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檔案信息資源整合策略初探

放大字體  縮小字體 發布日期:2018-08-18 19:03:35    來源:網絡    瀏覽次數:83    評論:0
導讀

上海市檔案局孫兆偉檔案蘊涵著政治、經濟、科學、技術、文化、宗教等極其豐富的知識和信息,有著極為重要的利用價值。但是,檔案產生于不同的組織、單位和個人,具有形成的分散性特點,影響著人們對檔案的高效利用。如何對分散的檔案信息進行有效整合、集成,形成便于開發、易于共享的社會資源,是檔案部門長期關注、努力解

上海市檔案局孫兆偉

檔案蘊涵著政治、經濟、科學、技術、文化、宗教等極其豐富的知識和信息,有著極為重要的利用價值。但是,檔案產生于不同的組織、單位和個人,具有形成的分散性特點,影響著人們對檔案的高效利用。如何對分散的檔案信息進行有效整合、集成,形成便于開發、易于共享的社會資源,是檔案部門長期關注、努力解決的重大課題。本文力求在分析現狀的基礎上提出檔案信息資源整合的思路和策略。

一、檔案信息資源整合的現狀分析

在我國,檔案部門經過不懈努力,促進檔案的集中管理,在檔案資源的整合和便捷服務方面取得一定進展,例如:全國已建成數千個國家檔案館,形成了遍布各地的規模化的檔案信息集散中心,通過檔案資源整合,方便了社會各方的利用。但是,從總體看,檔案信息資源整合的力度和效果還不理想,還存在很多問題。

在我國,以紙質檔案為標志的傳統檔案管理模式下,檔案信息資源的整合受到諸多因素制約,主要有以下三個方面:

第一、體制原因。檔案形成于各機關、團體、企事業單位,它們都是獨立的法人組織和立檔單位,在檔案實體管理上,相互之間并不構成權利義務關系。組織體制的分割性必然造成檔案管理的分散性,因而難以通過建立整合機制實現不同主體間檔案資源的聚集。雖然,各地都建有檔案館,原本可以成為檔案資源的聚合平臺,無奈又被專門檔案館和綜合檔案館平行并列的組織體制所制約;即便承擔向檔案館移交檔案法定任務的機關,也往往只移交“文書檔案”,而將專業檔案自留手中。近年來,深圳、上海浦東突破體制障礙,實現了綜合檔案館與城建檔案館的資源整合,特別是安徽和縣將城建、土地、房產、交通等專業檔案整合于國家綜合檔案館,但這些只是個別現象,并未改變總體上分散割據的檔案管理模式。

第二、法規原因。檔案信息資源的整合需要不同主體間對檔案的交互,必須通過法律法規明確它們在檔案整合中的權利義務關系。我國檔案法律法規在這方面存有缺陷。一是檔案法律雖然明確了國家檔案館收集檔案的權利,卻并未規定移交檔案的具體責任主體,以致檔案館接收檔案的范圍及其相關單位十分模糊。二是依照檔案法律法規,向檔案館移交檔案的時限為10年甚至20年,這在客觀上限制了檔案館對低齡檔案的收集,嚴重制約了檔案信息資源整合的及時性、有效性。

第三、檔案屬性原因。紙質檔案最重要的屬性是原始性,這往往使紙質檔案成為“孤本”而變得無比珍貴。人們異常珍視檔案原件,誰也不愿為了檔案整合而輸出和“失去”自己的檔案。傳統紙質檔案的原始性特點是制約檔案資源整合的最主要原因。

現代信息技術的迅速發展和廣泛應用,改變了信息的生成、儲存、傳播、利用的方式和手段,也極大地改變了檔案信息的屬性和特點。在高科技的信息化條件下,檔案產生和存儲于計算機信息系統里,并且,可以被無窮原樣復制,檔案作為“孤本”及其非此即彼的歸屬的理念被徹底顛覆,突破了傳統檔案信息資源整合的瓶頸制約;此外,網絡技術的發展為檔案信息的遠程傳輸和整合聚集提供了極大便利。從來沒有像今天那樣讓我們看到了檔案信息資源整合的希望。

然而,現狀卻不容樂觀,檔案信息整合依然存在很多問題。

一是“信息孤島”現象嚴重。近年來,檔案信息化建設飛速發展,但一個突出問題是對檔案管理應用系統盲目開發、無序建設。由于缺乏統籌規劃、協調,缺少標準依據,很多單位只能各行其是、各自為政,造成檔案應用軟件、系統平臺、數據結構千差萬別、五花八門,形成系統之間、部門之間、單位之間無法相互連接的“信息孤島”,難于實現檔案資源在信息化技術條件下本可以完成的整合與共享。

二是技術選擇不當。一些單位在檔案信息化建設中對技術的選用不慎,采用的技術成熟度不夠,先進性、 開放性、通用性強,容易過時,且找不到升級、轉換的方法,嚴重影響了檔案信息資源的建設和整合。例如,在上世紀90年代初,不少檔案部門使用了王安機,后來王安公司倒閉了,近百萬條檔案條目無法導出,檔案信息資源建設面臨著推倒重來的命運。

二、檔案信息資源整合的策略

針對上述問題,我們應當深入探索有效的解決方案。檔案信息資源建設和整合涉及管理、技術等復雜的因素,需要我們多方位地加強研究。以下,筆者從相對宏觀的角度提出推進檔案信息資源整合的思路與策略。

1、完善檔案立法,為檔案信息資源整合提供法律保障。

我國的檔案法律是20年前的產物,顯然已不適應當今信息化條件下檔案管理、利用的需要,修訂和完善檔案法律已成當務之急。

修訂檔案法律,應當關注三個重點。一是適應并立足于新型電子檔案的特性,從根本上轉變檔案管理的理念、方法和要求。我國的檔案法律主要針對傳統檔案,各項規定都凸顯了傳統檔案的特點和檔案實體管理的需要。但在數字化條件下產生的電子檔案與傳統檔案相比有著迥然不同的特點,如電子檔案可以被方便、無窮、原樣復制,改變了傳統檔案實體的歸屬非此即彼的局限,并且,其存儲載體體積小、容量大,為各單位擴大檔案收集范圍,實現海量管理提供了可能。可以說,信息化對檔案管理帶來了一場深刻的革命,在客觀上要求檔案立法作出相應的變革。只有立足電子檔案的特性,轉變檔案管理的理念和要求,才能有效引導和規范新形勢下的檔案工作,有效保障檔案信息資源整合順利實現。二是賦予電子檔案法律地位和效力。檔案最重要的價值是其具有法律憑證作用。但是迄今電子檔案的法律效力尚未得到確認,極大地影響著電子檔案管理及檔案資源整合的動力和效果。電子檔案的法律認可問題亟待解決。三是明確不同主體在檔案資源整合中的權利和義務。譬如,電子檔案的特性使檔案館擴大和提前收集檔案成為可能。目前,很多檔案館已開展了電子文件、電子檔案提前收集進館工作,但大都建立在與立檔單位協商的基礎上,難免帶有隨意性、任意性。為此,需要通過完善檔案立法,使有關單位向檔案館提交電子文件和檔案由契約行為變為法律責任和義務,從法定權利義務上以保障檔案資源整合的落實。

2、從標準和技術層面推進檔案信息資源整合。

首先,標準化建設是檔案資源有效整合的前提。檔案資源整合涉及面廣、技術復雜,沒有與之相配套的標準就失去了共同合作的基礎。只有加快檔案信息化標準體系建設才能避免各單位各自為政、盲目建設和“信息孤島”等現象,保障檔案信息資源的有序建設和有效整合。檔案信息化建設中的標準制訂應該有組織有計劃地進行,加強檔案界與信息產業界以及特定行業的合作,兼顧與國際標準和通用規范的銜接,注重前瞻性、操作性和導向性,從管理、業務和技術等層面上形成一個科學、配套、適用的標準體系。當前急待制定的標準主要是檔案管理通用數據元標準、檔案計算機管理系統通用需求規范,檔案信息系統數據交換格式規范、電子文件歸檔管理規范、電子檔案長期存儲格式規范、音視頻檔案管理規范以及電子檔案移交接收進館標準等等。

其次,選擇和開發應用適當的技術方法是有效推進檔案信息資源整合的必要條件。從檔案信息化建設的現狀看,突出的問題是各單位各行其是地開發應用系統軟件,形成了大量異構的數據庫,使檔案信息資源整合遭遇嚴重的技術障礙,因此,解決“信息孤島”瓶頸制約成為當前的關鍵任務。事實上,當今信息技術迅猛發展,為檔案信息的整合提供了許多新方法。不少檔案部門通過開發運用合適的技術和方法,在檔案資源整合方面取得了可喜的進展。如上海市檔案館利用先進的計算機接口技術XML,建立了標準數據接口,完成數據的匯總和轉換,對市和區縣兩級涉及多操作系統、多數據庫、多應用軟件分布式多層次的檔案信息資源進行有效整合,建立了構架于政務網絡平臺上的,包括市和區縣檔案館在內的檔案目錄信息資源庫,采取集中式和分布式相結合的系統結構,形成統一的信息檢索體系,在規定條件下實現全市范圍內有效、方便、快捷的網上檔案信息資源共享系統。該系統構架在WEB應用開發平臺之上,整個系統采用先進的Java B/S開發技術。系統整個架構分成五層:系統層是系統軟件支撐平臺,包括操作系統、數據庫和應用服務器;平臺層用于整個應用軟件系統的架構基礎,包括系統管理平臺、中文數據庫平臺、報表平臺和安全平臺,從而大大提高應用軟件的穩定性、可維護性、安全性、擴展性和集成性;應用層架構于平臺層之上,包括用戶注冊、數據采集和轉換、數據報送和接收、數據管理、權限控制、信息查詢、系統維護等功能模塊,直接提供用戶操作界面,完成信息整合各項業務功能的處理;決策層目標是為各類用戶提供檔案信息的輔助決策與服務;表示層是系統的頂層信息門戶。整個系統將建成為一個對各區縣檔案館、各機關檔案室、各專門檔案館原有系統的數據實現“一門式”管理的分布式數據庫架構,通過統一的信息門戶入口即可對各分布式數據庫系統進行信息檢索。

3、加強以國家檔案館為平臺與核心的檔案信息資源庫建設。

檔案館是我國檔案事業的主體。檔案館以其收集檔案和服務對象的社會性,在檔案管理和利用服務中發揮著獨特的作用,它不僅在傳統檔案管理模式中,而且在信息化條件下依然應當在檔案資源整合中扮演重要角色。當前,檔案館在繼續做好傳統紙質檔案收集外,應大力加強電子數字形態的檔案信息的收集工作。

首先,積極推進電子文件中心建設。2007年,國家檔案局部署電子文件中心建設工作,但各地發展很不平衡,進展總體比較緩慢。究其原因,一是限于體制制約。嚴格地講,電子文件尚處“文件階段”,還未轉為檔案,而文件管理不屬于檔案部門的職權,檔案行政管理部門難于組織協調電子文件管理及電子文件中心建設的相關事務。二是電子文件中心建設以各機關等單位報送電子文件為前提,而從檔案法律規定看,機關等單位并不負有報送文件的義務。由此,電子文件中心建設困難重重。

針對上述問題,筆者認為,電子文件中心建設在操作上應當靈活,可建成實體,即檔案館通過收集大量電子文件全文信息,形成規模化的電子文件數據庫;也可以是虛擬的形式,即檔案館并不收集電子文件全文信息,重點加強與各單位互聯共享的信息網絡平臺和強大搜索功能建設,形成以檔案館為樞紐的分布式的電子文件中心。在組織協調和設施建設上具備條件的,可以實體建設為主,條件不具備的,可先建虛擬的電子文件中心。

與虛擬中心相比,實體性的電子文件中心建設難度較大。目前,比較有利的抓手有兩方面:一是緊緊抓住政府信息公開的契機。從2008年5月1日起,國家行政法規《政府信息公開條例》全面實施。根據《條例》規定,國家檔案館是政府信息查閱場所,由此,各級政府機關必須履行向檔案館報送政府機關有關工作信息的義務,這在一定程度上彌補了檔案法律的不足,使檔案館收集機關現行文件材料包括電子文件有了依據和保證,對檔案館建設電子文件中心具有重要意義,效果也是顯著的。如上海從2004年5月開始就實施了政府信息公開,市和各區縣檔案館依據政府規章開展政府信息收集,其中,市檔案館收集機關現行文件達79880件,其中,電子文件47792件,使電子文件中心建設邁出了步伐。二是充分發揮網絡的作用。計算機網絡在檔案信息遠程檢索利用中發揮著突出作用,但網絡的功用遠不止于此,其在電子文件和檔案整合、管理上的作用近年來倍受關注。目前,網絡建設已高度發達,連接著檔案館和機關等各單位,在客觀上形成了電子文件傳輸的通道,檔案館完全可以利用網絡平臺有效開展電子文件的收集工作。如一些地區通過政務網絡統籌規劃建設各機關協同辦公系統,并同步解決機關電子文件向檔案館報送的功能需求,隨著這一系統的建成使用,大量機關電子文件信息及時被檔案館接收,電子文件中心便隨之形成。

其次,拓展檔案信息整合輻射面,豐富檔案資源的內涵。檔案資源整合的重要目的,是要通過對多門類檔案信息的聚集,形成內涵豐富的檔案資源庫,實現檔案信息的統籌管理和社會共享。因而,要力求改變檔案館館藏結構中普遍存在的文書檔案多而專門檔案少、黨政機關檔案多而基層企事業單位檔案少、行政管理檔案多而經濟、科學、技術檔案少的現象,在檔案信息整合中,注重擴展電子文件收集的范圍,凡是反映地方特色、具有典型意義和具有代表性的電子檔案信息內容,都應力爭納入檔案館收集范圍,作為檔案信息資源整合的重要內容。上海市檔案館于2006年開展企業信用檔案接收工作,通過開發統一的企業信用檔案管理系統,集中采集企業信用檔案信息,并在征得企業的同意后,將其及時公之與眾,提高了企業的知名度,也調動了企業將自身檔案信息資源向檔案館集中的積極性,拓展了檔案信息資源整合的范圍和輻射面。

檔案信息資源整合是一項異常重要但十分復雜和艱難的工作。以上只是筆者的管窺之見,期望得到同行的指教。

 

 
(文/小編)
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