檔案信息管理系統

檔案信息管理系統是對檔案信息進行收集、整理、加工、存儲, 并通過一定的技術裝備和技術手段, 實現檔案信息傳遞與交流功能的信息系統, 它是文獻信息系統的重要組成部分, 與社會其他信息系統和工作系統有著密切關系, 具有一般信息系統的特性。首先, 它是一個與社會發生廣泛聯系并相互制約的開放式系

統。檔案信息管理系統從社會輸入檔案信息, 經過加工處理后再向社會提供檔案信息服務, 是進行檔案信息交流, 為社會各方面服務的檔案信息中心; 其次, 它是人們為管理和利用檔案信息的目的而建立的人工系統。與自然系統不同, 檔案信息管理系統不僅滿足于適應環境以求生存, 還能主動地改造環境以求發展。它可以預測未來趨勢, 適應外部環境的變化, 及時調整和優化自身結構, 發展新的功能。

一、檔案信息管理系統的結構與功能

1 . 輸入子系統: 其功能是收集和鑒選檔案材料, 使有價值的檔案信息源源不斷地輸入到系統中。

2 . 存儲加工子系統: 其功能是對檔案中包含的信息進行揭示、加工與組織, 以檔案條目和機讀數據的形式, 對收集來的檔案材料進行特征描述和信息存儲, 使大量繁雜的檔案信息有序化、系統化, 以便檢索和利用。

3 . 輸出子系統: 其功能是提供多種檢索途徑和檢索手段,將經過加工處理了的檔案信息提供給社會利用, 使用戶能迅速、準確地查找到自己所需要的檔案信息。

4 . 反饋子系統: 其功能是通過統計和用戶調研等方式隨時掌握和分析系統運行情況和用戶需求狀況, 使用戶和系統之間得以交互, 從而保證相關檔案信息的輸出, 滿足用戶的信息需求,使系統不斷完善和優化。

檔案信息管理系統結構與功能如圖1-3 所示:

二、檔案信息管理系統的優化控制

檔案信息管理系統是由目標、資源、設備、方法和功能等要素組成的有機體, 須對它進行科學的管理及優化控制, 對系統的每一要素及其運行狀況進行控制與協調, 使系統達到最佳運行效果, 保證系統目標的順利實現。檔案信息管理系統的優化控制可從以下方面著手:

1 . 統一規劃, 整體協調, 合理地劃分與組織系統的內部結構, 保證系統流通渠道的暢通, 使系統有目標、有計劃地順利進行。

2 . 通過規范化、標準化等措施, 提高系統的工作效率和質量, 避免重復勞動和人力、物力、財力的浪費, 使信息資源得以共享。

3 . 及時引進最先進的技術和設備, 加快自動化步伐, 使系統的功能不斷加強。

4 . 科學地評價現有系統, 及時發現系統中存在的問題, 提出改進意見, 逐漸完善系統的結構和功能。

5 . 保持與外界的聯系與溝通, 隨時吸取其他信息系統的優點和長處, 以達到系統與外界環境的動態平衡。

三、檔案信息管理系統的性能評價

1 . 信息的完備性。是否存儲了足夠的檔案信息, 能否滿足用戶的多方需要。

2 . 系統的效率。能否快速、方便、有效地提供信息服務。

3 . 安全性。包括信息安全和系統運行安全等。系統提供的信息是否準確可靠, 有無保密措施, 能否合法監控; 系統發生故障的概率是否較低, 排除故障的措施是否有效等。

4 . 經濟性。能否用較低的成本達到較大的社會效益和經濟效益。

5 . 兼容性。系統各組成要素之間, 系統與其他信息系統之間能否分享信息處理成果, 在較大程度上實現信息資源共享。

6 . 擴展性。能否方便地增加結構和功能模塊, 以隨時適應環境的變化。