檔案信息的構成

任何事物都是由一定的要素構成的。認識和了解檔案信息的構成是掌握檔案信息運動規律的前提。檔案信息的構成可以從靜態(相對) 及動態兩個方面來全面分析。

1 檔案信息的靜態構成

檔案信息的靜態構成, 反映出檔案信息在相對靜止狀態下的組成特征。主要由檔案信息載體和檔案信息量兩個因素表述。

(1 ) 檔案信息載體

檔案信息是一種固化的信息, 其固化的物質條件即為檔案信息載體。檔案是檔案信息的來源, 雖然, 檔案信息具有與其載體的可分離性, 并能從一種載體轉移到另一種載體, 但是無論如何轉移,檔案信息終究要依附某種載體而存在。隨著社會的不斷發展, 科技的不斷進步, 檔案信息載體的種類和質量不斷提高。研究檔案信息載體對于采用新材料、新技術, 服務于檔案信息的保管、利用有重要意義。

(2 ) 檔案信息量———檔案信息的度量

檔案信息量可以理解為利用者在使用檔案信息之前的不確定性減去利用后的不確定性之差。檔案信息量的大小一方面取決于檔案信息內容的針對性、有效性, 另一方面更加取決于檔案信息的使用情況。顯然, 檔案信息量具有潛在性, 其數值是建立在檔案信息的利用基礎之上的, 沒有檔案信息的利用, 就沒有檔案信息量的大小。檔案信息量的含義將有助于我們在注重檔案信息資源的開發和利用上尤為下力, 只有這樣, 才能實現檔案信息的度量, 才能發揮檔案信息資源的潛在價值。

2 檔案信息的動態構成

所謂檔案信息的動態構成就是揭示檔案信息傳遞運動的動態特征要素。檔案信息如同其他社會信息的傳遞一樣, 一般由六個基本因素所組成, 其中, 信源、信宿、信道為基本要素, 編碼、解碼、信息反饋為功能要素。圖2-1 為一般信息系統模型圖:

(1 ) 檔案信息源

檔案信息源即為檔案信息的來源。檔案信息來源于檔案。檔案形成于社會各機構、組織和個人的各項活動之后, 最初以文件材料的形式表現出來, 在一定條件下轉化為檔案。檔案信息源是一種經過加工的特殊學習信息源, 具有多樣性、本原性和有序性, 是最便于人類索取信息、傳播知識、直接利用和系統保存的學習信息源之一, 是人們從事各項工作、生產、科研等活動的系統記錄。

(2 ) 信道

信道即信息傳遞的通道。信道可以是某種物質或具體的物理設施, 如電線、電纜、激光通信中的光導纖維, 也可以是其他形式,如生物神經系統的神經元。在社會系統中, 上層決策機構常以下層部門機構為中介進行社會信息的上傳下達。檔案信息的傳遞和交流既可以通過具體的物理設施信道, 也可以通過其他社會系統中部門機構中介。如何疏通信道, 減少和排除干擾, 有效傳遞檔案信息是一個有價值的研究課題。信道傳遞和貯存多少信息量稱為信道容量, 它直接關系到通信的效率和可靠性。

C = Q·Ii

式中: ———信道容量

Q———常數

Ii———單位時間內傳遞的信息量

(3 ) 信宿

信宿是信息的接收方, 同信源一樣, 信宿可以是多樣的。既可以是人, 也可以是機器或自然界的生命體或非生命體。信源發出信息的效用與信宿的素質緊密相關。在檔案信息的動態構成中的信宿即為檔案信息利用者, 因此對利用者的研究是提高檔案信息利用效益的需要。