檔案信息服務(wù)的方向、宗旨和原則

檔案信息服務(wù)的方向、宗旨和原則對檔案信息服務(wù)具有總體指導(dǎo)作用, 是檔案信息服務(wù)研究的又一重要內(nèi)容。要搞好檔案信息服務(wù), 必須堅(jiān)持正確方向, 恪守根本宗旨, 遵循基本原則, 否則, 就難以取得良好的服務(wù)效果。

 1 檔案信息服務(wù)的方向

檔案信息服務(wù)方向是檔案信息機(jī)構(gòu)為社會(huì)活動(dòng)服務(wù)的指向。正確認(rèn)識(shí)服務(wù)方向, 堅(jiān)持正確的服務(wù)方向, 對于進(jìn)一步明確各類檔案信息機(jī)構(gòu)的服務(wù)范圍和重點(diǎn), 搞好檔案信息服務(wù)的分工協(xié)調(diào)有著十分重要的意義。

(1 ) 檔案信息服務(wù)的基本方向

①   為管理決策服務(wù)

管理是一個(gè)決策、計(jì)劃、組織、指揮、控制、調(diào)節(jié)的過程。任何社會(huì)都離不開管理。管理有宏觀與微觀之分。管理的主要環(huán)節(jié)是決策, 決策的失誤將會(huì)導(dǎo)致整個(gè)管理的失敗。管理過程實(shí)質(zhì)上是一個(gè)信息的加工處理過程, 尤其是檔案室對本單位領(lǐng)導(dǎo)的微觀管理,綜合檔案館對于本地區(qū)領(lǐng)導(dǎo)的宏觀管理, 專業(yè)檔案館對于本系統(tǒng)專業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的管理都有著不可替代的地位。因此, 檔案信息機(jī)構(gòu)必須為決策服務(wù), 為管理決策的科學(xué)化提供檔案信息保證。

②   為普及科學(xué)文化知識(shí)服務(wù)

檔案信息機(jī)構(gòu)是知識(shí)的寶庫, 檔案記述了人類社會(huì)的生產(chǎn)、生活各個(gè)方面的過程和成果, 我們可通過檔案信息服務(wù)將蘊(yùn)藏于檔案中的知識(shí)傳播開來, 向廣大群眾普及科學(xué)文化知識(shí), 提高整個(gè)社會(huì)科學(xué)文化水平。

③   為繁榮文化事業(yè)服務(wù)

新聞出版、廣播電視、文學(xué)藝術(shù)等各項(xiàng)文化事業(yè)在社會(huì)主義建設(shè)中具有重要的作用。發(fā)展新聞出版事業(yè), 弘揚(yáng)民族文化, 進(jìn)一步活躍文學(xué)、電視、電影、音樂、舞蹈、美術(shù)、戲劇、曲藝等領(lǐng)域的創(chuàng)作, 加強(qiáng)文化設(shè)施建設(shè)都少不了檔案信息。檔案信息必須為繁榮文化事業(yè)服務(wù), 為各種文化活動(dòng)提供內(nèi)容健康、正確可靠的檔案信。

④   為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)

經(jīng)濟(jì)建設(shè)是一種廣泛的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng), 包括工業(yè)、農(nóng)業(yè)、服務(wù)業(yè)等方面。經(jīng)濟(jì)建設(shè)的速度和水平不僅影響到人民生活水平的高低, 而且決定著意識(shí)形態(tài)和上層建設(shè), 影響到國家的安定團(tuán)結(jié)。檔案信息是一種重要的資源, 是構(gòu)成生產(chǎn)力的重要因素。經(jīng)濟(jì)建設(shè)的各個(gè)方面都需要大量的檔案信息。目前, 我國已進(jìn)入一個(gè)以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心的新的歷史時(shí)期, 各行各業(yè)都要投身于經(jīng)濟(jì)建設(shè)主戰(zhàn)場,為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。檔案信息機(jī)構(gòu)必須為經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供檔案信息服務(wù), 以加快我國的經(jīng)濟(jì)建設(shè)步伐。

(2 ) 檔案信息服務(wù)方向的一般規(guī)律

如前所述, 檔案信息服務(wù)有四種基本方向, 但并非所有的檔案信息機(jī)構(gòu)在任何時(shí)候都不分主次地為所有方面服務(wù), 也并非一類檔案信息機(jī)構(gòu)只有一個(gè)服務(wù)方向。檔案信息服務(wù)的方向具有以下規(guī)律 :

①   同一檔案信息機(jī)構(gòu)應(yīng)同時(shí)有多個(gè)服務(wù)方向

在一定時(shí)期內(nèi), 一個(gè)檔案信息機(jī)構(gòu)不能只為某種社會(huì)活動(dòng)提供服務(wù), 而應(yīng)同時(shí)為多種社會(huì)活動(dòng)提供服務(wù)。這既是由檔案信息機(jī)構(gòu)具有多種職能、保藏有多方面檔案信息、具有多種服務(wù)能力所決定, 也是由一種范圍內(nèi)的檔案信息利用者要進(jìn)行多種社會(huì)活動(dòng), 具有多種檔案信息需求所決定的。

②   不同的檔案信息機(jī)構(gòu)有不同的重點(diǎn)服務(wù)方向

一個(gè)檔案館( 室) 可同時(shí)有多個(gè)服務(wù)方向, 但并非每個(gè)服務(wù)方向都同樣重要, 并非為每種社會(huì)活動(dòng)服務(wù)都平均使用力量。一個(gè)檔案館( 室) 在一定時(shí)期內(nèi)一般有1～2 個(gè)重要服務(wù)方向。這既是由不同類型檔案信息機(jī)構(gòu)的性質(zhì)、職能和特點(diǎn)決定的, 又是由檔案信息機(jī)構(gòu)在檔案信息網(wǎng)絡(luò)中的分工決定的。檔案信息機(jī)構(gòu)的性質(zhì)和職能不同, 其檔案信息資源結(jié)構(gòu)和利用者構(gòu)成也不同, 它們在各個(gè)國家信息系統(tǒng)中的地位和分工也各不相同。在檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代, 檔案信息機(jī)構(gòu)的服務(wù)分工更加明顯。各級(jí)各類檔案館( 室)都應(yīng)根據(jù)自己的職能和特點(diǎn)及其在檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)中的分工, 確定自己的服務(wù)方向。

③ 檔案信息機(jī)構(gòu)的服務(wù)方向隨黨和國家的中心工作而變化檔案信息機(jī)構(gòu)的服務(wù)方向及其重點(diǎn)不是一成不變的, 而是隨著黨和國家的中心工作而變化。這是因?yàn)?/span>, 檔案信息機(jī)構(gòu)總的來說是為黨和國家的各項(xiàng)工作服務(wù)的, 尤其應(yīng)為黨和國家的中心工作提供對口的檔案信息服務(wù)。因此, 黨和國家工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移必然引起檔案信息機(jī)構(gòu)的服務(wù)方向及其重點(diǎn)的變化。在20 世紀(jì)90 年代, 國家的中心工作是經(jīng)濟(jì)建設(shè), 各行各業(yè)都要為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù), 各級(jí)各類檔案館( 室) 也不例外。

 2 檔案信息服務(wù)的宗旨

檔案信息服務(wù)的宗旨是對檔案信息服務(wù)指導(dǎo)思想的高度概括,是檔案信息服務(wù)必須遵循的最高行為準(zhǔn)則。確認(rèn)檔案信息服務(wù)的宗旨, 嚴(yán)格按檔案信息服務(wù)的宗旨開展檔案信息服務(wù)工作, 有利于統(tǒng)一檔案信息服務(wù)人員的思想和行為, 激發(fā)檔案信息服務(wù)人員的工作熱情, 調(diào)動(dòng)他們的積極性、主動(dòng)性、創(chuàng)造性, 提高檔案信息服務(wù)的效率和效益。

檔案信息服務(wù)的宗旨是: 全心全意地為廣大檔案信息利用者提供檔案信息服務(wù), 最大限度地滿足利用者的檔案信息需求。檔案信息服務(wù)的這一宗旨包括三層意思: 其一是要求檔案信息機(jī)構(gòu)和檔案信息服務(wù)人員要全心全意地為檔案信息利用者服務(wù), 樹立“ 利用者第一、利用者至上” 的觀念。其二是要求檔案信息服務(wù)機(jī)構(gòu)及服務(wù)人員要為廣大利用者服務(wù)而不是為少數(shù)人服務(wù)。其三是要最大限度地滿足利用者的檔案信息需求, 想方設(shè)法激發(fā)利用者的潛在的檔案信息需求, 盡最大努力滿足利用者的檔案信息需求。以上三點(diǎn), 前兩點(diǎn)是前提, 后一點(diǎn)是目的。

 3 檔案信息服務(wù)的原則

檔案信息服務(wù)的原則指檔案信息服務(wù)的行為準(zhǔn)則。檔案信息服務(wù)原則有基本原則和具體原則之分。基本原則是對檔案信息服務(wù)工作的基本要求, 是檔案信息服務(wù)宗旨的具體化, 但相對于檔案信息服務(wù)各方面的具體原則來說, 檔案信息的基本原則又是貫穿于檔案信息服務(wù)各個(gè)方面、各個(gè)環(huán)節(jié)的總原則。歸納起來, 檔案信息服務(wù)應(yīng)遵循熱情服務(wù)、充分服務(wù)、區(qū)別服務(wù)、有效服務(wù)四項(xiàng)基本原則。

(1 ) 熱情服務(wù)原則

熱情服務(wù)就是要求檔案信息服務(wù)人員滿腔熱忱地做好服務(wù)工作, 耐心細(xì)致地為利用者提供檔案信息服務(wù)。

要做到熱情服務(wù), 檔案信息服務(wù)人員必須正確認(rèn)識(shí)檔案信息服務(wù)的意義, 徹底克服檔案信息服務(wù)是低人一等的服務(wù)性工作的糊涂思想。作為一名檔案服務(wù)人員, 首先要認(rèn)識(shí)到檔案信息服務(wù)不是一般性的簡單服務(wù), 而是一種提供信息、知識(shí)的高層次的智力和知識(shí)服務(wù); 其次還應(yīng)看到, 為人民服務(wù)是每一個(gè)公民應(yīng)盡的義務(wù), 任何工作都是在直接或間接地為人民服務(wù)。

要做到熱情服務(wù), 檔案信息服務(wù)人員必須具有不圖名利、甘做無名英雄的奉獻(xiàn)精神; 必須有認(rèn)真的態(tài)度; 必須使用文明、禮貌、親切、委婉的服務(wù)語言。

(2 ) 充分服務(wù)原則

充分服務(wù)就是要求檔案信息服務(wù)人員充分利用館( 室) 藏的檔案信息資源, 充分地為本單位、本系統(tǒng)和本地區(qū)的利用者提供檔案信息服務(wù), 充分地滿足利用者的檔案信息需求。檔案信息機(jī)構(gòu)之所以要遵循充分服務(wù)的原則, 是因?yàn)闄n案信息是社會(huì)共同的財(cái)富, 每個(gè)公民都可以利用, 而且檔案信息是一種非消耗型的特殊資源, 不會(huì)因利用次數(shù)的增加而消失, 也不會(huì)因廣泛利用而貶值, 相反, 檔案信息使用頻率越高, 其社會(huì)價(jià)值越大, 所發(fā)揮的作用越大。此外, 充分服務(wù)也是檔案信息事業(yè)發(fā)展的必然趨勢, 是社會(huì)主義國家檔案信息工作的客觀要求。

要做到充分服務(wù), 首先要擴(kuò)大檔案信息服務(wù)面, 提高檔案信息利用者的普及率。其次要搞好檔案信息資源的開發(fā)和宣傳報(bào)道工作。再次要注意激發(fā)利用者潛在的檔案信息需求。最后要不斷提高檔案信息機(jī)構(gòu)的檔案信息服務(wù)能力。

(3 ) 區(qū)別服務(wù)原則

區(qū)別服務(wù)就是要求檔案信息服務(wù)人員根據(jù)利用者的工作性質(zhì)、知識(shí)結(jié)構(gòu)、年齡和閱歷以及使用檔案信息的素質(zhì)不同, 采用不同的檔案信息服務(wù)方式, 提供不同范圍和層次的檔案信息。這是由檔案信息機(jī)構(gòu)有不同的性質(zhì)和任務(wù), 以及檔案信息機(jī)構(gòu)的利用者有一般與重點(diǎn)之分, 利用者的檔案信息需求有不同的內(nèi)容和層次, 利用者使用檔案信息的素質(zhì)有高低所決定的。

要搞好區(qū)別服務(wù), 第一要區(qū)分檔案信息利用者, 即按照利用者各自特點(diǎn), 將利用者劃分不同類型, 同時(shí)根據(jù)檔案信息機(jī)構(gòu)的性質(zhì)、任務(wù)和利用者的地位、作用確定重點(diǎn)利用者和一般利用者并適時(shí)根據(jù)情況作適當(dāng)調(diào)整。第二要掌握各類利用者的檔案信息需求特點(diǎn)和變化規(guī)律。第三采用不同的檔案信息服務(wù)方式為不同的利用者提供不同的檔案信息, 既保證重點(diǎn), 又照顧一般。第四還應(yīng)注意“內(nèi)外” 有別, 按政策和規(guī)定辦事, 正確處理保密和開放的關(guān)系。

(4 ) 有效服務(wù)原則

有效服務(wù)就是要求檔案信息機(jī)構(gòu)盡量提高檔案信息服務(wù)的效率 , 給社會(huì)帶來良好的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。

建設(shè)高質(zhì)量的館藏檔案信息資源體系是檔案信息有效服務(wù)的基礎(chǔ); 有針對性、及時(shí)地提供檔案信息是檔案信息有效服務(wù)的前提;加強(qiáng)檔案信息利用者研究是檔案信息有效服務(wù)的關(guān)鍵; 加強(qiáng)檔案信息服務(wù)的管理和評價(jià)是檔案信息有效服務(wù)的根本保證。