一、檔案信息化建設(shè)的必要性

   1、檔案信息是信息資源的重要組成部分。檔案信息是人們社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)記錄，是認(rèn)識(shí)和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)，是重要的憑證和依據(jù)，也是一種特殊的信息產(chǎn)品。

   2、檔案信息化是自身發(fā)展的必然趨勢(shì)。傳統(tǒng)的檔案管理，是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實(shí)體，以手工操作為主完成檔案管理，工作量巨大，步驟繁瑣，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費(fèi)。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)，特別是計(jì)算機(jī)、光盤、縮微、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好客觀環(huán)境。

   3、檔案管理改革是信息化建設(shè)的必然要求。在信息時(shí)代，信息消費(fèi)將成為加快社會(huì)信息化進(jìn)程的原動(dòng)力，這是時(shí)代賦予社會(huì)信息部門的使命。

二、檔案管理信息化存在的問題

   1、存在安全性隱患;2、管理具有復(fù)雜性;3、人員配備不合理。

三、檔案管理信息化的對(duì)策

   1、建立健全制度體系。檔案信息化的前提是加大對(duì)檔案管理工作的軟硬件建設(shè)投入，規(guī)范運(yùn)行管理制度，制定統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范體系。

   2、完善安全保障機(jī)制。檔案信息化建設(shè)依托電子網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，安全風(fēng)險(xiǎn)防范必須放在重要的位置。要加強(qiáng)安全保障機(jī)制建設(shè)，提高檔案人員的警惕性，從根本上鏟除黑客對(duì)信息系統(tǒng)的威脅，可以采用身份認(rèn)證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施。

   3、強(qiáng)化管理的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。在進(jìn)行檔案管理信息化時(shí)，應(yīng)該按照國家推薦信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)自身發(fā)展的需求和特點(diǎn)來制訂內(nèi)部的管理標(biāo)準(zhǔn)體系，在實(shí)踐中不斷進(jìn)行完善;應(yīng)對(duì)各立檔單位文件及檔案的內(nèi)容、著錄項(xiàng)目、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和格式等作出統(tǒng)一的規(guī)定，還要對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫管理的軟件、硬件的文檔格式、數(shù)據(jù)指標(biāo)等進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范;使得將來電子目錄入檔案館之后能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，解決因軟件的不同而帶來的數(shù)據(jù)無法轉(zhuǎn)換或者不能讀取的問題。

   4、深化人才隊(duì)伍建設(shè)。在電子文件日益發(fā)展的今天，培養(yǎng)和造就一批通電子技術(shù)、懂檔案管理的人員是當(dāng)務(wù)之急。一方面，要多渠道引進(jìn)專業(yè)的技術(shù)和管理人員，盡量使用素質(zhì)高、思想好、責(zé)任心強(qiáng)的人員做文書、檔案工作。另一方面，要對(duì)現(xiàn)有的檔案人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，特別是加大對(duì)現(xiàn)代科技知識(shí)和電子技術(shù)的培訓(xùn)。總之，檔案管理部門應(yīng)盡快改變保管型人員過多、結(jié)構(gòu)單一的檔案隊(duì)伍現(xiàn)狀，建立一支具有較高素質(zhì)、結(jié)構(gòu)合理，適應(yīng)信息時(shí)代電子檔案管理需要的新型檔案工作人員隊(duì)伍。

轉(zhuǎn)載自檔案人之家