檔案信息資源網絡的建設與發展

 1 檔案信息資源網絡的含義與構成

網絡一般是指縱橫交錯而成的組織或系統。檔案信息資源網絡是指將處于不同地理位置、存儲于不同檔案機構中的檔案信息, 通過不同方式連接起來并加以利用, 以實現網絡中檔案信息資源共享的系統。網絡為檔案事業的發展提供了新的環境。檔案信息資源網絡包括檔案機構實體網和檔案信息因特網。

(1 ) 檔案機構實體網

檔案機構實體網是由相互間具有某種聯系的若干檔案信息機構構成的具有特定功能的統一整體。檔案機構實體網由低級到高級分為三個層次: 檔案機構組織網、檔案機構協作網和檔案機構信息資源網。這三種實體網絡相輔相成。

① 檔案機構組織網。它是由各級各類檔案機構按一定的結構形成的檔案機構群體, 是建立現代檔案事業網絡的基礎, 是檔案機構協作網和檔案機構信息資源網建立的前提。建立檔案機構組織網就是要合理地設置檔案信息機構, 安排好檔案館( 室) 的布局, 這是檔案機構實體網建設的基本任務。它直接關系到國家的全部檔案資源這一特定文化遺產的安全保管, 以及最大限度地開發利用檔案信息資源, 為國家建設和發展服務。

② 檔案機構協作網。它是為促進組織網絡中實體間的聯系而建成的實體協作組織和協作關系, 是對實體組織網功能的完善和發展, 也是檔案機構信息資源共享的一種形式。檔案機構協作網絡的建立和健全是檔案機構網絡建設的一個重要方面。協作網絡的建立, 可彌補檔案機構組織網絡中各機構之間沒有直接聯系與交流的不足, 建立和加強各檔案機構之間的聯系, 使檔案機構實體網絡真正發展成為一個緊密聯系的有機整體。

③ 檔案機構信息資源網。它是將處于不同地理位置、存儲于不同檔案機構中的檔案信息, 通過不同方式連接起來并加以利用,以實現網絡中檔案信息資源共享的系統, 是建設檔案信息資源網絡的最終目的。檔案信息資源網以檔案實體組織網為基礎又不受實體系統的限制, 它集中于對檔案信息資源本身的開發利用, 向利用者提供一次、二次和三次文獻, 滿足利用者的不同需求。

(2 ) 檔案信息因特網

因特網又稱信息高速公路, 是指數字化大容量光纖通信網絡。檔案信息因特網是指將檔案信息資源網與因特網相聯, 實現檔案信息資源最大限度共享的計算機網絡系統。

檔案機構實體網與檔案信息因特網結合起來共同構成檔案信息資源網絡。以因特網高效、集中、方便的特殊傳遞功能來完成檔案機構實體網之間的信息聯結, 業務合作以及館藏的互補、傳送與共享, 因此賦予檔案機構實體網以新的意義。由于因特網技術基于現代化的數字通信技術, 這就使得檔案信息實體機構之間的那種組織、層次、協作、互補和共享關系以數字化的形式出現, 以網絡鏈接的方式體現出來, 使各檔案實體機構成為因特網上的一個個節點, 這樣就突破了傳統的面對面的服務模式。信息用戶可以撥號上網訪問網上檔案館( 室) 的網站或網頁, 通過瀏覽器查詢, 從而實現檔案信息的網絡共享。

 2 我國檔案信息網站建設

隨著我國信息化程度的提高, 搭建信息網絡平臺, 開展檔案網上服務, 在許多省市已初步具備必要的外部環境。近年來, 一批省市地方政府大力建設信息高速公路, 鋪設城市高速寬帶網絡, 大中城市的光纖覆蓋率達70% 以上, 其中上海地區已達90% 以上。

與此同時, 省市政府積極推動上網工程, 繼政府上網、高校上網、企業上網之后, 家庭上網工程也開始啟動。檔案信息網絡化進程加快, 檔案信息網站建設也粗具規模。

(1 ) 我國檔案信息網站建設的現狀

通過基于超文本傳輸協議H TTP 的Inte rnet 信息檢索和瀏覽對網上檔案信息資源進行搜索, 在各大型搜索引擎上獲得相應的檢索結果為: 國內( 主要是大陸地區) 可以直接通過中國通用計算機互聯網查詢到的各門戶網站檔案館網站的平均數量是19. 7 個, 比1999 年增長了64. 2%。另外, 全國檔案信息網站類型主要包括兩大類, 即各級綜合檔案館網站和各類大學檔案館網站。綜觀各檔案信息網站的實際情況, 我們可以對目前我國檔案信息網站建設的狀況分析如下:

① 網站建設粗具規模, 數量增加, 但網站類型單一、信息質量不高。通過搜索調查, 我國一些檔案館網站已經形成了自己的規模, 許多省級和直轄市檔案館的網站服務系統相當完備, 如北京檔案館網站、上海檔案館網站。然而, 許多檔案館都還沒有自己獨立的域名, 即仍然附屬于其他網站, 沒有自己獨立的服務器和管理系統。網上檔案信息資源內容單一、陳舊, 甚至有遺漏和失真的現象。例如, 有些網站除了館藏簡介和目錄外, 幾乎沒有別的信息;提供的相關鏈接經常是無法連接到相應的目的地; 各類檔案信息自上網后幾乎沒有或很少更新等。所有這些都嚴重影響了檔案信息網站的服務質量, 是值得思考和改進的問題。

② 檔案信息網站(頁) 設計單調、頁面結構簡陋, 難以吸引訪問者。網站頁面的美觀程度是網站能否吸引訪問者的首要問題。

在當前商業型網站以各種形式和手段參與激烈競爭的事實面前, 檔案信息網站作為服務性網站, 雖沒有在商業運作中被淘汰的危險,但也應該特別注重其外觀形象設計和制作, 以求吸引更多的訪問者, 實現網站建設的目標和自身的社會價值。

檔案信息網站應該特別注意其外觀新穎獨特主要是由其信息傳輸的方式決定的。網絡傳輸信息的方式很多, 包括文字、圖形、符號、聲頻、視頻等, 主要涉及到視覺和聽覺。由于當前全國范圍內的寬帶建設的瓶頸問題, 我們不可能很多地傳輸圖文聲并茂的多媒體信息, 所以大量網上信息暫時只能通過視覺傳輸給用戶。視覺效果的好壞, 會直接影響訪問者的心理情緒和訪問興趣。

③ 檔案信息網站技術支持薄弱, 服務形式單一。檔案信息網站的技術支持和服務特點是相互制約的, 服務以技術為基礎條件,技術以服務為根本目的。沒有過硬的技術作后盾, 高質量的服務是不可能實現的; 而只有通過實施多種形式的服務, 并通過利用者的信息反饋及時調整服務策略, 才能促進技術的改進和革新。大多數檔案信息網站的IP 都集中在B 類、C 類地址中。目前,檔案信息網站的訪問量很小, 日訪問量超過千人的網站幾乎沒有。

除了當前人們的檔案利用意識不高外, 網絡技術的落后和服務形式的單一, 是造成檔案信息利用率低的主要原因。各檔案信息網站一般只提供信息瀏覽服務(WWW)、電子郵件服務( E-mail ) 和少量的信息咨詢服務。很少有網站提供遠程登錄( Telnet )、文件傳輸( FTP) 、電子公告牌(BBS) 等服務。

(2 ) 我國檔案信息網站建設的發展

檔案信息網站建設是一項系統工程, 涉及各地檔案部門和諸多業務環節, 其建設發展必須首先研究確定總體規劃, 明確建設目標, 遵從基本原則。

① 總體目標。以檔案社會化、信息化利用為導向, 積極采用現代計算機技術和通信手段, 逐步建立以中央檔案館為核心, 省市級綜合檔案館為基礎, 連接全國各地各類檔案館的檔案信息資源網, 為經濟建設和社會發展提供網上服務。其基本內容為: 構筑網絡平臺, 面向社會服務。

② 建設原則。

統籌規劃, 聯合建設。各級檔案行政管理機關要加強對檔案信息網站建設的統一指導, 組織制定規劃, 明確上網目標、聯網方式、功能要求。然后由各單位籌措資金, 組織信息, 開發網站或網頁。

互聯互通, 資源共享。在網絡化服務建設過程中, 各有關檔案部門一定要充分發揮網絡技術和網絡環境的優勢, 積極進行本網站(頁) 與其他檔案網站(頁) 的鏈接, 并與有關綜合、新聞、政務、文化等社會網站勾鏈, 甚至可以與一些國外檔案網站互作超鏈接,以擴大影響和利用, 共享信息資源。

統一規范, 科學管理。各檔案部門在互聯網舞臺上面向大眾,共演檔案服務一出戲, 必然要求協調網絡技術, 共商服務項目, 統一數據標準, 規范檔案用語, 嚴守保密規定, 實行科學管理。

豐富內容, 發揮特色。檔案網絡服務有無生命力, 關鍵在于有無適合社會需要的豐富的檔案信息, 能否提供滿足社會需求的服務功能, 是否具有網絡服務的檔案特色。因此, 檔案部門應當研究網上利用者的需求及網絡服務的特點, 不斷充實上網信息, 拓展服務功能, 發揮檔案特色, 努力把檔案網絡服務培養為信息時代檔案事業發展的一個新的“ 增殖” 點。

嚴格管理, 保障安全。各上網單位要加強對檔案網站( 頁) 的系統管理, 設置防火墻, 安裝監測工具, 做好系統及數據備份, 制定應急方案, 嚴格管理制度。為確保安全, 各上網系統在物理上必須與本單位內部的涉密系統完全斷開。