馮惠玲
變化是這個時代的重要特征。20世紀的最后二十年至今，我國政治、經濟體制的改革和信息化進程在檔案領域造成了明顯的影響，文件，檔案管理的對象和環境都發生了巨大的變化。從文件的內容、種類，形式和數量，到文件的生成、運行和管理方式都在不斷地變化，文件生成機關和社會各界對檔案信息的需求也在發生變化。原國際檔案理事會秘書長查爾斯?凱斯凱姆蒂先生把這種以適應大規模的文件生成和進入電子文件時代為特征的變革稱為“20世紀的檔案革命”①，美國檔案學家戴維?比爾曼把電子文件出現而造成的變化稱之為“重新創造檔案”②。這些歷史性的變化對檔案工作、檔案理論的影響由點至面，由表及里，越來越廣泛而深刻，給檔案工作提出了一個又一個前所未有的新問題和新挑戰，并直接觸及檔案職業的前景和命運。面對這些變化，檔案工作者的應對心理和策略是至關重要的，墨守成規，坐觀其變，或試圖以不變應萬變，只能使檔案工作死氣沉沉，被動落伍，甚至一步一步地被淘汰出局，因為變化了的情況不可能被納入原有的框架之中。而敏銳地體察變化，積極尋求適應新情況的對策，以變應變，則可能找到職業生存和發展的突破口，獲得生機和活力。“問題在于生活并非一成不變。我們肯定已經知道這一點，但卻為何還恪守著有關我們是誰，我們做什么以及如何做的一些刻板的概念呢?”③
1、以拓展職能應對社會角色之變
長期以來，檔案機構獨立的職業角色主要表現為它充當著眾多檔案形成者和利用者之間的中介或橋梁。當現代信息技術把檔案管理和提供利用實現于計算機系統之中后，檔案形成者和利用者從形式上可以不再與檔案機構和人員直接打交道，而是面對文檔管理系統，檔案機構和檔案工作者轉而居于系統的“背后”。這種情況引發了機關、企事業單位檔案機構以及檔案館職業地位的變化。一方面，系統要求業務人員在形成和處理文件的過程中同時完成一些加工工作，如數據登錄、分類、提取主題詞等，從而使原本由檔案人員完成的工作有所分散；另一方面，一些單位計算機技術人員主導了文檔管理系統的開發、運行與維護，檔案機構對于文件、檔案的管理能力有所降低，剩下的主要是看管庫房，充當保管者了。于是，有人對檔案職業的前景發生了困惑，這種情況不僅僅發生在中國。與此同時，我們也看到了另一種情況：一些機構的檔案人員全程參與了文檔管理系統的研發工作，并成為該系統的管理者，他們適應本機構、本地區的信息化進程調整了文件、檔案管理的流程和控制方法，進一步強化了在本機構文檔管理中的“中樞”角色。
區別在于在勢不可擋的信息化潮流中檔案機構的職能定位。其中有兩個問題最為關鍵：一是檔案機構的業務范圍是固守在傳統的“檔案”位置上，還是將職能延伸至文件的生成、處理階段，實行真正意義上的“文檔一體化管理”，并根據可能推行“圖情檔一體化管理”；二是檔案機構是否在實質上參與計算機文檔管理系統的設計、開發和維護，在電子環境中擁有對文件、檔案的實際管理權，并使文件、檔案管理工作盡量與業務活動相融合。
我們曾努力從理論上和實踐上分清文件與檔案、文件工作與檔案工作的界限，但在電子環境中，當文件“歸檔”提前到了文書處理之前或之中，當文書處理和檔案管理的某些工序需要同步進行，其中一些措施對兩方面工作兼具效果時，我們越來越無法把二者之界截然劃清，因此，文檔一體化管理成了我們必然的選擇。將檔案管理職能向文件管理領域延伸，幾乎成為全世界檔案工作者對信息時代檔案管理職能的新定位。這種變革不僅可以將文件、檔案管理基于機構統一的信息管理平臺，通過流程重組實現對文件生命周期的全程管理和無縫鏈接，提高管理效率，更重要的是可以通過“前端控制”保證電子文件的真實性、完整性和長期可讀性。目前，文檔一體化的意義已經在檔案界得到了相當程度的共識，但在推行中還需要一系列的突破，諸如機構內部文件、檔案管理體制的調整，管理流程的科學重組，管理方法的變革等。
檔案專業人員積極介入文件、檔案計算機管理系統設計的意義主要不在于保住現有的飯碗，而是提高文檔管理系統的質量和專業化水準?！跋到y建設永遠不會完結，它被不斷地重新建設和開發，檔案工作者應該從頭到尾積極參與。”④已經有不少機關、企事業單位的檔案機構在推進文件、檔案管理系統建設的過程中也改造了自身，逐步從幕后走向前臺，從后端走向前端，從局部走向全程，從保管走向監管和控制，從信息管理走向知識管理，在理論和實踐的互動中建立了新的工作方式和機制，檔案機構也得以在電子環境中重新排位，改變了自身的地位和面貌。
2、以擴大服務應對需求之變
檔案在普通人心目中的神秘感主要源于長期以來的封閉、半封閉式管理。在奴隸社會和封建社會，檔案為統治者所有，利用檔案一直是極少數人的特權，檔案管理人員則是“特權的保護人”。1794年法國第一次提出了被稱為“檔案的人權宣言”的檔案開放原則，公民利用檔案的權利得到認可。但事實上，由于檔案與政權機構活動的密切關系，檔案的公眾利用是一個漫長的漸進過程。
我國《檔案法》明確提出檔案開放原則以后，從公務利用、學術利用到公民個人利用，各類檔案利用的需求逐步擴大。一個值得關注的特點是，在檔案利用總量穩中有升的情況下，非公務利用檔案的需求逐步攀升。例如，隨著我國改革開放、加入WTO和社會轉型進程的加快，不少非政府組織和個人要求查詢有關經濟貿易、經營管理、知識產權方面的政策和事實記載；隨著公民權利意識、財產意識、法制意識的增強，為解決其財產繼承、經濟糾紛、落實政策、婚姻關系、學歷資歷證明、工作調動、勞動保險等問題查閱檔案的要求也越來越多。據北京市朝陽區檔案館統計，在利用高峰時，日接待公民利用檔案達100多人次；全年公民個人利用檔案的比例1996年時約為25％，到1999年增長到70％⑤，這一比例已經與美國、英國、法國、澳大利亞等國相近。
與全國的檔案利用情況相比，北京市朝陽區檔案館公民個人利用檔案的數量目前還只能算是一個典型或特例，但隨著社會民主化進程的加快和公民文化素養的提高，可以肯定，這種情況是一個有代表性的征兆，反映了公民對檔案需求的趨向。由主要面向政府機構到政府與公民并重，既表明檔案服務面的擴大，也映射出檔案館性質、作用的變化。加拿大檔案學者特里?庫克明確指出：“20世紀末期公眾對檔案的認識，或至少是用納稅人資金建立起來的檔案館的認識已經發生了根本變化，即現在檔案是屬于人民，為人民服務，甚至通常由人民管理。在普通公民看來，檔案不僅要涉及政府的職責和保護公民的個人利益，而且更多的還要為他們提供根源感、身份感、地方感和集體記憶?！雹?br>檔案利用需求總量的增加和結構的變化，對檔案部門的服務工作提出了新的要求，需要大量新東西，包括新觀念、新形象、新館藏結構、新服務方式來支撐。近年來有關擴大服務，特別是方便公民利用檔案的新措施陸續出臺并得以應用，如減少限制，簡化手續，開放目錄，增加檢索途徑，加強利用指導，舉辦檔案展覽，開通網上服務等，這些措施在提高檔案機構對于利用者的親和力方面已經顯示出效果。而更為重要的創新應該在政策、制度和法規層面，因為檔案利用的政策性很強，利用者的權力和服務者的行為都要靠相關的政策、制度和法規來保證，來約束。近年來，檔案領域的官司大部分與利用有關，涉及知情權、公布權、著作權等方面，其中一些案件因無所依據而使法官難以決斷。一些檔案機構在提供利用范圍上的保守傾向也與制度、法規中有關條款不夠具體，檔案工作者規避責任風險有關。目前，全國已有1500多個地方檔案館開展了深受公民歡迎的現行文件閱覽服務，這種從常規看來超出檔案機構職能的服務方式得以開展的重要原因是其中大多數檔案館得到了當地人民政府的正式授權，有的還在地方行政法規中作出明確規定。用政策、制度和法規來引導、規范檔案利用活動，通過擴大服務來擴大檔案機構的職能和社會作用，是提高其社會地位和公眾認可度的有效途徑。
3、以管理模式多元化應對國家政治、經濟體制之變
我國的檔案機構網絡是根據《檔案法》中明確的“統一領導，分級管理”的原則建立的。各級國家檔案館歸口中央或地方各級檔案行政管理部門直接管理，部門檔案館、企事業單位檔案館和機關檔案室是本單位的內部機構，同時接受所轄區域或主管機關檔案行政管理部門的業務監督和指導。這是一個整齊劃一且具有很強行政約束力的檔案工作體系，這種管理體制對于保證國家檔案財富的齊全完整發揮了卓有成效的作用。但是，改革開放以來，在國家政治、經濟體制改革的影響下，我國基層檔案管理出現了一些新的組織形式，其職能范圍、管理方式都與現行的檔案室有所不同，形成了一種基層檔案管理的新機制。
一是隨著政治體制改革的深化，各級黨政機關、事業單位逐步接受了成本、效益觀念，把提高工作質量和降低管理成本統一起來。借鑒國外非常普遍的文件中心運行方式，有些單位開始對無論機構大小，一律設置檔案室的必要性進行重新思考。一些地區按系統或按駐地建立了檔案管理機構，如聯合檔案室、文件中心等，打破了完全與現行機關一一對應建立檔案室的單一格局。如2001年8月深圳市政府決定：“實行黨政機關文件的集中管理，資源共享，降低檔案管護成本，提升檔案的使用價值。今后政府工作部門原則上不再設立專門的檔案管理機構，除不適宜集中和國家有特殊規定的檔案外，各部門、各單位應將辦理完畢的文件材料，在一定期限內統一移交市檔案管理機構實行集中管理?！边@個管理機構就是深圳市文件中心。這種“一對多”的文件、檔案管理機構因統一使用存儲空間，統一配備專業人員，統一管理制度而實現了規模效益，管理成本明顯降低，管理的專業化水平也得到保證。
二是隨著經濟體制改革的深化，形成了多種所有制形式并存的局面。其中非國有企業的檔案工作基本上游離于國家檔案管理體制之外，很少設立專門的檔案管理機構，大多對檔案疏于管理。即使是國有企業，由于行政機關減政放權，減少了對企業內部事務的指令性干預，企業開始自主決定包括檔案部門在內的機構設置及其職能，紛紛尋求與現代企業制度相適應的更為經濟、高效的文件、檔案管理模式。在這種情況下，一些社會化的檔案管理機構應運而生，如文件／檔案寄存中心、檔案事務所、檔案咨詢服務中心等。這類機構實行代理服務，有償提供存儲空間、檔案管理(包括檔案整理、價值鑒定、保管、修復、電子文件技術維護、檔案史料編研等方面)以及制定文件、檔案管理規劃等方面的服務，短短幾年時間，其服務范圍和服務對象逐步擴大。在此類代理機構中，有的附屬于地方檔案館或檔案學會，有的則是自主經營的獨立法人，甚至有一家外國文件中心已經在上海建立了分中心，承攬在滬外資企業檔案的代存代管業務。
過去完全屬于政府機關、企事業單位內部的檔案工作居然衍生出一個市場，成為一類社會化、經營性組織的主要業務。一些單位像購買或定制文檔管理軟件一樣，也從市場上購買或定制檔案管理空間和勞務，這是很多檔案部門的領導和專業人員不曾想到的，在這類組織成立之初，自然有些人不理解、不贊成和不接受，然而，這種做法卻與國際檔案界的近期動態不謀而合。1996年國際檔案理事會執委會綜合報告中指出：“還有一個變化就是越來越多的國家采用了通過立約將檔案包出管理的做法”⑦。2001年底，澳大利亞檔案專家也在國際檔案圓桌會議上告訴大家，在他們那里，許多聯邦政府機構將鑒定檔案的工作“承包”給專門的咨詢人員⑧。商業性文件中心在歐美已經有了幾十年的歷史和眾多的客戶，而通過立法將委托式管理規范化，以及把單項業務實施“外包”卻是近些年的事。
這些新生的基層檔案管理組織，以規?；?、規范化、集約化的管理和高質量的服務，為行政機關的精簡，也為不愿意或無條件建立獨立的檔案機構的企業提供了一種經濟的、專業化的文件、檔案管理途徑，降低了成本，提高了質量，填補了空白。這類新型組織符合現代社會追求效率和效益的管理理念，成為我國現行檔案機構的補充。一個由多種類型的機構和社會組織構成的，多種管理方式兼容的，覆蓋面更為廣泛的，更加具有活力的基層檔案工作網絡和機制正在形成。
組織方式的變化必然對檔案管理體制、管理手段發生影響。最為突出的問題是要求檔案行政機關從主要依靠行政管理手段實行監督管理轉向多種管理手段并用，特別是加強法律手段的運用。一方面，無論是行政機關的文件中心，還是主要面向企業的寄存中心、咨詢服務中心，共同的特點是“代理”。他們都不擁有對所管理檔案的所有權，以及由此而決定的公布權、處置權等，因此不具有與機關、企事業單位檔案室同樣的職能，通常是通過制度或合同來明確所有權方與代理方之間的關系與責權，而這種關系需要相應的法律制度來規范。另一方面，對于獨立法人單位資質的認定和行為的規范也應該主要依靠法律手段。于是，在我國檔案管理體制上進行制度創新，完善法律法規，加強依法行政就成為當前檔案事業發展中的一個重要課題。
當然，當今時代檔案事業的變化遠不止上述三個方面，科技含量的大幅度增加，檔案業務專業化、標準化程度的提高，檔案形成、管理、利用各方關系協調的復雜化等都要求我們以與以往不同的策略去應對。每一種變化都是一個大課題，一篇大文章，每一種應對都需要打破常規，因時因地因條件創新的意識、膽略和思路，而每一種創新都可能為檔案事業的發展造就新的空間和局面。
參考文獻
①、[法]查爾斯?凱斯凱姆蒂：“第十三屆國際檔案大會后檔案理論研究的新重點”，《北京檔案》，1997(4)
②、⑥、[法]特里?庫克：“1898年荷蘭手冊出版以來檔案理論與實踐的相互影響”，《第十三屆國際檔案大會報告集》，中國檔案出版社，1997
③[加]高德?拉伯楚克：“‘大沖擊’后的命運：無序時代的企業檔案工作”，衛奕譯，《山西檔案》，1999(2)
④[瑞典]BerndtGredriksson：“檔案工作者在當今的新角色”，《外國檔案工作動態》，2003(2)
⑤ 申璽朝，吳振漢：“公民利用檔案的特點及對策”，《北京檔案》，2002(1)
⑦《第十三屆國際檔案大會報告集》，中國檔案出版社，1997
⑧[澳]安妮?瑪麗亞?施沃特里希：“職能鑒定法----澳大利亞國家檔案館的經驗”，《外國檔案工作動態》，2003(2)
（郭紅解、黃曉瑾摘自《檔案學》2005年第3期，原載《圖書情報知識》2005．1）
變化是這個時代的重要特征。20世紀的最后二十年至今，我國政治、經濟體制的改革和信息化進程在檔案領域造成了明顯的影響，文件，檔案管理的對象和環境都發生了巨大的變化。從文件的內容、種類，形式和數量，到文件的生成、運行和管理方式都在不斷地變化，文件生成機關和社會各界對檔案信息的需求也在發生變化。原國際檔案理事會秘書長查爾斯?凱斯凱姆蒂先生把這種以適應大規模的文件生成和進入電子文件時代為特征的變革稱為“20世紀的檔案革命”①，美國檔案學家戴維?比爾曼把電子文件出現而造成的變化稱之為“重新創造檔案”②。這些歷史性的變化對檔案工作、檔案理論的影響由點至面，由表及里，越來越廣泛而深刻，給檔案工作提出了一個又一個前所未有的新問題和新挑戰，并直接觸及檔案職業的前景和命運。面對這些變化，檔案工作者的應對心理和策略是至關重要的，墨守成規，坐觀其變，或試圖以不變應萬變，只能使檔案工作死氣沉沉，被動落伍，甚至一步一步地被淘汰出局，因為變化了的情況不可能被納入原有的框架之中。而敏銳地體察變化，積極尋求適應新情況的對策，以變應變，則可能找到職業生存和發展的突破口，獲得生機和活力。“問題在于生活并非一成不變。我們肯定已經知道這一點，但卻為何還恪守著有關我們是誰，我們做什么以及如何做的一些刻板的概念呢?”③
1、以拓展職能應對社會角色之變
長期以來，檔案機構獨立的職業角色主要表現為它充當著眾多檔案形成者和利用者之間的中介或橋梁。當現代信息技術把檔案管理和提供利用實現于計算機系統之中后，檔案形成者和利用者從形式上可以不再與檔案機構和人員直接打交道，而是面對文檔管理系統，檔案機構和檔案工作者轉而居于系統的“背后”。這種情況引發了機關、企事業單位檔案機構以及檔案館職業地位的變化。一方面，系統要求業務人員在形成和處理文件的過程中同時完成一些加工工作，如數據登錄、分類、提取主題詞等，從而使原本由檔案人員完成的工作有所分散；另一方面，一些單位計算機技術人員主導了文檔管理系統的開發、運行與維護，檔案機構對于文件、檔案的管理能力有所降低，剩下的主要是看管庫房，充當保管者了。于是，有人對檔案職業的前景發生了困惑，這種情況不僅僅發生在中國。與此同時，我們也看到了另一種情況：一些機構的檔案人員全程參與了文檔管理系統的研發工作，并成為該系統的管理者，他們適應本機構、本地區的信息化進程調整了文件、檔案管理的流程和控制方法，進一步強化了在本機構文檔管理中的“中樞”角色。
區別在于在勢不可擋的信息化潮流中檔案機構的職能定位。其中有兩個問題最為關鍵：一是檔案機構的業務范圍是固守在傳統的“檔案”位置上，還是將職能延伸至文件的生成、處理階段，實行真正意義上的“文檔一體化管理”，并根據可能推行“圖情檔一體化管理”；二是檔案機構是否在實質上參與計算機文檔管理系統的設計、開發和維護，在電子環境中擁有對文件、檔案的實際管理權，并使文件、檔案管理工作盡量與業務活動相融合。
我們曾努力從理論上和實踐上分清文件與檔案、文件工作與檔案工作的界限，但在電子環境中，當文件“歸檔”提前到了文書處理之前或之中，當文書處理和檔案管理的某些工序需要同步進行，其中一些措施對兩方面工作兼具效果時，我們越來越無法把二者之界截然劃清，因此，文檔一體化管理成了我們必然的選擇。將檔案管理職能向文件管理領域延伸，幾乎成為全世界檔案工作者對信息時代檔案管理職能的新定位。這種變革不僅可以將文件、檔案管理基于機構統一的信息管理平臺，通過流程重組實現對文件生命周期的全程管理和無縫鏈接，提高管理效率，更重要的是可以通過“前端控制”保證電子文件的真實性、完整性和長期可讀性。目前，文檔一體化的意義已經在檔案界得到了相當程度的共識，但在推行中還需要一系列的突破，諸如機構內部文件、檔案管理體制的調整，管理流程的科學重組，管理方法的變革等。
檔案專業人員積極介入文件、檔案計算機管理系統設計的意義主要不在于保住現有的飯碗，而是提高文檔管理系統的質量和專業化水準?！跋到y建設永遠不會完結，它被不斷地重新建設和開發，檔案工作者應該從頭到尾積極參與。”④已經有不少機關、企事業單位的檔案機構在推進文件、檔案管理系統建設的過程中也改造了自身，逐步從幕后走向前臺，從后端走向前端，從局部走向全程，從保管走向監管和控制，從信息管理走向知識管理，在理論和實踐的互動中建立了新的工作方式和機制，檔案機構也得以在電子環境中重新排位，改變了自身的地位和面貌。
2、以擴大服務應對需求之變
檔案在普通人心目中的神秘感主要源于長期以來的封閉、半封閉式管理。在奴隸社會和封建社會，檔案為統治者所有，利用檔案一直是極少數人的特權，檔案管理人員則是“特權的保護人”。1794年法國第一次提出了被稱為“檔案的人權宣言”的檔案開放原則，公民利用檔案的權利得到認可。但事實上，由于檔案與政權機構活動的密切關系，檔案的公眾利用是一個漫長的漸進過程。
我國《檔案法》明確提出檔案開放原則以后，從公務利用、學術利用到公民個人利用，各類檔案利用的需求逐步擴大。一個值得關注的特點是，在檔案利用總量穩中有升的情況下，非公務利用檔案的需求逐步攀升。例如，隨著我國改革開放、加入WTO和社會轉型進程的加快，不少非政府組織和個人要求查詢有關經濟貿易、經營管理、知識產權方面的政策和事實記載；隨著公民權利意識、財產意識、法制意識的增強，為解決其財產繼承、經濟糾紛、落實政策、婚姻關系、學歷資歷證明、工作調動、勞動保險等問題查閱檔案的要求也越來越多。據北京市朝陽區檔案館統計，在利用高峰時，日接待公民利用檔案達100多人次；全年公民個人利用檔案的比例1996年時約為25％，到1999年增長到70％⑤，這一比例已經與美國、英國、法國、澳大利亞等國相近。
與全國的檔案利用情況相比，北京市朝陽區檔案館公民個人利用檔案的數量目前還只能算是一個典型或特例，但隨著社會民主化進程的加快和公民文化素養的提高，可以肯定，這種情況是一個有代表性的征兆，反映了公民對檔案需求的趨向。由主要面向政府機構到政府與公民并重，既表明檔案服務面的擴大，也映射出檔案館性質、作用的變化。加拿大檔案學者特里?庫克明確指出：“20世紀末期公眾對檔案的認識，或至少是用納稅人資金建立起來的檔案館的認識已經發生了根本變化，即現在檔案是屬于人民，為人民服務，甚至通常由人民管理。在普通公民看來，檔案不僅要涉及政府的職責和保護公民的個人利益，而且更多的還要為他們提供根源感、身份感、地方感和集體記憶?！雹?br>檔案利用需求總量的增加和結構的變化，對檔案部門的服務工作提出了新的要求，需要大量新東西，包括新觀念、新形象、新館藏結構、新服務方式來支撐。近年來有關擴大服務，特別是方便公民利用檔案的新措施陸續出臺并得以應用，如減少限制，簡化手續，開放目錄，增加檢索途徑，加強利用指導，舉辦檔案展覽，開通網上服務等，這些措施在提高檔案機構對于利用者的親和力方面已經顯示出效果。而更為重要的創新應該在政策、制度和法規層面，因為檔案利用的政策性很強，利用者的權力和服務者的行為都要靠相關的政策、制度和法規來保證，來約束。近年來，檔案領域的官司大部分與利用有關，涉及知情權、公布權、著作權等方面，其中一些案件因無所依據而使法官難以決斷。一些檔案機構在提供利用范圍上的保守傾向也與制度、法規中有關條款不夠具體，檔案工作者規避責任風險有關。目前，全國已有1500多個地方檔案館開展了深受公民歡迎的現行文件閱覽服務，這種從常規看來超出檔案機構職能的服務方式得以開展的重要原因是其中大多數檔案館得到了當地人民政府的正式授權，有的還在地方行政法規中作出明確規定。用政策、制度和法規來引導、規范檔案利用活動，通過擴大服務來擴大檔案機構的職能和社會作用，是提高其社會地位和公眾認可度的有效途徑。
3、以管理模式多元化應對國家政治、經濟體制之變
我國的檔案機構網絡是根據《檔案法》中明確的“統一領導，分級管理”的原則建立的。各級國家檔案館歸口中央或地方各級檔案行政管理部門直接管理，部門檔案館、企事業單位檔案館和機關檔案室是本單位的內部機構，同時接受所轄區域或主管機關檔案行政管理部門的業務監督和指導。這是一個整齊劃一且具有很強行政約束力的檔案工作體系，這種管理體制對于保證國家檔案財富的齊全完整發揮了卓有成效的作用。但是，改革開放以來，在國家政治、經濟體制改革的影響下，我國基層檔案管理出現了一些新的組織形式，其職能范圍、管理方式都與現行的檔案室有所不同，形成了一種基層檔案管理的新機制。
一是隨著政治體制改革的深化，各級黨政機關、事業單位逐步接受了成本、效益觀念，把提高工作質量和降低管理成本統一起來。借鑒國外非常普遍的文件中心運行方式，有些單位開始對無論機構大小，一律設置檔案室的必要性進行重新思考。一些地區按系統或按駐地建立了檔案管理機構，如聯合檔案室、文件中心等，打破了完全與現行機關一一對應建立檔案室的單一格局。如2001年8月深圳市政府決定：“實行黨政機關文件的集中管理，資源共享，降低檔案管護成本，提升檔案的使用價值。今后政府工作部門原則上不再設立專門的檔案管理機構，除不適宜集中和國家有特殊規定的檔案外，各部門、各單位應將辦理完畢的文件材料，在一定期限內統一移交市檔案管理機構實行集中管理?！边@個管理機構就是深圳市文件中心。這種“一對多”的文件、檔案管理機構因統一使用存儲空間，統一配備專業人員，統一管理制度而實現了規模效益，管理成本明顯降低，管理的專業化水平也得到保證。
二是隨著經濟體制改革的深化，形成了多種所有制形式并存的局面。其中非國有企業的檔案工作基本上游離于國家檔案管理體制之外，很少設立專門的檔案管理機構，大多對檔案疏于管理。即使是國有企業，由于行政機關減政放權，減少了對企業內部事務的指令性干預，企業開始自主決定包括檔案部門在內的機構設置及其職能，紛紛尋求與現代企業制度相適應的更為經濟、高效的文件、檔案管理模式。在這種情況下，一些社會化的檔案管理機構應運而生，如文件／檔案寄存中心、檔案事務所、檔案咨詢服務中心等。這類機構實行代理服務，有償提供存儲空間、檔案管理(包括檔案整理、價值鑒定、保管、修復、電子文件技術維護、檔案史料編研等方面)以及制定文件、檔案管理規劃等方面的服務，短短幾年時間，其服務范圍和服務對象逐步擴大。在此類代理機構中，有的附屬于地方檔案館或檔案學會，有的則是自主經營的獨立法人，甚至有一家外國文件中心已經在上海建立了分中心，承攬在滬外資企業檔案的代存代管業務。
過去完全屬于政府機關、企事業單位內部的檔案工作居然衍生出一個市場，成為一類社會化、經營性組織的主要業務。一些單位像購買或定制文檔管理軟件一樣，也從市場上購買或定制檔案管理空間和勞務，這是很多檔案部門的領導和專業人員不曾想到的，在這類組織成立之初，自然有些人不理解、不贊成和不接受，然而，這種做法卻與國際檔案界的近期動態不謀而合。1996年國際檔案理事會執委會綜合報告中指出：“還有一個變化就是越來越多的國家采用了通過立約將檔案包出管理的做法”⑦。2001年底，澳大利亞檔案專家也在國際檔案圓桌會議上告訴大家，在他們那里，許多聯邦政府機構將鑒定檔案的工作“承包”給專門的咨詢人員⑧。商業性文件中心在歐美已經有了幾十年的歷史和眾多的客戶，而通過立法將委托式管理規范化，以及把單項業務實施“外包”卻是近些年的事。
這些新生的基層檔案管理組織，以規?；?、規范化、集約化的管理和高質量的服務，為行政機關的精簡，也為不愿意或無條件建立獨立的檔案機構的企業提供了一種經濟的、專業化的文件、檔案管理途徑，降低了成本，提高了質量，填補了空白。這類新型組織符合現代社會追求效率和效益的管理理念，成為我國現行檔案機構的補充。一個由多種類型的機構和社會組織構成的，多種管理方式兼容的，覆蓋面更為廣泛的，更加具有活力的基層檔案工作網絡和機制正在形成。
組織方式的變化必然對檔案管理體制、管理手段發生影響。最為突出的問題是要求檔案行政機關從主要依靠行政管理手段實行監督管理轉向多種管理手段并用，特別是加強法律手段的運用。一方面，無論是行政機關的文件中心，還是主要面向企業的寄存中心、咨詢服務中心，共同的特點是“代理”。他們都不擁有對所管理檔案的所有權，以及由此而決定的公布權、處置權等，因此不具有與機關、企事業單位檔案室同樣的職能，通常是通過制度或合同來明確所有權方與代理方之間的關系與責權，而這種關系需要相應的法律制度來規范。另一方面，對于獨立法人單位資質的認定和行為的規范也應該主要依靠法律手段。于是，在我國檔案管理體制上進行制度創新，完善法律法規，加強依法行政就成為當前檔案事業發展中的一個重要課題。
當然，當今時代檔案事業的變化遠不止上述三個方面，科技含量的大幅度增加，檔案業務專業化、標準化程度的提高，檔案形成、管理、利用各方關系協調的復雜化等都要求我們以與以往不同的策略去應對。每一種變化都是一個大課題，一篇大文章，每一種應對都需要打破常規，因時因地因條件創新的意識、膽略和思路，而每一種創新都可能為檔案事業的發展造就新的空間和局面。
參考文獻
①、[法]查爾斯?凱斯凱姆蒂：“第十三屆國際檔案大會后檔案理論研究的新重點”，《北京檔案》，1997(4)
②、⑥、[法]特里?庫克：“1898年荷蘭手冊出版以來檔案理論與實踐的相互影響”，《第十三屆國際檔案大會報告集》，中國檔案出版社，1997
③[加]高德?拉伯楚克：“‘大沖擊’后的命運：無序時代的企業檔案工作”，衛奕譯，《山西檔案》，1999(2)
④[瑞典]BerndtGredriksson：“檔案工作者在當今的新角色”，《外國檔案工作動態》，2003(2)
⑤ 申璽朝，吳振漢：“公民利用檔案的特點及對策”，《北京檔案》，2002(1)
⑦《第十三屆國際檔案大會報告集》，中國檔案出版社，1997
⑧[澳]安妮?瑪麗亞?施沃特里希：“職能鑒定法----澳大利亞國家檔案館的經驗”，《外國檔案工作動態》，2003(2)
（郭紅解、黃曉瑾摘自《檔案學》2005年第3期，原載《圖書情報知識》2005．1）