網絡環境下檔案信息資源開發的對策

面對信息網絡化環境, 檔案信息資源開發必須迎接挑戰, 采取相應的措施和辦法, 讓檔案信息資源在網絡環境中發揮其應有的作用。

 1 宏觀對策

(1 ) 統一規劃、制定政策

由于網絡環境下檔案信息資源的開發是一個復雜的系統工程,因此, 防止重復建設非常必要, 這就要求有關部門統一規劃, 按有關的政策規定協調檔案信息網絡的建設以及檔案信息資源的共享,并由國家有關部門進行宏觀調控, 制定出統一的規劃和相關的政策來規范網絡檔案信息資源開發和建設活動。

(2 ) 強化意識、加大投入

檔案信息網絡化建設是時代對檔案事業發展提出的新的要求,是檔案工作在信息時代生存和發展的必經之路。網絡化的根本目的在于拓寬信息渠道, 優化資源配置, 提高檔案工作現代化水平和競爭能力。針對目前對檔案信息網絡化建設意識不強的現狀, 必須強化網絡化意識, 加強對檔案信息網絡化建設重要性和緊迫性的認識, 思想先行。

進行網絡信息資源開發, 一方面國家各級管理部門要加大資金投入, 同時采用招標的方式來吸納更多的資金; 另一方面也要監督資金的分配和使用。網絡數據庫是網絡信息資源開發的主要內容,它比傳統的數據庫成本高, 出效益也快。

(3 ) 完善法規、健全標準

網絡環境引發出一系列新的問題需要法律法規的調控和規范。如 , 如何確定上網檔案的范圍和界限。為此必須盡快制定檔案信息資源開發的法律法規和條例, 對檔案開放原則、開發檔案信息資源的組織機構及其職責等做全面詳細的規定, 以確保檔案信息資源的開發能遵循統一的規定, 確保更多的檔案信息依法向社會和公眾開放, 確保檔案信息資源建設的有效性。

對于網絡環境來說, 離開標準化工作的任何信息或技術都會被拒之門外。網絡環境下進行檔案管理和資源開發的一個重要條件是建立標準化體系。由于種種歷史原因, 檔案工作標準化程度不高。從檔案管理到目前各種軟件開發, 缺乏統一的規范與標準。沒有標準化體系, 就無法實現計算機管理, 而計算機管理是在網絡環境下開發檔案信息資源的技術手段和重要工具, 所以應該根據檔案工作的特點進一步制定標準化體系。檔案是一類特殊的信息資源, 它是社會各方面實踐活動的歷史記錄, 其形成過程及內容涉及科技、經濟、教學、實驗、生產等領域, 其歷史使命又決定了對它必須實行集中統一保管。所以, 在網絡環境下檔案工作的標準化問題便顯得比其他類型的標準化工作更為特殊和重要。

(4 ) 調整機制、培養人才

發展信息產業的關鍵在于造就信息市場, 而信息市場的建立,首先要有信息需求。進行網絡信息資源開發, 必須以市場信息需求為導向。目前因特網的部門用戶中, 科研占44% , 商業占31% ,國防占10% , 教育占8% , 政府部門占7% , 如何滿足這些部門人員的信息需求, 是網絡信息資源開發的主要目標。實現這一切, 關鍵是在信息行業中建立相適應的市場驅動機制。

檔案信息網絡化建設需要一支專業技術素質較高的隊伍, 而在檔案信息機構內, 職能不明確、人才缺乏和流失的現象普遍, 因此要盡快建立一支能適應網絡化建設的專業隊伍。目前較為現實的辦法是人才的補充和現有人才的再培訓。教育培訓設置的課程體系不能僅僅涉及計算機基礎知識及計算機自動化管理, 應補充計算機信息網絡、現代通信技術應用基礎、人工智能及經濟信息研究與咨詢等類課程。

 2 微觀措施

(1 ) 轉變觀念、迎接挑戰

作為檔案工作者要充分認識現代信息社會科技化進程的必然性, 以嶄新的姿態迎接挑戰。首先, 作為檔案管理部門, 要有選擇地投入, 逐步實現辦公自動化( OA ) , 促進工作人員計算機操作技能的掌握和提高, 從人員上做好準備; 其次, 要形成檔案信息網絡層次化的觀念, 增加執機人員上網訪問的機會和條件, 同時防止網上信息阻塞或消失, 提高網上檔案信息的利用率和使用率; 再次,進一步形成相關網絡一體化, 這不僅要形成各級局館站點、網頁的互聯, 還要盡可能與政府、圖書、文化和教育等部門的網絡連接,促進檔案信息網絡的社會效益和專業信息利用率的提高。

(2 ) 采集數據、豐富館藏

各種數據的采集, 是建立計算機網絡系統的一項基礎工作。檔案信息著錄、原件掃描、光盤存儲工作量相當大, 需要投入大量的人力、物力并加快數據采集速度, 否則, 實現網絡化管理就無從談起。因此, 各檔案部門必須想方設法加快數據采集速度, 在現有條件下, 盡可能購置先進的技術設備, 提高檔案原件的掃描速度和存儲速度。同時, 通過調查分析, 優先選擇那些價值比較大, 利用率高的檔案資料作為數據采集的重點。

以現有館藏為基礎, 建立豐富的網絡信息庫。一是從計算機管理的技術出發, 按照計算機著錄方式編研檔案信息, 建立自己的網站, 下載編研的檔案信息, 實現上網運行的可行性; 二是要統一著錄的規則、項目的格式, 規范檔案信息各站點的管理模式、工作程序、數據格式和網絡規則, 實現檔案信息網絡的標準化運行; 三是加強檔案信息的編研和開發, 使能公開上網的檔案信息, 依照社會性、可用性、價值量和效益性原則, 盡可能多地開發上網, 保證每個局、館站點信息的可讀性和特殊性, 提高訪問者進入檔案信息網的興趣和幾率, 加大網絡的利用效率; 四是在建成網絡的基礎上,加快網上信息的存儲、更新的步伐, 保持檔案信息網的生命力。

(3 ) 變更方式、建立數據庫

網絡環境極大地改變了信息利用者的思維方式、信息攝取方式和信息攝取手段。傳統的檔案信息組織方式已不能滿足網絡環境下檔案信息資源開發利用的要求。因此, 必須對其加以改進。傳統檔案工作的信息組織大多是以人工方式進行的, 其中著錄、標引等前期工作, 已是繁瑣的手工勞動, 而分類表、詞表編制和維護等更是如此。而現在網上信息數量的不斷增加及其對時效性的要求不允許過多的中間環節和加工環節, 因此要求實現信息組織的自動化。再如過去的信息組織方法只適用于文本信息, 而在網絡環境下還包含大量的聲音、圖形、圖像等非文本信息, 而且全文信息的比重也在逐漸增大。這些信息不像文本信息那樣易于格式化、規范化, 如何提示其內容, 如何對其開發利用, 已對傳統信息組織方法提出了改革要求。另外, 在網絡環境下, 檔案利用者成分逐漸多樣化、復雜化, 多數利用者缺乏必要的專業知識和技能, 因此要求檔案信息組織透明化、易用化, 傳統高度專業化的信息組織方式已不能滿足需要。

建立數據庫是網絡信息資源組織的重要方式, 這種方式就是將要處理的數據經合理分類和規范化處理之后, 以記錄的形式存儲于計算機中。用數據庫技術組織信息資源可極大地提高信息的有序性、完整性、可理解性和安全性。數據庫技術與網絡技術的融合極地方便了信息資源的開發利用, 提高了效率。

檔案部門目前應努力建設有自身特色的信息資源數據庫, 并且本著資源共享的原則, 建立大協作分工, 避免低水平重復。如果檔案信息資源數據庫能不斷建設和發展, 擁有某一方面的系統的檔案信息將成為可能。檔案部門可通過網絡對某一專題提供廣度和深度上的服務, 擴大利用者對檔案資料的占有程度, 提高服務質量。檔案信息數據庫建設中要著重注意其內容質量。我國的數據庫絕大部分是二次信息, 即文摘、索引、目錄等, 全文數據庫和圖形圖像數據庫數量較少。誠然, 二次信息也能為利用者提供必要的服務, 但僅僅依靠二次信息是無法滿足利用者需求的, 因此應注重加強一次信息的建設。

(4 ) 制訂標準、保障安全

標準化問題是網絡建設的一項基礎性工作, 檔案部門應通過吸收和借鑒國際國內成功的網絡建設經驗, 盡快著手制訂和出臺一批網絡標準, 如代碼標準、數據格式標準、設備標準、數據庫標準、通信技術標準等。規章制度是網絡正常運行的保證, 它規定了各個成員( 節點) 的職責和義務, 并使各成員之間的聯系固定下來。這些都是我們應該重視和抓緊完成的基礎性工作。

運用技術手段, 提高檔案信息網絡的安全性。一是開發電子文件的歸檔管理程序, 使上網信息及時、完整、安全地保存下來, 防止因網絡本身故障或損毀可能造成的相關信息丟失; 二是有紙化和無紙化結合的信息庫, 由編研局、館歸檔保管, 解決受病毒感染或網絡本身問題可能造成的信息毀滅; 三是在檔案信息網絡中建立加密網和開放網, 屬于秘密性的檔案信息嚴禁上開放網, 以防電腦黑客的襲擊。