diào)整，文件的密級(jí)、重要程度（保管期限）、種類(lèi)（文件和電報(bào)）等都曾是問(wèn)題（事由）的上位分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)。也就是說(shuō)，同一問(wèn)題的文件，可能因?yàn)槊芗?jí)、保管期限、文種等的不同而被分散在不同的案卷之中；不同問(wèn)題的文件，又可能因?yàn)槊芗?jí)、保管期限、文種等的相同而成為一個(gè)案卷的成員。案卷目錄卻未必能準(zhǔn)確揭示所有的問(wèn)題，其用詞也不盡規(guī)范。因此，熟悉館（室）藏的情況一直都是檔案人員的基本功，而那些被尊稱(chēng)為“活檔案”的老同志，會(huì)在提供利用上發(fā)揮重要的作用。在數(shù)字化過(guò)程中，不可能對(duì)全部歷史檔案重新進(jìn)行整理，目前的計(jì)算機(jī)檢索技術(shù)又不具有語(yǔ)義分析功能，于是，那些既不了解檔案、又不熟悉歷史的網(wǎng)絡(luò)利用者，要想查找有關(guān)某一問(wèn)題的全部檔案就會(huì)遇到困難。而且，無(wú)論是現(xiàn)在還是將來(lái)，由于立卷單位和文件涉及范圍的不同，以及紙質(zhì)案卷封皮厚度的限制，同一問(wèn)題的文件仍然可能保存在若干個(gè)案卷之中，只是杜絕了一卷多事的情況。

２．應(yīng)該實(shí)現(xiàn)檔案同編研材料，以及相關(guān)資料的信息利用一體化。一般來(lái)說(shuō)，編研材料是檔案的二次信息。尤其是大事記、大事紀(jì)要等編述性材料，是對(duì)特定檔案內(nèi)容的歸納和提煉，與一次信息之間有著固有的、內(nèi)在的密切聯(lián)系。對(duì)整體而言，兩者是平行、并列的關(guān)系；對(duì)個(gè)體而言，兩者是一一對(duì)應(yīng)的關(guān)系，只是一簡(jiǎn)一詳、一少一多。利用這種聯(lián)系和特點(diǎn)，一些編研材料可以在檔案利用過(guò)程中發(fā)揮簡(jiǎn)介和導(dǎo)讀的作用。但對(duì)紙質(zhì)編研材料而言，這是不可能的。它們或作為文件二次歸檔，或因發(fā)表、出版而與檔案分離，從來(lái)沒(méi)有，也不可能在幫助利用者方面有所作為。

隨著改革開(kāi)放和對(duì)外宣傳工作的發(fā)展，愈來(lái)愈多的有關(guān)我黨對(duì)外工作的信息在文件以外的數(shù)字媒體上報(bào)道或發(fā)表，成為了檔案內(nèi)容的重要補(bǔ)充和豐富。但由于管理機(jī)構(gòu)和網(wǎng)站的不同，這些資料信息同檔案信息天各一方，既不便于利用，也不能充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

３．開(kāi)發(fā)、挖掘數(shù)字檔案信息資源。中聯(lián)部檔案數(shù)字化的完成，使之成為最寶貴的信息資源。它的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性及可開(kāi)發(fā)性，對(duì)分析研究我黨對(duì)外工作的歷史、探索政黨外交工作的發(fā)展規(guī)律具有特別重要的意義和價(jià)值。但要發(fā)揮它的作用，需要具備條件。比如說(shuō)，要想了解一個(gè)單位職工的年齡結(jié)構(gòu)和性別比例，首先要掌握職工的“出生日期”和“性別”，否則工作無(wú)法展開(kāi)。目前，機(jī)關(guān)文書(shū)檔案的整理、著錄遵循著統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，而且著錄項(xiàng)的設(shè)置不是用于今天的資源開(kāi)發(fā)，而是用于昨天的案卷檢索。因此，作為紙質(zhì)檔案的數(shù)字附本，數(shù)字檔案本身目前還不具有被系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、挖掘的屬性和功能。