淺談檔案文獻資料的收集技巧和方法(下)

作者：畢瑾耀 陳建

來源：《山東檔案》

    三、要科學地收集檔案文獻資料

    檔案文獻材料的收集是一項龐大而系統的工程，在此過程中，檔案文獻收集者必須秉持科學的態度，掌握科學的方法，才能收集到準確、全面、科學的材料，才能為檔案文獻的編纂和檔案管理工作打下良好的基礎。

    （一）善于利用各種參考書和工具書

    俗話說，“工欲善其事，必先利其器”。學會和善于利用參考書和工具書，是編纂者收集檔案文獻時必須具備的一項基本功。參考書是用于查詢而不用于連續閱讀的書籍，其內容多具史料性質。工具書是專供查找知識信息的文獻，它按特定方法加以編排，以供需要時查考用。檔案部門編制的檢索工具書主要有案卷目錄、全引目錄、全宗文件目錄、重要文件目錄、專題目錄、人名目錄、專題介紹、全宗介紹、檔案館指南及聯合目錄等。參考書和工具書可以為編纂者提供研究線索，指引讀書門徑，解決疑難問題，匯集某些同類專題材料。參考書和工具書就是檔案文獻編纂者在檔案文獻海洋中探寶的“器”，是編纂者收集檔案文獻資料的指南，可以節省編纂者大量的時間和精力，使編纂者少走彎路。另外，查找收集古代文獻，還要熟悉古籍的分類、源流和各種大型叢書、類書的編纂原則和體例，具備一定的古籍目錄學知識，在收集文獻資料時才能做到有備無患。

    （二）查找文獻要細致

    查找檔案文獻時要做到具體細致，要求編纂者不能僅靠檔案部門提供的目錄、索引查找檔案，因為有些檔案可能在目錄、索引中未體現出與編纂主題相關的信息，但這些檔案內部又恰好包含關于編纂主題的重要內容，因此為了保證收集檔案文獻的全面，編纂者必須靜下心來腳踏實地地對相關全宗或可能相關的全宗的檔案一一過目，這可能是檔案文獻編纂工作中最繁瑣、最費時費力也最讓人頭疼的事情，但為了保證編纂產品的質量，也是本著維護原始記錄性的檔案精神，這樣做是十分必要和值得的。在這一點上我們可以學習著名太平天國史研究專家羅爾綱先生。羅先生在編纂《太平天國資料叢編》時，為了全面收集太平天國的檔案史料，對南京圖書館頤和路書庫的70多萬冊除經部以外的圖書一冊一冊一頁一頁地細細翻了一遍，凡看見有關太平天國的資料就登記在簿子上，如此細致的收集讓人不禁對這位史學大家的研究治學態度肅然起敬，羅先生的這種治學精神是我們學習的好榜樣。

    （三）科學組織，明確分工

    做任何工作都不是雜亂無章、隨心所欲的，而是有一定的程序和套路的，什么時候做什么事、進行什么步驟都要組織好，事先就要做到心中有數。同樣，收集檔案文獻也要注意科學地組織、明確地分工。可以按照選材大綱順序組織分工，也可以根據題目的重要問題、時間特點等分工。另外，對于收集到的信息要通過登卡、摘錄、復印等方法加以記錄和匯集。

    四、結語

    俗話說，好的開端是成功的一半。做好檔案文獻資料的收集是檔案文獻編纂和檔案管理工作的關鍵環節。收集檔案文獻既需要注重資料收集的全面性，又需要掌握一定技巧，還要有科學嚴謹的精神，唯有三者結合，編纂者才能真正做好檔案文獻編纂工作。

    （作者單位： 山東省國土測繪院/中國人民大學）