檔案信息資源開發(fā)的原則與策略

檔案信息資源是客觀存在的, 只有通過開發(fā)利用, 其蘊(yùn)藏的、潛在的價(jià)值才能發(fā)揮出來。為了更有效地開發(fā)利用檔案信息資源,必須遵循一定的原則并采取一定的策略。

 1 檔案信息資源開發(fā)的原則

(1 ) 優(yōu)勢性原則

我國的檔案館網(wǎng)主要由綜合檔案館或國家檔案館、專門或?qū)I(yè)檔案館、集體所有制和個體所有制的檔案館共同組成。不同級別、不同類型、不同所有制形式的檔案館各自有著自身的特點(diǎn)和優(yōu)勢。

因此, 在檔案信息資源開發(fā)過程中必須因館制宜、區(qū)分對待, 遵循優(yōu)勢性開發(fā)原則。

所謂優(yōu)勢性原則是指各級各類檔案館應(yīng)根據(jù)各自特點(diǎn), 因館(室) 制宜、揚(yáng)長避短、發(fā)揮優(yōu)勢, 做好開發(fā)利用工作。

優(yōu)勢性原則的實(shí)施是建立在充分分析和掌握各級各類檔案館(室) 優(yōu)勢性特點(diǎn)基礎(chǔ)之上的, 遵循這一原則是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源開發(fā)效益的基礎(chǔ)和前提, 是檔案信息資源開發(fā)的有效切入點(diǎn)。

(2 ) 序化激活原則

序化激活原則是包括檔案信息在內(nèi)的文獻(xiàn)信息資源開發(fā)的最基本也是最高的目標(biāo)性原則。檔案信息資源有序化的程序預(yù)示檔案信息被利用的程序; 檔案信息激活則體現(xiàn)檔案信息資源被有效吸收、消化和利用繼而產(chǎn)生新的知識的幾率和程度。

具體地講, 這一原則包括: ①將分散、雜亂的原始信息經(jīng)過處理, 變成集中而有序的信息, 并隨時準(zhǔn)備為利用者輸出; ② 與其他文獻(xiàn)信息相比, 檔案信息表現(xiàn)為不集中、不系統(tǒng), 同一問題的信息可能被分割在不同的案卷, 甚至不同的全宗。激活原則就是要求檔案信息開發(fā)部門不斷提高開發(fā)層次, 盡可能地將有用信息揭示出來, 及時地提供給利用者。

(3 ) 擴(kuò)大利用原則

擴(kuò)大利用就是以實(shí)現(xiàn)更多的檔案信息為更多的檔案利用者服務(wù)為目標(biāo), 它是對檔案信息資源開發(fā)在數(shù)量上的要求。這一原則的內(nèi)容就是要求檔案館( 室) 能夠找到更多的利用者, 同時, 利用者能夠找到更多的檔案信息。實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的具體途徑有:

① 擴(kuò)大檔案信息對不同利用者的適應(yīng)性。由于不同的利用者的知識結(jié)構(gòu)、文化水平、心理素質(zhì)以及社會實(shí)踐活動各異, 對檔案信息的需求不同, 因此, 檔案信息資源的開發(fā)利用工作需要對檔案信息進(jìn)行多層次、多角度的揭示, 以適應(yīng)不同利用者的需求, 從而擴(kuò)大檔案信息的利用。

② 增加利用者對不同檔案信息的利用。檔案工作者要注意相關(guān)信息的集中與揭示, 在利用者利用時向他們提出建議, 以避免利用者對有效信息的疏忽遺漏, 可以提高檔案信息資源開發(fā)的質(zhì)量和效益。

(4 ) 全面效益原則

所謂效益, 一般是指投入產(chǎn)出的比較關(guān)系。投入一定, 產(chǎn)出越大則效益越高; 或產(chǎn)出一定, 投入越少則效益越高。檔案作為一種信息資源, 是黨和國家的寶貴財(cái)富, 對于它的開發(fā)利用應(yīng)講究效益, 不講效益的開發(fā)是不能持久的, 也不會得到社會的承認(rèn)。因此, 檔案信息的開發(fā)必須把提高效益放在重要位置。效益是多方面的, 從不同的角度可以區(qū)分為不同的效益: 從時間概念上來說有現(xiàn)實(shí)效益與長遠(yuǎn)效益之分; 從范圍上講有局部效益與整體效益之別;從價(jià)值上看有經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

① 現(xiàn)實(shí)效益和長遠(yuǎn)效益相統(tǒng)一。現(xiàn)實(shí)效益是指檔案信息價(jià)值的現(xiàn)實(shí)發(fā)揮, 長遠(yuǎn)效益是指檔案信息價(jià)值的未來發(fā)揮。現(xiàn)實(shí)效益與長遠(yuǎn)效益之間的發(fā)揮是有矛盾的。檔案信息要發(fā)揮現(xiàn)實(shí)效益需通過開發(fā)利用來實(shí)現(xiàn), 而這一過程必然會導(dǎo)致檔案原件在一定程度上的磨損和散失, 使檔案的完整與安全受到影響, 對檔案信息長遠(yuǎn)效益的發(fā)揮造成損失; 而過分強(qiáng)調(diào)發(fā)揮檔案信息的長遠(yuǎn)效益, 又易滑入“重管輕用” 的虛無怪圈。解決這一矛盾的方法是注重現(xiàn)在, 充分開發(fā)利用, 最大限度地發(fā)揮其現(xiàn)實(shí)作用, 同時采取有效措施( 如建立副本、加強(qiáng)編研出版、改善保管條件等) 維護(hù)檔案的完整與安全, 保障長遠(yuǎn)利益的發(fā)揮。應(yīng)當(dāng)看到, 一切知識、信息都是為了用, 才對它積累、整理和保管的, 而無論何時用, 用于什么都是為了解決現(xiàn)實(shí)作用, 加速社會各項(xiàng)實(shí)踐活動的步伐, 縮短獲取知識、經(jīng)驗(yàn)的周期, 加速知識循環(huán), 推動人類社會發(fā)展。現(xiàn)實(shí)效益的發(fā)揮, 使檔案工作富有生機(jī)活力, 推動檔案事業(yè)的發(fā)展。

② 局部效益與整體效益相協(xié)調(diào)。局部效益是指檔案信息僅對某一機(jī)構(gòu)或個人有用, 能對其產(chǎn)生效益; 整體效益是指檔案信息不僅對某一機(jī)構(gòu)、某一個人有用, 而且對整個社會、整個國家都有用。在通常情況下, 局部效益與整體效益二者是統(tǒng)一的。因?yàn)榫植啃б娴娜〉檬菢?gòu)成整體效益的基礎(chǔ), 講究整體效益是利用檔案信息的最高目的。二者又是矛盾的, 過分地追求局部效益就有可能損害整體效益, 而為了保證整體上的高效益就有可能犧牲某種局部效益。解決矛盾的辦法是局部效益服從整體效益, 分清主次、緩急,優(yōu)先和重點(diǎn)開發(fā)能產(chǎn)生整體效益的檔案信息。

③ 社會效益與經(jīng)濟(jì)效益相并重。所謂社會效益是指通過開發(fā)利用檔案信息而在解決社會問題和促進(jìn)社會進(jìn)步等方面所起的作用。而經(jīng)濟(jì)效益是指檔案信息資源開發(fā)利用的勞動耗費(fèi)同其發(fā)揮作用之比。檔案信息資源開發(fā)利用中產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益不可能像企業(yè)、生產(chǎn)單位那樣直接表現(xiàn)為創(chuàng)造物質(zhì)財(cái)富, 而是表現(xiàn)為節(jié)約時間、人力、物力、財(cái)力和避免重復(fù)浪費(fèi), 具有間接性和滯后性的特點(diǎn)。社會效益雖不能用具體數(shù)字表示, 但它的作用效果往往不亞于甚至?xí)^經(jīng)濟(jì)效益, 影響更為深遠(yuǎn), 價(jià)值可能更大。當(dāng)然社會效益中隱含有經(jīng)濟(jì)效益, 經(jīng)濟(jì)效益中融有社會效益, 二者相輔相成, 我們在強(qiáng)調(diào)經(jīng)濟(jì)效益的同時, 切不可忽視社會效益。

 2 檔案信息資源開發(fā)的策略

檔案信息資源開發(fā)的最終目標(biāo)是為市場提供能夠滿足人們不斷變化著的需求的新產(chǎn)品并獲得效益。為此, 檔案信息產(chǎn)品的開發(fā)必須選準(zhǔn)目標(biāo)市場、保證高智力投入、緊跟技術(shù)進(jìn)步、確立競爭優(yōu)勢、實(shí)現(xiàn)規(guī)模經(jīng)營、爭創(chuàng)名牌產(chǎn)品, 這些觀念和措施也就是檔案信息產(chǎn)品開發(fā)的策略。

(1 ) 市場定位策略

選準(zhǔn)目標(biāo)市場是檔案信息產(chǎn)品開發(fā)的首要問題, 即市場定位策略。與原始型檔案信息產(chǎn)品相比, 再生型檔案信息產(chǎn)品的市場定位有如下特點(diǎn): 其一, 影響市場細(xì)分的主要因素是文化程度、職業(yè)、收入和興趣等, 如大學(xué)教師、科研人員、決策者、政府機(jī)關(guān)工作人員、各類管理人員等都是再生型檔案信息產(chǎn)品的主要用戶; 其二,再生型檔案信息產(chǎn)品的目標(biāo)市場容量一般不大, 開發(fā)者應(yīng)多選擇差異性市場營銷策略, 也就是說, 需要根據(jù)不同細(xì)分市場的需求差異, 有針對性地生產(chǎn)多品種、系列化的產(chǎn)品, 并采取有區(qū)別的促銷手段; 其三, 在目標(biāo)市場中, 再生型檔案信息產(chǎn)品利用者最關(guān)心的產(chǎn)品屬性主要是檔案信息量、質(zhì)量、檔次、針對性、連續(xù)性、時效性、服務(wù)和價(jià)格等, 這些因素構(gòu)成一個多維空間, 某一具體產(chǎn)品在這一多維空間中一定有一點(diǎn)與之對應(yīng), 這一點(diǎn)就是產(chǎn)品的市場定位點(diǎn)。市場定位策略要求檔案信息資源開發(fā)者根據(jù)利用者對產(chǎn)品不同屬性的重視程度, 有力地塑造產(chǎn)品鮮明的、與眾不同的個性和形象, 從而使產(chǎn)品在市場中確立自己的位置, 這是產(chǎn)品開發(fā)的第一步, 也是最為關(guān)鍵的一步。

(2 ) 高智力投入策略

保證高智力投入是確保檔案信息產(chǎn)品質(zhì)量和檔次的重要前提。再生型檔案信息產(chǎn)品的生命周期相對比較短, 利用者層次又比較高, 需求批量也比較小, 這就要求開發(fā)者必須注重速度和時效, 提高產(chǎn)品的檔次, 盡可能地預(yù)測利用者將要產(chǎn)生的新的需求并為之服務(wù), 要實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo), 就必須聚集一流的開發(fā)人才和管理人才, 組織力量聯(lián)合攻關(guān)。可以說, 開發(fā)人員的智力水平就是檔案信息產(chǎn)品開發(fā)的內(nèi)在機(jī)制。

(3 ) 采用新技術(shù)策略

緊跟技術(shù)進(jìn)步是提高產(chǎn)品開發(fā)效率的重要舉措。信息資源管理領(lǐng)域是現(xiàn)代信息技術(shù)高速滲透和普遍應(yīng)用的領(lǐng)域, 先進(jìn)的信息技術(shù)不僅可以提高信息產(chǎn)品的開發(fā)效率, 而且從根本上說還是信息產(chǎn)品更新?lián)Q代的重要原因。譬如, 因特網(wǎng)的迅速發(fā)展及家用電腦的普及激發(fā)了人們對各類機(jī)讀版目錄、數(shù)據(jù)庫的需求, 而這些需求又極大地提高了各種專題目錄、綜述和預(yù)測類信息產(chǎn)品的開發(fā)速度。展望未來, 網(wǎng)絡(luò)信息資源開發(fā)將是熱點(diǎn), 而相關(guān)的再生型檔案信息產(chǎn)品的形成將需要更多的技術(shù)投入。

(4 ) 確立競爭優(yōu)勢策略

確立競爭的優(yōu)勢是檔案信息產(chǎn)品開發(fā)制勝的法寶。檔案信息部門之間如何展開競爭取決于如何確立自己的競爭優(yōu)勢。檔案部門的競爭優(yōu)勢主要來源于: ①自身的、獨(dú)有的、豐富的、動態(tài)的檔案信息資源貯藏; ②不同檔案信息機(jī)構(gòu)擁有相對穩(wěn)定的利用者群體, 檔案信息資源開發(fā)可以從這個利用者群體的多層次需求出發(fā)開發(fā)系列再生型檔案信息產(chǎn)品, 然后再逐漸擴(kuò)展到其他潛在的利用者群體,形成多圈層、多品種的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)并從而確立自己的競爭優(yōu)勢。

(5 ) 創(chuàng)造名牌產(chǎn)品策略

創(chuàng)造名牌產(chǎn)品是信息產(chǎn)品融入更廣的信息市場乃至國際信息市場的基本策略。名牌產(chǎn)品的創(chuàng)立決非一朝一夕之功, 它往往是一代人甚至是幾代人努力的結(jié)晶。要創(chuàng)造名牌, 開發(fā)者必須擁有“ 利用者意識”、“ 質(zhì)量意識”、“ 第一意識”、“ 創(chuàng)新意識”、“ 形象意識” 和“戰(zhàn)略意識”, 必須十分注重愛惜和維護(hù)自己的產(chǎn)品。

檔案信息產(chǎn)品的開發(fā)是一個復(fù)雜而充滿風(fēng)險(xiǎn)的領(lǐng)域, 開發(fā)本身只是一個方面, 而最終實(shí)現(xiàn)檔案信息產(chǎn)品的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益,開發(fā)者還必須運(yùn)用適當(dāng)?shù)膹V告宣傳策略和價(jià)格策略, 這將是更為艱巨的挑戰(zhàn)。

 3 檔案信息資源開發(fā)的方式

檔案信息資源開發(fā)的方式多種多樣, 應(yīng)根據(jù)具體情況加以選擇、運(yùn)用。這些形式主要有:

(1 ) 特色開發(fā)

我國擁有各級各類的檔案館、室, 應(yīng)該認(rèn)真分析社會各界的需求狀況, 針對自己的館藏特點(diǎn), 形成檔案信息資源開發(fā)的特色。如綜合性檔案館藏內(nèi)容以黨政檔案為主, 檔案信息開發(fā)的重點(diǎn)可以面向各級領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān), 結(jié)合社會各種動態(tài), 為科學(xué)決策提供有效服務(wù)。專業(yè)性檔案館應(yīng)立足于本行業(yè), 注意本行業(yè)工作重點(diǎn)的變化而引起的檔案信息需求的變化, 結(jié)合當(dāng)前的工作任務(wù), 有針對性地開發(fā)檔案信息產(chǎn)品。企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)把握企業(yè)的原材料供應(yīng)、產(chǎn)品生產(chǎn)、技術(shù)革新、節(jié)約銷售過程, 開發(fā)檔案信息產(chǎn)品。

(2 ) 針對開發(fā)

檔案信息的開發(fā)者必須密切注視和分析社會動態(tài), 通過會議、新聞媒體、上級文件等各種方式, 把握社會熱點(diǎn), 掌握和預(yù)測服務(wù)對象的情況, 了解一定時期他們的工作重點(diǎn)、工作要求、工作特點(diǎn), 并有針對性地開發(fā)社會需要的檔案信息產(chǎn)品。這不僅是提高檔案信息產(chǎn)品社會效益和經(jīng)濟(jì)效益的辦法, 也是提高檔案信息工作社會影響的機(jī)會。

(3 ) 跟蹤開發(fā)

檔案信息開發(fā)必須緊緊圍繞信息利用者的科研、生產(chǎn)、經(jīng)營、文化等活動, 隨時根據(jù)檔案信息利用者在工作過程中提出的要求,以最快的速度加工處理檔案信息, 提供高質(zhì)量的信息產(chǎn)品。在這些工作中, 必須有經(jīng)營觀念, 及時推銷檔案信息產(chǎn)品。

(4 ) 規(guī)模開發(fā)

檔案信息的開發(fā)不能停留在小規(guī)模、零散的、單項(xiàng)的開發(fā)上,雖然這種開發(fā)能在一定程度上滿足小范圍利用者的需要。如果不形成規(guī)模, 使各個層次、各個環(huán)節(jié)的開發(fā)集中起來, 成為檔案信息資源開發(fā)系統(tǒng)的有機(jī)組成部分, 便不能滿足檔案信息利用者的廣泛的、復(fù)雜的檔案信息需求。檔案信息資源開發(fā)工作只有形成規(guī)模、連成整體, 才能使檔案工作的服務(wù)水平達(dá)到一個新的高度。

(5 ) 重點(diǎn)開發(fā)

檔案館擁有眾多的檔案資源, 全國各級各類綜合檔案館擁有數(shù)萬卷( 冊) 至幾十萬卷( 冊) 的檔案, 而且隨著檔案的接收和征集工作的開展, 檔案的數(shù)量和類型還將不斷增加。在檔案信息開發(fā)的過程中, 我們應(yīng)該兼顧各個門類, 圍繞著為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的重點(diǎn),全面地開發(fā)館藏。但是不同性質(zhì)的檔案館, 在不同的時期應(yīng)該根據(jù)社會的需要和服務(wù)對象的特點(diǎn), 確定各個時期檔案信息開發(fā)的方向和重點(diǎn)。

(6 ) 層次開發(fā)

開發(fā)檔案信息資源時, 檔案館首先要對自己的館藏內(nèi)容和成分有全面的了解。根據(jù)社會的需要, 根據(jù)自己的實(shí)力, 制定切實(shí)可行的檔案信息開發(fā)計(jì)劃, 按照輕重緩急, 進(jìn)行分層次開發(fā)。

(7 ) 合作開發(fā)

檔案信息的合作開發(fā)是發(fā)揮資源優(yōu)勢互補(bǔ)的主要途徑。其合作可以分為四個層次: 一是檔案部門間的合作開發(fā), 二是檔案部門與圖書、情報(bào)部門的合作開發(fā), 三是檔案部門與社會各界的合作開發(fā), 四是檔案信息開發(fā)的國際合作。