檔案信息資源開發(fā)利用的途徑和方法

一、檔案信息資源開發(fā)利用的基本途徑

檔案信息資源開發(fā)利用的途徑是指檔案館（室）滿足檔案用戶需求的基本工作形式。按開發(fā)利用工作的對象劃分，可分為提供檔案原件、提供檔案副本或復(fù)制品、提供檔案信息加工品等途徑；按開發(fā)利用工作的渠道劃分，可分為檔案信息查閱服務(wù)、政府信息公開查閱服務(wù)、網(wǎng)絡(luò)利用、檔案資料編研出版、檔案展覽和社會(huì)宣傳教育等途徑。

二、檔案信息資源開發(fā)利用的基本方法

檔案信息資源開發(fā)利用的方法是檔案部門為滿足檔案用戶需求所采取的各種服務(wù)方式、程序和手段。目前常用的開發(fā)利用方法主要有檔案借閱、檔案開放、檔案公布、檔案展覽、檔案編研等。

三、檔案借閱

檔案借閱是檔案館（室）通過提供檔案為直接利用者服務(wù)的一種檔案信息資源開發(fā)利用的方法，包括檔案閱覽、檔案復(fù)制、檔案外借、檔案證明、檔案咨詢等具體形式。

（一）檔案閱覽

檔案閱覽是指檔案館（室）根據(jù)利用者的查檔需求，在閱覽室提供相應(yīng)的檔案資料的一項(xiàng)工作，這是檔案館（室）最基本、最常用的一種檔案信息資源開發(fā)利用方法。

閱覽室是指檔案館、檔案室內(nèi)供利用者閱覽檔案的專門場所。一般來說，檔案室應(yīng)設(shè)單獨(dú)閱覽室，檔案館應(yīng)設(shè)開放閱覽室和內(nèi)部閱覽室，并視情況設(shè)置縮微膠片閱覽室、音像閱覽室、機(jī)讀閱覽室等。

檔案館（室）必須依照《中華人民共和國檔案法》及其實(shí)施辦法、《外國組織和個(gè)人利用我國檔案試行辦法》以及其他法律法規(guī)明確檔案查閱利用條件和手續(xù)，并依法開展提供檔案查閱利用服務(wù)。

（二）檔案外借

檔案外借是為滿足某些特殊的利用需求，檔案館（室）暫時(shí)將檔案借出館（室）外使用的一種檔案信息資源開發(fā)利用方法。檔案一般不外借。

（三）檔案證明

檔案證明是指依據(jù)檔案的記載出具的憑證性文件。出具檔案證明要以引述或節(jié)錄檔案原文為主要編寫方法，保證內(nèi)容的準(zhǔn)確、真實(shí)、客觀。

（四）檔案咨詢

檔案咨詢是指檔案館、檔案室答復(fù)利用者詢問、指導(dǎo)和幫助其利用的活動(dòng)。按利用者提出的問題劃分，檔案咨詢可分為指導(dǎo)性咨詢、文獻(xiàn)專題咨詢、專項(xiàng)事實(shí)或數(shù)據(jù)的咨詢等三種主要類型。

（五）檔案利用統(tǒng)計(jì)分析

檔案利用統(tǒng)計(jì)分析就是運(yùn)用各種科學(xué)方法，對經(jīng)過整理的反映檔案利用情況的統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行周密的分析研究，根據(jù)具體的數(shù)量關(guān)系，探討檔案利用工作的特點(diǎn)，揭示檔案利用工作的發(fā)展規(guī)律和存在的問題，提出解決問題的辦法，做出科學(xué)的預(yù)測和結(jié)論。

四、檔案開放

檔案開放是檔案館將達(dá)到一定期限、無需控制使用的檔案向社會(huì)公開提供利用的活動(dòng)。《中華人民共和國檔案法》規(guī)定：國家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿30年向社會(huì)開放。經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類的檔案向社會(huì)開放的期限，可以少于30年，涉及國家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案向社會(huì)開放的期限，可以多于30年。

《浙江省國家檔案館管理辦法》規(guī)定，國家檔案館的下列館藏檔案，應(yīng)當(dāng)向社會(huì)開放，涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私以及按國家規(guī)定不宜開放的除外：1. 建國以前形成的檔案；2. 建國以后形成的檔案，時(shí)間已滿30年的；3. 屬于政府信息公開范圍的檔案；4. 經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等活動(dòng)形成的檔案；5. 重大活動(dòng)檔案，進(jìn)館滿6個(gè)月的。

開放檔案意義重大，為積極穩(wěn)妥推進(jìn)這項(xiàng)工作，需要按照國家有關(guān)規(guī)定，認(rèn)真做好開放鑒定工作和開放前的準(zhǔn)備工作，其中特別要依照《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制范圍的暫行規(guī)定》要求，在權(quán)限內(nèi)做好館藏檔案的解密和劃分控制范圍的工作。

五、檔案公布

檔案公布是指將檔案或檔案的特定內(nèi)容通過某種形式首次公布于眾。

檔案公布有嚴(yán)格的審批程序和審批權(quán)限。《檔案法》規(guī)定，屬于國家所有的檔案，由國家授權(quán)的檔案館或者有關(guān)機(jī)關(guān)公布；集體所有的和個(gè)人所有的檔案，檔案的所有者有權(quán)公布；對于單位和個(gè)人寄存在國家檔案館的檔案，由寄存者決定是否公布。

《檔案法》規(guī)定檔案公布的形式主要有七種：通過報(bào)紙、刊物、圖書、聲像、電子等出版物發(fā)表；通過電臺(tái)、電視臺(tái)播放；通過公眾計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)傳播；在公開場合宣讀、播放；出版發(fā)行檔案史料、資料的全文或者摘錄匯編；公開出售、散發(fā)或者張貼檔案復(fù)制件；展覽、公開陳列檔案或者其復(fù)制件。