檔案信息的含義、特征與功能

1 檔案信息的含義

所謂檔案信息, 廣義上, 是指來源于檔案的能消除人們不確定性的, 反映已經發(fā)生的各種事物運動狀態(tài)、方式及其規(guī)律的征象或知識。它包含三層內容: 其一, 檔案載體信息( 包括制成材料、規(guī)格等) ; 其二, 檔案內容信息; 其三, 檔案目錄、索引、指南、論述、述評等檔案再生信息。狹義上, 檔案信息是指依托于載體但又不包括載體的知識內容。檔案信息屬于文獻信息的范疇。

 2 檔案信息與檔案

檔案信息與檔案是兩個既有區(qū)別又有聯系的概念。首先, 檔案是檔案信息的來源, 無論檔案信息依附于何種載體, 其信息內容追根溯源一定是來源于檔案。其次, 檔案強調載體和內容的統(tǒng)一, 檔案信息則強調檔案的信息功能, 而不拘泥于載體和內容的統(tǒng)一, 信息功能可以通過載體來體現, 也可以通過內容來體現; 檔案強調原始性、原載體, 離開了原載體而被轉移的信息是檔案信息而非檔案。再次, 檔案的原生性決定了檔案的憑證作用的先天性和無條件性 , 檔案信息的憑證作用是相對的、有條件的、間接的、第二性的。

3 檔案信息的基本特征

檔案信息屬于文獻信息, 具有文獻信息乃至信息共同的基本特征:

(1 ) 對載體的依附性

檔案信息不能單獨存在于某種物質外殼之外, 必須依附一定的載體。語言、文字、圖像、符號、電子信號等是檔案信息的第一載體, 而存儲第一載體的物質, 包括磁帶、紙張、膠片、計算機存儲器等則是檔案信息的第二載體。檔案信息本身是看不見的, 它只能附著在載體上, 與載體分離的檔案信息是不存在的。

(2 ) 可累積性( 可擴充性)

隨著時間的推移, 檔案信息將隨檔案數量的增加而不斷地得到擴充。由于人們的各種活動總是在不斷地繼續(xù), 因此而形成的檔案信息也就不斷地增加和積累。

(3 ) 可識別性

信息可通過感官直接識別, 也可通過各種探測工具間接識別,不同的信息源有不同的識別方式。例如, 人們用肉眼看到春草發(fā)芽、柳樹吐絮, 就獲知大地回春的信息; 用鼻子聞到某種氣味也可獲知某種信息。檔案信息一般不能通過鼻、舌等來識別, 一般能通過眼、大腦或借助其他工具來識別。

(4 ) 可轉換性和可塑性

為便于進行加工、存儲和傳輸, 信息可以壓縮、擴充和疊加。同時, 它可以從一種形態(tài)轉換為另一種形態(tài), 具有可變換性。

(5 ) 可存儲性

人腦存儲信息叫做記憶, 計算機用內存儲器和外存儲器來存儲信息。檔案信息非常廣泛, 有時暫時不使用, 可以存儲起來。

(6 ) 可傳遞性

任何信息只要通過一定的傳遞通道, 就能傳遞到信宿接收并進行處理和應用, 檔案信息也不例外。信息的傳遞與載體有關。近半個世紀以來, 由于電子技術的發(fā)展, 使信息的傳遞速度日益提高。由于信息可以瞬時地、大量地傳輸, 現代社會對變化作出反應的時間已大大縮短。同時, 由于信息的交換比物質的交換更容易、方便, 因此也就更難遏制, 反映在國際政治、經濟、軍事、文化等活動中, 有所謂“信息無國界” 之說, 即信息跨國界的流動很難阻擋。

(7 ) 共享性

信息可被無窮多個使用者免費( 或只付很少費用) 共享。或者換句話說, 信息的生產成本不取決于使用的規(guī)模。信息的這一性質與物質商品是不同的。在物質商品的交換中, 賣方失去商品, 獲得與商品價值相等的等價物, 而買方則獲得商品, 雙方的交換是對稱的。而在信息的交換中, 賣方并不失去信息, 如果交換雙方沒有設定限制, 賣方仍然可以使用這一信息, 仍然可以與其他買方進行交換。在此, 交換是不對稱的。信息的共享性使信息資源易于擴散,使信息資源得到比物質資源更廣泛的開發(fā)利用。但同時也容易帶來一些消極影響, 例如信息的失真和濫用。

4 檔案信息的固有特征

檔案信息除具備上述文獻信息的基本特征外, 還具有以下固有特征:

(1 ) 本源性

檔案是人類社會生產、生活等各項活動的真實原始記錄, 而不是人們事后為某種目的而有意收集、加工而來的資料, 是最原始的記錄, 具有鮮明的本源性。來源于檔案的檔案信息就具有不同于其他信息的本源性特征。由此, 檔案信息在社會信息系統(tǒng)中擁有特有地位和作用。

(2 ) 回溯性

檔案信息記錄和反映的是已經發(fā)生的活動、事件及其過程, 是一種歷史的記錄, 具有典型的回溯性。檔案信息作為回溯性信息,是人類社會發(fā)展的見證, 是人類的共同記憶, 代表了人類社會文化遺產的部分, 是人類極其珍貴的共同財富。與此同時, 檔案信息作為回溯性信息, 是一種歷史記錄, 一種過時信息, 缺乏時效性。與瞬息萬變的現代社會人們對信息時效性的普遍需求不符, 影響人們利用檔案的興趣和熱情, 因此, 要求檔案工作者應采取各種措施對檔案信息進行加工處理, 從中再生出能為人們的各項工作服務的現時性和預測性信息, 盡量減少回溯性帶來的負面效應, 提高檔案信息開發(fā)的程度和水平。

(3 ) 聯系性

檔案是以文件單體的形式陸續(xù)形成的, 而以文件組合體的形式持久地存在和運動, 因此, 檔案信息具有明顯的聯系性, 其表現是多方面的: 第一, 表現為文件來源方面的聯系; 第二, 表現為文件時間方面的聯系; 第三, 表現為文件內容方面的聯系; 第四, 表現為文件形式方面的聯系。檔案信息的這種聯系性, 使檔案信息為人們歷史地、全面地研究事物發(fā)展的規(guī)律性、以及為多方面的信息需求提供了優(yōu)越的條件。在開發(fā)利用檔案信息資源時, 我們應遵循聯系性的內在要求, 努力保持文件之間的固有的歷史聯系, 客觀地反映人們從事社會活動的真實面貌。

(4 ) 分散性

與檔案信息的聯系性特點相對的是檔案信息的非系統(tǒng)性、分散性, 這表現在: 宏觀上, 檔案形成者數量眾多、類型多樣、層次不一、職能和活動的內容千差萬別, 檔案形成者的這種廣泛性和分散性決定了檔案內容的廣泛性和分散性; 微觀上, 由于檔案形成者的社會活動的過程性、階段性特點, 有關形成者某一活動的檔案在時間上被分割, 在內容上被分散, 在整體上變得零散、雜亂。另外,由于文件數量急劇增長, 導致文件數量失控、質量下降, 檔案中摻雜了大量的沒有價值或價值很小的文件, 從而加劇了檔案信息的分散性。

(5 ) 社會性

檔案是人類社會的產物, 具有廣泛的社會性, 主要表現在: 首先, 檔案的形成者具有廣泛性; 其次, 檔案的內容具有廣泛性; 再次, 檔案對整個社會具有長遠的歷史價值; 最后, 檔案管理系統(tǒng)受社會大環(huán)境的影響和制約, 同時也反作用于社會大環(huán)境。檔案信息的這種社會性使得檔案工作具有廣泛、堅實的社會基礎, 既有巨大的社會力量來源, 又能產生巨大的社會效應。

(6 ) 內向性

在表現出社會性優(yōu)勢的同時, 檔案信息又顯示出內向性的劣勢, 其表現為: 檔案是形成者在各自社會活動中形成的, 反映形成者自身的活動。而且, 檔案形成之后, 首先由形成者自己保存, 并在一定時間內主要為形成者自身服務。這種以自我為中心的形成、保管和利  用過程, 是檔案所具有內向性特點所在。

檔案信息的固有特征既是區(qū)別于其他非檔案信息的標志, 又是由檔案的本質特性所派生的。

5 檔案信息的功能

檔案信息作為信息家族中的一員, 在信息家族中占據著其他信息無可比擬和替代的位置, 并顯示出其特有的功能。

(1 ) 憑證功能

檔案信息的憑證功能是由其檔案的憑證性特點所決定的。如科技成果檔案信息內容決定科技發(fā)明人及發(fā)明時間等重要事項。

(2 ) 貯存、傳遞知識功能

檔案是人類活動的產物, 檔案信息內容更是人類智慧、經驗和知識的表現。檔案信息可以被貯存( 通過各種方式) , 從而起到儲備知識的作用, 這種儲備為軟件儲備, 較之硬件儲備( 如具體物質) 更有意義。檔案信息可以通過各種形式進行縱向、橫向傳播,使得人類文明得以繼承和發(fā)展。

(3 ) 決策功能

檔案信息不斷地貯存和傳遞著各種方針政策和知識, 任何單位和個人在進行決策時必須根據已知的事實進行。決策的過程實際上是一個處理信息的過程。依據檔案信息作出正確的決策可以產生巨大的經濟效益和社會效益。

(4 ) 協(xié)調、控制功能

人們對生產、建設工作全過程指揮、控制都必須通過信息進行。如各種規(guī)定、指令、符號、圖表、數據、計算、規(guī)章制度等都是檔案信息的表現形式。離開這些, 要么渠道不暢通, 工作、生產就會失控; 要么工作、生產建設中出現問題難以反饋到指揮中心,無法及時糾正而造成損失。

(5 ) 輻射、增殖功能

通過檔案信息的再生, 傳遞以及立體傳播, 可以使其信息得到更加廣泛的利用, 使其信息量和價值量增加。

(6 ) 預測功能

通過分析不同行業(yè)、不同時間檔案信息的特點和規(guī)律, 可以預測事物發(fā)展的未來狀況。如氣象檔案信息對未來天氣的預測功能是顯而易見的。

(7 ) 回溯功能

檔案信息是人類活動的歷史的再現, 是研究社會發(fā)展、編史修志的重要依據。