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外國檔案學(xué)的產(chǎn)生與發(fā)展

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外國檔案學(xué)的產(chǎn)生與發(fā)展從歷史角度來考察,檔案學(xué)的理論研究發(fā)端于歐洲。本節(jié)主要介紹歐洲與蘇聯(lián)檔案學(xué)的產(chǎn)生和發(fā)展的基本脈絡(luò)。 一、歐洲檔案學(xué)的產(chǎn)生與發(fā)展 (一)歐洲檔案學(xué)的萌芽 一般認(rèn)為,近現(xiàn)代的檔案學(xué)思想萌芽于16世紀(jì)~18世紀(jì)的歐洲,促使其產(chǎn)生的條件包括: 第一,社會制度的變革。16世紀(jì)以后,歐洲一些國家的封建

外國檔案學(xué)的產(chǎn)生與發(fā)展

從歷史角度來考察,檔案學(xué)的理論研究發(fā)端于歐洲。本節(jié)主要介紹歐洲與蘇聯(lián)檔案學(xué)的產(chǎn)生和發(fā)展的基本脈絡(luò)。

一、歐洲檔案學(xué)的產(chǎn)生與發(fā)展

()歐洲檔案學(xué)的萌芽

一般認(rèn)為,近現(xiàn)代的檔案學(xué)思想萌芽于16世紀(jì)~18世紀(jì)的歐洲,促使其產(chǎn)生的條件包括:

第一,社會制度的變革。16世紀(jì)以后,歐洲一些國家的封建制度已經(jīng)沒落,資本主義制度逐步確立,社會的文化制度和科學(xué)技術(shù)等方面也發(fā)生了革命性的變化。在這種社會制度變革的推動下,歐洲一些國家的機(jī)構(gòu)職能也發(fā)生了較大的變化。以往由國王辦公廳掌管的各種國家事務(wù),逐漸由陸續(xù)成立的專門性的國家機(jī)關(guān)分別承擔(dān)。從16世紀(jì)開始,歐洲一些國家先后建立了外交部、辱事部、國防部、殖民地部等專門性主管部門,隨著它們工作業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展,文件和檔案的數(shù)量迅速增加。這種變革直接催生了機(jī)關(guān)檔案館的產(chǎn)生。與此同時(shí),在歐洲文藝復(fù)興運(yùn)動中,一些歐洲國家還涌現(xiàn)出了一批關(guān)注檔案史料價(jià)值的專家學(xué)者,他們強(qiáng)烈要求解禁長期封閉的密室中的檔案。這表明歐洲檔案學(xué)賴以產(chǎn)生的基本社會制度條件和社會輿論條件已經(jīng)具備了。

第二,檔案工作的發(fā)展。歐洲許多國家的檔案工作在16世紀(jì)以后得到了較大程度的發(fā)展。主要表現(xiàn)在:紙質(zhì)檔案數(shù)量不斷增加。,對管理紙草檔案、羊皮紙檔案的方法提出了新的挑戰(zhàn),要求檔案管理人員根據(jù)管理對象的變化尋求新的管理方法;機(jī)關(guān)檔案館不斷發(fā)展,并且在管理紙質(zhì)檔案方面積累了一定經(jīng)驗(yàn);專職檔案人員的數(shù)量不斷增加,為開展檔案學(xué)理論研究提供了必要的人力資源條件。事實(shí)上,從16世紀(jì)中期始,歐洲一些國家的檔案人員已經(jīng)開始就檔案學(xué)的一些基本理論問題開展研究,發(fā)表了一些文章,還有相應(yīng)的學(xué)術(shù)著作問世。

就總體而言,歐洲早期的檔案學(xué)理論研究所涉及的問題主要包括檔案的分類檔案館的性質(zhì)和地位檔案價(jià)值和檔案人員知識結(jié)構(gòu)要求等。1718世紀(jì)的歐洲檔案學(xué)者的研究成果可以歸納為以下幾個(gè)方面:

首先,關(guān)于檔案分類問題的研究成果。這一時(shí)期的研究人員的研究成果突出表現(xiàn)在分類法的實(shí)質(zhì)方面,并形成了實(shí)用歸納法合理演繹法兩種基本認(rèn)識。

所謂實(shí)用歸納法,就是運(yùn)用綜合歸納的辦法把各種檔案劃分為不同類別的分類方法。這種方法起源于16世紀(jì)一17世紀(jì)的歐洲,其實(shí)質(zhì)是保持事由或主題的完整和一致。拉明根在他1571年出版的兩本著作中探討了從上古時(shí)代積累下來的各種分類方法,針對掌管的檔案,他提出了按君主、臣民、外交三大類劃分檔案的方法,使每一類都體現(xiàn)政權(quán)的某種職能。1632年,意大利的波尼法西奧在《論檔案》一書中提出了按地區(qū)、事由、時(shí)間順序劃分檔案的方法,使分類有了層次結(jié)構(gòu),被后人稱為系統(tǒng)分類法。德國的喬治·艾伯林進(jìn)一步提出了開式和閉式文件劃分方法,他在1669年出版的《檔案館技術(shù)入門》一書中把檔案劃分為保密的、公開的和登記室保管的三大類。1692年,德國的木爾茨在《辦公廳關(guān)于檔案館的權(quán)利》一書中把檔案按中央機(jī)關(guān)的分支機(jī)構(gòu)劃分為教會統(tǒng)治、政治領(lǐng)導(dǎo)、司法事務(wù)、財(cái)政管理等類別,使分類方法有新的發(fā)展。如果說前幾種分類方法的實(shí)質(zhì)在于采用歸納法從不同角度把檔案歸并為若干類別的話,那么,木爾茨的分類法已經(jīng)包含有按來源分類的思想萌芽。

所謂合理演繹法,就是運(yùn)用純邏輯推理的方法把各種檔案劃分到預(yù)先擬訂好的各個(gè)具體類別中。18世紀(jì),歐洲各國國王辦公廳下的分支機(jī)構(gòu)有許多發(fā)展成為獨(dú)立的主管部門,出現(xiàn)了外交部、幸事部、財(cái)政部等大型中央機(jī)關(guān),進(jìn)而這些機(jī)關(guān)又成立了自己的檔案館,既收藏與本部門有關(guān)的前任機(jī)構(gòu)的檔案,又負(fù)責(zé)保管本部門業(yè)務(wù)過程中形成的檔案。歐洲各國的檔案人員注意到這種變化了的情況,試圖制定一個(gè)各機(jī)關(guān)檔案館通用的門類齊全的分類法。于是,在1783年,德國薩克遜檔案館的檔案人員卡爾·果特洛普·坤特在他寫的《論總檔案館的建立》一書中,大膽提出了對檔案分類的新設(shè)想——制定一個(gè)適用于各機(jī)關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)分類法。1799年分別在哥廷根和萊比錫出版了約翰·克里斯多夫的《實(shí)用古文書學(xué)》和弗里德利希·斯圖斯的《論檔案館》兩部著作,1800年在諾德靈根又出版了卡爾·弗里德利希的《見習(xí)檔案員手冊》一書。這三部書的作者繼承并發(fā)展了坤特的思想,提出要預(yù)先擬訂一個(gè)包羅萬象的系統(tǒng)分類方案,使之適用于一切時(shí)代和一切行政機(jī)關(guān)的檔案分類,在全國各檔案館通用。這種分類方案被人們稱為合理演繹法。它和實(shí)用歸納法一樣,都是以問題為基礎(chǔ),都不 P220 能有效維護(hù)文件之間的歷史聯(lián)系,所不同的是,歸納是概括性的,合理演繹法是純邏輯推理性的。對于德意志國家數(shù)量龐大而且又互無聯(lián)系的檔案館,通用分類方案只能是一種無法實(shí)現(xiàn)的設(shè)想而已。

其次,關(guān)于檔案館的性質(zhì)和地位問題的研究成果。把檔案館的性質(zhì)和地位作為一個(gè)理論問題進(jìn)行探討,始于16世紀(jì)中葉。1571年,拉明根在他的《綜合報(bào)告——怎樣才算是一個(gè)完美的登記室》和《登記室及其機(jī)構(gòu)和管理》著作中首次試圖從理論上闡明為什么在機(jī)構(gòu)系統(tǒng)中應(yīng)當(dāng)賦予登記室一個(gè)獨(dú)立的地位。他認(rèn)為登記室的作用應(yīng)當(dāng)受到重視,登記室應(yīng)當(dāng)屬于和國王辦公廳、國王財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)并立的第三個(gè)管理機(jī)構(gòu)。波尼法西奧在《論檔案》一書中發(fā)展了拉明根的思想,他明確提出了啟用檔案館(Archiv)這個(gè)詞來代替登記室,并且進(jìn)一步論證了檔案館的性質(zhì),說明不能把檔案館包容在登記室之中。他主張檔案館的性質(zhì)應(yīng)當(dāng)是公開的,只有可以公開的檔案才應(yīng)當(dāng)歸檔案館保存。這種公開的思想,第一次向自古以來賦予檔案館的機(jī)密性和封閉性提出了挑戰(zhàn)。由于他的倡議,檔案館(Archiv)一詞逐漸被世界各國所接受和采用,它在當(dāng)代已成了西方語言中的通用詞匯。

再次,關(guān)于檔案價(jià)值和檔案人員知識結(jié)構(gòu)要求方面的研究成果。檔案自古以來就受到歷代統(tǒng)治者的重視。古代的統(tǒng)治者曾把檔案看做是插入鞘中的劍,是君主的心臟、安慰和護(hù)衛(wèi),是國家的胸甲和靈魂,關(guān)系到國家和政權(quán)的安危。中世紀(jì)末期以來,歐洲各國的檔案學(xué)者從各個(gè)方面探索了什么是檔案、保存檔案的目的和檔案的作用。他們提出,歸檔案館保存的才是檔案,保存檔案是為了國家的實(shí)用利益,檔案館所藏檔案的權(quán)威性在于它是最高主權(quán)者一切權(quán)力、利益和財(cái)產(chǎn)的文字依據(jù),等等。至于對檔案人員的要求,見之于書的論點(diǎn)是在1777年德國檔案學(xué)者斯皮斯發(fā)表的《論檔案》一書中,他認(rèn)為檔案人員不應(yīng)當(dāng)只是實(shí)行者和保管員,而且應(yīng)當(dāng)具有廣泛的科學(xué)知識,不但要掌握法學(xué)、歷史學(xué)和檔案學(xué)知識,還應(yīng)涉獵歷史學(xué)所有輔助學(xué)科的知識。

()歐洲檔案學(xué)的形成

歐洲檔案學(xué)理論的形成是在19世紀(jì)。法國檔案改革為歐洲檔案學(xué)的形成奠定了重要基礎(chǔ),這次改革使世界檔案史進(jìn)入了一個(gè)新的時(shí)期,也為歐洲檔案學(xué)的形成奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。其主要標(biāo)志是檔案改革中提出并實(shí)踐了檔案學(xué)的三種思想理論,即檔案館事業(yè)是國家的一項(xiàng)獨(dú)立事業(yè),檔案事業(yè)要實(shí)行集中統(tǒng)一管理原則,檔案館要實(shí)行向社會公眾開放的原則。

1.檔案館事業(yè)是國家的一項(xiàng)獨(dú)立事業(yè)

法國在1790年成立的國家檔案館和地方檔案館,構(gòu)成了法國檔案資源的分 P221 級管理系統(tǒng)或?qū)哟谓Y(jié)構(gòu)系統(tǒng),這標(biāo)志著世界范圍內(nèi)檔案館事業(yè)的開始。法國在大革命前就有近萬個(gè)檔案館,僅巴黎就有400多個(gè)。這些檔案館都是各個(gè)部門的內(nèi)部機(jī)構(gòu),檔案管理活動是該部門職能活動的一個(gè)組成部分。這就決定了檔案館的性質(zhì)主要是為本部門服務(wù),對社會封閉。法國檔案事業(yè)改革,首先,使世界上有了第一個(gè)近現(xiàn)代意義上的國家檔案館,使檔案保管機(jī)構(gòu)從機(jī)關(guān)內(nèi)部機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)變?yōu)閲覚n案管理機(jī)構(gòu);其次,使中央和地方檔案館形成網(wǎng)絡(luò),成為檔案館系統(tǒng),成為國家政權(quán)領(lǐng)導(dǎo)下的獨(dú)立機(jī)關(guān),有了真正的國家檔案館事業(yè);再次,使檔案館由只保管一個(gè)機(jī)關(guān)或部門的檔案,轉(zhuǎn)變?yōu)楸9軄碓从诟鱾€(gè)國家機(jī)關(guān)、各個(gè)時(shí)代的檔案,檔案館館藏由來源的單一性變成了來源的多樣性。意大利的檔案學(xué)家斯·皮斯托列茨在從社會經(jīng)濟(jì)和政治歷史的聯(lián)系中研究檔案館的起源時(shí)指出,法國檔案事業(yè)改革為檔案館事業(yè)的全面發(fā)展提供了可能,關(guān)于檔案館的理論已包含在法國檔案事業(yè)改革宣布的原則之中。

2.檔案事業(yè)要實(shí)行集中管理的原則

這是檔案學(xué)的又一個(gè)基本理論。1790年法國國民會議決定成立國家檔案館時(shí),只是想把分散在各處的檔案集中起來加以保管,避免在大革命過程中被毀之一炬,這應(yīng)該說是法國檔案集中管理原則的最初涵義。隨著改革的深入發(fā)展、地方檔案館的建立,1794年,法國頒布了著名的《穡月七日檔案法》,肯定并進(jìn)一步發(fā)展了集中管理檔案的思想。《檔案法》規(guī)定,國家檔案館是中央級檔案館,地方檔案館作為國家檔案館設(shè)在地方的分館,,接受地方政權(quán)和國家檔案館的雙重領(lǐng)導(dǎo),這就使檔案集中管理原則包含了檔案事業(yè)集中管理的內(nèi)容。檔案集中管理原則的確立,是檔案學(xué)形成的又一個(gè)重要標(biāo)志,具有深遠(yuǎn)的意義。歐洲各國在19世紀(jì)幾乎都效仿法國,通過檔案改革建立了中央級的綜合性檔案館和地方檔案館,分級集中管理具有全國意義和地方意義的不同時(shí)代的各種類型的檔案。

3.檔案館要實(shí)行向社會開放的原則

1790年法國國家檔案館成立時(shí)宣布,該館每周在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)向法國公民開放,1794年的《檔案法》又正式規(guī)定各級檔案館都必須執(zhí)行這一原則。這個(gè)原則體現(xiàn)了法國檔案館不僅要為政府服務(wù),而且還要為學(xué)術(shù)研究和普通公民服務(wù)的思想。檔案開放原則的提出和實(shí)施,標(biāo)志著檔案館性質(zhì)的根本變化,檔案館由幾千年對社會封閉的機(jī)構(gòu)變成了向社會開放的機(jī)構(gòu)。從此,結(jié)束了利用檔案只是少數(shù)統(tǒng)治階層人物的特權(quán)的歷史。法國的檔案開放原則受到各國的重視,被譽(yù)為檔案的人權(quán)宣言

上述三個(gè)基本理論與原則的提出和在法國檔案事業(yè)中的運(yùn)用表明,法國的資產(chǎn)階級檔案事業(yè)改革使歐洲檔案學(xué)在孕育中誕生。P222

19世紀(jì)歐洲檔案學(xué)研究的成就主要表現(xiàn)在:檔案學(xué)概念的提出與運(yùn)用,‘‘事由原則的否定及尊重全宗原則的確立,來源原則的提出與運(yùn)用,對檔案館的社會性和地位的闡述等方面。

1.檔案學(xué)概念的提出進(jìn)一步推動了歐洲檔案學(xué)的形成

檔案學(xué)作為一個(gè)學(xué)科概念,最早出現(xiàn)于19世紀(jì)初,受法國檔案事業(yè)改革的影響,19世紀(jì)成了歐洲檔案館大改革的時(shí)代,學(xué)者開始來叩檔案館的大門。在這種情況下,檔案館的發(fā)展方向成了檔案人員甚至史學(xué)工作者思考的課題。1804年,德國檔案學(xué)家約瑟夫·奧格寫了一本論述文書分類方法的著作,用了一個(gè)引人注目的書名一種檔案學(xué)理論思想。之后,在1806年,德國檔案學(xué)者創(chuàng)辦了《檔案館學(xué)和登記室學(xué)》雜志,第一次在刊物名稱上出現(xiàn)了檔案館學(xué),,的概念,但該雜志很快夭折了。1834年,他們又創(chuàng)辦了《檔案學(xué)、古文書學(xué)、歷史》這本雜志,僅出版了幾期,于1836年停刊。直到1885年,法國歷史學(xué)家郎格魯在巴黎出版的《國際檔案館、圖書館和博物館》雜志的第一期上發(fā)表了《關(guān)于檔案館的科學(xué)》一文,首次提出了檔案學(xué)應(yīng)當(dāng)是一門獨(dú)立科學(xué)的見解。1898年,郎格魯又在《歷史研究導(dǎo)論》上著文發(fā)展了前一篇文章的論點(diǎn)。他指出,由于法國的檔案事業(yè)改革,檔案館已從舊制度下的機(jī)密機(jī)構(gòu)變成了實(shí)施開放原則的機(jī)構(gòu),已從法律上證明封建君主權(quán)力的武器庫變成了歷史的文獻(xiàn)庫。作者運(yùn)用歷史學(xué)應(yīng)當(dāng)進(jìn)入受尊重的真正科學(xué)的行列的論點(diǎn),闡述了檔案學(xué)應(yīng)當(dāng)而且已經(jīng)成為一門獨(dú)立科學(xué)的思想。

2.對事由原則的肯定和否定,反映了檔案學(xué)思想的重要發(fā)展歷程

事由原則是一種檔案的整理和分類思想,其特點(diǎn)是按照預(yù)先擬定的問題或主題類別劃分和整理檔案,保持檔案之間的邏輯聯(lián)系。事由原則的歷史,可以追溯到上古時(shí)代把收文和發(fā)文分開保管的所謂二元主義分類法,中古時(shí)代的實(shí)用歸納法合理演繹法,近代的卡繆、多努分類法和十進(jìn)位分類法。事由原則經(jīng)歷了肯定和否定的歷史發(fā)展過程。法國國家檔案館成立以前,它被歐洲各國檔案館普遍用于檔案的分類,使檔案館單一來源的館藏井然有序。法國國家檔案館的成立,對長期通用的事由原則產(chǎn)生沖擊。館藏結(jié)構(gòu)復(fù)雜和來源多種多樣的法國國家檔案館,因沿用事由原則整理檔案而出現(xiàn)混亂的結(jié)果。法國國家檔案館第一任館長阿曼·卡繆(Armand Gaston Camus)(14741804)和第二任館長皮埃爾·多努(Pierre Daunou)(17611840),在長達(dá)半個(gè)世紀(jì)的時(shí)間里沒有認(rèn)識到應(yīng)根據(jù)檔案館性質(zhì)、館藏結(jié)構(gòu)和來源的變化,改變傳統(tǒng)的檔案分類方法,繼續(xù)沿用事由原則整理館藏檔案。這種做法破壞了檔案自身的歷史聯(lián)系,使檔案的管理和利用極為困難。多努死后,法國檔案部門為糾 P223 正這種分類法造成的混亂,對事由原則進(jìn)行了否定,并在總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的基礎(chǔ)上終于找到了符合檔案特點(diǎn)的分類原則——‘‘尊重全宗原則。該原則在1841424日頒布的《各省和各地區(qū)檔案整理和分類基本條例》中首次提出,它主張近現(xiàn)代的國家檔案館整理檔案時(shí)必須以保持檔案來源的一致為前提條件。尊重全宗原則的提出是歐洲檔案學(xué)形成過程中具有里程碑意義的思想貢獻(xiàn),表明在檔案管理上已有了符合檔案特點(diǎn)和形成規(guī)律的整理原則,表明檔案學(xué)的核心理論已經(jīng)形成。這是檔案學(xué)理論發(fā)展上的一個(gè)重大飛躍,具有劃時(shí)代的意義。

3來源原則的提出及其在德國的運(yùn)用

來源原則就是檔案館把檔案按其來源或形成單位進(jìn)行整理的原則。它起源于法國的尊重全宗原則,普魯士的檔案人員經(jīng)過實(shí)踐,于1881年在尊重全宗原則的基礎(chǔ)上提出了適合本國情況的登記室原則,并寫入《國家機(jī)密檔案館檔案整理?xiàng)l例》。荷蘭檔案學(xué)家率先著書,對這一原則作了理論闡述和說明。來源原則的提出和運(yùn)用,很快顯示出了它旺盛的生命力,并迅速傳播到其他國家。

4.對檔案館性質(zhì)和地位的闡述

19世紀(jì)初至19世紀(jì)80年代,以德國為代表的西歐各國檔案學(xué)者對這些問題展開了討論,并提出了一些新觀點(diǎn)。討論的問題主要集中在檔案館是否具有雙重性質(zhì),檔案館與圖書館、登記室之間的界限等方面。德國檔案學(xué)者馮·麥登認(rèn)為,檔案館具有雙重的性質(zhì),既有為政權(quán)機(jī)關(guān)服務(wù)的性質(zhì),又有為科學(xué)研究機(jī)關(guān)服務(wù)的性質(zhì)。德國另一位檔案學(xué)者喬治·奧古斯特·巴哈曼于1801年提出,檔案人員不是古董商,而是一個(gè)創(chuàng)造性的對國家生活有貢獻(xiàn)的公務(wù)人員,他的任務(wù)是必須滿足政治和科學(xué)兩個(gè)方面的需要。德國檔案學(xué)者奧古斯特·艾哈德認(rèn)為,檔案館在一般意義上是指一個(gè)接收在業(yè)務(wù)進(jìn)行過程中產(chǎn)生的、已經(jīng)完成的、對于歷史狀況可以作證據(jù)的書面文字的存儲處。檔案館應(yīng)當(dāng)和另外兩個(gè)與之有密切關(guān)系的但完全不同的機(jī)構(gòu)劃清界限。一個(gè)是圖書館,二者的區(qū)別在于,檔案館收藏的對象是直接來自業(yè)務(wù)進(jìn)行的渠道,圖書館完全不是。另一個(gè)是登記室,它保存的文件雖然是來自于業(yè)務(wù)進(jìn)行中,但不是已經(jīng)完成的,而是業(yè)務(wù)進(jìn)行中要繼續(xù)使用的。檔案館要永遠(yuǎn)和登記室保持密切的聯(lián)系,因?yàn)闄n案館的檔案是從業(yè)務(wù)的和政治的生活中生長出來的。

上述思想理論的提出,標(biāo)志著歐洲檔案學(xué)已經(jīng)從萌芽狀態(tài)走向了形成狀態(tài),并為以后歐洲乃至整個(gè)世界的檔案學(xué)理論的發(fā)展奠定了一個(gè)比較堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

()歐洲檔案學(xué)理論的發(fā)展

20世紀(jì)的前30年,是歐洲檔案學(xué)理論的第一個(gè)繁榮發(fā)展時(shí)期,這一時(shí)期的 P224 主要成就表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:

l-一批檔案學(xué)經(jīng)典著作問世

19世紀(jì)末到20世紀(jì)30年代,一些歐洲國家的檔案學(xué)研究者率先對法國檔案事業(yè)改革中提出的一些理論問題以及19世紀(jì)80年代以前提出的檔案整理和分類原則進(jìn)行了系統(tǒng)研究。他們先后撰寫和出版了一批檔案學(xué)著作,其中最有代表性的是荷蘭、英國、法國和意大利的檔案學(xué)著作。除法國的之外,這些著作已被列入1964年出版的《英國大百科全書》,其中包括: .

(1)荷蘭的《檔案的整理與編目手冊》(以下簡稱《荷蘭手冊》)。該書由三位荷蘭檔案學(xué)者繆勒、斐斯和福羅英合著,1898年于荷蘭海牙出版,1920年再版。《荷蘭手冊》約13萬余字,分為6章,分100個(gè)問題論述了檔案整理與編目的基本理論和實(shí)踐。在該書的精華部分,作者系統(tǒng)而深刻地闡述了全宗理論,提出檔案全宗的有機(jī)聯(lián)系和不可分散的原則。《荷蘭手冊》由于它的理論和實(shí)踐意義被譽(yù)為世界檔案學(xué)名著,甚至被有的學(xué)者稱為檔案圣經(jīng),該書被譯成多種文字傳播到了世界許多國家。

(2)英國的《檔案管理手冊》。該書是英國研究檔案工作理論與實(shí)踐的第一部重要檔案學(xué)專著。1922年在英國牛津首次用英文出版,1937年修訂再版,1966年在倫敦重印。全書分四大部分,并附有附錄和索引。第一部分為緒論,主要論述檔案的定義和性質(zhì)、檔案工作者的職責(zé)等;第二部分論述檔案的起源、發(fā)展,以及檔案的分類、整理和保管的規(guī)則;第三部分闡述檔案的篩選、銷毀工作;最后一部分說明了檔案的制作材料和登記室工作。該書作者是英國著名檔案學(xué)家希拉里。詹金遜,它被用作英國檔案工作者的工作指南和檔案專業(yè)培訓(xùn)教材。該書的精辟之處在于提出并使用檔案組合(archives group)概念作為檔案分類、統(tǒng)計(jì)和保管的基本單元,這部著作對英國以后檔案工作理論與實(shí)踐的發(fā)展產(chǎn)生了很大影響。

(3)法國的《關(guān)于檔案整理與編目和關(guān)于書面歷史文獻(xiàn)出版的實(shí)際建議》。該書于1924年出版,作者是法國檔案學(xué)者弗爾尼埃。書中闡述了檔案全宗與檔案匯集的不同,前者是反映一個(gè)機(jī)關(guān)、家庭或個(gè)人權(quán)利的文件的總和,后者則是以后搜集起來的、具有不同來源的、相互之間只存在人為聯(lián)系的文件集合體。在全宗定義中第一位的是文件的歷史意義和法律意義,該書的意義在于從理論上闡述了法國1841年的尊重全宗原則。 .

(4)意大利的《檔案學(xué)》。該書是意大利的首部檔案學(xué)著作,1928年在都靈出版,1968年再版。作者是意大利著名檔案學(xué)家埃·卡薩諾瓦。與上述幾部著作相比,《檔案學(xué)》著重闡明了四個(gè)問題:一是檔案學(xué)及檔案學(xué)的獨(dú)立性問題。

作者從詞源學(xué)和詞意學(xué)的角度分析了文件、檔案、案卷、捆、系列等檔案學(xué)概念的內(nèi)涵。他進(jìn)一步把檔案劃分為現(xiàn)行機(jī)關(guān)的檔案和非現(xiàn)行(撤銷)機(jī)關(guān)的檔案。二是評述了荷蘭檔案學(xué)者關(guān)于檔案人員職責(zé)的觀點(diǎn)。他指出,荷蘭人把檔案人員的職責(zé)限定在一個(gè)狹隘的管理方面,這表明他們沒有考慮到檔案在社會文化生活中的巨大作用。三是論證了登記室和檔案館的關(guān)系。它最先提出機(jī)關(guān)檔案館和國家檔案館之間的來源關(guān)系。四是闡述了檔案的各種整理和分類方法,諸如年代一字序分類法、來源原則、十進(jìn)位分類法等。作者是把影片、照片、錄音檔案的管理納人自己視野的少數(shù)人物之一。

2.深入闡述了檔案學(xué)的概念及其內(nèi)容構(gòu)成

自從法國歷史學(xué)家郎格魯于1885年首次提出檔案學(xué)是一門獨(dú)立的科學(xué)之后,到20世紀(jì)20年代,學(xué)者們才開始更為深入地探討什么是檔案學(xué)以及檔案學(xué)應(yīng)包括哪些內(nèi)容,從而使檔案學(xué)的學(xué)科建設(shè)進(jìn)入了一個(gè)新的階段。

1928年,卡薩諾瓦的《檔案學(xué)》一書著重論述了關(guān)于檔案館的科學(xué),指出關(guān)于檔案館的科學(xué)也可稱為檔案學(xué)。他把檔案學(xué)劃分為實(shí)用檔案學(xué)和本來檔案學(xué)。實(shí)用檔案學(xué)又可稱為檔案技術(shù),主要研究和論證對檔案本身的處理,包括檔案的接收、保管、保護(hù)和修復(fù)等。本來檔案學(xué)又稱真正檔案學(xué),主要研究檔案的整理、分類、排放、編目、鑒定等,研究檔案的本質(zhì)和類型,研究檔案事業(yè)和檔案科學(xué)的歷史,研究檔案的法律屬性及檔案的利甩等有關(guān)檔案權(quán)的問題。1938年,法國檔案學(xué)家查里·薩馬蘭出版了《檔案總論》一書,作者把檔案學(xué)劃分為檔案經(jīng)濟(jì)學(xué)和檔案學(xué),其基本觀點(diǎn)與卡薩諾瓦相_致。

3.年齡鑒定論的提出和傳播

19世紀(jì)60年代,歐洲各國都把有無行政用途作為確定檔案價(jià)值的主要標(biāo)準(zhǔn),這種標(biāo)準(zhǔn)的運(yùn)用使得學(xué)術(shù)研究受到嚴(yán)重影響。英國較早地注意到了這種情況,研究了本國和其他國家檔案鑒定和銷毀的實(shí)踐,于1877814日做出規(guī)定:公共檔案館館長只有權(quán)銷毀1715年以后形成的無用文件,但必須編制銷毀清單報(bào)兩院審核。1898年英國又規(guī)定,1660年以前的檔案一律禁止銷毀。德國檔案人員悟出了英國規(guī)定的重要意義,明確提出對日期越早的檔案處置應(yīng)更加慎重的看法。以上這些就是年齡鑒定論產(chǎn)生的歷史背景。檔案年齡鑒定論是后人所使用的詞匯,是指在鑒定檔案時(shí)要注意保護(hù)年代久遠(yuǎn)的檔案,它要求規(guī)定禁止銷毀檔案的年代界限。這一重要理論是德國檔案學(xué)家邁斯奈爾在1901年制定的《檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)》中提出的,其意義在于,它使檔案鑒定工作的目的由銷毀轉(zhuǎn)向保護(hù)貴重檔案,由注重實(shí)用價(jià)值轉(zhuǎn)向既注重實(shí)用價(jià)值又注重歷史價(jià)值。

20世紀(jì)4080年代,歐洲檔案學(xué)得到了進(jìn)一步發(fā)展和完善。其主要表現(xiàn)是又有一批檔案學(xué)理論研究成果問世,如波蘭檔案學(xué)者卡林斯基撰寫的論文闡述了職能鑒定論的思想,即把機(jī)關(guān)職能作為確定檔案價(jià)值韻重要標(biāo)準(zhǔn)。這_二時(shí)期檔案學(xué)理論著作主要有1953年德國出版的《檔案學(xué)——歐洲檔案工作的理論與歷史》、1970年法國出版的《檔案手冊——法國公共檔案的理論與實(shí)踐》、1983年聯(lián)邦德國出版的四卷本《檔案學(xué)》、1984年意大利出版的《現(xiàn)代檔案——理論與實(shí)踐》等。其中,德國檔案學(xué)者布倫內(nèi)克在其遺著《檔案學(xué)——歐洲檔案工作的理論與歷史》一書中,較為翔實(shí)地闡述了自由來源原則檔案體這兩種思想。關(guān)于這些檔案學(xué)思想的基本內(nèi)容,本書第十章有比較詳細(xì)的介紹和論述。 .

二、蘇聯(lián)檔案學(xué)的形成與發(fā)展

1917年到20世紀(jì)30年代末期,蘇聯(lián)檔案學(xué)研究主要取得了如下幾個(gè)方面的成就:

()蘇聯(lián)檔案學(xué)基本理論的誕生

蘇聯(lián)檔案學(xué)的基本理論是十月社會主義革命后在列寧的親自關(guān)懷下奠定基礎(chǔ)的。191861日,列寧親自簽發(fā)了《關(guān)于改革和集中統(tǒng)一管理俄羅斯聯(lián)邦共和國檔案工作的法令》,之后,1919年又簽署了四項(xiàng)具體檔案法規(guī)文件:1《關(guān)于接管19141918年戰(zhàn)爭期間被解散的舊軍隊(duì)檔案的決定》(1919327)、《省檔案全宗條例》(1919831)、《關(guān)于檔案保管和銷毀制度的法令》(1919422)、《關(guān)于廢除圖書館和博物館所藏已故俄國作家、作家、藝術(shù)家和學(xué)者的檔案私人占有權(quán)的法令》(1919729)。在1920921日,還簽署了《關(guān)于建立十月革命史和俄共黨史材料收集和研究委員會的法令》,為建立蘇共檔案工作奠定了基礎(chǔ)。所有這些法令和法規(guī),不僅是蘇聯(lián)檔案建設(shè)的綱領(lǐng)性文件,而且也為蘇聯(lián)檔案學(xué)的產(chǎn)生奠定了理論基礎(chǔ)。

這些法令中關(guān)于把沙皇俄國的檔案收歸社會主義國家所有、建立統(tǒng)一的國家檔案全宗的規(guī)定,是使蘇聯(lián)檔案學(xué)在其形成之初從原則上區(qū)別于西歐檔案學(xué)的主要標(biāo)志之一,在此基礎(chǔ)上形成了國家檔案全宗統(tǒng)轄下的全宗體系理論。法令中確立的社會主義集中統(tǒng)一管理檔案的原則,是蘇聯(lián)檔案學(xué)研究檔案建設(shè)原則的重要理論依據(jù)。法令中確立的先建立全國最高檔案行政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān),統(tǒng)一規(guī)劃各級各類檔案機(jī)構(gòu)的建設(shè)和檔案館館藏建設(shè)的原則,推進(jìn)了蘇聯(lián)檔案管理體制建設(shè)。法令中關(guān)于檔案鑒定銷毀的規(guī)定,為蘇聯(lián)檔案學(xué)的檔案鑒定理論、原則和方法的形成奠定了基礎(chǔ)。法令中關(guān)于檔案查用制度的規(guī)定,是蘇聯(lián)檔案學(xué)研究檔案利用原則和方法及研究檔案館性質(zhì)的重要依據(jù)。以上五個(gè)方面,為蘇聯(lián)檔案學(xué)的產(chǎn)生奠定了理論基礎(chǔ),并為蘇聯(lián)檔案學(xué)的進(jìn)一步發(fā)展開辟了廣闊的道路。P227

()蘇聯(lián)檔案學(xué)基本術(shù)語的形成

基本術(shù)語的形成是蘇聯(lián)檔案學(xué)產(chǎn)生的又一個(gè)重要標(biāo)志。蘇聯(lián)檔案當(dāng)局在1925年組織了一次全國性的檔案學(xué)術(shù)大討論,重點(diǎn)討論檔案術(shù)語問題,促進(jìn)了蘇聯(lián)檔案學(xué)基本術(shù)語的形成和統(tǒng)一。在討論過程中,圍繞檔案全宗的定義形成了兩大學(xué)派:以莫斯科檔案人員為首的一派認(rèn)為,檔案全宗是某種客觀現(xiàn)實(shí)的反映,因此應(yīng)以歷史原則作為確定全宗定義的基礎(chǔ);以列寧格勒的檔案人員為首的一派則認(rèn)為,檔案全宗概念是一種思維活動的反映,因此應(yīng)以邏輯原則作為確定全宗定義的基礎(chǔ)。經(jīng)過激烈爭論,最后采納了莫斯科派的觀點(diǎn):檔案全宗就是在機(jī)關(guān)或個(gè)人活動過程中有機(jī)地形成的檔案材料的總和。這個(gè)定義在蘇聯(lián)檔案學(xué)史上被稱之為莫斯科公式,這種歷史原則或歷史聯(lián)系原則在20世紀(jì)60年代以前一直是蘇聯(lián)檔案學(xué)理論研究中遵循的最重要和最基本的原則,它貫穿到學(xué)科研究的各個(gè)領(lǐng)域。

()首部檔案學(xué)專著問世

《檔案工作的理論與技術(shù)》是蘇聯(lián)檔案學(xué)史上第一部理論著作,出版于1935年,作者克雅捷夫是蘇聯(lián)著名的檔案學(xué)家。全書分六個(gè)大問題系統(tǒng)地總結(jié)了蘇聯(lián)建國后檔案建設(shè)的實(shí)踐和20世紀(jì)20年代中期開展的學(xué)術(shù)大討論,論述了檔案學(xué)的基本理論問題。作者在序言中指出,檔案學(xué)是一門具有獨(dú)特作用的歷史學(xué)輔助科目,這表明蘇聯(lián)在20世紀(jì)30年代是把檔案學(xué)作為歷史學(xué)的一個(gè)獨(dú)立分支學(xué)科來建設(shè)的。

該書第一個(gè)問題是檔案術(shù)語,作者列舉了蘇聯(lián)檔案界20世紀(jì)30年代最常用的檔案術(shù)語,力求做出定義并確定其內(nèi)涵和外延。第二個(gè)問題闡明了機(jī)關(guān)文書處理部門、檔案室、檔案館三者之間的關(guān)系,說明檔案館館藏檔案的整理質(zhì)量最終取決于文書處理部門的文件立卷和系統(tǒng)化。第三個(gè)問題是檔案的科學(xué)技術(shù)整理,包括檔案的接收、整理、分類、編目、保管、剔除等。第四、第五兩個(gè)問題闡述了檔案的利用和科學(xué)查考工具的編制及文件的編輯出版。最后一個(gè)問題是檔案行政工作的組織和對檔案人員的要求。蘇聯(lián)檔案學(xué)界對這本書給予了很高的評價(jià),認(rèn)為它是蘇聯(lián)檔案學(xué)理論形成的主要標(biāo)志之一。

()蘇聯(lián)檔案學(xué)的發(fā)展

蘇聯(lián)檔案學(xué)在20世紀(jì)4080年代也得到了進(jìn)一步發(fā)展和完善。這一時(shí)期的代表性著作主要有《蘇聯(lián)檔案工作理論與實(shí)踐》(1966年出版,1980年修訂)、《檔案術(shù)語詞典》(在這個(gè)書名下包括19681982年出版的蘇聯(lián)及南斯拉夫、波蘭、民主德國的《簡明檔案術(shù)語詞典》和11種文字對照的《社會主義國家現(xiàn)代檔案術(shù)語詞典》等)。另外,這個(gè)時(shí)期蘇聯(lián)在國家檔案全宗文件的分類理論全宗理論檔案開放理論檔案鑒定理論等方面,也取得了較多的研究成果。

1.關(guān)于國家檔案全宗文件的分類理論 。

蘇聯(lián)把國家檔案全宗的文件劃分為3個(gè)層級。第一個(gè)層級是整個(gè)國家檔案全宗文件的分類,第二個(gè)層級指檔案館范圍內(nèi)文件的分類(這一級分類要嚴(yán)格貫徹執(zhí)行全宗原則),第三個(gè)層級是一個(gè)檔案全宗內(nèi)文件的分類(一般應(yīng)按分類方案進(jìn)行)

2.關(guān)于檔案全宗理論

蘇聯(lián)的檔案全宗理論,從性質(zhì)上說是國家檔案全宗統(tǒng)轄下的全宗理論體系。蘇聯(lián)從20世紀(jì)70年代起,就從理論和實(shí)踐上突破了絕對保持歷史聯(lián)系的提法。全宗不僅具有層次性,而且被分為廣義概念和狹義概念。廣義的全宗概念指全宗的屬概念,其定義是彼此具有歷史聯(lián)系和邏輯聯(lián)系的國家(檔案館)保存的檔案文件綜合體。在按全宗管理紙質(zhì)文件時(shí),主要采用歷史方法,而管理其他載體的文件時(shí),主要采用邏輯方法。狹義的全宗概念是指全宗的種概念。包括機(jī)關(guān)檔案全宗個(gè)人檔案全宗聯(lián)合檔案全宗檔案匯集科技檔案綜合體”“其他各種載體的檔案綜合體等。

3.關(guān)于檔案的整理與編目理論

蘇聯(lián)和東歐一些國家認(rèn)為,開發(fā)的目的是使檔案整理有序,并編制必要的檢索工具來滿足社會對檔案信息的利用需要,為領(lǐng)導(dǎo)決策、學(xué)。術(shù)研究、文化教育及提供法律證據(jù)服務(wù)。

4.關(guān)于檔案鑒定理論

蘇聯(lián)規(guī)定,1811625日前形成的檔案禁止銷毀。此外,為了統(tǒng)一鑒定標(biāo)準(zhǔn),蘇聯(lián)在1929年第一次提出要編制檔案保管期限表。但在20世紀(jì)40年代以前,蘇聯(lián)檔案界卻把檔案鑒定限制在挑出無需保管的材料的狹義概念范疇中。蘇聯(lián)真正對檔案鑒定理論進(jìn)行科學(xué)探索始于20世紀(jì)50年代后期。1958年編寫的檔案專業(yè)教材中對檔案價(jià)值鑒定進(jìn)行了界定,即根據(jù)蘇聯(lián)檔案學(xué)規(guī)定的原則和標(biāo)準(zhǔn),確定檔案文件的政治、科學(xué)和實(shí)際意義,規(guī)定各類文件的保管期限,挑選出應(yīng)當(dāng)永久保存和應(yīng)當(dāng)銷毀的文件。20世紀(jì)60年代中后期,改為挑選出應(yīng)歸入國家檔案全宗的文件1980年又改為挑選出歸國家保存的文件。從20世紀(jì)80年代起,蘇聯(lián)正式提出檔案全宗優(yōu)化理論,該理論的基本思想是采用定量分析的方法,從數(shù)量和質(zhì)量的關(guān)系上,解決如何保證國家檔案全宗成分的最優(yōu)化的問題。

盡管蘇聯(lián)已經(jīng)成為歷史,但蘇聯(lián)檔案學(xué)理論曾經(jīng)對我國的檔案學(xué)理論研究產(chǎn)生過比較大的影響,所以,回顧蘇聯(lián)的檔案學(xué)思想的產(chǎn)生與發(fā)展的歷史,對我們明確認(rèn)識我國檔案學(xué)中一些思想理論的淵源,依然具有不可忽視的現(xiàn)實(shí)意義。

三、北美檔案學(xué)的產(chǎn)生與發(fā)展

()北美檔案學(xué)的研究成果

歐洲的檔案學(xué)理論于20世紀(jì)初傳人美國、加拿大等國。1909年,在美國公共檔案委員會召開的一次檔案會議上,有人指出,在美國檔案管理上沒有比把圖書分類理論應(yīng)用于檔案實(shí)體的災(zāi)難更大了。為消除這種災(zāi)難,有人建議仿照歐洲各國的做法把檔案按照其產(chǎn)生機(jī)關(guān)進(jìn)行分類,改變早期采用的事由原則。1929年,美國檔案學(xué)者列蘭德進(jìn)一步介紹了歐洲的來源原則,指出體現(xiàn)行政實(shí)體的檔案實(shí)體應(yīng)當(dāng)是檔案分類、整理和編目的出發(fā)點(diǎn)。1934年,美國國家檔案館成立后,正式把來源原則作為公共檔案管理的基礎(chǔ),決定檔案館的檔案以文件組合(records group)的形式管理。20世紀(jì)5080年代,北美地區(qū)的檔案學(xué)獲得了迅速發(fā)展,出版了不少理論著作。如1956年出版的《現(xiàn)代檔案——原則與技術(shù)》(謝倫伯格)1965年出版的《檔案的管理》(謝倫伯格)1977年出版的《基本手冊叢書——檔案和手稿》之一(5)1982年后陸續(xù)出版的《基本手冊叢書——檔案和手稿》之二(7)1980年出版的《檔案材料的整理與編目》(加拿大的泰勒)等。20世紀(jì)90年代后,北美地區(qū)注重對電子文件管理理論的研究,取得了許多頗具影響的學(xué)術(shù)成果,相關(guān)的論文主要發(fā)表在《美國檔案工作者》雜志和加拿大的《檔案》雜志上。這一時(shí)期出版的最具有代表性的學(xué)術(shù)著作是戴維·比爾曼所著的《電子證據(jù)——當(dāng)代機(jī)構(gòu)文件管理戰(zhàn)略》(1994)一書。

()北美檔案學(xué)理論研究的發(fā)展

北美國家檔案管理的傳統(tǒng)是按文件形成過程劃分為文件管理和檔案管理兩部分。美國著名檔案學(xué)家謝倫伯格所著《現(xiàn)代檔案——原則與技術(shù)》一書中把文件管理和檔案管理分成兩編進(jìn)行論證就是基于這種傳統(tǒng)。長期以來,美國在文件管理中又分公共文件管理和私人文件管理,二般稱私人文件管理為手稿管理。管理公共文件是檔案工作的范疇,管理私人文件屬于手稿管理,不屬于檔案工作范疇。近年來,隨著檔案作為第一情報(bào)源進(jìn)入情報(bào)領(lǐng)域,美國檔案學(xué)者才把手稿與檔案的管理放在一起進(jìn)行論述,如20世紀(jì)70年代后期以來出版的系列叢書的全套12本的書名中都包括檔案和手稿。

由于北美國家檔案文件管理上的這種特點(diǎn),他們除研究各國檔案學(xué)的共同問題外,在檔案學(xué)的發(fā)展上也形成了一些符合北美特點(diǎn)的理論。這些理論歸納起來 P230 主要有文件管理理論、檔案整理理論、文件中心理論、檔案價(jià)值鑒定理論、電子文件管理理論等。

1.文件管理理論

按北美國家的傳統(tǒng),文件管理是指機(jī)關(guān)和文件中心對文件的管理。以美國為例,他們認(rèn)為文件管理發(fā)生在文件進(jìn)檔案館之前。文件管理的任務(wù)是以最低廉的代價(jià)和最有效的方式使這些文件服務(wù)于它問世的目的,并在達(dá)到目的之后對它們作適當(dāng)處理。這就是說,有效的文件管理是指文件從問世到最后移交給檔案館或銷毀的全過程。謝倫伯格把文件管理的這種任務(wù)描述為幫助確定何種文件應(yīng)該送到某個(gè)文件中心的煉獄拘留所待上一個(gè)時(shí)期,何種文件應(yīng)該打人火化爐的地獄,何種文件應(yīng)該升入某個(gè)檔案館的天堂。美國的文件管理,主要是指文件中心的工作,文件管理的核心問題是如何減少利用者為完成工作而索取信息所花費(fèi)的時(shí)間。

1934年的美國檔案法規(guī)定,國家檔案館對聯(lián)邦所有機(jī)關(guān)的文件管理享有視察權(quán)和有限的征集權(quán)。隨著情況的變化,應(yīng)該征集的各種文件已經(jīng)集中到了國家檔案館,因此1950年重新頒布的聯(lián)邦檔案法中沒有重提征集權(quán)。。該法強(qiáng)調(diào)聯(lián)邦各機(jī)關(guān)內(nèi)的文件管理,包括公務(wù)活動中制定、保存、分類和利用文件的工作,由機(jī)關(guān)進(jìn)行有效的控制。檔案部門負(fù)責(zé)對文件管理進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo),.負(fù)責(zé)制定文件的分類原則和辦法。

2.檔案整理理論

北美地區(qū)關(guān)于檔案的管理是指檔案館對文件的管理。謝倫伯格在他的《現(xiàn)代檔案——原則與技術(shù)》一書中指出,檔案管理的基本內(nèi)容包括公共文件的鑒定、整理、保管、編目、出版和提供利用等問題,檔案人員對他管理的檔案負(fù)有保存和提供利用的雙重責(zé)任。美國檔案館整理檔案必須遵守的基本原則是來源原則,國家檔案館的檔案整理單元是文件組合。

北美地區(qū)的文件組合不同于歐洲。以美國為例,美國文件組合內(nèi)的組成部分在數(shù)量上要大得多,在形式和性質(zhì)變化上也多得多。這些做法都體現(xiàn)了北美各國檔案部門對來源原則的應(yīng)用。謝倫伯格認(rèn)為,來源原則首先是保護(hù)了文件的完整,反映了文件的來源和產(chǎn)生過程。其次,來源原則有助于說明文件的重要性,因?yàn)閭€(gè)別文件只有同有關(guān)的文件聯(lián)系起來才能夠被人們充分理解,文件一旦脫離了它的群體,它作為文獻(xiàn)證據(jù)的真正意義就會模糊不清,甚至完全喪失。再次;來源原則在檔案的整理、編目和提供利用方面,為檔案工作者提供了既經(jīng)濟(jì)又切實(shí)可行的指導(dǎo)方針。

3.文件中心理論 P231

文件中心最先在20世紀(jì)40年代出現(xiàn)于美國。第二次世界大戰(zhàn)期間,美國軍事機(jī)關(guān)的文件數(shù)量急劇增加,為了保存平時(shí)工作不常使用的文件,有些機(jī)關(guān)設(shè)立了臨時(shí)|生的文件庫——機(jī)關(guān)文件中心。這種機(jī)構(gòu)很快就顯示出了它的生命力,并被迅速推廣開來,世界上其他一些國家也陸續(xù)成立了文件中心。當(dāng)然,各國國情不同,、文件中心也有不同的名稱。英國稱過渡性檔案館,法國稱進(jìn)檔案館前的文件寄存處,蘇聯(lián)稱機(jī)關(guān)聯(lián)合檔案室,聯(lián)邦德國稱中間檔案館,加拿大稱文件中心,馬來西亞稱文件服務(wù)中心等。

文件中心是介于文件形成單位和檔案館之間的一種過渡性的文件保管機(jī)構(gòu),可以說是文件的中轉(zhuǎn)站。對政府機(jī)關(guān)來說,文件中心保存的檔案仍然是文件形成單位的財(cái)產(chǎn),一般只提供給原機(jī)關(guān)利用。對檔案館來說,文件中心為檔案館館藏檔案提供了質(zhì)量保證。政府文件中,心大多歸屬于檔案部門,是檔案管理系統(tǒng)的組成部分。各機(jī)關(guān)在決定是否把文件送文件中心保存時(shí),一般考慮三個(gè)因素,即使用的頻率、文件的特性和價(jià)值、保管設(shè)施。

文件中心雖只有幾十年的歷史,但卻在世界范圍內(nèi)顯示了它的優(yōu)越性。國際檔案理事會對幾十個(gè)成員國的調(diào)查表明,對半現(xiàn)行文件來說,文件中心是最令人滿意的、最經(jīng)濟(jì)的保管機(jī)構(gòu),它可以節(jié)省人力、物力和財(cái)力。因此,不少國家認(rèn)為,建立文件中心既經(jīng)濟(jì),又符合政府部門和檔案館的利益,也符合長遠(yuǎn)的歷史研究利益。

4.檔案價(jià)值鑒定理論

謝倫伯格在《現(xiàn)代檔案——原則與技術(shù)》一書中提出的第一和第二價(jià)值理論,在美國具有比較廣泛的影響。他認(rèn)為,文件具有第一價(jià)值和第=價(jià)值(具體內(nèi)容參見第卡章第四節(jié))。鑒定就是評定文件本身所具有的價(jià)值。此外,以弗蘭克。博列斯為代表的一些人提出鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)包括情報(bào)價(jià)值、保管費(fèi)用和對鑒定意見的審查等。其中,對鑒定意見的審查包括政治考慮和程序考慮兩個(gè)方面。政治考慮是為了不觸犯某些人(包括研究者、捐贈者和文件中涉及的人和事)的利益,程序考慮是指對檔案館今后鑒定工作程序的影響。

5.電子文件理論

這種理論的研究成果主要體現(xiàn)在戴維·比爾曼的《電子證據(jù)——當(dāng)代機(jī)構(gòu)文件管理戰(zhàn)略》一書中。該書匯集了作者19891993年間有關(guān)電子文件的研究成果,對電子文件管理的癥結(jié)、電子文件管理政策與管理模式、系統(tǒng)軟件的設(shè)計(jì)與應(yīng)用、有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的制定與完善等問題,均作了比較全面的說明和闡述。該書詳細(xì)闡述了電子文件管理的理論框架和指導(dǎo)思想,探討了日常工作中采用電子信息系統(tǒng)的機(jī)構(gòu)面臨的責(zé)任危機(jī);參照匹茲堡大學(xué)電子文件管理研究項(xiàng)目中文件保管系統(tǒng)的功能需求方案,研究了電子文件保管系統(tǒng)的功能需求;探討了制定電子文件管理規(guī)劃、實(shí)施指南以及管理政策需要注意的問題;討論了電子郵件管理、電子文件著錄,以及從檔案角度看信息系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)的制定策略對電子文件帶來的挑戰(zhàn)及應(yīng)對策略等問題。

總之,北美地區(qū)的檔案學(xué)理論研究在20世紀(jì)50年代以來,已經(jīng)取得了比較大的成就。其中一些檔案學(xué)理論不僅對北美地區(qū)檔案事業(yè)的發(fā)展起到了重要的指導(dǎo)作用,而且也對世界范圍內(nèi)的檔案學(xué)研究及許多國家的檔案事業(yè)建設(shè)產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。


 
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