檔案信息服務(wù)與社會檔案意識

 1 檔案信息服務(wù)的特性

檔案信息服務(wù)的特性是由檔案信息機構(gòu)的工作特性所決定的。檔案信息機構(gòu)的主體是各級各類檔案館。檔案館工作的特性概括起來有: 社會性、科學(xué)文化性、歷史性、信息性、機要性、服務(wù)性和教育性等。由此, 我們可以將檔案信息服務(wù)的特性歸納為以下三:

(1 ) 社會性

檔案信息服務(wù)是一項社會性的工作, 必須面向社會, 面向利用者。只有面向社會, 檔案信息服務(wù)才有根基, 才能不斷拓展服務(wù)范圍, 取得服務(wù)效益。檔案信息產(chǎn)生于社會的方方面面, 同時又作用于社會的方方面面, 檔案信息服務(wù)因而具有廣泛的社會基礎(chǔ)。從一般意義上看, 檔案信息服務(wù)是檔案信息管理諸多環(huán)節(jié)中的重要一環(huán), 是檔案信息管理系統(tǒng)與社會發(fā)生聯(lián)系的重要接口之一, 應(yīng)通過檔案信息服務(wù)的實現(xiàn)進而實現(xiàn)檔案信息機構(gòu)的社會功能。

(2 ) 豐富性

檔案信息服務(wù)的豐富性表現(xiàn)為服務(wù)方式的多樣性、提供信息內(nèi)容的豐富性及服務(wù)對象的復(fù)雜性。

(3 ) 雙向性

系統(tǒng)理論認(rèn)為, 任何系統(tǒng)都可以看做是一個更大系統(tǒng)的組成部分, 系統(tǒng)的運行必須在一定的環(huán)境下, 它要與外部環(huán)境發(fā)生信息、能量和物質(zhì)的交流。檔案信息服務(wù)系統(tǒng)是構(gòu)成檔案信息管理系統(tǒng)的一個子系統(tǒng)。一方面, 檔案信息服務(wù)系統(tǒng)向環(huán)境傳遞信息, 另一方面又從環(huán)境反饋利用者或檔案信息管理環(huán)境的信息, 從而調(diào)整、優(yōu)化檔案信息服務(wù)系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)。

 2 檔案意識與社會意識

社會各界對檔案需求的認(rèn)識共同構(gòu)成社會的檔案意識。社會的檔案意識作為一種觀念存在, 反映了整個社會對檔案的認(rèn)識和態(tài)度, 表現(xiàn)出社會對檔案的重視程度, 是社會現(xiàn)實的經(jīng)濟、文化發(fā)展水平的反映。社會的檔案意識同時也受到國家方針政策及檔案工作自身發(fā)展水平的影響。檔案意識的內(nèi)涵是關(guān)于檔案的知識觀念、意向觀念和決策觀念。強烈的檔案意識可以促進檔案事業(yè)的發(fā)展, 而淡薄的檔案意識則阻礙、延緩這種發(fā)展。

目前不少地方社會各界檔案意識薄弱, 對檔案材料的積累、管理、利用都表現(xiàn)出不同程度的忽視; 也不了解檔案工作, 缺乏檔案是一種歷史文化財富、一種寶貴的信息資源的檔案意識。同時, 檔案界本身的社會意識亦不夠, 并直接影響了社會各界公眾的檔案意識。

社會意識, 可以表現(xiàn)為對社會強烈的責(zé)任感和服務(wù)意識。檔案管理工作在以往長期的封閉、半封閉傳統(tǒng)中, 形成了與社會各界相對隔絕的狀態(tài), 檔案界不真正了解社會對檔案的真實需求。檔案工作人員的社會意識非常低下。工作局面的改變, 首先是思想觀念上的改變。

改變外界的檔案意識, 首先得從改變檔案界的社會意識開始。檔案管理工作從總體而言, 本身就是一種社會性的信息服務(wù)行業(yè),做好服務(wù)工作, 首先要做好基礎(chǔ)工作, 豐富館藏并改善檔案信息資源的結(jié)構(gòu), 建立檔案信息資源保障體系; 改進和更新檔案利用的方法與技術(shù), 加強檢索工具體系建設(shè)。同時要正視現(xiàn)實, 轉(zhuǎn)變觀念,確立全新的服務(wù)觀念。檔案信息資源開發(fā)的目的是滿足用戶的檔案信息需求, 要研究分析用戶的檔案信息需求類型、需求的影響性因素、需求的滿足方式等, 輔導(dǎo)用戶科學(xué)地利用檔案信息。這樣做一方面有利于促進檔案作用價值的真正實現(xiàn); 另一方面, 這本身就是一種強有力的宣傳, 可以擴大檔案界的社會影響, 塑造檔案界新的良好社會形象。

檔案事業(yè)的發(fā)展, 離不開社會這個大環(huán)境, 檔案界的社會意識, 就是要有社會的責(zé)任感和競爭意識。現(xiàn)階段檔案工作的主要矛盾, 是市場經(jīng)濟的發(fā)展對檔案信息需求的不斷增長和檔案工作與之不相適應(yīng)的矛盾。這就要求檔案工作者重新審視服務(wù)工作的作風(fēng),改變固有的策略方法, 拓寬服務(wù)領(lǐng)域, 探求檔案工作為市場經(jīng)濟服務(wù)的結(jié)合點, 建立起與市場經(jīng)濟機制相適應(yīng)的檔案工作運行機制。利用網(wǎng)絡(luò)為檔案服務(wù)是檔案利用工作的新領(lǐng)域, 要求檔案工作者和社會利用者樹立新的檔案利用理念, 對于檔案界及其工作人員來說重點在于利用方式的改變、利用范圍的擴大、利用對象的拓展以及努力提高信息對社會發(fā)展的貢獻率等方面觀念的建立和意識的強化。對于社會利用者而言是建立實現(xiàn)自身的民主權(quán)利, 利用國家開放檔案, 享用社會信息財富, 提高工作和生活質(zhì)量等觀念。

 3 檔案信息服務(wù)與社會檔案意識的關(guān)系

(1 ) 檔案信息服務(wù)工作是社會檔案意識產(chǎn)生和強化的前提檔案意識是人們對檔案和檔案工作的能動反映形式。社會檔案意識是指在一定歷史條件和社會狀況下為社會成員所共同形成的對檔案和檔案工作的看法、觀點和意見。無論是檔案意識還是社會檔案意識, 都是檔案和檔案工作這一客觀事物在人們頭腦中的反映。

而檔案信息服務(wù)則是最能體現(xiàn)和代表檔案和檔案工作的性質(zhì)的具體形式和環(huán)節(jié)。人們通過接受檔案信息服務(wù)而了解、認(rèn)識檔案信息的價值、檔案工作的基本內(nèi)容和作用以及在社會主義各項工作中的地位和功能。優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)無疑能增強社會的檔案意識,反之, 則只會給本就薄弱的社會檔案意識“ 雪上加霜”。由此看來,檔案信息服務(wù)開展的好壞直接關(guān)系到社會檔案意識的高低, 要提高社會檔案意識必須加強和改善檔案信息服務(wù)。

(2 ) 社會檔案意識是影響檔案信息服務(wù)質(zhì)量高低的重要因素馬克思主義認(rèn)為, 意識對物質(zhì)的反映是能動的。社會檔案意識的形成很大程度上依賴于檔案信息服務(wù)的開展, 但同時又對檔案服務(wù)具有強大的反作用。主要表現(xiàn)在兩個方面: 一方面, 社會檔案意識的增強, 意味著檔案及檔案工作的重要性在人們頭腦中形成了共識, 人們就會積極參與、廣泛利用檔案信息, 推動檔案信息服務(wù)部門工作的活躍開展, 提高檔案信息服務(wù)的地位, 充分調(diào)動檔案信息服務(wù)人員的積極性和創(chuàng)造性, 使檔案信息服務(wù)工作再上新的臺階;另一方面, 如果社會檔案意識薄弱, 人們對檔案信息服務(wù)及檔案工作的重要性缺乏認(rèn)識, 利用檔案、接受檔案信息服務(wù)的熱情和動力不足, 勢必會阻礙檔案信息服務(wù)工作的有效開展。認(rèn)識檔案信息服務(wù)與社會檔案意識的關(guān)系有助于深入發(fā)掘檔案信息服務(wù)的動因, 充分認(rèn)識檔案信息服務(wù)在整個檔案工作中的重要性, 不斷提高服務(wù)質(zhì)量和水平, 創(chuàng)造出良好的社會檔案意識氛圍,最大限度地發(fā)揮檔案信息資源的作用。