檔案信息資源開發(fā)的含義、意義及現(xiàn)狀  

1 檔案信息資源開發(fā)的含義

檔案信息作為一種資源已成為共識, 開發(fā)檔案信息資源服務(wù)社會主義精神文明和物質(zhì)文明的建設(shè)已成為檔案工作的一個中心課題。這是信息時代的要求, 也是檔案事業(yè)發(fā)展的必然結(jié)果。然而對檔案信息資源開發(fā), 國內(nèi)外有不同解釋。在國外, 主要有兩種見解: 前民主德國檔案學(xué)者認(rèn)為, 開發(fā)檔案信息資源就是“ 對檔案文件及其所含信息進(jìn)行整理和編目”; 荷蘭檔案學(xué)者認(rèn)為, “ 開發(fā)要以編制檢索工具為先決條件”, “ 開發(fā)還包括提供咨詢服務(wù)”, “ 促進(jìn)檔案可利用也屬于開發(fā)的范疇”。在我國, 先后出現(xiàn)了五種有代表性的觀點(diǎn): 其一, “所謂開發(fā)檔案信息資源, 就是要廣泛地、主動地、迅速地、準(zhǔn)確地以多種形式、多種渠道提供高質(zhì)量的、系統(tǒng)的檔案信息” , 對此可以有兩種理解, 即廣義上理解為: 從收集、整理、保管到利用, 都是開發(fā); 狹義上理解為只是包括編目、索引等。其二, 開發(fā)“ 是指開發(fā)檔案這一信息載體中所包含的內(nèi)容”, “ 盡量把有利用價(jià)值的信息挖掘出來”, 它“包括信息的收集、整理、貯存、檢索、傳輸?shù)纫幌盗泄ぷ鲀?nèi)容” 。其三, 開發(fā)“ 是對檔案承載的信息進(jìn)行采集、加工、存儲和輸出的整個過程”, 是一個關(guān)鍵性的工作系統(tǒng), 它“ 由檔案信息加工和檔案信息輸出兩部分工作構(gòu)成,在兩部分下又分若干工作環(huán)節(jié)” 。其四, 開發(fā)“是指盡可能地挖掘潛在的檔案信息, 以滿足利用需要的不同于一般檔案工作環(huán)節(jié)的、高層次的、有特殊意義的勞動過程” 。其五, 開發(fā)“ 就是檔案部門將蘊(yùn)藏于檔案中的各種信息挖掘出來, 并通過利用者對其利用進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案的全部價(jià)值的過程” 。

從上述各種觀點(diǎn)看, 在開發(fā)的對象( 客體) 和任務(wù)與目的的認(rèn)識上基本一致, 但對開發(fā)的主體則有不同的認(rèn)識。關(guān)于開發(fā)工作的具體內(nèi)容, 各持論者意見分歧較大, 主要有兩種意見: 一種認(rèn)為開發(fā)包括檔案業(yè)務(wù)工作的許多環(huán)節(jié)( 收集、整理、編目、鑒定、編研、利用等) ; 另一種認(rèn)為開發(fā)包括檔案信息加工和輸出兩部分(即編目、編研和提供利用、咨詢服務(wù)等) 。還有一種意見認(rèn)為:“開發(fā)屬于檔案利用工作系統(tǒng)”, 開發(fā)是“提供利用工作向更高層次的發(fā)展和演變”。這些認(rèn)識和說法大都把開發(fā)與利用工作混為一談。

開發(fā)檔案信息資源就是要在維護(hù)黨和國家根本利益的前提下,將潛在的檔案信息盡可能地挖掘出來、傳遞出去, 發(fā)揮其應(yīng)有的作用。具體地講, 檔案信息資源開發(fā)是指對檔案信息進(jìn)行加工、整理并將蘊(yùn)藏于檔案中有價(jià)值的、適應(yīng)社會發(fā)展需要的各種知識、信息挖掘出來, 最大限度地為廣大利用者所利用, 以提高檔案信息利用效率的一種知識信息整序和傳遞過程。或者說, 是對檔案承載的信息進(jìn)行采集、加工、存儲和輸出的整個過程, 是將檔案承載的信息由靜態(tài)激活為動態(tài), 為利用者所接收的過程, 是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值, 充分發(fā)揮檔案信息作用, 為社會實(shí)踐活動服務(wù)的關(guān)鍵性的工作系統(tǒng)。

檔案信息資源開發(fā)就是將靜態(tài)的檔案信息經(jīng)過采集、加工、存儲進(jìn)而轉(zhuǎn)換成動態(tài)的信息, 最快和最大限度地為利用者所利用的過程。

這一概念可以從以下幾個方面理解:

第一, 它的開發(fā)對象是館藏檔案中隱含的信息。這里的館藏檔案是集中了的, 經(jīng)過加工整序的, 處于日常保管狀態(tài)下的檔案。這需要實(shí)體管理提供相應(yīng)的保障。當(dāng)然, 這也是檔案信息資源開發(fā)區(qū)別于其他開發(fā)的根本標(biāo)志。

第二, 它的開發(fā)任務(wù)是對靜態(tài)的檔案信息進(jìn)行加工、處理和相應(yīng)的信息輸出, 直接滿足利用者的需要。

第三, 它的開發(fā)性質(zhì)表現(xiàn)為一種高層次的智力勞動過程。

第四, 檔案信息資源開發(fā)系統(tǒng)的整體功能是縮短檔案信息的傳遞時間, 廣泛、迅速、準(zhǔn)確地將檔案信息傳遞給利用者, 從而最大限度地發(fā)揮檔案信息的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

 2 檔案信息資源開發(fā)的意義

(1 ) 開發(fā)檔案信息資源是社會體制改革的需要

無論是政治體制還是科學(xué)技術(shù)體制的改革, 其根本目的就是要解放生產(chǎn)力。檔案作為研究過去、開發(fā)未來的主要依據(jù)顯得特別重要。這就要求檔案工作不能只停留在過去的收集、整理、保管、借閱等一般性工作上, 而是要通過館藏檔案運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段進(jìn)行深加工, 變成能夠迅速、準(zhǔn)確地提供社會利用的信息資源, 以保證改革的健康深入進(jìn)行, 推動社會各項(xiàng)事業(yè)的持續(xù)快速發(fā)展。

(2 ) 開發(fā)檔案信息資源是檔案事業(yè)發(fā)展的需要

21 世紀(jì)是信息時代, 檔案事業(yè)要跟上時代潮流, 要在社會發(fā)展和進(jìn)步中有所作為, 必須重視檔案信息資源的開發(fā)利用, 加大對檔案信息資源的開發(fā)力度, 激活檔案, 充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。只有“活化” 的檔案, 才能轉(zhuǎn)化為物質(zhì)形態(tài)的生產(chǎn)力。檔案信息資源的開發(fā)就是推動生產(chǎn)力發(fā)展的一種催化劑, 檔案事業(yè)的活力也就充分顯示出來了。

(3 ) 開發(fā)檔案信息資源是提高經(jīng)濟(jì)效益, 更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的需要

檔案是生產(chǎn)建設(shè)的重要依據(jù), 反映了各行各業(yè)生產(chǎn)建設(shè)活動的狀況, 能為以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心的現(xiàn)代化建設(shè)提供決策和參考信息,對制定經(jīng)濟(jì)計(jì)劃, 檢查和總結(jié)生產(chǎn)狀況, 推廣先進(jìn)的生產(chǎn)技術(shù)和管理經(jīng)驗(yàn), 以及防止自然災(zāi)害, 起著十分重要的作用。因此, 充分利用檔案, 開發(fā)檔案信息資源, 對加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)管理, 促進(jìn)生產(chǎn)建設(shè)的發(fā)展, 提高經(jīng)濟(jì)效益具有重要意義。

(4 ) 開發(fā)檔案信息資源是加強(qiáng)社會主義精神文明建設(shè)的需要檔案作為各項(xiàng)歷史活動的記錄, 翔實(shí)地記錄了一個國家、一個民族、一個地區(qū)歷史的曲折歷程和自強(qiáng)不息的奮斗足跡, 記錄了新中國社會主義革命和建設(shè)所取得的巨大成就, 記錄了改革開放以來建設(shè)有中國特色社會主義事業(yè)取得的豐碩成果。檔案部門從檔案文件中挖掘出的具有宣傳價(jià)值的史料, 可以幫助人們特別是青少年了解中華民族的悠久歷史和燦爛文化, 可以使他們了解歷史軌跡, 掌握時代發(fā)展的脈搏, 可以使他們自覺宣傳黨的光輝歷史和英雄人物事跡, 進(jìn)行革命傳統(tǒng)、愛國主義、集體主義和社會主義教育。

 3 檔案信息資源開發(fā)利用的現(xiàn)狀

(1 ) 新中國成立以來檔案信息資源開發(fā)利用工作成績顯著

自1949 年新中國成立以來, 尤其是自黨的十一屆三中全會以來, 我國不僅建立起全國規(guī)模的檔案事業(yè), 而且包括檔案信息資源開發(fā)利用在內(nèi)的各個方面都取得了舉世矚目的成就。這些成就主要表現(xiàn)在以下幾個方面:

① 形成了檔案信息資源開發(fā)利用的基礎(chǔ)。我國檔案事業(yè)管理體制的基本結(jié)構(gòu)包括國家各級檔案行政管理機(jī)關(guān), 國家各專業(yè)主管部門, 檔案業(yè)務(wù)管理機(jī)關(guān)和國家各級各類檔案館、檔案室。這些行政管理機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)管理機(jī)關(guān)在各級政府領(lǐng)導(dǎo)下, 統(tǒng)一地、分級分專業(yè)地掌握全國及本地區(qū)、本系統(tǒng)的檔案事務(wù), 為檔案事業(yè)的發(fā)展提供了可靠的政策和組織保證, 促進(jìn)了檔案工作的全面發(fā)展。在組織、指導(dǎo)檔案理論與技術(shù)的研究方面, 在參加檔案工作的國際會議和國際活動方面, 在組織檔案的宣傳和出版工作及各級檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、人才培養(yǎng)、崗位培訓(xùn)、加強(qiáng)館庫建設(shè)、資金投入、加強(qiáng)館( 室) 業(yè)務(wù)建設(shè)和豐富館藏等各個方面都取得了明顯的進(jìn)步。特別值得提出的是, 根據(jù)我國檔案事業(yè)管理體制, 從中央到地方已經(jīng)分層建立起綜合性檔案館、專業(yè)性檔案館或部門檔案館, 企事業(yè)檔案館也正處在發(fā)展之中, 基本上形成了國家各級各類檔案館網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。所有這些都是開發(fā)利用檔案信息資源的重要基礎(chǔ)。

② 確立了檔案信息資源開發(fā)利用的方針政策。1980 年5 月,國家檔案局為使檔案信息更好地為社會服務(wù), 提出了“ 開放歷史檔案” 的方針; 1984 年9 月, 鄧小平同志題詞“ 開發(fā)信息資源、服務(wù)四化建設(shè)”, 檔案界以此為契機(jī), 把大力開發(fā)利用檔案信息, 為社會提供服務(wù)作為檔案工作的一項(xiàng)重要任務(wù)來抓; 1985 年, 國家檔案局召開全國檔案館工作會議, 提出“ 解放思想、加快步伐、積極創(chuàng)造條件, 開放一切應(yīng)該開放的歷史檔案, 使開放歷史檔案工作向深度和廣度發(fā)展, 大力開發(fā)檔案信息資源, 為社會主義各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)服務(wù)” 的檔案工作的指導(dǎo)思想和方針; 1987 年, 我國頒布檔案法, 明確規(guī)定: 國家檔案館保管的檔案, 一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿30 年向社會開放。經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案向社會開放的期限可少于30 年。從此, 開發(fā)利用檔案上升到了執(zhí)法、守法的高度。

③ 促進(jìn)了檔案信息資源開發(fā)利用活動的日趨活躍。

第一, 從檔案基礎(chǔ)工作完善看, 各級各類檔案館( 室) 不但完備了檔案目錄體系, 而且規(guī)范和完善了檔案檢索工具體系, 建立了地區(qū)性目錄中心, 使檔案信息資源處在一個有序的待用狀態(tài), 為檔案信息資源的共享奠定了基礎(chǔ)。

第二, 從開發(fā)成果的取得看, 各級各類檔案館( 室) 基本上都編輯出版了檔案館指南、全宗介紹、史料匯輯和文件匯集等大量的開發(fā)性文獻(xiàn)。僅中國第一歷史檔案館在1979～1995 年就出版史料約 166 種, 399 265 萬字, 為國家各項(xiàng)建設(shè)和科研事業(yè)提供了詳實(shí)可靠的原始資料。

第三, 從接待利用者人次看, 據(jù)統(tǒng)計(jì), 早在1991 年, 全國各級各類檔案館共接待利用檔案資料者即達(dá)到8 993 367 人次。其中, 國家綜合檔案館接待利用者為2 926 823 人次, 占總利用人次的32. 5% ; 同年, 機(jī)關(guān)檔案室接待利用檔案信息資料者共達(dá)到13 218 102人次, 其中企業(yè)檔案室接待9 060 510 人次, 占總利用人次的68. 5%。

第四, 從利用檔案、資料的數(shù)量看, 1991 年, 各級各類檔案館提供利用檔案總數(shù)為1 357 701 卷、件次, 提供利用資料總數(shù)為1 872 284 冊次。

第五, 從利用的目的內(nèi)容看, 各級各類綜合檔案館為編史修志提供檔案占利用總數(shù)的45. 6% , 為工作查考和經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供檔案分別占利用總數(shù)的26. 6%和14. 4%。

④ 取得了明顯的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。各級各類檔案館通過各種形式開發(fā)檔案信息資源, 為社會各方面提供利用, 使檔案信息資源在社會各項(xiàng)事業(yè)中發(fā)揮了重大作用, 取得了顯著的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。檔案在落實(shí)政策、平反冤假錯案方面, 根據(jù)歷史事實(shí)開展思想教育方面, 利用檔案繁榮文藝創(chuàng)作、解決行政管理問題、編史修志和學(xué)術(shù)研究等方面所取得的效益是無法估算的。

各種專門檔案、科技檔案等在社會各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)中為提高經(jīng)濟(jì)效益所發(fā)揮的作用是巨大的。據(jù)有關(guān)部門對沈陽市291 戶大型工業(yè)企業(yè)統(tǒng)計(jì), 1991 年1～10 月開發(fā)利用檔案信息資源創(chuàng)經(jīng)濟(jì)效益1 939. 83萬元; 萊蕪鋼鐵總廠僅1990 年利用檔案創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益1 000余萬元; 內(nèi)蒙第一機(jī)床廠僅產(chǎn)品更新?lián)Q代就利用檔案497 107份, 直接經(jīng)濟(jì)效益363 550 元, 他們向友好國家提供援助, 利用檔案328 998份, 獲軟件費(fèi)1 950 萬元; 上海市在20 世紀(jì)80 年代前期, 僅利用科技檔案信息就為國家節(jié)約和增產(chǎn)5. 6 億多萬元。據(jù)有關(guān)部門不完全統(tǒng)計(jì), “七五” 期間, 我國開發(fā)利用檔案信息資源直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益以及節(jié)約資金達(dá)20 億元以上。

(2 ) 我國檔案信息資源開發(fā)利用中存在的問題

① 認(rèn)識不足、重視不夠、社會檔案意識淡薄。當(dāng)今世界, 已經(jīng)將信息同能源、材料并列為三大資源, 然而, 在我國不少人對檔案作為一種重要的信息資源認(rèn)識不足, 對檔案信息的依賴程度不高, 對檔案信息資源的開發(fā)利用并不了解, 靠拍腦袋決策; 重視廣告而不重視利用檔案信息的現(xiàn)象越來越普遍; 在普通人的生活中,更沒有達(dá)到像需要空氣那樣需要檔案信息的程度, 社會的檔案意識尚未普遍形成。

正因?yàn)槿绱?/span>, 檔案館作為一個重要的社會信息機(jī)構(gòu), 其利用工作還沒有引起社會各界足夠的重視, 這就必然影響對檔案開發(fā)利用工作的整體需求; 同時, 一個圍繞利用者需求的信息服務(wù)系統(tǒng)還沒有普遍在檔案館內(nèi)建立起來, 檔案館的開發(fā)利用工作無論從人力、財(cái)力、物力的投入, 還是各項(xiàng)制度的建立健全及利用的效果等方面都存在一些薄弱環(huán)節(jié)。

② 檔案管理體制不完全適應(yīng)開發(fā)利用的要求。主要表現(xiàn)在兩個方面: 第一, 館際關(guān)系不順。目前, 全國地市級以上的城市一般都設(shè)有四種不同性質(zhì)、互不聯(lián)系的檔案館, 即市( 或省) 級綜合性檔案館, 歸地方黨委和政府領(lǐng)導(dǎo); 市城建檔案館, 歸市建委領(lǐng)導(dǎo);專業(yè)檔案館, 歸各直屬主管部門領(lǐng)導(dǎo); 企事業(yè)檔案館, 歸各企事業(yè)領(lǐng)導(dǎo)。由于領(lǐng)導(dǎo)不統(tǒng)一, 館際間沒有形成一個檔案信息交流與服務(wù)中心, 各自為戰(zhàn), 一定程度上影響了館際間業(yè)務(wù)工作的協(xié)調(diào)開展。

第二, 有些單位檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置不健全。按檔案法規(guī)定, 一個單位的檔案工作, 可以設(shè)立專門機(jī)構(gòu), 也可以設(shè)專( 兼) 職人員。有些機(jī)關(guān)規(guī)模大, 內(nèi)部機(jī)構(gòu)多, 也只在辦公室內(nèi)設(shè)檔案員; 有的系統(tǒng)主管機(jī)關(guān), 檔案室也設(shè)在辦公室內(nèi)。這兩種情況都難以獨(dú)立開展檔案專業(yè)管理和承擔(dān)所屬機(jī)構(gòu)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo), 不利于檔案工作的全面展開, 尤其不利于檔案信息資源的開發(fā)利用。

③ 開發(fā)利用服務(wù)的手段落后, 提供利用的層次較低。檔案館作為傳遞檔案信息的主渠道, 其提供檔案信息的方式單一, 透明度低。檔案開放十幾年來, 檔案館的服務(wù)方式?jīng)]有根本性的變化,“你來我查” 的館內(nèi)閱覽服務(wù)仍是主要形式, 檔案信息的提供仍以“內(nèi)向” 為主, 基礎(chǔ)工作如編目等雖然做得不少, 但還沒有很好地與利用有機(jī)地結(jié)合起來, 檢索工具種類少, 標(biāo)引質(zhì)量差, 且一般都是內(nèi)部使用, 或利用者上門使用, 沒有通過一定形式在較大范圍內(nèi)予以公布交流, 因而使用范圍較窄, 功能較差。除此之外, 多數(shù)檔案館( 室) 的編研工作沒有提到突出地位, 檔案部門提供的檔案信息仍然存在分散、凌亂、缺乏系統(tǒng)性的問題, 經(jīng)過系統(tǒng)加工的公開出版發(fā)行的檔案信息產(chǎn)品數(shù)量極其有限, 還不能更多地將檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)閳D書形式在社會廣為傳播, 或者較多地通過報(bào)刊、廣播、電視等媒介向社會主動地輸出和傳遞檔案信息。

④ 開發(fā)利用人才嚴(yán)重不足, 理論研究滯后。檔案信息資源的開發(fā)利用工作屬于檔案館( 室) 高層次的業(yè)務(wù)工作, 對工作人員的水平、素質(zhì)、能力有一定高度的要求, 否則難以適應(yīng)這一工作。目前, 各館( 室) 的開發(fā)利用人才嚴(yán)重不足, 工作人員大多應(yīng)付日常基礎(chǔ)工作, 開發(fā)層次不夠深, 開發(fā)項(xiàng)目單一等問題亟待解決。另外, 隨著開發(fā)利用實(shí)踐的不斷開展, 其理論研究遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于開發(fā)利用實(shí)際。加強(qiáng)開發(fā)利用理論的研究, 用理論指導(dǎo)實(shí)踐并在實(shí)踐中進(jìn)一步完善和發(fā)展, 形成開發(fā)利用工作的良性循環(huán)也是當(dāng)務(wù)之急。造成上述問題的原因是多方面的, 既有檔案部門業(yè)務(wù)建設(shè)、管理體制、人員素質(zhì)等主觀原因, 也有資金、技術(shù)、人才投入不足,社會檔案意識淡薄等客觀原因。要走出低谷, 改變現(xiàn)狀, 首先必須從檔案部門內(nèi)部建設(shè)入手, 挖掘內(nèi)部潛力, 同時, 也需要整個社會的關(guān)懷和支持。