檔案信息化建設(shè)

在我國(guó)檔案工作的未來(lái)發(fā)展中，檔案信息化建設(shè)是一個(gè)十分重要的趨勢(shì)。研究檔案信息化建設(shè)的一系列基本理論，對(duì)指導(dǎo)我國(guó)檔案信息化建設(shè)的具體過(guò)程具有重要意義。

一、檔案信息化建設(shè)的涵義 、

對(duì)檔案信息化涵義的理解，目前國(guó)內(nèi)主要有以下幾種代表性的觀點(diǎn)：檔案信息化就是計(jì)算機(jī)化；檔案信息化就是網(wǎng)絡(luò)化；檔案信息化就是通訊現(xiàn)代化；檔案信息化就是計(jì)算機(jī)化+網(wǎng)絡(luò)化+通訊現(xiàn)代化。上述理解的純技術(shù)視角，是典型的技術(shù)至上主義。概括地說(shuō)，檔案信息化建設(shè)是指運(yùn)用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)化服務(wù)。

上述表述主要包括以下幾層基本涵義：

第一，檔案信息化建設(shè)的基本推動(dòng)力量是信息技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛運(yùn)用。由于信息技術(shù)水平處在不斷發(fā)展變化之中，因此，檔案信息化的目標(biāo)也應(yīng)進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整。

第二，檔案信息化建設(shè)的階段性目標(biāo)是提高檔案工作現(xiàn)代化水平和確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與服務(wù)的基本框架。國(guó)內(nèi)有學(xué)者將檔案工作現(xiàn)代化劃分為兩個(gè)階段，即計(jì)算機(jī)輔助檔案管理階段和電子檔案工程階段。這一認(rèn)識(shí)基本可取。計(jì)算P126機(jī)輔助檔案管理階段是對(duì)已歸檔的傳統(tǒng)檔案采用計(jì)算機(jī)模擬傳統(tǒng)手工工作方式建立“計(jì)算機(jī)輔助檔案管理系統(tǒng)”，目的是開(kāi)發(fā)信息資源，保護(hù)檔案原件。特點(diǎn)是：模仿手工管理，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，沒(méi)有挑戰(zhàn)傳統(tǒng)檔案管理理論。電子檔案工程階段是指在新理論與新方法的指導(dǎo)下，完成電子文件的歸檔及電子檔案管理。特點(diǎn)是：根據(jù)技術(shù)應(yīng)用水平，將電子檔案工程分為電子文件管理、檔案數(shù)字化、檔案網(wǎng)站建設(shè)和數(shù)字檔案館構(gòu)建等幾個(gè)不同方面；電子文件與電子檔案管理有新的工作程序與工作方法；網(wǎng)絡(luò)化檔案管理工作必將帶來(lái)有關(guān)理論的新變化。由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案工作的管理對(duì)象、管理原則、管理方法和服務(wù)形式等都會(huì)有別于傳統(tǒng)檔案工作，因此，檔案信息化建設(shè)的階段性目標(biāo)之一就是要形成網(wǎng)絡(luò)化檔案管理與服務(wù)的基本框架。

第三，在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中必須重視重新思考檔案管理的原則、’理論與方法。由于信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，新的檔案管理問(wèn)題、方法和原則不斷涌現(xiàn)。例如，檔案部門的職能與檔案工作體制的變化問(wèn)題、檔案職業(yè)走向問(wèn)題、電子文件管理系統(tǒng)問(wèn)題、電子檔案鑒定問(wèn)題、電子文件元數(shù)據(jù)管理問(wèn)題、數(shù)字檔案館問(wèn)題等。對(duì)這些在檔案信息化建設(shè)中由技術(shù)運(yùn)用所引發(fā)的理論問(wèn)題，檔案界必須做出理性與科學(xué)的回答。

第四，檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)社會(huì)公眾滿意的檔案信息社會(huì)化服務(wù)。人類推進(jìn)信息化進(jìn)程的理想目標(biāo)是在建立良好信息基礎(chǔ)設(shè)施的前提下，實(shí)現(xiàn)信息公開(kāi)(特別是政府信息的公開(kāi))與信息利用中的社會(huì)公平。對(duì)檔案信息化建設(shè)而言，這一目標(biāo)也具有指導(dǎo)意義。

檔案信息化建設(shè)包括的內(nèi)容相當(dāng)豐富。研究制定和推廣電子文件歸檔和電子檔案管理的制度、標(biāo)準(zhǔn)與辦法，接收電子文件進(jìn)館，加快實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化進(jìn)程，推進(jìn)檔案服務(wù)的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化等都是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。在上述內(nèi)容中，檔案信息的數(shù)字化、檔案網(wǎng)站和數(shù)字檔案館的建設(shè)占有突出地位。

二、檔案信息的數(shù)字化

(一)檔案信息數(shù)字化的涵義與原則

1．檔案信息數(shù)字化的涵義

檔案信息數(shù)字化是指利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案數(shù)字信息庫(kù)。

2．檔案信息數(shù)字化的原則

為了確保檔案信息數(shù)字化工作的質(zhì)量，檔案信息數(shù)字化工作必須遵循一定的原則，這具體體現(xiàn)在：

(1)規(guī)范性原則。所有檔案信息必須按照規(guī)定的技術(shù)要求、文本格式和工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行數(shù)字化，并盡可能采取通用標(biāo)準(zhǔn)。

(2)安全性原則。在檔案信息數(shù)字化過(guò)程中，要確保檔案原件的安全、確保數(shù)字化檔案信息的內(nèi)容與檔案原件相吻合、確保檔案信息內(nèi)容不泄密。

(3)效益性原則。檔案信息的數(shù)字化工作面廣量大，耗時(shí)耗財(cái)，必須十分講究數(shù)字化工作的效益。應(yīng)在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上選擇最優(yōu)的檔案信息數(shù)字化方案，這包括從海量的檔案信息資源中選擇適當(dāng)?shù)臄?shù)字化對(duì)象，選擇最優(yōu)的數(shù)字化工作流程、最合理的技術(shù)手段和最適宜的數(shù)字化加工設(shè)施等。

(二)檔案信息數(shù)字化的內(nèi)容和形式

現(xiàn)階段，在我國(guó)各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)的館藏檔案中，除極少部分是在其形成過(guò)程和前期運(yùn)動(dòng)階段中就采用了數(shù)字化記錄形式以外，絕大部分檔案是紙質(zhì)檔案。針對(duì)這一現(xiàn)狀，現(xiàn)階段和今后一段時(shí)間內(nèi)，我國(guó)檔案信息數(shù)字化的中心任務(wù)就是對(duì)紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。這既是進(jìn)一步改變其館藏檔案結(jié)構(gòu)的需要，更是利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和虛擬技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享和檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

一般來(lái)說(shuō)，檔案信息數(shù)字化的內(nèi)容有兩個(gè)不同層次：一是檔案目錄信息的數(shù)字化。其目標(biāo)是建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。做好這項(xiàng)工作的關(guān)鍵是嚴(yán)格規(guī)范檔案信息的著錄標(biāo)引，并科學(xué)選定檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)；二是檔案全文信息的數(shù)字化。檔案全文信息數(shù)字化可以采用掃描錄入方式將檔案全文按原貌逐頁(yè)存儲(chǔ)為圖像文件并為其編制目錄索引，或是經(jīng)OCR(光學(xué)字符技術(shù))識(shí)別后采用文本格式存儲(chǔ)檔案內(nèi)容，輔之以全文檢索數(shù)據(jù)庫(kù)兩種不同方式。在檔案信息數(shù)字化過(guò)程中，可以根據(jù)檔案信息的自身特點(diǎn)將這兩種方式結(jié)合起來(lái)使用。

(三)檔案信息數(shù)字化的主要困難

在現(xiàn)階段，檔案信息數(shù)字化面對(duì)的主要問(wèn)題是：首先，檔案信息數(shù)字化的技術(shù)還不成熟且不經(jīng)濟(jì)。現(xiàn)階段信息資源數(shù)字化的主要方式有鍵盤錄入和掃描(包括圖像方式保存和經(jīng)光學(xué)字符識(shí)別后以文本方式保存)兩種。鍵盤錄入的主要缺陷是速度慢、效率低和成本高；掃描還存在圖像質(zhì)量不高、掃描速度慢以及漢字識(shí)別率低等缺陷。其次，數(shù)字化的對(duì)象問(wèn)題。檔案館保存的檔案為數(shù)眾多，不同檔案信息的價(jià)值不同、開(kāi)放利用時(shí)限不同、保密程度不同，檔案館必須決定哪些檔案信息資源可以數(shù)字化、哪些檔案信息資源目前不需要數(shù)字化或暫緩數(shù)字化，以及哪些檔案信息資源應(yīng)優(yōu)先數(shù)字化。再次，合作問(wèn)題。對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理是各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)都面臨的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，各檔案機(jī)構(gòu)相互之間應(yīng)就數(shù)字化對(duì)象的選擇達(dá)成共識(shí)，在分工與合作的基礎(chǔ)上構(gòu)建我國(guó)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用體系。

三、檔案網(wǎng)站建設(shè)

(一)檔案網(wǎng)站的涵義與功能

1．檔案網(wǎng)站的涵義

檔案網(wǎng)站是檔案機(jī)構(gòu)在公共信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)上建立的站點(diǎn)，它一般是以主頁(yè)方式提供相關(guān)檔案服務(wù)和開(kāi)展檔案宣傳。檔案網(wǎng)站建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重要步驟，它是檔案部門聯(lián)系社會(huì)的重要窗口。

2．檔案網(wǎng)站的功能

檔案網(wǎng)站的功能主要有：

第一，服務(wù)功能。建立檔案網(wǎng)站的主要目的之一是向社會(huì)公眾提供檔案信息的查詢服務(wù)，使檔案用戶借助于網(wǎng)絡(luò)可以實(shí)現(xiàn)快速方便的檔案信息查詢，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)完成檔案信息的傳輸服務(wù)。檔案信息的數(shù)字化和我國(guó)已有的、不斷發(fā)展的信息基礎(chǔ)設(shè)施可以為檔案網(wǎng)站服務(wù)功能的實(shí)現(xiàn)提供條件。

第二，宣傳功能。檔案網(wǎng)站可以成為檔案工作、檔案機(jī)構(gòu)和檔案職業(yè)形象宣傳的有效工具，從而進(jìn)一步擴(kuò)大檔案工作的社會(huì)影響力，增強(qiáng)全社會(huì)的檔案意識(shí)。

第三，交流功能。檔案網(wǎng)站可以通過(guò)開(kāi)辟用戶專欄，密切檔案部門與社會(huì)公眾的關(guān)系，及時(shí)了解和掌握社會(huì)對(duì)檔案工作的評(píng)價(jià)和要求，從而不斷提高檔案管理與檔案服務(wù)的水平。

(二)檔案網(wǎng)站的主要內(nèi)容

為了實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)站的上述功能，檔案網(wǎng)站應(yīng)主要提供以下信息內(nèi)容：一是檔案工作信息。包括國(guó)內(nèi)外檔案工作動(dòng)態(tài)信息、檔案政策與法規(guī)信息、檔案教育與科研信息等。二是檔案機(jī)構(gòu)信息。包括檔案館室及其管理機(jī)構(gòu)的基本職能、部門設(shè)置、例行服務(wù)、聯(lián)系方法和發(fā)展規(guī)劃等信息。三是檔案資源信息。包括館藏?cái)?shù)字化檔案目錄信息和檔案全文信息、特色檔案圖片資料等。四是檔案利用服務(wù)信息。包括檔案機(jī)構(gòu)的服務(wù)對(duì)象、服務(wù)方式、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)政策等。五是地方特色文化信息。它主要包括地方史志常識(shí)、風(fēng)土人情、旅游景點(diǎn)介紹等。

(三)檔案網(wǎng)站建設(shè)的問(wèn)題與對(duì)策

近年來(lái)，國(guó)內(nèi)陸續(xù)建立了一批檔案網(wǎng)站。但從總體上看，我國(guó)現(xiàn)有檔案網(wǎng)站建設(shè)存在目標(biāo)不夠明確、提供信息內(nèi)容不夠豐富、訪問(wèn)率較低等問(wèn)題。為了推進(jìn)檔案信息化進(jìn)程，在檔案網(wǎng)站建設(shè)上也應(yīng)采取有效措施，以提高檔案網(wǎng)站建設(shè)水平。可以采取的主要措施是：在檔案行政管理部門的組織下，設(shè)立龍頭網(wǎng)站、門戶網(wǎng)站和樣板網(wǎng)站；逐步豐富上網(wǎng)檔案信息；注重檔案網(wǎng)站建設(shè)的策劃設(shè)計(jì)，配備專門人才等。P129

四、數(shù)字檔案館建設(shè)

(一)數(shù)字檔案館的涵義

國(guó)內(nèi)外對(duì)數(shù)字檔案館有多種不同表述，本書(shū)采用“數(shù)字檔案館是利用電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案文件信息的一種方式”的表述。該表述重點(diǎn)突出了數(shù)字檔案館是在計(jì)算機(jī)通訊網(wǎng)絡(luò)上對(duì)分布于各地的各種檔案信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)搜尋的實(shí)質(zhì)，它強(qiáng)調(diào)的是在數(shù)字檔案館環(huán)境下用戶開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的便利。因此，數(shù)字檔案館不是一種物理存在的實(shí)體，而只是利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將分布于不同檔案機(jī)構(gòu)的數(shù)字化檔案信息資源，以網(wǎng)絡(luò)化方式加以互相聯(lián)結(jié)，提供及時(shí)利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，其實(shí)質(zhì)是形成一個(gè)有序的信息空間和資源共享的信息環(huán)境。從這一意義上看，數(shù)字檔案館不是一種具體的檔案館形態(tài)，而是一種無(wú)形的信息組織與利用環(huán)境。

(二)數(shù)字檔案館的主要特點(diǎn)

數(shù)字檔案館具有如下一些基本特點(diǎn)：

1．存在方式上的特點(diǎn)

數(shù)字檔案館的實(shí)質(zhì)是在計(jì)算機(jī)通訊網(wǎng)絡(luò)上對(duì)分布于各地的各種檔案信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)搜尋，因此，數(shù)字檔案館不是一種物理存在的實(shí)體，而是一種無(wú)形的信息組織與利用環(huán)境。

2．運(yùn)行方式上的特點(diǎn)

數(shù)字檔案館的運(yùn)行方式是存取檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)字檔案館存取的是各種檔案機(jī)構(gòu)提供的數(shù)字化檔案信息，從這一意義上看，各類檔案機(jī)構(gòu)是數(shù)字檔案館得以存在的基礎(chǔ)。在數(shù)字檔案館環(huán)境下對(duì)檔案信息的利用，側(cè)重追求的不是單機(jī)狀態(tài)下或孤立狀態(tài)下對(duì)某一檔案館收藏的數(shù)字化檔案信息的利用，而是對(duì)分布在各館或不同數(shù)據(jù)服務(wù)器上的的數(shù)字化檔案信息進(jìn)行組織和利用。存取檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化這一基本工作內(nèi)容，決定了在數(shù)字檔案館這一信息環(huán)境組織過(guò)程中可能將主要面臨下列問(wèn)題：檔案信息數(shù)字化處理的共同標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)體檔案館網(wǎng)絡(luò)化基礎(chǔ)設(shè)施的構(gòu)建與完善，以及檔案信息資源共享中的相關(guān)協(xié)議等。

3．功能定位上的特點(diǎn)

—般檔案館與數(shù)字檔案館在各自的運(yùn)行管理中應(yīng)存在不同的功能定位。一般檔案館不僅應(yīng)成為開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的中心，而且首先應(yīng)該是一個(gè)檔案信息資源的積累與保存中心。隨著電子文件的不斷增多，雖然我們還不能肯定其是否會(huì)取代紙質(zhì)檔案，但隨著相關(guān)技術(shù)問(wèn)題的解決與管理方法的成熟和穩(wěn)定，電子文件的信息積累與信息憑證功能將會(huì)逐步顯現(xiàn)。從這一意義上看，為了有效發(fā)揮現(xiàn)行實(shí)體型檔案館的信息積累、信息記憶作用以及電子檔案信息的憑證功能，各類P130檔案館在檔案信息資源的建設(shè)中應(yīng)是一種基于“擁有”型功能定位的檔案館。而數(shù)字檔案館則因其主要是對(duì)分布于各地的檔案信息資源進(jìn)行動(dòng)態(tài)搜尋聯(lián)結(jié)這一特色，從而在功能定位上是以“存取”為中心。

“擁有”(ownership)是指通過(guò)收藏檔案信息資源以滿足本館用戶乃至網(wǎng)絡(luò)用戶的檔案信息需求的行為；“存取”(access)是指搜尋和利用檔案機(jī)構(gòu)擁有的館藏資源來(lái)滿足用戶檔案信息需求的行為。實(shí)體型檔案館對(duì)檔案信息資源的“擁有”將產(chǎn)生如下積極作用：保證電子檔案信息的真實(shí)性與可靠性，并為數(shù)字檔案館環(huán)境中的檔案信息“存取”服務(wù)提供數(shù)字化檔案信息資源保證；可以明確檔案信息資源的公布權(quán)、處分權(quán)、獲益權(quán)等基本權(quán)利歸屬，維護(hù)我國(guó)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的良好秩序。

(三)數(shù)字檔案館與實(shí)體檔案館的關(guān)系

數(shù)字檔案館與實(shí)體檔案館之間的關(guān)系主要有如下幾點(diǎn)：．

1．實(shí)體檔案館的館藏檔案是數(shù)字檔案館形成的基礎(chǔ)

數(shù)字檔案館的形成有三個(gè)要素：用戶、檔案信息資源和通訊網(wǎng)絡(luò)。其中檔案信息資源的存在需要載錄于一定的載體之上，無(wú)論是紙質(zhì)型的還是電子型的或是其他型的，它們都直接來(lái)源于人類的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)。這些檔案信息資源是不會(huì)自動(dòng)進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)的，除了部分檔案信息資源是由其形成者直接以數(shù)字形式形成并提供網(wǎng)上利用外，相當(dāng)部分的檔案還必須依靠現(xiàn)行檔案館去進(jìn)行收集、加工整理，然后轉(zhuǎn)換成數(shù)字形式才能上網(wǎng)提供利用。因此，數(shù)字檔案館建成后，各級(jí)各類檔案館仍應(yīng)努力加強(qiáng)館藏建設(shè)，以便為數(shù)字檔案館提供豐富的檔案信息資源保障。同時(shí)，數(shù)字檔案館所提供的檔案信息的原生性、真實(shí)性和可靠性也必須以實(shí)體檔案館館藏的相關(guān)檔案作為保障。

2．?dāng)?shù)字檔案館的出現(xiàn)對(duì)實(shí)體檔案館的館藏建設(shè)提出了新的要求

實(shí)體檔案館的館藏檔案經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理并上網(wǎng)提供利用后，可以使用戶實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程快速查找利用。這就在客觀上要求實(shí)體檔案館在開(kāi)展館藏建設(shè)時(shí)必須自覺(jué)地將自己納入到地區(qū)、專業(yè)、全國(guó)，甚至全球的檔案信息網(wǎng)絡(luò)中，使各檔案館上網(wǎng)的檔案信息資源各具特色，互不重復(fù)。

3．?dāng)?shù)字檔案館為實(shí)體檔案館提供了新的管理和服務(wù)機(jī)制

實(shí)體檔案館采用的是一種實(shí)體化、過(guò)程化和機(jī)構(gòu)化的管理機(jī)制，其核心是擁有檔案文件實(shí)體，并進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)及開(kāi)發(fā)利用等業(yè)務(wù)工作。這種機(jī)制使實(shí)體檔案館的管理和服務(wù)局限在具體的、物化的資源范圍和場(chǎng)所范圍之中，無(wú)法在社會(huì)上發(fā)揮更大的作用；而數(shù)字檔案館則把邏輯的、動(dòng)態(tài)的檔案信息資源和信息管理系統(tǒng)引進(jìn)了實(shí)體檔案館，在其中構(gòu)建了一個(gè)虛擬的檔案信 P131息環(huán)境，打破了實(shí)體檔案館及其館藏的物理界限，使檔案館成為在網(wǎng)絡(luò)上能夠靈活方便地搜尋、選擇、聯(lián)結(jié)檔案信息資源的動(dòng)態(tài)信息系統(tǒng)。正是這種動(dòng)態(tài)搜尋聯(lián)結(jié)機(jī)制，可以極大地延伸實(shí)體檔案館的檔案信息服務(wù)能力，從而更有效地開(kāi)展社會(huì)化服務(wù)。

因此，數(shù)字檔案館與實(shí)體檔案館之間不是替代關(guān)系，而是相互依賴、相互促進(jìn)的關(guān)系。如果沒(méi)有實(shí)體檔案館，數(shù)字檔案館就失去了一個(gè)重要的信息源泉；反之，沒(méi)有數(shù)字檔案館提供的信息環(huán)境，實(shí)體檔案館就不可能突破原有的工作局限，實(shí)現(xiàn)更大范圍內(nèi)的檔案信息服務(wù)。可見(jiàn)，數(shù)字檔案館的建設(shè)需要以實(shí)體檔案館作為基礎(chǔ)，而數(shù)字檔案館的建設(shè)也可為實(shí)體檔案館的進(jìn)一步發(fā)展提供新的機(jī)遇。

五、檔案信息化建設(shè)的基本對(duì)策

檔案信息化建設(shè)是以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以檔案信息資源社會(huì)共享為目標(biāo)的動(dòng)態(tài)發(fā)展過(guò)程。在具體組織實(shí)施檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，需要注意加強(qiáng)對(duì)若干策略的設(shè)計(jì)與研究。

(一)制度完善

制度建設(shè)具有多重目標(biāo)，其中重要的目標(biāo)之一就是謹(jǐn)防檔案信息化中各類“檔案信息孤島”的出現(xiàn)。“檔案信息孤島”現(xiàn)象不僅可能發(fā)生在檔案部門之間，而且也可能發(fā)生在檔案部門與其他信息部門之間。從當(dāng)前掌握的情況看，已建檔案網(wǎng)站中無(wú)鏈接的比例已經(jīng)達(dá)到30％，這實(shí)質(zhì)上就是一種“檔案信息孤島”現(xiàn)象。消除這種現(xiàn)象，既有技術(shù)因素的障礙，也有非技術(shù)因素的障礙，其中制度建設(shè)就是關(guān)鍵的一環(huán)。制度建設(shè)包括檔案信息管理制度標(biāo)準(zhǔn)、安全制度和技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)等。

1．檔案信息管理制度標(biāo)準(zhǔn)

數(shù)字檔案信息采集與存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)：數(shù)字檔案信息是檔案信息化建設(shè)的重要資源基礎(chǔ)。數(shù)字檔案信息一般有兩個(gè)來(lái)源：一是伴隨管理進(jìn)程而形成的電子文件與電子檔案；二是對(duì)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換。為此，數(shù)字檔案信息采集標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)就圍繞上述兩個(gè)方面展開(kāi)。針對(duì)電子文件與電子檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)化，國(guó)家檔案局、建設(shè)部、國(guó)家科委、國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局等部門先后發(fā)布了4個(gè)有關(guān) CAD電子文件的管理標(biāo)準(zhǔn)及《電子文件歸檔及管理規(guī)范》，對(duì)電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔等作了指導(dǎo)性規(guī)定：“應(yīng)明確歸檔時(shí)間、歸檔范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測(cè)數(shù)據(jù)等，以保證電子檔案的質(zhì)量。”與此相關(guān)，目前我國(guó)還制定了《革命歷史檔案資料目錄軟磁盤數(shù)據(jù)交換格式》(DA／T17．5—1995)、《檔案著錄規(guī)則》(DA／T18—1999) P132 等近十個(gè)國(guó)家級(jí)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。但在電子文件管理規(guī)范所提出的標(biāo)準(zhǔn)化目標(biāo)上還存在標(biāo)準(zhǔn)和政策配套建設(shè)上的缺陷，如缺少與之配套的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)格式標(biāo)準(zhǔn)、術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)、電子文件保管期限表等，因此，檔案信息管理制度標(biāo)準(zhǔn)的制定仍需加強(qiáng)。

檔案信息網(wǎng)絡(luò)標(biāo)準(zhǔn)：檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)可以有三種類型，這就是局域網(wǎng)(一個(gè)單位或檔案部門內(nèi)部使用，共享檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的網(wǎng)絡(luò))、城域網(wǎng)(各單位之間實(shí)現(xiàn)資源交流和共享的網(wǎng)絡(luò))和廣域網(wǎng)(檔案部門在互聯(lián)網(wǎng)上建立的網(wǎng)站或網(wǎng)頁(yè))。檔案部門網(wǎng)絡(luò)體系結(jié)構(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)化是保證檔案信息快速傳輸和使用的關(guān)鍵。在檔案信息化建設(shè)中需要進(jìn)一步研究制定《電子文件管理系統(tǒng)軟件通用標(biāo)準(zhǔn)》、《檔案信息平臺(tái)數(shù)據(jù)通用標(biāo)準(zhǔn)》，以規(guī)范數(shù)據(jù)來(lái)源、編碼方法和數(shù)據(jù)交換格式。

檔案信息管理軟件標(biāo)準(zhǔn)：檔案信息管理軟件標(biāo)準(zhǔn)化主要體現(xiàn)在應(yīng)用軟件的通用性和統(tǒng)一性兩個(gè)方面。軟件的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范性要求是絕對(duì)的，而軟件的統(tǒng)一性和通用性要求則是相對(duì)的。從總體上看，數(shù)量眾多、質(zhì)量不齊、格式互異是目前我國(guó)檔案信息管理軟件的基本特點(diǎn)。從集約化和規(guī)范效應(yīng)以及檔案信息共享的要求出發(fā)，檔案信息管理軟件最終還是要求逐步趨于規(guī)范、通用和統(tǒng)一。

2．檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)

從具體內(nèi)容上看，檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)包括檔案信息內(nèi)容安全、檔案信息載體安全、檔案記錄方式安全和檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全等幾個(gè)方面。針對(duì)上述具體內(nèi)容，在國(guó)家已有通用標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步制定檔案行業(yè)安全標(biāo)準(zhǔn)就非常重要。例如，有關(guān)檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全等級(jí)劃分及測(cè)評(píng)、檔案信息上網(wǎng)前的密級(jí)控制、網(wǎng)絡(luò)中的檔案信息的安全管理等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)有待進(jìn)一步完善。

3．檔案業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)是對(duì)電子文件、檔案業(yè)務(wù)處理的規(guī)范，它包括與檔案信息化建設(shè)相關(guān)的術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)、資源的標(biāo)識(shí)、描述數(shù)字檔案文件格式、元數(shù)據(jù)格式、對(duì)象數(shù)據(jù)格式等標(biāo)準(zhǔn)。技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范包括電子文件、檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)壓縮格式數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、數(shù)據(jù)加水印技術(shù)規(guī)范和系統(tǒng)軟硬件設(shè)施技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。上述標(biāo)準(zhǔn)在我國(guó)已有一定基礎(chǔ)，但其配套性仍需加強(qiáng)。

(二)資源建設(shè)

檔案信息化的實(shí)質(zhì)是為檔案信息資源開(kāi)放與開(kāi)發(fā)提供一個(gè)新的平臺(tái)和空間，因此，根據(jù)信息化要求針對(duì)性地開(kāi)展檔案信息資源的有序化、規(guī)范化和特色化建設(shè)就成為檔案信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。有關(guān)行業(yè)與領(lǐng)域信息化建設(shè)中出現(xiàn)的“重硬輕軟”和“有路無(wú)車，，等現(xiàn)象可以成為檔案信息化建設(shè)的有益經(jīng)驗(yàn)。在檔案信息

資源建設(shè)中，當(dāng)前應(yīng)注意的問(wèn)題是：

1．確定納入檔案信息化目標(biāo)的信息類型

在檔案信息化建設(shè)中，不僅要加強(qiáng)檔案信息資源的建設(shè)，而且要加強(qiáng)一系列與檔案社會(huì)服務(wù)有關(guān)的其他信息資源的建設(shè)。從資源建設(shè)的內(nèi)容上劃分，它主要應(yīng)包括檔案實(shí)體信息、檔案檢索信息、檔案內(nèi)容信息、檔案開(kāi)發(fā)信息、檔案開(kāi)放信息、現(xiàn)行文件開(kāi)放信息、檔案教育信息、檔案政策與法規(guī)信息、檔案新聞、檔案科研信息等。

2．檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的共建

檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)包括目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)。從資源建設(shè)的角度來(lái)認(rèn)識(shí)，檔案信息數(shù)字化及檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)實(shí)質(zhì)就是重建檔案信息資源體系的過(guò)程。這個(gè)檔案信息資源體系有兩個(gè)特征：首先，它是數(shù)字化的信息資源體系；其次，它是全國(guó)所有檔案機(jī)構(gòu)的數(shù)字化檔案信息資源共同構(gòu)建的體系，是一體化的信息資源體系。因此，圍繞著檔案信息資源體系的建設(shè)，應(yīng)由檔案事業(yè)主管部門制定統(tǒng)一的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)共建規(guī)劃，并在協(xié)調(diào)行動(dòng)的基礎(chǔ)上，啟動(dòng)檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)項(xiàng)目，如分布式檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、分布式重要檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、館藏多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、面向政務(wù)信息網(wǎng)的檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)等。

(三)強(qiáng)化管理

1．信息化咨詢監(jiān)理機(jī)制的建立

信息化咨詢監(jiān)理是指在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，由有關(guān)機(jī)構(gòu)、組織或人員，對(duì)檔案信息化項(xiàng)目進(jìn)行前期咨詢、信息化方案論證、系統(tǒng)集成商的選定、信息化質(zhì)量控制等一系列服務(wù)，從而幫助有關(guān)檔案部門完成一些性價(jià)比最優(yōu)的檔案信息化項(xiàng)目。檔案信息化咨詢監(jiān)理具有自身的一些特點(diǎn)：一是咨詢監(jiān)理過(guò)程的全程性。檔案信息化咨詢監(jiān)理不僅是對(duì)信息化項(xiàng)目的施工過(guò)程進(jìn)行咨詢監(jiān)理，而且要求咨詢監(jiān)理內(nèi)容向信息化項(xiàng)目建設(shè)的兩端延伸，覆蓋到檔案信息化項(xiàng)目從立項(xiàng)到試運(yùn)行的全過(guò)程。如在立項(xiàng)階段幫助檔案部門確定信息化目標(biāo)，在運(yùn)行階段幫助檔案部門制定有關(guān)運(yùn)行管理制度，在后期階段幫助檔案部門進(jìn)行有關(guān)項(xiàng)目維護(hù)等。二是監(jiān)理組織機(jī)構(gòu)的虛擬化和社會(huì)化。由于信息技術(shù)門類眾多，檔案管理問(wèn)題復(fù)雜多樣，因此，檔案信息化咨詢監(jiān)理的實(shí)施必須以一個(gè)專家網(wǎng)絡(luò)為依托，其中不僅包括技術(shù)專家，也應(yīng)該包括檔案管理專家。從已有實(shí)踐看，一個(gè)由純技術(shù)專家組成的咨詢監(jiān)理隊(duì)伍將很難在檔案信息化建設(shè)中反映出檔案管理特色。

2．項(xiàng)目管理

檔案信息化實(shí)施過(guò)程有它本身的特點(diǎn)與規(guī)律。對(duì)檔案信息化過(guò)程進(jìn)行系統(tǒng)化的思考和控制，有助于尋找其中的特點(diǎn)和規(guī)律，從而提高檔案信息化水平。因此，檔案信息化實(shí)際上是雙過(guò)程：一是信息化項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)程；二是項(xiàng)目管理進(jìn) P134程。對(duì)檔案信息化的過(guò)程管理是決定其成敗的重要因素之一。在過(guò)程管理中，較為重要的環(huán)節(jié)是：可行性分析、信息需求分析、組織職能分析、系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)等。其中項(xiàng)目的信息需求分析是最為重要的一環(huán)，檔案部門應(yīng)配合有關(guān)開(kāi)發(fā)人員對(duì)其信息化的基本環(huán)境、檔案資源的特殊性和檔案部門的約束條件等進(jìn)行準(zhǔn)確分析。

3．規(guī)劃制定

從當(dāng)前看，我國(guó)檔案信息化建設(shè)普遍存在缺少中長(zhǎng)期規(guī)劃的問(wèn)題，“走一步看一步”的現(xiàn)象比較突出。因此，加強(qiáng)戰(zhàn)略規(guī)劃的制定就十分必要。檔案信息化戰(zhàn)略規(guī)劃的制定必須充分注意到下列因素：一是信息化目標(biāo)的復(fù)雜性。信息化是一個(gè)動(dòng)態(tài)過(guò)程，必須有一個(gè)持續(xù)的滾動(dòng)支持規(guī)劃，因此，檔案信息化規(guī)劃必須是戰(zhàn)略性的，而不能以靜態(tài)匹配作為規(guī)劃重點(diǎn)。二是技術(shù)因素的復(fù)雜性。如新舊技術(shù)的整合，如何在新技術(shù)導(dǎo)人和舊技術(shù)挖掘之間求得平衡就存在復(fù)雜性，同時(shí)必須考慮技術(shù)環(huán)境的迅速變化。三是考慮信息化規(guī)劃的政治因素。如必須考慮檔案管理部門的職能定位、性質(zhì)等，特別是檔案館作為國(guó)家科學(xué)文化單位在積累社會(huì)記憶和保護(hù)人類文明財(cái)富上的特殊功能需要。四是關(guān)注檔案信息資源的特點(diǎn)。作為一種公共信息資源，檔案信息資源在其社會(huì)性、適用性、憑證性等方面均具有自己的個(gè)性，檔案信息化建設(shè)不能以犧牲檔案信息資源的特點(diǎn)作為代價(jià)。五是檔案信息化需求定義的復(fù)雜性。信息化需求不明確或不完整，需求在早期、中期或后期變動(dòng)時(shí)間上的不同將導(dǎo)致不同的代價(jià)。根據(jù)各自實(shí)際，檔案部門應(yīng)劃分其信息化建設(shè)的具體目標(biāo)(電子文件管理、紙質(zhì)檔案數(shù)字化、檔案網(wǎng)站建設(shè)、數(shù)字檔案館建設(shè)等)及其不同的時(shí)間表。

4．外包管理

在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，檔案部門可以把部分工作交由其他組織完成。檔案部門可以外包的項(xiàng)目類型有：一是將檔案人員的培訓(xùn)和教育交由有師資力量的高等院校去完成；二是實(shí)施不同程度的信息技術(shù)外包。它可以是有關(guān)軟件業(yè)務(wù)外包、檔案網(wǎng)站或數(shù)字檔案館建設(shè)的工程業(yè)務(wù)外包，也可以是信息技術(shù)資產(chǎn)、人員、租賃資產(chǎn)的外包。檔案部門在確立了外包方案后，要根據(jù)需要尋找適合自己的外包伙伴。通過(guò)項(xiàng)目招標(biāo)、公平競(jìng)爭(zhēng)的方式對(duì)外包商的服務(wù)質(zhì)量、技術(shù)水平等進(jìn)行廣泛深入的考察，盡可能選擇信譽(yù)好、實(shí)力強(qiáng)、經(jīng)驗(yàn)足、管理先進(jìn)的公司作為合作伙伴，簽訂外包協(xié)議作為雙方共同遵守的行為準(zhǔn)則。在具體實(shí)施階段，檔案部門要對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)度、成本、性能隨時(shí)監(jiān)測(cè)和評(píng)估，與外包商建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系，做好信息項(xiàng)目的后期維護(hù)工作，避免系統(tǒng)不穩(wěn)定和不安全。

(四)風(fēng)險(xiǎn)控制

檔案信息化建設(shè)是一個(gè)涉及多因素的系統(tǒng)工程，其投入也較大。這就意味著在這一過(guò)程中也存在著一系列的風(fēng)險(xiǎn)。筆者認(rèn)為，這種風(fēng)險(xiǎn)主要表現(xiàn)在：

組織風(fēng)險(xiǎn)：檔案信息化涉及許多部門，如果不能有效協(xié)調(diào)部門之間的工作，就可能出現(xiàn)互相扯皮、集成不力和進(jìn)度遲緩等現(xiàn)象。此外，信息化項(xiàng)目的實(shí)施還會(huì)帶來(lái)人員管理、業(yè)績(jī)考評(píng)體系的轉(zhuǎn)變等。在數(shù)字檔案館建設(shè)階段，能否在某一范圍內(nèi)建成一個(gè)可以動(dòng)態(tài)搜尋檔案信息的信息環(huán)境，也取決于有關(guān)主體的組織水平。因此，針對(duì)上述組織風(fēng)險(xiǎn)，檔案部門應(yīng)成立專門的信息化領(lǐng)導(dǎo)小組，并建立信息化的常規(guī)工作機(jī)制。

信息安全風(fēng)險(xiǎn)：從廣義上看，檔案信息化的信息安全表現(xiàn)為計(jì)算機(jī)安全、網(wǎng)絡(luò)安全、通信安全和信息安全，這里主要表現(xiàn)為檔案信息的內(nèi)容安全。檔案信息的內(nèi)容安全包括檔案原件安全、檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換安全、存儲(chǔ)安全和利用安全等多個(gè)方面。檔案部門在信息化工作中應(yīng)制定完善的檔案信息安全保護(hù)制度，并明確安全問(wèn)題發(fā)生后的補(bǔ)救措施和相關(guān)責(zé)任。

知識(shí)產(chǎn)權(quán)風(fēng)險(xiǎn)：檔案信息化將涉及一系列知識(shí)產(chǎn)權(quán)問(wèn)題。這突出表現(xiàn)為檔案信息的數(shù)字化產(chǎn)權(quán)、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)產(chǎn)權(quán)、檔案復(fù)制權(quán)、檔案網(wǎng)站建設(shè)中因鏈接而產(chǎn)生的知識(shí)產(chǎn)權(quán)問(wèn)題等。檔案部門在實(shí)施有關(guān)信息化項(xiàng)目時(shí)，可以向有關(guān)專家咨詢規(guī)避各種知識(shí)產(chǎn)權(quán)風(fēng)險(xiǎn)的方案。

總之，檔案信息化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)工程，在其組織實(shí)施中涉及眾多技術(shù)與非技術(shù)性因素，因此，制定和研究科學(xué)的檔案信息化策略就成為今后一段時(shí)期內(nèi)我國(guó)檔案工作的重要任務(wù)之一。