數(shù)字檔案編研開發(fā)的途徑和方法

數(shù)字檔案編研開發(fā)是前無古人的開拓性工作，而且是大的系統(tǒng)工程，選擇科學(xué)、可行的途徑和方法，并進(jìn)行嚴(yán)格的組織實(shí)施非常重要。

１從理論上進(jìn)行科學(xué)性研究，探索解決問題的途徑

（１）建立新的文件集合。案卷是全宗內(nèi)檔案分類的產(chǎn)物，應(yīng)該是關(guān)于某一問題的文件集合。但是，如果案卷作為最底層、最小的類目單元，不具有文件集合的屬性，僅僅是文件的保管單位，那么就可以追根溯源，查找并確定一個(gè)適宜的上位類目，將其作為新的文件集合。這個(gè)集合應(yīng)該具有以下特征：一是關(guān)于某一問題的文件全部，主題鮮明，具有唯一性。二是具有雙重的結(jié)構(gòu)要素———文件和案卷，文件是其內(nèi)容要素，歸屬關(guān)系是唯一的；案卷是其形式要素，歸屬關(guān)系可能是多元的。三是具有進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析等開發(fā)利用的價(jià)值和屬性。四是不影響、不破壞原有的檔案結(jié)構(gòu)。五是以網(wǎng)絡(luò)利用者為用戶，選擇確定著錄語言。

（２）選定新的著錄項(xiàng)目。對結(jié)構(gòu)型數(shù)據(jù)而言，著錄項(xiàng)是開發(fā)利用信息資源的重要途徑和手段。對于新的文件集合，必須進(jìn)行新的著錄。而且，要根據(jù)資源開發(fā)和網(wǎng)絡(luò)利用的需要和要求，選擇確定著錄項(xiàng)目。選定工作應(yīng)該掌握以下基本原則：一要根據(jù)檔案本身的特性選擇著錄范圍和著錄項(xiàng)目，盡可能不要有遺漏，寧可稍細(xì)，不可略粗；二是著錄項(xiàng)要能夠反映職能工作的本質(zhì)和特征；三是要有前瞻性和戰(zhàn)略思考；四要進(jìn)行多方面的研究和論證，保證質(zhì)量和效益。

（３）開發(fā)新的編研平臺。通過計(jì)算機(jī)技術(shù)，完全可以實(shí)現(xiàn)檔案案卷信息、多媒體信息及不同部門之間信息的集合與資源共享。實(shí)現(xiàn)方法則是要建立一個(gè)新型的編研平臺。在這一平臺上，編研人員可以方便地查找到所需的案卷、照片、編研材料及多媒體資料等，確定其歸屬并完成編輯工作，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案、編研材料和資料信息的編研開發(fā)一體化。

這就是說，要改革目前檔案信息體系的結(jié)構(gòu)，在案卷目錄之上增加一個(gè)層次的信息———暫稱為“編研集”，作為文件集合、信息著錄和一體化編研、利用的平臺，使傳統(tǒng)的文書檔案一級信息集合制（案卷）變?yōu)槎壭畔⒓现?/span>（案卷和編研集），使二級目錄制（案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄）變?yōu)槿壞夸浿?/span>（增加編研集目錄）。從理論上講，這一改革符合檔案管理的基本原則，也能夠?qū)崿F(xiàn)對數(shù)字檔案資源的開發(fā)和挖掘，是一條可行的途徑。

２從技術(shù)上進(jìn)行可行性研究，探索解決問題的方法

目前，計(jì)算機(jī)目錄檢索技術(shù)已成為繼關(guān)系型數(shù)據(jù)庫技術(shù)之后的又一信息存儲與管理技術(shù)。它以樹狀結(jié)構(gòu)組織數(shù)據(jù)，以查詢效率為目標(biāo)，提供網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的分布存儲、統(tǒng)一管理和快速檢索。應(yīng)該說，目錄檢索技術(shù)正是我們進(jìn)行數(shù)字檔案編研開發(fā)的理想工具，關(guān)鍵是要開發(fā)建設(shè)一個(gè)安全可靠、實(shí)用便捷的應(yīng)用管理軟件。這需要做好以下方面的工作：一要把數(shù)字檔案編研工作納入機(jī)關(guān)電子政務(wù)建設(shè)的總體規(guī)劃之中，統(tǒng)一部署、統(tǒng)籌開發(fā)，保證質(zhì)量和效益；二是檔案編研人員要同計(jì)算機(jī)人員密切配合，做好應(yīng)用軟件的功能設(shè)計(jì)和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)等工作，并參與系統(tǒng)開發(fā)；三要統(tǒng)一檔案與資料的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，使兩者能夠融為一體；四要注重提高計(jì)算機(jī)自動(dòng)著錄的質(zhì)量和水平，使大規(guī)模的系統(tǒng)編研開發(fā)成為可能。

３進(jìn)行編研開發(fā)過程的組織管理研究，以保證質(zhì)量、提高效率

數(shù)字檔案的編研開發(fā)是檔案數(shù)字化以后的又一項(xiàng)大的基礎(chǔ)建設(shè)工程。一是工作量大，不僅涉及幾十年的檔案，而且涉及資料，還涉及相關(guān)部門之間的關(guān)系和工作協(xié)調(diào)。二是工作難度大，涉及傳統(tǒng)的檔案鑒定、整理、著錄和編研等多環(huán)節(jié)的工作，工作模式和要求也不同于以往，要在實(shí)踐中探索、總結(jié)和提高。三是質(zhì)量要求高，數(shù)字檔案編研開發(fā)實(shí)質(zhì)上是對數(shù)字信息資源的一次系統(tǒng)整合，如果質(zhì)量沒有保證，整個(gè)編研開發(fā)工作就會失去價(jià)值。因此，要做好以下方面的工作：一要搭好班子，要有熟悉我黨對外工作歷史和老檔案情況、掌握工作規(guī)則和應(yīng)用軟件的人員共同組成工作班子，齊心協(xié)力開展工作。二要進(jìn)行試點(diǎn)，要針對不同歷史時(shí)期和不同整理規(guī)則的檔案進(jìn)行工作試點(diǎn)，取得經(jīng)驗(yàn)。三要制訂規(guī)范，要在試點(diǎn)的基礎(chǔ)上制訂詳細(xì)、明確的工作規(guī)范，以保證編研開發(fā)的一致性。四要進(jìn)行質(zhì)量檢查，要按人、按年度進(jìn)行抽查，抽查比例不應(yīng)低于５％，抽查合格率應(yīng)該≥９５％。這是紙質(zhì)檔案數(shù)字化的技術(shù)要求，編研開發(fā)的質(zhì)量應(yīng)該在此基礎(chǔ)上提高一步。

國家檔案局制訂的《檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》明確提出，要優(yōu)化檔案信息資源的結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)多層次共享平臺的建設(shè)。我們要抓住機(jī)關(guān)電子政務(wù)建設(shè)的重要發(fā)展機(jī)遇，把數(shù)字檔案編研工作開展起來，使政黨外交檔案編研工作的整體水平再上新臺階。