檔案信息服務的概念、意義與發展

檔案信息資源的開發與利用離不開檔案信息服務的發展, 檔案信息服務作為檔案信息提供利用的重要一面在檔案信息利用活動中起著舉足輕重的作用。檔案信息服務隨時代的發展有著十分廣泛的研究內容。明確檔案信息服務的概念, 了解其意義及發展歷史和發展趨勢對提高檔案信息服務思想觀念是十分必要的。

 1 檔案信息服務的概念

(1 ) 檔案信息服務的含義

① 廣義而言, 檔案信息服務是指檔案信息機構的整個業務工作。即所有為促進檔案信息的流通, 加快檔案信息的傳播, 提高檔案信息的利用率, 便于利用者獲取檔案信息所進行的各項活動。由于檔案信息活動機構是一個服務性的機構, 檔案信息業務工作的各個環節相互聯系、密不可分, 為社會提供檔案信息, 離不開檔案信息的收集、整理和編研, 因此, 將檔案信息機構的所有工作都稱之為檔案信息服務是有一定道理的, 但畢竟過于寬泛, 不便抓住重點。

② 狹義而言, 檔案信息服務單指檔案信息機構接待利用者,直接為利用者提供檔案信息的工作。

③ 一般地說, 檔案信息服務是指檔案館( 室) 工作人員根據利用者的檔案信息需求, 組織利用者獲取和利用檔案信息的工作。

(2 ) 檔案信息服務系統的構成要素檔案信息服務系統是一個由以下五個要素相互聯系、相互作用而形成的有機整體。

① 檔案信息服務對象———利用者。檔案信息服務對象即檔案信息利用者。他們是檔案信息服務的接受者即客體。沒有檔案信息服務對象, 就不會有檔案信息服務活動。

② 檔案信息服務人員———檔案工作者。檔案信息服務人員是指在檔案館( 室) 從事檔案信息服務工作的業務人員和管理人員。他們是檔案信息服務的主體, 是檔案信息服務必不可少的一個要素。

③ 檔案信息服務設施。檔案信息服務設施是指開展檔案信息服務所必需的設備和場所。設備包括外借出納臺、閱覽桌椅、目錄柜、縮微閱讀器、收錄機、復印機、計算機等。檔案信息服務場所包括外借處、目錄廳、閱覽室、咨詢處等。檔案信息服務設施是檔案信息服務的物質條件。

④ 檔案信息服務方法。檔案信息服務方法是指開展檔案信息服務的各種方式、程序、技巧等。它是檔案信息服務得以實現的前提。沒有豐富多樣而高效的檔案信息服務方法, 就無法充分而有效地滿足檔案信息利用者的檔案信息需求。

⑤ 檔案信息資源。檔案信息資源是指檔案信息機構收集、整理的多種檔案信息的總和。它是檔案信息服務的工作對象, 是檔案信息服務區別于其他信息服務的主要標志之一。檔案信息服務的實質就是檔案信息服務人員利用檔案信息服務設施, 采用檔案信息服務方法, 從檔案信息資源中開發出有用的檔案信息并將其提供給檔案信息利用者。

(3 ) 檔案信息服務的內容

一般意義上的檔案信息服務, 其內容主要包括以下三個方面:

① 檔案信息服務對象研究工作。檔案信息服務對象研究工作就是調查檔案信息利用者的工作。要為利用者提供有針對性的檔案信息 , 必須要研究利用者, 了解利用者, 掌握利用者的檔案信息需求心理和需求規律以及利用者獲取和利用檔案信息的行為規律。因此, 調查、分析和發現利用者的檔案信息需求, 檔案信息的獲取行為和利用行為規律是檔案信息服務工作的重要組成部分。我們將列專章進行討論。

② 直接為利用者提供檔案信息的工作。直接為利用者提供檔案信息的工作就是將檔案館( 室) 的檔案信息以不同的方式提供給利用者利用, 直接為利用者服務的工作。這是檔案信息服務的主要方面, 其具體內容包括檔案信息宣傳報道服務、檔案外借服務、閱覽服務、復制服務、檔案信息咨詢服務及定向服務、推送服務等。

③ 檔案信息服務的組織管理工作。檔案信息服務的組織管理工作就是對檔案信息服務的各個方面進行計劃、組織、指揮和調控的工作。為使直接為利用者提供檔案信息的工作順利而有效地進行,必須加強對檔案信息服務的組織管理。具體來說, 檔案信息服務的組織管理包括檔案信息服務對象管理、檔案信息服務人員管理、檔案信息服務設施管理、檔案信息服務時間管理、檔案信息服務統計等。

以上三個方面的工作相互作用、相互制約, 缺一不可。其中,直接為利用者提供檔案信息的工作是檔案信息服務工作的主體, 檔案信息利用者研究工作是直接為利用者提供檔案信息工作的前提,檔案信息服務的組織管理工作是搞好直接為利用者提供檔案信息服務工作的保證。

(4 ) 檔案信息服務的種類

檔案信息服務的種類因其劃分標準不同而異。

① 按其服務設施和方式的不同, 檔案信息服務可分為檔案信息宣傳報道服務、檔案外借服務、檔案閱覽服務、檔案復制服務、檔案信息咨詢服務、定題信息服務、定點信息服務、檔案信息推送服務等。

② 按其提供檔案信息的加工深度不同, 檔案信息服務可分為一次檔案信息服務、二次檔案信息服務、三次檔案信息服務。一次檔案信息服務即為利用提供未經加工的原始檔案信息的服務, 如外借、閱覽、復制服務等。二次檔案信息服務即為利用者提供對原始檔案信息進行加工整理后的二次檔案信息的服務, 如目錄、文摘、索引編發服務, 借閱服務, 檢索服務等。三次檔案信息服務即為利用者提供對一次、二次檔案信息進行綜合、濃縮加工而形成的三次檔案信息的服務, 如研究性檔案信息咨詢服務、檔案參考資料編發服務等。

③ 按檔案信息服務人員的主動和參與程度不同, 檔案信息服務可分為被動式服務、主動式服務和參與式服務。檔案信息服務人員應利用者的要求而為其提供檔案信息的服務為被動式檔案信息服務。檔案信息服務機構的外借服務、閱覽服務、復制服務、咨詢服務一般是被動式的。檔案信息服務人員自己選擇服務對象或服務課題, 主動地為利用者提供檔案信息的服務為主動式檔案信息服務。檔案信息宣傳報道服務、定題服務、推送服務等一般屬主動式服務。檔案信息服務人員不僅主動地為利用者提供檔案信息, 而且還參與利用者的部分工作的服務為參與式檔案信息服務。檔案信息定點服務和定題服務一般是參與式的。

④ 按其是否直接向利用者收取服務費用, 檔案信息服務可劃分為有償服務和無償服務。不直接向利用者收費的服務為無償服務, 而直接向服務對象收費的服務為有償服務。

 2 檔案信息服務的意義

檔案信息服務在整個檔案工作中占有重要的位置, 起著重要作用, 對檔案工作尤其是檔案信息資源開發利用工作的順利進行和迅速發展有著重要的意義。

(1 ) 檔案信息服務是檔案信息管理的重要環節

檔案信息管理是由檔案信息的收集、整理、研究和服務等環節組成的。檔案信息服務處于檔案信息工作的第一線, 是檔案信息管理系統與社會發生聯系的主要通道, 是直接面對利用者的工作。如果沒有檔案信息服務, 檔案信息的收集、整理、保管等也就失去了意義。可以說, 檔案信息工作的其他環節是為了搞好檔案信息服務而開展的, 是檔案信息服務的基礎。隨著時代的發展, 檔案信息服務越來越成為檔案信息機構的工作重心。那種重藏輕用, 重管理輕服務的觀念將逐步得到矯正, 各級各類檔案信息機構都將大力發展檔案信息服務工作, 擴大檔案信息服務對象的范圍, 創新檔案信息服務方式, 擴大檔案信息服務人員的比例, 加強檔案信息服務的組織管理。

(2 ) 檔案信息服務是衡量檔案信息管理工作質量的主要標志檔案信息管理工作的質量、效益和發展涉及到檔案信息管理工作的方方面面, 但主要是通過檔案信息服務來衡量的。由于利用者不直接接觸檔案信息收集、整理工作, 檔案信息機構的收集、整理工作做得再好, 如果沒有檔案信息服務, 利用者也體會不到。一般來說, 利用者對檔案信息管理工作質量和效益的評價主要以檔案信息服務工作的好壞為標準。從檔案信息管理工作各環節的相互聯系來看, 檔案信息服務工作做好了, 檔案信息的基礎工作也不會差,對一個國家的檔案信息事業發展水平而言, 檔案信息服務也是一個決定性的因素。如果一個國家的檔案信息服務工作受到了普遍重視, 得到了迅速發展, 那么, 這個國家的檔案信息事業也就發展到了一個新的階段。

(3 ) 檔案信息服務是體現檔案館( 室) 性質和職能的主要方面檔案館( 室) 是一種社會性、服務性和學術性的機構。檔案館(室) 具有保存文化遺產、傳遞科技情報信息、開展社會教育、豐富文化生活的職能。檔案館( 室) 的全部性質和大部分職能都能通過檔案信息服務直接體現出來。檔案信息服務是檔案館( 室) 服務性最直接的體現。通過檔案信息服務, 檔案館( 室) 可與社會各行各業建立密切的相互聯系, 并對社會的政治、經濟、科技、文化和教育產生廣泛的效果, 從而體現出檔案館( 室) 的社會性。檔案信息服務并非簡單的借借還還, 也有很強的學術性。除保存文化遺產這一職能外, 檔案館( 室) 的其他職能都必須通過檔案信息服務來實現。

 3 檔案信息服務的發展

(1 ) 我國檔案信息服務的發展歷程

伴隨著檔案工作的發展, 檔案信息服務的發展大致經歷了三個階段:

① 初創建設階段( 1949～1966 年)

制訂各種檔案工作條例、決定, 明確檔案的利用服務問題。1954 年12 月, 我國在檔案工作基本原則中明確指出“集中統一地管理機關檔案, 維護檔案的完整與安全, 便利機關工作, 反對分散保存”。要實現這一基本原則要求的便利機關工作, 必須以搞好檔案服務為前提。1956 年3 月國務院《關于加強國家檔案工作的決定》中指出: “在統一管理國家檔案的原則下, 建立國家檔案制度,科學地管理這些檔案, 以便于國家機關和科學研究工作的利用。”1958 年, 檔案界提出“ 以利用為綱” 的檔案工作方針。所有這些方針、政策的確立都要求建立和發展檔案信息服務工作。

② 遭受挫折和破壞階段( 1966～1976 年)

②    恢復和全面發展階段( 1977 年以后)

粉碎“ 四人幫” 以后, 我國檔案事業得以全面恢復和發展。國家重申檔案工作“ 以利用為綱”, 開放歷史檔案; 加強檔案信息服務理論上的研究, 確立了檔案信息服務是檔案信息工作的指導思想; 加強檔案信息服務的主動性和多樣性。與此同時, 隨時代的發展, 建設檔案信息服務現代化的呼聲愈來愈高, 檔案信息服務進入了一個全新的發展時期。

(2 ) 檔案信息服務的發展趨勢

隨著利用者檔案信息需求的擴展和深化及檔案信息事業的發展, 我國的檔案信息服務呈現出以下發展趨勢:

①   檔案信息服務內容綜合化

以前, 我國檔案信息服務給利用者提供的檔案信息內容主要是歷史檔案信息、文書檔案信息。現在, 檔案信息服務所提供的檔案信息內容正由文書型向綜合型轉變, 大量的科技檔案信息、城建檔案信息及其他門類的檔案信息成為檔案信息服務內容的重點。所有這些都是由社會發展的綜合化和利用者需求多樣化決定的。

②   檔案信息服務深度多層化

從檔案信息服務所提供的檔案信息的深度來看, 檔案信息服務呈現出由單純提供檔案原件的一次檔案信息的淺層次服務轉向提供二次、三次檔案信息的多層次服務的趨勢。

檔案信息來源于檔案, 由于檔案館( 室) 對檔案信息的加工程度不高、揭示不深, 蘊藏在檔案中的知識常常得不到充分的提煉和開發, 加之檔案館( 室) 對事實、數據等信息的搜集、整理和開發重視不夠, 因而難以提供高層次的檔案信息服務。

隨著檔案信息服務方向的轉變和服務內容的拓寬, 檔案信息機構必須為利用者提供大量的科技、經濟和管理信息, 同時利用者也已不滿足于那些花費大量時間來閱讀和攝取的原始檔案及其復制件, 而需要那些可以直接利用和吸收的知識單元、事實和數據。近年來, 檔案館( 室) 編制各種索引、文摘, 舉辦信息發布會, 開展事實、數據咨詢服務都是深層次的檔案信息服務。

③   檔案信息服務方式多樣化

為了滿足利用者對檔案信息多層次、多樣化的需求, 各類檔案館( 室) 都在繼續搞好外借、閱覽、報道服務的同時, 開創新的服務方式。新型的檔案信息服務方式包括信息咨詢服務、查新論證服務、定點信息服務、定題信息服務、信息中介服務等。許多檔案信息機構在舉辦科技信息交流交易會、信息發布會、中介服務、咨詢論證服務的基礎上, 探討并實踐了“ 信息提供———產品開發———生產———市場” 一條龍服務, 取得了良好的社會效益和經濟效益。

④   檔案信息服務范圍社會化

從檔案信息服務的范圍來看, 檔案信息服務呈現出由為本單位、本系統、本專業、本地區服務轉向為全社會服務的趨勢。檔案信息資源是人類社會共有的財富, 應該為全社會共享。隨著改革開放的深入, 檔案信息機構也開放門戶, 面向社會, 拓寬服務范圍, 為全社會提供檔案信息服務。這樣, 不僅可以提高檔案信息資源的利用率, 較好地滿足檔案信息利用者的需求, 而且可以增強檔案信息機構的活力, 促進檔案信息網絡的建設與完善。

⑤   檔案信息服務手段現代化

以往的檔案信息服務幾乎都是由人工來完成的, 勞動強度大,服務效率低。現代信息技術的發展給檔案信息服務帶來了新的生機 , 使檔案信息服務呈現出由手工服務向機械化、自動化服務轉變的趨勢。現代化的檔案信息服務不僅減少了檔案服務人員的勞動強度, 提高了服務的工作效率, 而且提高了服務質量, 節約了利用者獲取和利用檔案信息的時間。

檔案信息服務現代化主要是在檔案信息服務過程中廣泛采用計算機技術、復制技術、聲像技術和現代通訊技術, 具體表現為: 其一是計算機檢索服務; 其二是靜電復印服務; 其三是縮微復制還原閱讀服務; 其四是聲像信息服務。

⑥   檔案信息服務產品商品化

以往, 檔案信息服務產品作為一種福利品, 檔案信息機構作為一種事業單位, 利用者利用檔案信息服務產品不需支付任何費用。改革開放以來, 人們逐步認識到了檔案信息也是商品, 檔案信息服務產品具有商品屬性, 檔案信息服務產品商品化已成為檔案信息服務的一種必然趨勢。